Los extractos bancarios son una de las piezas más importantes de la documentación financiera. Es fundamental saber cuánto tiempo conservar los estados de cuenta bancarios para uso comercial y personal, y qué hacer con ellos cuando ya no sean necesarios. En esta guía, exploraremos todo lo que necesita saber sobre cómo mantener y almacenar extractos bancarios.
¿Qué son los extractos bancarios?
Los extractos bancarios son un registro regular de sus transacciones financieras. Cada mes, su banco le proporcionará un estado de cuenta que describe el saldo de su cuenta, los depósitos, los retiros, los cheques emitidos y otra información financiera importante.
Mantener sus estados de cuenta bancarios es importante por varias razones. Lo más importante es que son un registro de su actividad financiera. Esta información se puede usar para verificar errores, controlar el saldo de su cuenta y realizar un seguimiento de los gastos. Adicionalmente, pueden ser utilizados para efectos fiscales, para acreditar ingresos o pago de facturas, y para solicitar un préstamo u otros productos crediticios.
Cuánto tiempo mantener los estados de cuenta bancarios para empresas
En la mayoría de los casos, deberá conservar sus extractos bancarios durante al menos tres años (pero puede tardar hasta siete) como documentación en caso de una auditoría. Los estados de cuenta bancarios del año anterior deben conservarse a efectos fiscales, pero también pueden ser necesarios si solicita un préstamo o alquila una vivienda.
La ley federal exige que los bancos mantengan la mayoría de los registros archivados durante al menos cinco años, y muchos retienen los estados de cuenta de los miembros hasta por siete.
2345 Consulte con su banco para saber cuánto tiempo se conservarán sus registros. Si surge una auditoría u otro requisito para un estado de cuenta durante ese período de tiempo, puede solicitarlos a su banco en lugar de tenerlos a mano, aunque los estados de cuenta anteriores pueden incurrir en una tarifa modesta.
Cuánto tiempo conservar los extractos bancarios después de la muerte
Si usted es el albacea del patrimonio de una persona fallecida, es importante saber cuánto tiempo conservar los extractos bancarios después de la muerte. En general, se recomienda conservar los extractos bancarios durante al menos siete años después de la fecha de la muerte. Esto es para garantizar que cualquier acreedor potencial u otras partes a las que la persona fallecida pueda deberle dinero puedan cobrar lo que se les debe.
Además de conservar los extractos bancarios, es importante conservar cualquier otro documento financiero que la persona fallecida pueda haber tenido, como declaraciones de impuestos, extractos de tarjetas de crédito y cuentas de inversión. Estos documentos pueden ayudar al albacea a determinar el valor del patrimonio y asegurarse de que las deudas se paguen en su totalidad.
Qué hacer con los extractos bancarios antiguos
Una vez que haya determinado cuánto tiempo conservar los extractos bancarios para uso comercial o personal, es importante saber qué hacer con los extractos bancarios antiguos. Lo mejor es guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido, como una caja fuerte a prueba de fuego o un archivador. Además, puede almacenarlos digitalmente, ya sea en su computadora o en un sistema de almacenamiento en la nube.
También es importante tener en cuenta que es mejor destruir los extractos bancarios antiguos. Esto es para prevenir el robo de identidad u otra actividad fraudulenta. Se recomienda triturar o quemar los extractos bancarios antiguos que ya no sean necesarios.
¿Es necesario llevar extractos bancarios?
Cuando se trata de extractos bancarios, es importante saber si es necesario conservarlos. En general, se recomienda conservar sus estados de cuenta bancarios durante al menos un año, pero es mejor consultar con un contador o profesional financiero para determinar el tiempo que debe conservar sus estados de cuenta bancarios. Además, es importante conservar cualquier otro documento financiero, como declaraciones de impuestos, extractos de tarjetas de crédito y cuentas de inversión, durante al menos siete años.
También es importante tener en cuenta que es mejor destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas. Además, es una buena idea guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido, como una caja fuerte a prueba de fuego o un archivador.
¿Por qué debería conservar sus extractos bancarios?
Una de las principales razones por las que necesita estados de cuenta bancarios es proporcionar verificación al Servicio de Impuestos Internos de un elemento de ingreso, deducción o crédito.
Razones relacionadas con impuestos
El IRS impone un estatuto de limitaciones en las declaraciones de impuestos sobre la renta, limitando la cantidad de tiempo que tiene para enmendar su declaración, reclamar un reembolso o reclamar un crédito. Además, el estatuto de limitaciones limita la capacidad del IRS para evaluar el impuesto adicional.
