Las empresas pueden realizar un seguimiento de los salarios de los empleados mediante una entrada de diario de nómina. Puede asegurarse de que su nómina sea lo más precisa posible si sabe cómo crear una entrada de diario de nómina correctamente. En este artículo, no solo hablaremos sobre la entrada de diario de nómina en Quickbooks, qué es y sus ejemplos, sino también de qué se trata la entrada de diario de nómina acumulada.
Asiento de diario de nómina
El salario u otra remuneración que los empleadores dan a sus empleados se documenta en un asiento de diario de nómina. Los asientos de diario de nómina son utilizados por un contador para registrar estas transacciones en el libro mayor de la empresa y para realizar un seguimiento de los costos de nómina. Una empresa puede tomar esta medida para asegurarse de que sus estados financieros estén libres de errores. Los débitos y créditos se incluyen en cada entrada de diario y deben equilibrarse entre sí.
Cómo preparar un asiento de diario de nómina
Los cinco pasos para preparar asientos de diario de nómina son los siguientes:
#1. Establecer cuentas de nómina
Primero crea tus cuentas de nómina. Estos se pueden incluir en su plan de cuentas, una lista de todas sus cuentas financieras organizadas. Sus cuentas de nómina contienen listas de pasivos y gastos para el seguimiento y la gestión de sus pagos y transferencias.
Tener una cuenta separada para la nómina es ventajoso. Dependiendo de su empleador, es posible que tenga más cuentas de nómina. Las cuentas de nómina típicas que puede tener incluyen:
- Salarios por pagar
- gasto de vacaciones
- Impuesto sobre la renta federal pagadero
- Impuesto sobre la renta estatal a pagar
- Costo total de mano de obra
#2. Determinar los montos de impuestos y deducciones
Ahora puede calcular sus impuestos y deducciones para determinar cuánto debe deducirse de los salarios de los empleados. Todos los empleados deben completar documentos de impuestos como el W-4 y el I-9 para lograr esto. Estos documentos detallan la cantidad que se debe retener de cada período de pago.
#3. Visualice sus costos de nómina
El siguiente paso es recopilar e ingresar cualquier gasto de nómina que tenga su empresa en sus registros contables. Los gastos de nómina pueden incluir cualquier pago realizado por su empresa durante un período contable, como sueldos, salarios o beneficios. Debes potenciar tu cuenta de gastos porque se pagan los gastos de nómina. Sus débitos deben aumentar junto con sus gastos. lo que indica que también podrá debitar sus recibos de nómina.
#4. Publique sus obligaciones
Puede publicar sus cuentas por pagar una vez que haya registrado sus gastos de nómina. Los pasivos son algo que debe pero que aún no ha pagado, como las deudas. Su crédito debería aumentar en línea con sus crecientes pasivos.
#5. Revise y actualice sus registros
Una vez que haya ingresado todos sus gastos y cuentas por pagar, vuelva a verificar sus registros para asegurarse de que no falte nada y que todo sea correcto. Al comparar sus entradas con las cantidades en sus informes de nómina, puede identificar cualquier error y corregirlo. Verifica que tus débitos y créditos sean equivalentes a lo largo de esta fase. Revise sus registros contables para encontrar y corregir cualquier error si están fuera de balance.
Tipos de una entrada de diario de nómina
Las tres categorías principales de asientos de diario son las siguientes:
- Grabaciones iniciales – Las entradas principales en la contabilidad de nómina son registros iniciales. Son las primeras entradas en un libro mayor que muestran una transacción e incluyen los salarios brutos de un empleado, así como las deducciones hechas de esos salarios.
- Salarios acumulados – que aún no han sido pagados por el empleador al trabajador. Cuando la empresa paga los salarios, un contador los registra al final del período contable y actualiza las entradas del libro mayor para reflejar el pago.
- Pagos Manuales – pagos realizados manualmente por el empleador, como cheques o efectivo. Esto suele suceder cuando una corporación necesita cambiar el salario de un trabajador o cuando un trabajador es despedido.
