El manejo de la nómina es uno de los trabajos más cruciales para los dueños de negocios, pero no tiene por qué ser el más estresante. Con el sistema de gestión de nómina correcto, las empresas pueden obtener tranquilidad y más tiempo para concentrarse en desarrollar su negocio.
¿Qué es la Gestión de Nómina?
A través de la gestión de nómina se realiza un seguimiento del importe total de los sueldos o salarios pagados por una empresa a sus empleados. La importancia de la gestión de nóminas ha sido reconocida por empresas y particulares. Una variedad de funciones automatizadas ayudan a ahorrar tiempo. Resto ayuda al usuario en el mantenimiento de nóminas y presentaciones de impuestos. Cuando gestiona los problemas de nómina de forma manual, es sencillo cometer errores, pero con la solución de gestión de nóminas correcta, dichos errores se evitan.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Nómina?
Un sistema de gestión de nómina, en pocas palabras, es el método por el cual los empleadores pagan los salarios de sus empleados. También es la forma en que las empresas muestran su dedicación a sus empleados, cumplen sus compromisos con las organizaciones gubernamentales y mantienen sus registros financieros en orden.
¿Por qué es importante la gestión de nómina?
Un sistema de gestión de nómina es un componente crucial de cualquier negocio, ya que impulsa el compromiso de los empleados y el cumplimiento normativo. Los empleadores pueden enfrentar reclamos salariales y multas costosas si carecen de un método efectivo y preciso para pagar a los empleados, depositar y declarar impuestos y conservar registros.
¿Cuáles son algunas técnicas de gestión de nómina?
Los empleadores tienen numerosas opciones para la gestión de la nómina según su presupuesto y el nivel de compromiso deseado, que incluyen:
#1. Hojas de cálculo para la gestión manual de nóminas.
Las empresas con pocos empleados pueden optar por administrar la nómina manualmente, utilizando hojas de cálculo. Sin embargo, las posibles reducciones de costos suelen verse contrarrestadas por inconvenientes. Los procesos manuales de bricolaje aumentan la probabilidad de errores costosos y desvían el tiempo de las tareas que promueven el éxito corporativo.
#2. Software para la gestión de nómina
Al automatizar los procedimientos que requieren mucha mano de obra, el software de nómina de alta calidad reduce los costos administrativos y ahorra tiempo. Las empresas pueden confiar en él para calcular de manera confiable los salarios brutos, las deducciones y la compensación neta mientras mantienen cierto control sobre el proceso.
#3. Subcontratación
Las empresas que desean deshacerse completamente de la nómina generalmente contratan a un proveedor de nómina de servicios administrativos o celebran un acuerdo de trabajo conjunto con una organización profesional de empleadores (PEO). En dichos arreglos, el proveedor o la PEO pueden manejar todos los aspectos de la administración de la nómina, incluidos los depósitos de impuestos, los informes y el cumplimiento.
¿Qué pasos componen el proceso de gestión de nómina?
Independientemente de cómo las empresas elijan administrar la nómina, el proceso generalmente consta de tres etapas:
#1. Prenómina
Los empleadores recopilan datos relevantes para el período de pago en función de las políticas definidas de la empresa y los requisitos reglamentarios, como las horas trabajadas por los empleados no exentos, el tiempo de excepción (vacaciones, enfermedad, servicio de jurado, etc.) y los ajustes de los empleados, como nuevas contrataciones, separaciones. , aumentos de salario o cambios en las deducciones de beneficios y retenciones de impuestos. Luego, estos datos se verifican y se utilizan para procesar la nómina.
#2. Cálculos
Los empleadores determinan el pago neto tomando el pago bruto total que ganó cada empleado durante el período de pago y deduciendo impuestos y deducciones. También incurren en su propia carga fiscal por el mismo período de tiempo.
#3. Post-nómina
Los empleadores equilibran su nómina, depositan los impuestos antes de la fecha de vencimiento y manejan los pagos relacionados, como las órdenes de retención de salarios. Además, les pagan a sus empleados y les proporcionan un talón de pago o declaración de salario, que se requiere en la mayoría de las jurisdicciones.
¿Cuáles son las funciones de un sistema de gestión de nómina?
Las siguientes funciones, ejecutadas con atención a los detalles y un ojo constante en la nueva legislación, se requieren con frecuencia para avanzar con éxito a través de cada fase de la gestión de nómina:
#1. Calcular el salario de los empleados.
Los empleadores deben realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas por los empleados no exentos cada semana laboral utilizando hojas de tiempo o software de tiempo y asistencia para calcular el pago. El control del tiempo es menos importante para el personal asalariado porque su pago bruto es el resultado de su salario anual dividido por el número de períodos de pago en el año calendario. No obstante, ciertos empleados no exentos pueden ser compensados, en cuyo caso se deben documentar sus horas para garantizar que cualquier trabajo de horas extra se pague según lo exige la ley.
