Si tiene una pila de facturas y estados de cuenta amontonados en casa, es posible que no esté seguro de qué se debe guardar y qué se puede destruir. Normalmente necesita tener acceso a extractos bancarios durante un mínimo de tres años. En determinadas circunstancias, es posible que los necesite hasta por siete años. Lea este artículo para obtener más información sobre cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios y los cheques cancelados, después de la muerte y para efectos fiscales.
¿Cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios?
Conserve sus extractos bancarios mensuales durante al menos un año si no ha decidido dejar de recibirlos por correo. Si solo tiene acceso a su cuenta en línea, verifique los depósitos y retiros mensuales para asegurarse de que sean precisos. También puede ingresar sus ingresos y gastos en una hoja de cálculo o en una herramienta de contabilidad si es bueno ingresando datos.
Todo lo que documente una deducción de impuestos debe conservarse durante al menos tres años después del año inicial, después de lo cual es seguro triturar y desechar el papel. Aunque conserva el potencial para hacerlo, el IRS afirma que rara vez va más allá en las auditorías.
Si tiene una cuenta en línea, puede archivar los documentos allí u obtener una copia de ellos directamente del banco o institución financiera.
¿Cuándo debería mantener los estados de cuenta bancarios por más tiempo?
Debido a la cantidad de tiempo que la agencia tiene para auditarlo, el IRS puede recomendarle que conserve los registros por más de tres años en circunstancias particulares.
- Si paga impuestos sobre la nómina, debe mantener los registros durante cuatro años a partir del día en que vence el impuesto o cuando lo paga, lo que ocurra primero.
- El IRS puede auditarlo en cualquier momento por un período de seis años si los ingresos no se divulgan y comprenden más del 25% de sus ingresos brutos, o si el IRS tiene motivos para sospechar que este es el caso.
- Debe conservar sus registros durante siete años si declara una pérdida de capital como resultado de préstamos incobrables o valores sin valor.
Probablemente no tendrá que preocuparse por conservar los extractos bancarios por más de tres años si sus impuestos son sencillos y los ha presentado correctamente. Sin embargo, es una buena idea asegurarse de que puede acceder a sus cuentas por siete si tiene finanzas más complejas, incluidas las inversiones.
Cuánto tiempo conservar los extractos bancarios después de la muerte
Es muy importante saber cuánto tiempo mantener Estados de cuenta bancarios después de la muerte. Hay muchas cosas que hacer después de que fallece un ser querido. ¿Cómo lleva un registro de todo, desde la planificación de un funeral hasta el duelo por la pérdida? puede haber expertos que puedan asesorarte y apoyarte mientras planificas si eliges un servicio virtual.
Cómo manejar el papeleo financiero es una actividad que la gente tiende a olvidar con frecuencia. Debe comprender cómo manejar estos documentos de forma segura en la era moderna del robo de identidad. No es necesario que guarde los estados de cuenta de su cuenta corriente y de ahorros tanto tiempo como pueda imaginar. De hecho, mantener esta información a mano más tiempo del necesario puede convertirlo en un objetivo para el robo de identidad.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) establece que una auditoría tiene un estatuto de limitaciones de tres años. Como resultado, debe conservar los extractos bancarios de su ser querido fallecido durante un mínimo de tres años.
La norma general es retenerlos por no más de siete años. Aparte de los registros de impuestos, no hay mucho más que deba conservar durante un tiempo. Es hora de triturar estos registros si liquida deudas y cierra cuentas.
Debe mantener todos los demás registros durante al menos tres años posteriores al fallecimiento de una persona o tres años posteriores a la presentación de cualquier declaración de impuestos sobre el patrimonio, lo que ocurra más tarde, con la excepción de los certificados de nacimiento, defunción, matrimonio y divorcio, que debe conservar para siempre. .
¿Cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios a efectos fiscales?
Es fundamental entender cuánto tiempo debe mantener bank declaraciones a efectos fiscales. Si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración, mantenga registros durante 3 años a partir de la fecha de presentación de su declaración inicial o 2 años a partir del día en que pagó el impuesto, lo que ocurra primero.
¿Cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios y los cheques cancelados?