El estatuto de limitaciones del IRS para los impuestos no pagados es de tres años a partir del día en que presenta su declaración inicial. Son tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración o dos años a partir del día en que pagó el impuesto adeudado, lo que ocurra más tarde, para solicitar un reembolso o un crédito.
En muchas circunstancias, el estatuto de limitaciones de su estado se superpondrá con el plazo de tres años del IRS, pero puede haber algunas excepciones en el lugar donde vive. Verifique la legislación de su estado para asegurarse de que sus declaraciones estén accesibles durante el período de auditoría.
Si necesita actualizar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o un reembolso, pero no puede acceder a sus estados de cuenta bancarios, es posible que no pueda demostrar su elegibilidad. Además, si el IRS evalúa impuestos adicionales que usted sabe que no debe, es posible que se requieran sus estados de cuenta bancarios para demostrar por qué no los debe.
Otras razones para conservar los estados de cuenta bancarios
Guarde los extractos bancarios de posibles prestamistas, inquilinos y otras personas con las que desee establecer una relación financiera. Es posible que soliciten ver sus extractos bancarios para verificar sus ingresos mientras evalúan si puede pagar los pagos de un préstamo, una casa de alquiler o cualquier otra cosa.
Los extractos bancarios también se pueden usar para establecer la verificación de compras con tarjeta de débito, cheque o transferencia bancaria si alguien afirma que le debe dinero. Un extracto bancario también puede ser útil si necesita usar la garantía de un producto o presentar un reclamo de seguro porque confirma que realizó las compras relacionadas.
¿Cuándo debe conservar los estados de cuenta bancarios durante un período de tiempo más largo?
Debido a la cantidad de tiempo, el IRS puede auditarlo, el IRS puede recomendarle que conserve los registros por más de tres años en algunas circunstancias.
Si paga impuestos sobre la nómina, debe conservar los registros durante cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra primero.
Si el dinero no se divulga y representa más del 25 % de su ingreso bruto, el IRS puede auditarlo en cualquier momento durante los próximos seis años.
Debe conservar los registros durante siete años si informa una pérdida de capital debido a deudas incobrables o valores sin valor.
Si sus impuestos son sencillos y los ha presentado correctamente, probablemente no necesite conservar sus estados de cuenta bancarios durante más de tres años. Sin embargo, si tiene finanzas más complejas, como inversiones, debe asegurarse de poder acceder a ellas durante siete años.
Mantener organizados los extractos bancarios y otros documentos
Tener un método para almacenar y rastrear sus estados de cuenta puede facilitar la recuperación de información cuando la necesite.
#1. Estados de cuenta en papel
Si desea conservar años de declaraciones físicas en el archivo, necesitará algo de espacio. Aquí hay algunas pautas de mantenimiento de registros impresos:
- Obtenga un archivador separado para sus registros financieros.
- Divide los documentos en años.
- Clasifique los documentos en categorías y tipos (estados de cuenta bancarios personales, extractos bancarios comerciales, estados de inversión, estados de cuenta de tarjetas de crédito, etc.).
- Ordenarlos cronológicamente para que pueda encontrar rápidamente lo que necesita.
- Guarde sus documentos más importantes en una caja fuerte resistente al fuego.
#2. Estados de Cuenta Electrónicos
Debido a que los estados de cuenta electrónicos se están generalizando cada vez más, es posible que desee conservar registros virtuales. Sin embargo, si toma esa ruta y los conserva en un solo dispositivo, corre el riesgo de perder registros si el dispositivo falla, se pierde o se lo roban. Considere hacer una copia de seguridad de sus documentos en un dispositivo de almacenamiento secundario seguro o en la nube.
Otra alternativa para los estados de cuenta digitales es llamar a su banco y averiguar cuánto tiempo guardan los estados de cuenta para que pueda verlos según sea necesario. La banca en línea con frecuencia le permite acceder, descargar e imprimir los estados de cuenta de algunos años. Por lo general, puede adquirir un estado de cuenta que no está disponible en línea, pero aún está dentro del período de tiempo que su banco mantiene registros. Los plazos y los precios pueden diferir según la institución y el tipo de cuenta, así que verifique dos veces antes de continuar.
¿Cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta bancarios mensuales?