Los empleadores deben manejar ciertas deducciones de nómina, que incluyen:
- Impuestos: Los patrones deducen impuestos con base en los certificados de retención de sus empleados y el total de salarios imponibles.
- El uso de deducciones voluntarias: Antes de que un empleador pueda deducir las contribuciones al plan de jubilación, las primas de seguro médico o de vida o las cuotas sindicales, debe recibir un acuerdo por escrito de los empleados.
- Deducciones requeridas: Por lo general, los empleadores obtendrán una orden formal de una agencia gubernamental o de un tribunal que establezca que deben retener los impuestos estatales o del IRS, la manutención de los hijos u otros embargos salariales.
Cuando se eliminan todas las deducciones de los salarios brutos, se determina el pago neto o neto del empleado.
#2. Procesar impuestos de nómina.
Las empresas están obligadas a calcular y retener impuestos federales, estatales y locales de las ganancias de los empleados. Los montos se calculan utilizando las tasas impositivas actuales, el Formulario W-4 de cada empleado, el Certificado de retención del empleado y cualquier certificado de retención estatal o municipal aplicable.
Las empresas también están obligadas a igualar las contribuciones de los empleados al Seguro Social y Medicare, a menudo conocidas como impuestos de la Ley Federal de Contribución al Seguro (FICA), y pueden ser exclusivamente responsables de los impuestos de desempleo federales y estatales. Sin embargo, varios estados requieren que los empleados contribuyan a los programas estatales de desempleo, discapacidad y licencia familiar pagada a través de deducciones de nómina. Todos los pagos deben hacerse a entidades gubernamentales dentro de los plazos mencionados.
#3. Cumplir con las normas de mantenimiento de registros de nómina.
Las agencias gubernamentales requieren que los empleadores mantengan registros de nómina para cada empleado. Esta información a menudo incluye:
- Nombre, ocupación y dirección
- Número de seguridad social
- El día y la hora en que comenzó la semana laboral de un empleado
- Cantidad de horas trabajadas por día y por semana
- La base sobre la cual se pagó el salario del empleado.
- Salario por hora
- Ganancias totales diarias o semanales en tiempo normal
- Por cada semana laboral, pago de horas extras
- Ingresos brutos
- Deducciones de sueldo
- Concesiones exigidas
- Salario neto
- Fecha de cada pago y el período de pago que cubrió
- impuestos retenidos
- Certificados de retención estatal y formulario W-4
Los documentos requeridos para propósitos de impuestos federales deben mantenerse archivados durante al menos cuatro años; todos los demás registros deben mantenerse de acuerdo con las numerosas reglas que se aplican a la empresa. Si está sujeto a regulaciones tanto federales como estatales, debe seguir la de mayor duración. En caso de duda, los empleadores deben consultar con las autoridades correspondientes para asegurarse de que están conservando los documentos correctos durante el período de tiempo adecuado.
#4. Dar a los empleados sus recibos de sueldo.
La mayoría de los estados requieren que las empresas emitan declaraciones de pago a sus empleados en el momento en que reciben su salario para promover la transparencia. Las tasas de pago, las horas trabajadas, el salario bruto, el salario neto y las deducciones deben mostrarse para cada período de pago. Existen otras restricciones que rigen la entrega de extractos de pago electrónicos y cómo los empleados acceden a ellos. Para evitar infracciones, las empresas deben consultar a los departamentos laborales de sus estados para conocer las regulaciones precisas.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de nómina?
Intentar convertirse en un experto en nómina es un procedimiento que requiere mucho tiempo y ofrece poco espacio para que los dueños de negocios desarrollen sus productos o servicios. Es por eso que muchas personas confían en el software de gestión de nómina, que les ahorra tiempo y les brinda otros beneficios importantes, como:
#1. Cálculos precisos
La automatización ayuda a garantizar cálculos de salarios, deducciones de nómina y pagos de impuestos precisos.
#2. Asistencia de cumplimiento
Varios proveedores de software de nómina notifican a los empleadores los cambios en la legislación fiscal o laboral que pueden afectar a su empresa.
#3. Los formularios de impuestos son accesibles
Los empleadores pueden tener acceso simple a documentos fiscales cruciales como el formulario W-4, el formulario W-2, el formulario 1099, el formulario I-9 y otros a través de su software de nómina.
#4. Opciones de pago flexibles
Además de los cheques de pago típicos, el software de nómina con frecuencia puede manejar métodos de pago alternativos y de depósito directo, como tarjetas de pago.
#5. Mantenimiento integral de registros
Varios sistemas de nómina digital generan perfiles de empleados con una variedad de registros de nómina que se pueden agregar y descargar para cumplir con los requisitos reglamentarios.
#6. Autoservicio para los empleados
A través de una aplicación móvil o una computadora, los empleados pueden modificar su información personal, cambiar las deducciones, enviar información de retención de impuestos, ver las declaraciones de pago y más.
