La gestión de nómina es una función esencial para cualquier empresa, sin importar cuán grande o pequeña sea. La compensación precisa y oportuna de los empleados es fundamental para mantener un lugar de trabajo productivo, y un sistema de nómina bien administrado puede ayudar a las pequeñas empresas a cumplir con esta obligación y evitar multas potencialmente severas del Servicio de Impuestos Internos y los estados individuales. La complejidad y la importancia del procesamiento de la nómina llevan a muchas empresas a contratar asistencia externa. Sin embargo, para configurar un sistema confiable, primero debe elegir qué aspectos del procesamiento de la nómina manejará internamente y cuáles subcontratará. Luego, puede mantener el control sobre la nómina al mantener los registros actualizados y realizar un seguimiento de las horas de los empleados para que el procesamiento de la nómina sea un asunto simple y preciso. En este artículo, explicaremos cómo administrar la nómina para pequeñas empresas y, al mismo tiempo, destacaremos cómo funciona con Intuit y Quickbooks.
¿Qué significa administrar la nómina?
El término "administrar la nómina" se refiere al proceso administrativo de rastrear y reportar datos financieros relacionados con los empleados de una organización, incluidas sus horas de trabajo, sus salarios y cualquier retención de impuestos aplicable.
Sin embargo, la gestión de la nómina puede ser difícil y arriesgada debido a la naturaleza confidencial de los datos de los empleados, la complejidad de los cálculos de impuestos y la posibilidad de depósitos directos en las cuentas bancarias de los empleados. Por lo tanto, el cumplimiento legal requiere que sepa cómo administrar adecuadamente la nómina.
¿Qué es el proceso de nómina en recursos humanos?
Si está a cargo de los recursos humanos o de la nómina, sabe lo importante que es asegurarse de que a los empleados se les pague a tiempo y con precisión. Un desliz es todo lo que se necesita para dañar la credibilidad de una organización y perder la fe de su personal. Por lo tanto, el manejo correcto de la nómina es una responsabilidad importante.
El término “procesamiento de nómina” se refiere al proceso de desembolso de dinero a los trabajadores, teniendo en cuenta su clasificación, salario y también las deducciones aplicables. Además, implica pagar y declarar impuestos sobre el empleo a HMRC.
Sin embargo, la participación de Recursos Humanos en el procesamiento de nóminas varía según el sistema y la organización. Si una organización usa un servicio de nómina, es posible que RR.HH. no tenga que preocuparse mucho, mientras que si usa un software de nómina, RR.HH. podría estar a cargo de los cheques de pago de todos.
Independientemente, esto debe hacerse de manera oportuna que cumpla con los requisitos aplicables y el programa de pago de la organización.
Debido a sus numerosos factores variables, que incluyen escalas salariales, clasificaciones de empleados, promociones y despidos, el procesamiento de la nómina puede ser difícil de manejar.
Por lo tanto, para evitar el error más efectivo, es fundamental contar con puntos de control en las etapas cruciales del procesamiento de la nómina.
¿Cuáles son los conceptos básicos de la nómina?
La nómina es la compensación que una empresa debe a sus trabajadores por un período de tiempo específico y en un día específico. El procedimiento básico de nómina puede implicar;
- Seguimiento de las horas trabajadas por los empleados
- Calcular sueldos y salarios, y
- Desembolso de fondos mediante cheque o depósito directo.
¿Cuáles son los tipos de nómina?
Básicamente, existen cuatro tipos de cronogramas de nómina, cada uno con sus propias ventajas y desventajas, que ayudan a identificar qué estrategia es la más adecuada para una empresa en particular.
Son;
- Semanal
- Quincenal
- Semi mensual
- Mensuales
Administrar la nómina para pequeñas empresas
El procesamiento de nómina es generalmente una de las tareas comerciales más desafiantes, tediosas y que consumen más tiempo para los propietarios de pequeñas empresas. Por otro lado, también es uno de los más importantes. Los problemas de nómina pueden deprimir la moral de los empleados, desperdiciar recursos vitales de la empresa y poner de rodillas incluso a las empresas más prósperas.