Es fundamental comprender cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta bancarios y los cheques cancelados. En la mayoría de los casos, un banco está obligado a conservar los cheques cancelados o una copia o reproducción de los mismos durante cinco años si no los devuelve a sus clientes. Existen algunas exclusiones, como para tipos particulares de cheques con un valor de $100 o menos.
El banco debe enviarle los cheques cancelados dentro de un período de tiempo razonable después de que los solicite. Por este servicio, el banco puede cobrar una comisión.
¿Por qué debería conservar los extractos bancarios?
El Servicio de Impuestos Internos puede requerir la documentación de un elemento de ingreso, deducción o crédito, que es una de las razones clave por las que necesita estados de cuenta bancarios.
retorno del impuesto del ingreso, el IRS tiene un estatuto de limitaciones que establece una fecha límite para presentar una enmienda, solicitar un reembolso o reclamar un crédito. Además, el tiempo que tiene el IRS para cobrar más impuestos está limitado por el estatuto de limitaciones.
La fecha límite de tres años del IRS con frecuencia se superpondrá con el estatuto de limitaciones de su estado, aunque puede haber excepciones locales. Para verificar que sus declaraciones estén disponibles durante el período de auditoría, consulte la legislación de su estado.
Es posible que no pueda demostrar que tiene derecho a un crédito o reembolso si necesita enmendar su declaración de impuestos para hacer ese reclamo, pero no puede acceder a sus extractos bancarios. Además, si el IRS impone un impuesto adicional que usted sabe que no debe, es posible que deba proporcionar sus estados de cuenta bancarios como evidencia.
Otras razones para conservar los extractos bancarios
Guarde los extractos bancarios de posibles prestamistas, propietarios y otras personas con las que desee hacer negocios en el futuro. Es posible que le pidan ver sus extractos bancarios para confirmar sus ingresos mientras deciden si puede pagar los pagos de un préstamo, una propiedad de alquiler o cualquier otra cosa.
En el caso de que alguien afirme que le debes dinero, puedes usar estados de cuenta bancarios para demostrar las transacciones mediante el uso de una tarjeta de débito, cheque o transferencia bancaria. Además, si necesita usar la garantía de un producto o hacer un reclamo de seguro, puede usar un extracto bancario para demostrar que compró las cosas en cuestión.
¿Por qué puede ser una buena idea conservar los extractos bancarios?
Cuando paga sus impuestos, los estados de cuenta bancarios, de tarjetas de crédito y de cuentas de inversión son una mina de oro de información. Use sus afirmaciones para lograr lo siguiente:
- Lleve un registro de los depósitos de nómina para que pueda compararlos con los ingresos que se muestran en su W-2
- Si ocasionalmente trabaja como contratista independiente o es dueño de su propio negocio, debe confirmar sus ingresos 1099.
- Lleve un registro de los pagos de su hipoteca, su matrícula y la deuda de préstamos estudiantiles, y sus contribuciones filantrópicas.
- Incluya información sobre ganancias y pérdidas de inversiones, así como contribuciones y retiros de cuentas de jubilación.
- Lleve un registro de cualquier gasto de la empresa.
- Debe analizar sus estados de cuenta regularmente durante todo el año, además de una vez al año en el momento de la declaración de impuestos.
- Su estado de cuenta mensual ofrece una contabilidad completa de sus actividades y puede revelar transacciones que anteriormente se había perdido, incluso si puede verificar sus transacciones en línea o a través de una aplicación móvil de manera rutinaria.
- Verifique si hay errores: verifique que todos sus depósitos anticipados hayan sido acreditados y que no haya transacciones extrañas o inexactas que puedan indicar un fraude.
Comuníquese con su banco o proveedor de tarjeta de crédito de inmediato y presente un informe si descubre alguna discrepancia o prueba de un posible fraude. Guarde los comentarios pertinentes hasta que resuelva el problema.
Trituración de documentos
Si no reserva tiempo para organizar sus registros, podría parecer más fácil conservarlos para siempre. Pero no es una buena idea, principalmente porque pueden caer en manos de ladrones de identidad.