#7. Los errores de nómina han disminuido
El software de nómina que se integra con los programas de seguimiento de tiempo y recursos humanos reduce la entrada de datos repetitiva y evita errores.
#8. Alertas automatizadas
La notificación de flujo de trabajo está disponible en muchos sistemas de nómina. Si el software descubre un problema de ingreso de datos, puede notificar a los usuarios para que puedan solucionarlo antes de que se complete la nómina.
Cómo elegir el mejor sistema de gestión de nómina
El sistema ideal de gestión de nóminas debería ser capaz de proporcionar servicios de declaración de impuestos y procesamiento de nóminas precisos y oportunos, respaldados por conocimientos expertos y tecnología integrada. Para identificar una solución de este tipo, los dueños de negocios deben hacer las siguientes preguntas:
#1. ¿El precio está en línea con los presupuestos o el crecimiento planificado?
Las pequeñas empresas con recursos financieros limitados pueden elegir actividades básicas de nómina, mientras que las organizaciones que anticipan el desarrollo pueden estar listas para invertir más en capacidades sólidas.
#2. ¿Qué tan conocido y experimentado es el proveedor?
Los proveedores de nómina confiables suelen tener una clientela a largo plazo que está dispuesta a hablar sobre la calidad de los servicios que recibieron. Y cuanto más tiempo haya trabajado un proveedor en un determinado negocio, es más probable que comprenda las reglamentaciones relacionadas y las dificultades de cumplimiento.
#3. ¿Qué tan seguro es el servicio?
El cifrado, los cortafuegos, la autenticación multifactor y los procesos de copia de seguridad son fundamentales para proteger la confidencialidad y la integridad. Los proveedores de nómina que se toman en serio la seguridad suelen demostrar estos y otros métodos de protección de datos que emplean.
#4. ¿El software es compatible con otros programas?
Las empresas deben asegurarse de que su proveedor de nómina se integre a la perfección con el seguimiento del tiempo, recursos humanos y cualquier otra herramienta existente.
#5. ¿Qué opciones de informes están disponibles?
Ciertos proveedores de nómina pueden ayudar a garantizar que los informes de nuevas contrataciones, los informes anuales y otros documentos se presenten en las agencias gubernamentales adecuadas a tiempo e incluyan toda la información esencial.
Consejos de gestión de nómina
Ya sea que procese la nómina manualmente o con software, hay cosas que puede hacer para optimizar su proceso general de gestión de nómina.
#1. Ofrecer capacitación en nómina
Es fundamental que todos los que participan en el proceso de nómina reciban la capacitación suficiente. Es fundamental contar con un procedimiento de capacitación, ya sea que realice la capacitación a través de su departamento de recursos humanos o que un tercero capacite a su fuerza laboral. Para que la nómina sea lo más eficiente posible, todos deben seguir los mismos procedimientos y prácticas.
También es una buena idea abordar la nómina como parte de la incorporación de nuevos empleados para que sepan qué anticipar y a quién contactar si tienen problemas.
#2. Documentar todo
Es fundamental tener documentación para todo, desde su proceso general hasta cada período de pago individual. Si pierde un archivo de impuestos sobre la nómina o es auditado, no tener la documentación correcta podría dañar su empresa. No tendrá que preocuparse por realizar un seguimiento de nada manualmente porque el software de nómina se encargará de la mayoría de la documentación esencial.
#3. Garantizar la seguridad de todos los datos.
También debe asegurarse de que toda la información de los empleados esté segura para que los empleados u otras personas no puedan acceder a ella. Lo último que desea es brindar información protegida de los empleados, como los montos de los salarios, a los empleados que no están satisfechos con lo que ven. Debe asegurarse de que los números de Seguro Social, las cuentas bancarias y otra información confidencial no puedan ser accedidas, robadas o explotadas.
#4. Usar el seguimiento del tiempo de los empleados
Si le paga a su personal por hora, probablemente debería usar un sistema automático de seguimiento del tiempo. Llenar manualmente las tarjetas de tiempo no es confiable y podría costarle dinero debido al robo de tiempo. El uso de las tecnologías correctas para realizar un seguimiento del tiempo de sus empleados puede aumentar la eficiencia y acelerar el proceso de nómina.
#5. Hacer una auditoría de nómina
No importa quién procese su nómina, es una buena práctica realizar auditorías con regularidad. Querrá asegurarse de que el procedimiento se siga correctamente y que todos sus archivos de impuestos se procesen y completen con precisión. La auditoría del proceso puede ayudarlo a descubrir nuevas eficiencias o enseñarle a su equipo de nómina cómo administrar mejor las tareas rutinarias o los problemas de escalamiento.
Lo más importante es...
El éxito de su empresa depende de una gestión eficaz de la nómina. Si bien puede hacer la nómina usted mismo, le recomendamos que elija un software o servicio de nómina razonable para ahorrar tiempo y molestias.
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Referencias