Por lo tanto, es esencial que las pequeñas empresas administren su nómina de manera efectiva y oportuna. Y uno que cumpla con los requisitos aplicables y el calendario de pago de la organización.
Hay una variedad de formas en que las pequeñas empresas pueden administrar la nómina. Independientemente de cuál, todo el procedimiento incluye recopilar información del personal e ingresarla con precisión en un archivo o documento. Cada cheque de pago deberá prepararse para cada período de pago, siendo imprescindibles cálculos de impuestos precisos. Asegurarse de que su personal y las agencias gubernamentales relevantes reciban su pago a tiempo y con precisión es el final del proceso. Estas son las tres formas de manejar o administrar la nómina.
#1. Procesamiento manual
Aquí, para imprimir cheques o enviar depósitos directos, deberá completar todos los cálculos y el procesamiento de la nómina usted mismo. Además, deberá idear una estrategia para realizar un seguimiento de los registros de nómina y los pagos por su cuenta.
#2. software de nómina
Con la ayuda de uno de los numerosos software de nómina disponibles, puede simplificar el procesamiento de la nómina. Esto puede ayudarlo a ahorrar dinero, reducir su carga de trabajo administrativo y pagar a sus empleados y autoridades fiscales a tiempo.
#3. Servicio de Nómina Tercerizado
Finalmente, puede tener un servicio de nómina que se encargue de todo en su nombre. El proveedor se encargará de todo lo relacionado con la gestión de la base de datos de empleados de su software y el procesamiento de la nómina a tiempo. Los precios comienzan en $40/mes y suben a partir de ahí, con gastos adicionales por trabajador. Debido a la naturaleza individual de sus necesidades, muchas empresas insisten en que primero se comunique con ellas antes de que puedan proporcionarle un presupuesto por sus servicios.
Notificar a su servicio de nómina de nuevos empleados y asegurarse de que los fondos necesarios estén disponibles en su cuenta bancaria es todo lo que se requiere para manejar su nómina de esta manera. Es el método que requiere menos mano de obra, lo que le permite concentrarse en otros aspectos del funcionamiento o la expansión de su empresa.
Cómo administrar la nómina para pequeñas empresas
Si está buscando formas de administrar sus procesos de nómina, ¡aquí hay algunos consejos sobre cómo las pequeñas empresas pueden administrar su nómina!
#1. Solicitar un número de identificación de empleador
Es necesario obtener un EIN antes de poder comenzar a pagar a los empleados (EIN). Su EIN sirve como un identificador único para su empresa de la misma manera que su SSN lo hace para usted como individuo.
Muchas autoridades requieren un EIN antes de que el propietario de un negocio pueda hacer cosas como solicitar una licencia, declarar impuestos sobre la nómina o incluso abrir una cuenta bancaria. La ubicación de la sede de su empresa determinará si necesita o no un número de identificación de empleador estatal (EIN) además de su EIN federal.
#2. Establecer estado de salario y frecuencia de pago
Como propietario de un negocio, tiene varias opciones importantes, incluida la frecuencia con la que paga a los empleados y el tipo de salario que reciben. Profundicemos un poco más en esto;
La frecuencia de pago, a veces llamada programa de pago, se refiere al momento y la regularidad de los pagos de los empleados. Asegúrese de no estar por debajo del salario mínimo en su ubicación consultando las leyes federales y estatales. Semanal, quincenal y mensual son generalmente los diversos ejemplos de períodos de pago. Sin embargo, decida lo que decida, lo que más importa es ser constante y hacer los pagos a tiempo.
El estado del salario, por otro lado, implica determinar la cantidad del salario del empleado. Tanto las tarifas por hora (para trabajadores no exentos) como los arreglos salariales son opciones viables (para empleados exentos). El estado de compensación adecuado está fuertemente influenciado por el trabajo del empleado y las necesidades específicas de su pequeña empresa.