Debe destruir los siguientes documentos:
- Los estados de cuenta de las tarjetas de crédito deben conservarse durante 60 días a menos que muestren gastos relacionados con impuestos. Conservarlos durante un mínimo de tres años en determinadas situaciones.
- Recibos de pago: una vez al año, compárelos con su W-2 y luego destrúyalos.
- Facturas de servicios públicos: guárdelas por no más de un año.
- Las declaraciones de impuestos y los recibos de impuestos deben archivarse durante al menos tres años, al igual que las facturas de tarjetas de crédito relacionadas con los impuestos.
- Cuando adquiera nuevas pólizas de seguro de hogar y automóvil, destruya las antiguas.
- Cuando venda la casa, destruya todos los estados de cuenta de la hipoteca y los documentos de mejoras para el hogar.
Cómo triturar sus documentos
Tenga cuidado de triturar realmente sus extractos bancarios cuando llegue el momento de deshacerse de ellos. Simplemente cortarlos por la mitad no disuadirá a los ladrones de identidad de juntar su información personal. Las trituradoras modernas son compactas, portátiles y asequibles.
Puede obtener servicios de trituración si su volumen de papel es bastante grande. Previa solicitud, varios bancos ofrecen trituración de estado de cuenta gratuita.
Organización de extractos bancarios y otros documentos
Puede ser sencillo obtener información cuando la necesite si tiene un sistema para almacenar y realizar un seguimiento de sus estados de cuenta.
Declaraciones en papel
Necesitará algo de espacio si desea mantener archivados los estados de cuenta físicos de años. Para registros impresos, considere los siguientes consejos de mantenimiento de registros:
- Obtenga un archivador especial para sus registros financieros.
- Ordenar los documentos según el año.
- Clasifique los documentos en diferentes categorías (estados de cuenta bancarios personales, extractos bancarios comerciales, estados de inversión, estados de cuenta de tarjetas de crédito, etc.).
- Ordenarlos cronológicamente para que pueda encontrar rápidamente lo que necesita.
- Guarde la mayoría de los documentos cruciales en una caja fuerte a prueba de fuego.
Estados de Cuenta Electrónicos
Puede decidir conservar registros virtuales porque los estados de cuenta electrónicos son cada vez más frecuentes. Pero si elige hacer eso y conservarlos en un solo dispositivo, corre el peligro de perder datos en caso de que el dispositivo funcione mal, se extravíe o se lo quiten. Piense en hacer una copia de seguridad de sus datos en un dispositivo de almacenamiento secundario seguro o en una configuración de nube segura.
Para saber cuánto tiempo conserva su banco los estados de cuenta, también puede utilizar los estados de cuenta digitales. De esta manera, puede obtener estados de cuenta cuando los necesite. La capacidad de leer, descargar e imprimir los estados de cuenta de algunos años es proporcionada con frecuencia por los bancos a través de la banca en línea. Por lo general, puede obtener un estado de cuenta si necesita uno que no esté en línea pero que aún esté dentro del período de tiempo que su banco conserva registros. Antes de tomar este camino, asegúrese de examinar los plazos y los costos, ya que pueden diferir según la institución y el tipo de cuenta.
¿Cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta de las tarjetas de crédito?
Si usa una tarjeta de crédito para fines comerciales, asegúrese de poder acceder a los registros durante al menos tres años para que pueda usarlos como documentación para sus declaraciones de impuestos si es necesario.
Para confirmar los cargos que se le hicieron, los servicios que pagó, los gastos de la empresa, las donaciones benéficas o si disputa el pago de un préstamo a tiempo, es recomendable mantener estados de cuenta personales de la tarjeta de crédito durante un año completo.
¿Vale la pena conservar los extractos bancarios antiguos?
Si alguna vez el IRS lo audita y necesita revisar los datos de una declaración de impuestos anterior, vale la pena guardar los extractos bancarios antiguos. Con respecto a las declaraciones presentadas en los últimos tres a seis años, el IRS podría preguntar.
¿Puedo obtener un extracto bancario de hace 10 años?
Puede obtener copias de sus estados de cuenta más allá de lo que está en línea y que se remontan a siete años. Recibirá una copia gratuita en línea de su estado de cuenta. Si ya tiene Banca en línea, puede iniciar sesión y elegir Estados de cuenta y documentos en la pestaña Cuentas.