Sugerencias para la entrada de diario de nómina
Aquí hay algunos consejos para ingresar asientos de diario de nómina:
- Software de contabilidad aplicable: Aunque puede publicar manualmente sus entradas de nómina, puede ser beneficioso comprar un software de contabilidad. Debido a la naturaleza digital de la contabilidad de nómina, el software de contabilidad puede ayudar a simplificarla almacenando, organizando y rastreando sus datos, así como realizando cálculos por usted.
- Crea una hoja de cálculo: Incluso si administra las entradas de su diario de nómina utilizando un software de computadora, piense en mantener una hoja de cálculo adicional para ellos. Puede usar esto para mantener todas sus entradas en un solo lugar y consultar si detecta un error en su libro mayor.
- Publica tus formularios de impuestos: Para los formularios de impuestos de sus empleados, es posible que desee considerar un método de organización. Dado que sus formularios de impuestos son necesarios para crear asientos de diario de nómina, es ventajoso organizarlos para que pueda ubicar rápidamente un formulario de impuestos en particular cuando necesite determinar las deducciones de nómina de un empleado.
Ejemplos de entradas de diario de nómina
En esta parte de la guía de nómina de contabilidad para pequeñas empresas, utilizaremos una corporación hipotética para ilustrar ejemplos de entradas de diario de nómina para registrar salarios brutos, retención de nómina y costos de nómina asociados.
Las transacciones de nómina se pueden usar tanto en un sistema de contabilidad manual como en un software de contabilidad como QuickBooks porque se registran en el libro mayor. (Para enviar una entrada de nómina en QuickBooks, simplemente haga clic en "Compañía" y luego seleccione "Hacer entradas de diario generales").
#1 – Entrada de diario de salarios, nóminas y seguros
Fecha
Nombres de cuenta
Débito
Crédito
3/1
Gasto salarial
720.00
Impuestos FICA por Pagar (7.65% x 720)
55.08
Impuesto sobre la Renta Federal por Pagar
58.00
Impuesto estatal sobre la renta a pagar
21.00
Seguro de Salud por Pagar
50.00
Salarios por pagar
535.92
La siguiente entrada se haría después de que la compañía ABC emitiera el cheque de nómina de Mary para el período contable más reciente para disminuir (debitar) el saldo de la cuenta de salarios por pagar y la cuenta de impuestos sobre la nómina y disminuir (acreditar) el efectivo. (En programas de contabilidad como QuickBooks, acreditará la cuenta bancaria que sirve como fuente de pago de su empleado).
#2. Salario a pagar por asiento de diario de nómina
3/1
salario por pagar
535.92
efectivo
535.92
Los gastos de responsabilidad de nómina incurridos por la Compañía ABC deben informarse además del pago bruto y la retención en los asientos de diario de nómina anteriores.
El total de estos costos incluye la participación de la Compañía ABC en el FICA de Mary, así como los costos esperados del seguro de compensación laboral, el impuesto de desempleo y la participación de la Compañía ABC en el seguro de salud de Mary.
#3. Impuestos de nómina de asiento de diario de nómina
3/1
ABC CO FICA Gasto
55.08
Gastos de Impuesto de Desempleo
3.00
Gastos de seguro de compensación para trabajadores
20.00
Gastos de seguro de salud
50.00
ABC Co FICA por pagar
55.08
Impuesto de desempleo a pagar
3.00
Seguro de Compensación de Trabajadores por Pagar
20.00
Seguro de Salud por Pagar
50.00
Simplemente debitaría las cuentas por pagar que está pagando y acreditaría efectivo cuando sea el momento de pagar la nómina adeudada, como FICA y el Impuesto Federal sobre la Renta por Pagar.
Espero que los ejemplos anteriores de entradas de diario de nómina hayan sido claros.