#3. Infórmese y siga las leyes sobre salarios
En cualquier caso, debe asegurarse de que su organización cumpla con todas las regulaciones locales y nacionales aplicables. Esto requiere que usted (o alguien en su empresa) esté familiarizado con sus responsabilidades monetarias y legales como empleador.
Además, pagar la cantidad adecuada de impuestos federales, estatales y locales, así como impuestos sobre la renta para cada trabajador. Esto incluye FICA (Seguro Social y Medicare) y otros impuestos relacionados con el empleo. Debe verificar su sistema de nómina para garantizar el pago a tiempo y adecuado de todos los empleados. Además, asegúrese de que sus depósitos de impuestos sobre la nómina se realicen de manera consistente y de acuerdo con sus obligaciones fiscales.
#4. Establecer un procedimiento de nómina
Un sistema de nómina por lo general implica cualquier programa que facilite el proceso de cálculo y gestión de pago de los empleados. A menudo hay tres posibilidades:
- Manual
- Outsourced
- Software
Independientemente de lo que decida, es crucial pensar detenidamente en una serie de cuestiones antes de decidirse por un sistema de nómina para su empresa. Por lo tanto, tenga en cuenta lo siguiente en todo momento:
- Presupuesto
- Empleados
- Confianza. ¿Qué tan seguro está de que puede administrar la nómina con precisión?
#5. Describa y establezca sus procedimientos y políticas de nómina
Estandarizar sus procedimientos de nómina es fundamental antes de procesar su primera nómina. Esto garantiza que todas las partes involucradas en el proceso de nómina, desde la alta gerencia hasta los empleados y los recursos humanos, estén en sintonía con respecto al período de nómina, los montos esperados del cheque de pago, el tiempo libre pagado y otros beneficios.
#6. Controle el tiempo con un programa de software dedicado
Si paga a su personal por hora, un sistema de control de tiempo es esencial para monitorear su eficiencia y determinar su compensación. Es crucial diseñar un sistema de monitoreo de tiempo fácil de usar que también sea difícil de jugar. Hay una serie de opciones para manejar las hojas de tiempo, incluidas las plataformas integradas que pueden sincronizarse con su software de nómina para obtener los datos más precisos posibles.
#7. Monitoreo de su flujo de caja
Quedarse sin dinero antes de poder pagar al personal es la peor pesadilla de todo empresario. Revisar su flujo de efectivo lo ayudará a descubrir por qué siempre parece estar corto en la nómina.
No tener suficiente dinero para pagar a sus empleados generalmente ha sido la peor pesadilla de todos los dueños de negocios. Si descubre que tiene escasez crónica de tiempo de nómina, el análisis de su flujo de efectivo puede revelar la causa subyacente. Los problemas de nómina, como el exceso de personal o los pagos excesivos, se pueden detectar mediante un control cuidadoso del flujo de efectivo. Además, antes de recurrir a medidas drásticas como la retención de salarios o la reducción de personal, es mejor intentar retrasar el pago de un proveedor o cobrar los pagos pendientes de los clientes durante los tiempos difíciles desde el punto de vista financiero.
#8. Contratar a un Coordinador o Gerente de Nómina
No es de extrañar que muchas empresas elijan la opción más fácil pero más confiable. Emplear un administrador de nómina profesional, dada la complejidad de la nómina, especialmente para empresas medianas y grandes.
¿Por qué no contratar a alguien que sea más eficiente y hábil en el procesamiento de nóminas para que pueda dedicar más tiempo a hacer crecer su negocio? Si necesita ayuda con la nómina pero no tiene los fondos para un empleado en los libros a tiempo completo, busque trabajadores contratados o déle el trabajo a un empleado existente que haya demostrado ser confiable y capaz.
#9. Mantenga seguros los registros de nómina y empleados
Existen regulaciones a nivel federal y estatal que dictan cuánto tiempo se deben conservar los datos de nómina y dónde guardarlos en caso de que las autoridades requieran acceso a ellos. Uno debe conservar, por ejemplo, tarjetas de tiempo durante un mínimo de dos años. Mientras que los registros de nómina relacionados con el dinero pagado a los empleados deben conservarse durante un mínimo de tres años. También existen normas sobre la disposición final de los documentos de nómina.
