Cuando eres propietario de una pequeña empresa, recibir el pago a tiempo es una prioridad. Si no establece los términos de pago correctos con sus clientes, esto puede generar retrasos en los pagos, un flujo de caja deficiente y estrés innecesario en su negocio. Afortunadamente, hay pasos simples que puede seguir para mejorar sus métodos de facturación. Este artículo examinará los términos de pago, sus tipos, ejemplos, importancia y cómo usarlos en su negocio.
¿Qué son las condiciones de pago?
Cuando envía una factura a un cliente, las condiciones de pago le indican lo que espera de él en el futuro. Les permiten a sus clientes saber cómo prefiere que le paguen y cuándo deben pagarle. Las condiciones de pago también pueden incluir las consecuencias de un pago perdido o tardío. Para que sus clientes sepan qué esperar, es importante establecer condiciones de pago claras. Cuanto más fáciles sean de entender, más fácil será para sus clientes pagarle a tiempo.
¿Por qué son importantes los términos de pago?
Los términos de pago son importantes para comprender cuánto dinero puede tener una empresa disponible para proyectos futuros, como expansión, renovación, nuevas líneas de productos o campañas publicitarias. Estos términos pueden especificar pagos a plazos regulares, que pueden ayudar a equilibrar el capital requerido para los gastos diarios y mensuales. Si los dueños de negocios entienden su flujo de caja mensual, pueden sentirse menos estresados por los pagos y los ingresos.
¿Quién determina las condiciones de pago?
Por lo general, el propietario de la empresa o el jefe de contabilidad establece las condiciones de pago para los clientes antes de realizar cualquier negocio. Esto se hace para que los clientes puedan entender claramente y seguir las condiciones de pago. Al estimar los costos de construcción y recursos, el propietario de un negocio también puede decidir las condiciones de pago antes de abrir sus puertas.
Ejemplos de condiciones de pago
Por lo general, las condiciones de pago se enumeran como una abreviatura en una factura. Estos son algunos de los ejemplos más comunes de condiciones de pago con las que debería estar familiarizado.
- 1MD: Esto representa un crédito de pago por el valor de un mes completo de suministros.
- PIA: Esta abreviatura significa "pago por adelantado", lo que significa que el pago debe realizarse en su totalidad antes de que se entreguen los bienes o servicios.
- CIA: Esta abreviatura significa "efectivo por adelantado", lo que significa que el pago completo debe hacerse en efectivo antes de que se entreguen los bienes o servicios.
- Al recibir: Tan pronto como el cliente recibe la factura, se espera el pago.
- 7 neta: significa que el pago debe hacerse dentro de los siete días.
- 21 neta: El pago debe realizarse dentro de los 21 días posteriores a la recepción.
- 30 neta: El pago debe realizarse dentro de los 30 días posteriores a la fecha de la factura. Net 60, Net 90 y otras variaciones también se utilizan ocasionalmente.
- Fin de mes (EOM): El pago vence al final del mes en que se recibió la factura.
- 15 IMF: El día 15 del mes siguiente a la fecha de la factura es cuando vence el pago.
- 2/10 Neto 30: El pago vence en 30 días, pero los clientes pueden obtener un 2% de descuento si pagan en 10 días.
- DQO: Esto significa "contra reembolso", lo que significa que los bienes o servicios deben pagarse en efectivo en el momento de la entrega.
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- CND: Esta abreviatura significa “efectivo próxima entrega”, lo que significa que el pago debe realizarse antes de la siguiente entrega. Para entregas recurrentes, este plazo de pago suele reservarse.
- CBS: Esta abreviatura significa "efectivo antes del envío", lo que significa que el saldo debe pagarse antes de enviar el producto al cliente.
- CWO: Esta abreviatura significa "efectivo con pedido", lo que significa que el cliente debe pagar la factura en su totalidad antes de que se produzcan y envíen los bienes.
- descuento por acumulación: Un descuento ofrecido en un pedido grande.
Ejemplo de cómo funcionan las condiciones de pago
Veamos un ejemplo para comprender por qué las condiciones de pago son tan importantes para las finanzas de su empresa:
Suponga que está a punto de abrir una nueva tienda. Debe invertir $5,000 en equipo. Recientemente recibió un pedido grande de un cliente y envió una factura por $7,000. Además, anticipa que el cliente pagará la factura a fin de mes.
Sin embargo, el cliente no paga a tiempo. Como resultado, no puede comprar el equipo nuevo necesario. Ahora está pagando el alquiler de su tienda a pesar de que no está haciendo ningún negocio allí. Como resultado del pago atrasado, comienza a perder dinero.
Este ejemplo demuestra la importancia de los pagos de facturas a tiempo. Elaborar una factura concisa y fácil de entender contribuirá en gran medida a garantizar que le paguen a tiempo. Como resultado, puede permitirse mantener las operaciones comerciales y lograr sus objetivos de crecimiento.
¿Cuáles son los tipos de condiciones de pago?