Entrada de diario de nómina acumulada
Todas las formas de compensación acumulada adeudadas a los empleados que aún no se les han pagado se incluyen en el asiento de diario de nómina acumulado. La base de lo devengado de la contabilidad utiliza la idea de la nómina, que es responsabilidad del empleador, ya que contiene los compromisos financieros que una organización tiene con sus empleados, tales como:
- Salarios
- Salario
- Comisiones
- Bonos
- Impuestos sobre los salarios
- tiempo libre no remunerado
- Contribuciones
- Deducciones
Independientemente de si las empresas han realizado pagos en efectivo por los sueldos y salarios adeudados, los asientos de nómina acumulados se registran como gastos operativos en el estado de resultados en el período en que se incurren.
Entrada de diario de nómina en Quickbooks
Un ejemplo de cómo registrar adecuadamente los salarios, los gastos de impuestos del empleador, los cheques netos y otras transacciones relacionadas con las nóminas que se generan fuera del programa de nómina de QuickBooks cargando su entrada de diario de nómina en QuickBooks
- Una entrada de diario general es la técnica más común para observar las entradas de diario de nómina en QuickBooks. Para que este proceso sea más eficiente, cree primero una "Transacción memorizada" en QuickBooks. Este artículo lo guiará a través del proceso de realizar una transacción sencilla memorizada en la nómina.
Luego, utiliza la transacción memorizada que acabas de realizar siguiendo esta guía paso a paso para ingresar una nómina.
- Documento de importación personalizado
Recibir un Informe de GL personalizado es una opción disponible para todos los clientes de nómina.
El archivo IIF se refleja o compara directamente con su plan de cuentas. Es posible importar directamente este archivo único a QuickBooks. Envíe a su gerente de cuenta una entrada de diario de muestra y/o una copia de su plan de cuentas para que todo funcione.
¿Qué tipo de diario es un diario de nómina?
El diario general es un tipo de diario que incluye un diario de nómina, que se clasifica en la cuenta de nómina.
¿Cómo registro las deducciones de nómina de los empleados?
Cualquier deducción de nómina de empleados se registrará en el asiento de diario:
- Débito “Gastos de salarios”. Por la totalidad de la suma que la empresa debe pagar por el período de pago.
- Acreditar “Nómina Neta por Pagar” así como cualquier deducción necesaria. El número total de créditos se agrega después de agregar la lista completa de débitos.
Lea también: Empleador de registro: significado, servicios, beneficios y diferencia
¿Qué se incluye en el diario de nómina?
Cosas incluidas en un diario de nómina:
- Compensación de los empleados.
- Beneficios del empleador.
- Emplear impuestos.
- Impuestos sobre la nómina.
- Deducciones de empleados.
- Cualquier otra deducción.
¿Qué tipo de gasto es la nómina?
El gasto de nómina es el costo de pagar los sueldos y salarios de los empleados a cambio de los servicios que brindan a una empresa,
Conclusión
Si bien aprender a escribir asientos de diario de nómina sin duda vale la pena, si tiene más de cinco empleados, el análisis de costo-beneficio comienza a cambiar. Un buen software de nómina le permitirá concentrarse en otras tareas mientras maneja el trabajo duro de escribir una entrada de diario de nómina.
Un aspecto crucial de la contabilidad empresarial es la parte de la entrada del diario de nómina. La utilización de un software de nómina de primer nivel facilitará enormemente el procedimiento. El sistema calculará su salario bruto y sus obligaciones fiscales de forma automática. En su nombre, creará una entrada de diario de nómina que puede enviar en el momento de la declaración de impuestos.
Para comprender mejor cómo funciona el asiento del diario de nómina, puede revisar los ejemplos nuevamente.
Preguntas frecuentes sobre el asiento del diario de nómina
¿Qué es el diario de nómina?
Un diario de nómina es un tipo específico de diario contable que incluye datos sobre la parte de recursos humanos de la empresa.
¿La nómina es Débito o Crédito?
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