¿Cuáles son las 4 partes de la nómina?
Los sueldos, salarios, horas extras, pago de vacaciones, vacaciones pagadas, propinas, bonos, reembolsos de matrícula y comisiones son parte de la nómina. Al procesar la nómina, las empresas deben determinar e informar las ganancias brutas y netas de cada empleado (después de deducir las retenciones de impuestos y las contribuciones a los beneficios)
¿Cuáles son los 5 pasos de la nómina?
Los pasos de procesamiento de nómina incluyen;
- Decidir sobre un número de identificación patronal.
- Recopilación de datos fiscales pertinentes de los empleados
- Elegir un horario de pago
- Estimación del salario bruto
- Determinación de las deducciones para cada empleado
- Determinar su salario neto y luego pagar a su personal.
¿Qué debe hacer un administrador de nómina?
El gerente de nómina es responsable de supervisar todos los aspectos del sistema de nómina de la empresa para garantizar que todos los empleados reciban su pago a tiempo, correctamente y de acuerdo con todas las leyes y reglamentaciones aplicables.
¿Recursos humanos gestiona la nómina?
La nómina puede estar bajo el ámbito de recursos humanos (HR) y finanzas (Finanzas), o puede ser su propia unidad independiente que reporta directamente al director ejecutivo (CEO).
Administrar Quickbooks de nómina
Si actualmente es usuario de QuickBooks Online y está buscando un software para administrar su nómina, QuickBooks Payroll es una opción fantástica. Está destinado a empresas con hasta 50 trabajadores o contratistas, pero en realidad puede tener hasta 150. El programa puede procesar instantáneamente la nómina y proporcionar depósitos directos ese mismo día hábil o el siguiente. También interactúa a la perfección con QuickBooks Online. Los tres planes disponibles permiten a las organizaciones cambiar fácilmente entre niveles a medida que sus necesidades cambian y se expanden. Además, brinda la opción de agregar ahorros para el retiro y seguro médico a su suscripción.
Sin embargo, si usa un programa de contabilidad diferente a QuickBooks Online o si su fuerza laboral abarca más de un estado, es posible que desee investigar opciones alternativas. Además, sepa que el único software de contabilidad que funciona con QuickBooks Payroll es QuickBooks Online. Además, si administra empleados en más de un estado, es posible que deba pagar tarifas de presentación de impuestos mensuales adicionales.
¿Cómo se administra la nómina con QuickBooks?
QuickBooks Payroll es una solución de nómina basada en la nube que permite a las empresas (pequeñas o grandes) pagar a los empleados, administrar los beneficios de los empleados y también presentar impuestos sobre la nómina, todo en un solo lugar. Al calcular, enviar y pagar automáticamente los impuestos sobre la nómina federales y estatales, el software ahorra tiempo.
Puede automatizar el procesamiento de la nómina para los trabajadores una vez que haya configurado todo. Con Quickbooks en línea, puede administrar la nómina de forma automática. No obstante, si lo prefieres, puedes tramitarlo manualmente, ya sea en tu ordenador o con la aplicación móvil.
Conclusión
Para garantizar que a sus empleados se les pague con precisión y puntualidad y que su empresa cumpla con todos los requisitos impositivos y laborales, los empleadores deben administrar la nómina.
Cualquier negocio necesita procesamiento y gestión de nómina. Cuando administra el sistema de nómina de manera efectiva, puede ayudar a las pequeñas empresas, por ejemplo, a mantener un lugar de trabajo productivo y evitar multas estatales y del IRS. Muchas organizaciones subcontratan el procesamiento de nóminas debido a su complejidad. Para crear un sistema confiable, primero debe decidir qué tareas de procesamiento de nómina subcontratar y cuáles administrar internamente.
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