Las empresas a veces aceptan desviarse de sus términos de pago estándar y dividir o combinar pagos. Los tipos de acuerdos más comunes se enumeran a continuación.
#1. Pagos divididos
Si su negocio se ocupa regularmente de servicios costosos, artículos de lujo o ventas de alto valor, debe ofrecer opciones de pago dividido en los términos y condiciones de su factura. Su flujo de caja es el activo más valioso de su empresa. Solicitar el pago total de servicios o artículos costosos puede desanimar a los clientes.
#2. Efectivo antes de los envíos (CBS) y Efectivo antes de la entrega (CBD)
El envío de productos puede ser un negocio arriesgado, especialmente si los entrega a largas distancias. Sus productos pueden dañarse o perderse en tránsito. Si no toma precauciones y el cliente no paga, su empresa puede sufrir una pérdida neta.
#3. Carta de crédito (LOC)
Los clientes aprecian las empresas que les dan crédito. Esto es especialmente común en el sector de empresa a empresa, donde puede tener compras recurrentes de los mismos clientes cada pocas semanas o meses. Pero, ¿cómo puede ofrecer este privilegio a clientes con los que nunca ha trabajado y con los que no tiene experiencia profesional?
#4. Depósito Rodante (RD)
RD es otro método de pago común en el sector B2B. Si tiene alguna duda sobre la confiabilidad de un cliente, puede monitorear sus pagos pidiéndoles que proporcionen un recibo de depósito, que actúa como una tarjeta prepaga segura que pueden usar para realizarle compras.
#5. 50% por adelantado
Algunos clientes pueden estar preocupados por solicitar un pago por adelantado del 50%, pero facilita enormemente los proyectos a largo plazo. Puede cubrir los costos asociados sin gastar dinero de su propio bolsillo si recibe una parte del precio total por adelantado.
#6. NET 30 y NET 60
Tanto para los clientes como para las nuevas empresas, ver "Neto 30" o "Neto 60" en una plantilla de factura puede resultar desconcertante. En realidad, significa que sus clientes tienen hasta 30 o 60 días después de recibir una factura para realizar el pago. Para evitar confusiones y posibles pagos atrasados, reemplace estos términos con "30 días" y "60 días" en sus facturas. Sin embargo, aún recomendamos incluir una fecha de vencimiento específica.
# 7. Descuentos
Si desea que sus clientes le paguen más rápido, debe considerar implementar un sistema de descuento. Por ejemplo, podría ofrecer a los clientes un 1 % de descuento si pagan el total dentro de los 7 días posteriores a la fecha de recepción, o un 2 % de descuento si pagan al día siguiente. Les ahorrará un poco de dinero ya ti un poco de canas.
Cómo utilizar las condiciones de pago
Puede controlar cómo y cuándo le pagan sus clientes mediante las condiciones de pago. Estos términos establecen expectativas de pago desde el principio, evitando confusiones posteriores.
Los siguientes son algunos consejos sobre cómo aprovechar las condiciones de pago:
- Solicitar pago por adelantado. Es posible que desee solicitar el pago por adelantado en algunas circunstancias. Para los proveedores de servicios que quieran garantizar el pago antes de empezar a trabajar, esta puede ser una buena opción.
- Hacer una solicitud de depósito. Considere solicitar un depósito si no es factible necesitar el pago por adelantado. Para proyectos más grandes, por ejemplo, solicitar un depósito del 50% es una buena opción.
- Crear retenedores mensuales. Puede configurar un anticipo mensual para los clientes con los que trabaja regularmente. Usted acepta un monto de pago mensual fijo.
- Establecer los términos de la factura. Deberá decidir los términos de la factura si trabaja para clientes de forma intermitente. Puede, por ejemplo, establecer que los términos de la factura vencen al momento de la recepción, o puede elegir los términos de pago Net 90. Todo depende de lo que sea mejor para ti y tu cliente.
Cómo configurar condiciones de pago efectivas
Si tiene dificultades para que sus clientes paguen sus facturas a tiempo, es posible que deba implementar condiciones de pago más efectivas. Aquí hay siete sugerencias para mejorar las condiciones de pago de sus clientes.
#1. Hacer uso de software de contabilidad.
Para comenzar, el uso de un software de contabilidad puede ayudarlo a simplificar su proceso de facturación y sus finanzas. Con el software de contabilidad adecuado, puede enviar facturas más rápido y con menos errores.
#2. Indique claramente sus condiciones de pago.
Antes de comenzar a trabajar con un nuevo cliente, asegúrese de que comprendan y acepten sus condiciones de pago. Explique verbalmente los términos a su cliente e incluya una explicación por escrito en el contrato que envíe. Esto ayudará a aclarar cualquier confusión con respecto a cuánto le deben los clientes y cuándo vence el pago.
#3. Sé cortés.
¿Quieres un truco simple para que tus clientes te paguen más rápido? Sea cortés al facturar a sus clientes e incluya las palabras "por favor" y "gracias" en algún lugar de la factura.
#4. Proporcione múltiples opciones de pago.