Cuando se trata de cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios mensuales, es mejor consultar con un contador o profesional financiero. En general, se recomienda conservar los extractos bancarios durante al menos un año, pero esto puede variar según el sistema contable de su empresa.
También es importante tener en cuenta que es mejor guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido. Además, es una buena idea destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas.
¿Necesito guardar estados de cuenta bancarios durante 7 años?
En general, no es necesario conservar extractos bancarios durante siete años. Sin embargo, es importante conservar cualquier otro documento financiero, como declaraciones de impuestos, extractos de tarjetas de crédito y cuentas de inversión, durante al menos siete años. Esto es para garantizar que cualquier acreedor potencial u otras partes a las que la persona fallecida pueda deberle dinero puedan cobrar lo que se les debe.
Además, es importante conservar sus extractos bancarios durante al menos un año y guardarlos en un lugar seguro y protegido. También es una buena idea destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas.
¿Cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios antiguos en papel?
Lo mejor es conservar los estados de cuenta bancarios en papel durante al menos un año. Sin embargo, es importante consultar con un contador u otro profesional financiero para determinar cuánto tiempo debe conservar sus estados de cuenta bancarios. Además, es importante guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido, como una caja fuerte a prueba de fuego o un archivador.
También es importante tener en cuenta que es mejor destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas. Además, es una buena idea guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido, como una caja fuerte a prueba de fuego o un archivador.
¿Puedo obtener extractos bancarios de hace 10 años?
En general, no es posible obtener extractos bancarios de hace 10 años. Sin embargo, la mayoría de los bancos proporcionarán copias de los extractos bancarios de los últimos siete años. Es importante tener en cuenta que la disponibilidad de extractos bancarios de los últimos siete años puede variar según el banco.
También es importante tener en cuenta que es mejor guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido. Además, es una buena idea destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas.
¿Hasta dónde pueden retroceder los extractos bancarios?
Cuando se trata de hasta dónde pueden llegar los extractos bancarios, depende del banco. Generalmente, la mayoría de los bancos proporcionarán copias de los extractos bancarios de los últimos siete años. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la disponibilidad de extractos bancarios de los últimos siete años puede variar según el banco.
Además, es importante conservar sus extractos bancarios durante al menos un año y guardarlos en un lugar seguro y protegido. También es una buena idea destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas.
¿Necesito destruir los extractos bancarios antiguos?
Sí, es importante destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas. También es importante guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido, como una caja fuerte a prueba de fuego o un archivador.
También es importante tener en cuenta que es mejor conservar sus estados de cuenta bancarios durante al menos un año, pero es mejor consultar con un contador o profesional financiero para determinar el período de tiempo que debe conservar sus estados de cuenta bancarios. Además, es importante conservar cualquier otro documento financiero, como declaraciones de impuestos, extractos de tarjetas de crédito y cuentas de inversión, durante al menos siete años.
Conclusión
En conclusión, los extractos bancarios son una pieza importante de la documentación financiera. Es fundamental saber cuánto tiempo conservar los estados de cuenta bancarios para uso comercial y personal, y qué hacer con ellos cuando ya no sean necesarios. En general, se recomienda conservar los estados de cuenta bancarios durante al menos un año, pero es mejor consultar con un contador o profesional financiero para determinar el período de tiempo que debe conservar sus estados de cuenta bancarios. Además, es importante conservar cualquier otro documento financiero, como declaraciones de impuestos, extractos de tarjetas de crédito y cuentas de inversión, durante al menos siete años.
También es importante tener en cuenta que es mejor destruir los extractos bancarios antiguos para evitar el robo de identidad u otras actividades fraudulentas. Además, es una buena idea guardar sus extractos bancarios en un lugar seguro y protegido, como una caja fuerte a prueba de fuego o un archivador.
Al seguir estos consejos, puede asegurarse de mantener sus extractos bancarios seguros y protegidos. Si tiene alguna pregunta sobre cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios o qué hacer con los extractos bancarios antiguos, es mejor consultar con un contador o profesional financiero.
Artículos Relacionados
- Cuatro razones por las que todas las empresas deben prestar atención a la ciberseguridad en 2023
- CONTROLES INTERNOS: significado y ejemplos
- CHEQUES EN PAPEL: Dónde pedir cheques en papel
- QUÉ ES UN IMPUESTO SOBRE LA RENTA: Definición, Tasa y Tipos
- QUÉ ES UN CHEQUE BANCARIO CERTIFICADO: Cómo obtener uno
Referencias