¿Por qué necesitan 3 meses de extractos bancarios?
Es posible que le pidan los estados de cuenta bancarios de tres meses consecutivos para asegurarse de que pueda pagar cualquier posible reembolso del préstamo mientras expande su empresa. Estas declaraciones deben ser recientes, dentro de los últimos tres meses, y deben contener información sobre transacciones del año anterior.
¿Cuánto tiempo debe conservar las declaraciones de visa?
El IRS afirma que normalmente audita las declaraciones que se presentaron en los últimos tres años. Sin embargo, normalmente solo cubre los últimos seis años. En cualquier caso, puede ser una buena idea ahorrar en cualquier estado de cuenta de la tarjeta de crédito que incluya documentación de deducciones durante los seis años posteriores a la presentación de su declaración de impuestos.
¿Es necesario mantener sus estados financieros?
Incluso si no guarda copias de sus propias declaraciones, aún puede obtener copias de las declaraciones que ha hecho en el pasado. Es posible que su institución financiera pueda proporcionarle copias de estados de cuenta anteriores si los solicita porque conservan la información en su sistema durante varios años. Al comunicarse con su banco o emisor de la tarjeta de crédito, también puede solicitar versiones anteriores de los estados de cuenta que normalmente recibe por correo, a veces por un costo.
Es una buena idea realizar una investigación sobre las políticas de su banco porque el período de tiempo que su institución financiera mantendrá estos registros y los pondrá a su disposición varía. Por ejemplo, algunos proveedores de tarjetas de crédito solo ofrecen estados de cuenta en línea de los 12 meses anteriores; para adquirir registros más antiguos, es posible que deba hacer un esfuerzo adicional, pagar los que falten o esperar unos días o semanas.
Algunas instituciones financieras guardan estados de cuenta para cheques, depósitos, hipotecas y fideicomisos, y cuentas de inversión administradas hasta por siete años. Cinco años es el término típico para otras instituciones financieras.
Es posible que desee conservar su propio papel o copias digitales de sus estados financieros en lugar de depender del banco para hacerlo si los ha utilizado para respaldar la información de sus declaraciones de impuestos. Al hacer esto, puede garantizar que tendrá estos registros a mano durante los siete años completos. Siempre tendrá acceso a este conocimiento y podrá consultarlo sin tener que buscarlo en línea.
Cuando haya terminado con ellos, asegúrese de destruir las copias en papel y elimine por completo las versiones electrónicas (incluidas las copias de seguridad). El software gratuito para Mac y Windows puede ayudar a garantizar que nadie pueda recuperar estos archivos.
¿Qué documentos deben conservarse durante siete años?
Si presenta un reclamo para una deducción por deudas incobrables o una pérdida de valores sin valor, mantenga registros durante siete años. Cuando no presente los ingresos que debería haber informado y representan más del 25% de los ingresos brutos que figuran en su declaración, mantenga los registros durante seis años. Si no presenta una declaración, mantenga los registros durante el tiempo que sea necesario.
¿Qué documentos debo guardar y cuáles debo desechar?
Declaraciones de impuestos y documentación relacionada (consérvelas durante al menos tres años, pero idealmente hasta siete) Talones de pago (consérvelos durante al menos seis meses, pero idealmente hasta un año) Registros del Seguro Social (conserve copias actuales) Estados de cuenta de fin de año para fondos de jubilación (mantenga copias actualizadas)
Consideraciones Finales:
Puede encontrar información sucinta y detallada sobre lo que sucede con sus cuentas en los extractos bancarios y de tarjetas de crédito que recibe. También podría ser crucial contar con documentación de respaldo para respaldar sus reclamos si cuestionan su situación financiera. Puede identificar el fraude y otras anomalías, como una factura inesperadamente alta, revisando los estados de cuenta. Guárdelos durante el tiempo que sea necesario para ayudar con la preparación de impuestos o la resolución de fraudes o disputas. Si usó sus declaraciones para corroborar hechos en su declaración de impuestos, mantenga sus archivos seguros durante al menos siete años.
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Referencias