¿Alguna vez ha tratado de hacer una compra en una tienda y ha descubierto que la tienda solo acepta efectivo? Considere cómo se sintió cuando se dio cuenta de esto: ¿estaba molesto y frustrado por las molestias?
#5. Establecer plazos de pago más cortos.
Acortar la fecha de vencimiento es una de las formas más efectivas de lograr que tus clientes paguen antes. Puede parecer una obviedad, pero si das a tus clientes un plazo largo para pagar, normalmente lo aceptarán.
#6. Sea adaptable.
Obviamente, desea que sus clientes le paguen a tiempo, pero también debe comprender que a veces está trabajando con otra empresa, y esa empresa puede estar lidiando con problemas de flujo de efectivo propios. Algunas empresas simplemente no pueden adaptarse a los términos de pago Net 14 o incluso Net 30 y apreciarán condiciones más flexibles.
#7. Proporcionar un descuento por pronto pago.
Considere ofrecer un descuento por pronto pago a sus clientes. Sus términos estándar, por ejemplo, pueden ser 30 netos, pero los clientes obtienen un descuento del 2 % si pagan la factura dentro de los siete días.
¿Cómo se escriben los términos y condiciones de pago?
Escriba los términos y condiciones de pago de la siguiente manera:
#1. Escribe la introducción
Resalte el nombre de su servicio o producto en la parte superior de su documento de términos y condiciones. Esto es comparable al primer paso para aprender a redactar un contrato comercial. En la parte superior de sus términos y condiciones y arriba de los detalles del contrato, incluidos todos los afiliados, nombres comerciales, subsidiarias y empresas matrices.
#2. Describa los términos y condiciones.
Escriba los términos y condiciones en un lenguaje sencillo. Los términos y condiciones simples de sus propuestas y del sitio web deben abordar todas las cuestiones legales, lo que garantiza que usted no sea responsable.
#3. Cree una declaración agradeciendo a los clientes por su negocio.
Incluya una declaración de reconocimiento de servicio al cliente en sus términos y condiciones para garantizar su validez. Por ejemplo, el abajo firmante acepta los términos y condiciones establecidos en este documento.
#4. Indique el propietario legal
Incluya información sobre las tareas y acciones de las que no es responsable para limitar su responsabilidad. Haga una lista de acciones prohibidas para que el usuario final las conozca.
#5. Establecer política privada
Otro componente de sus términos y condiciones claros es su política de privacidad. Esta sección especifica cómo pretende manejar la información confidencial del cliente. Incluya información sobre cómo optar por no vender o compartir su información.
#6. Agregue las firmas de ambas partes y la línea de fecha
Se debe incluir una fecha y un espacio para las firmas de ambas partes al final de los términos y condiciones.
Importancia de las condiciones de pago
La capacidad de pronosticar el flujo de caja, asumir nuevos proyectos e invertir en nuevas oportunidades será más fácil al tener términos de pago claramente definidos.
De acuerdo con un estudio de US Bank, si usted es demasiado laxo con los términos de pago o no realiza un seguimiento de los clientes que tienen saldos pendientes, el flujo de caja de su negocio podría verse afectado.
¿Cuáles son las condiciones de pago estándar?
10 netos, 15 netos, 30 netos, 60 netos y 90 netos son formas comunes (también escritas como 10 días netos, etc.). Por ejemplo, las condiciones de pago estándar de 30 días podrían designarse como 30 días netos o 30 días netos, lo que indica que el pago vence sobre el monto de la factura 30 días después de la entrega de los bienes o servicios.
¿Cómo decide las condiciones de pago para los clientes?
Al elegir sus condiciones de pago, tenga en cuenta lo siguiente:
- Investigue el historial de crédito de cada cliente (obtenga un informe de crédito comercial si puede).
- Ajuste las condiciones de pago en función del importe de la factura.
- Incluya términos y tarifas claros en todos los contratos y facturas para evitar malentendidos sobre cuándo debe esperar el pago.
¿Cuáles son las mejores condiciones de pago?
Principales condiciones de pago y facturación:
- Pago en el momento del servicio.
- Requeridos al ser recibidos.
- Se requiere un depósito.
- Periódico.
- Se requiere un depósito del 50%.
- Contra reembolso (COD)
- Factoraje de facturas.
¿Cuál es el plazo de pago más seguro?
Cartas de crédito
Si ambas partes están dispuestas, este puede ser uno de los métodos de pago más seguros para ambas partes.
¿Qué son las condiciones de pago mensual?
Los términos de pago especifican cómo, cuándo y cómo sus clientes o clientes pagan a su empresa. Por lo general, los pagos de facturas están sujetos a condiciones de pago. Son un acuerdo que establece tus expectativas de pago, incluyendo cuándo el cliente debe pagarte y las penalidades por pagos atrasados.
Conclusión
Un paso esencial en la contabilidad empresarial es establecer un proceso de facturación con condiciones de pago específicas. Los términos de pago establecen expectativas para sus clientes y priorizan sus pagos, lo que da como resultado relaciones con los clientes más profesionales y productivas.
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Referencias
