Los empleados de cualquier empresa pueden incurrir en gastos comerciales que deben pagar de su propio bolsillo. Esto incluye todo, desde tarifas de viaje y almuerzos para clientes hasta suministros de oficina y equipo tecnológico. Los empleados presentarán un informe de gastos para solicitar el reembolso de cualquier monto que pagaron porque estos gastos se incurren en nombre de la empresa. Este artículo le enseñará todo lo que necesita saber sobre los informes de resumen de gastos, incluido lo que contienen, por qué son necesarios y, lo que es más importante, cómo completar este informe utilizando un software y una plantilla.
Un informe de gastos es una lista categorizada y detallada de los gastos incurridos en nombre de la organización. Este informe ayuda al empleador o al equipo financiero a determinar cuánto dinero se gastó, qué se compró y cuánto del costo se reembolsó. Sin embargo, los beneficios de los informes de gastos no se limitan a las reclamaciones de reembolso. También facilitan que las empresas presenten declaraciones de impuestos, reclamen deducciones de impuestos y completen auditorías.
¿Qué es un informe de gastos?
Cuando un empleado reclama el reembolso de los gastos de la empresa que pagó con su propio dinero, estos gastos se describen en un documento en papel o digital llamado informe de gastos. Estos gastos generalmente se organizan por categorías, como suministros de oficina, almuerzos o millaje. Además, se desglosan de modo que se enumeran varias entidades y sus cargos. Esto permite auditorías más granulares durante el proceso de aprobación en lugar de simplemente indicar la cantidad total de gastos incurridos. Los recibos asociados para cada transacción detallada generalmente se incluyen en el informe de gastos.
¿Qué se incluye en un informe de resumen de gastos?
Los informes de gastos vienen en una variedad de formatos. Muchos son acumulativos y muestran el gasto total de una empresa o departamento durante un período específico (un mes, un trimestre o un año, por ejemplo). Los informes de gastos también pueden ser más detallados y detallar los gastos individuales de un empleado o proyecto específico. Estos informes consisten en:
- La fecha en que se pagó el gasto.
- Si el gasto se puede atribuir a un determinado cliente o proyecto.
El beneficiario o proveedor al que se destinó el dinero - El monto total pagado, incluidos impuestos, comisiones y tarifas
- La categoría o tipo de gasto
Los informes pueden incluir notas sobre el monto total pagado o elementos específicos, como por qué se incurrió en el costo o cualquier costo proyectado posterior relacionado con el mismo cliente o proyecto, además de estos detalles superficiales.
Por qué son necesarios los informes de gastos
Los informes de gastos son importantes porque permiten a los gerentes realizar un seguimiento de los gastos de la empresa o de un departamento o equipo específico, en particular los costos asociados con un cliente o proyecto específico.
Además de ayudar a la gerencia, los informes de gastos permiten que los empleados reciban una compensación por los gastos comerciales de su bolsillo, como viajes o entretenimiento de clientes o clientes potenciales.
Los informes de gastos se utilizan con frecuencia para los siguientes fines:
- Supervisar los gastos del departamento y de la empresa, así como el flujo de caja general
- Deducir los gastos de los ingresos brutos para calcular las ganancias
- Pagar a los empleados por gastos comerciales legítimos
- Hacer un seguimiento de los gastos asociados con una línea de productos, un proyecto en particular o un cliente
Los informes de gastos se utilizan para una variedad de objetivos por parte de diferentes empresas. Los consultores y abogados, por ejemplo, utilizan con frecuencia estos informes para realizar un seguimiento de los gastos vinculados a un determinado cliente, mientras que las organizaciones de fabricación gestionan los gastos relacionados con líneas de productos específicas. Los representantes de ventas los utilizan para informar y recibir reembolsos por gastos de viaje y entretenimiento.
¿Qué es un informe de gastos mensuales?
Los informes de gastos generalmente se emiten mensual, trimestral o anualmente. Un informe de gastos mensual enumera todas las compras necesarias realizadas por una empresa durante el mes.
Para deducir los gastos de los impuestos de una empresa, con frecuencia se emplea un informe anual de gastos. Por lo tanto, un informe de gastos mensual se utilizaría para fines adicionales, como determinar si los gastos de una empresa están dentro de su presupuesto. Se puede usar un informe de gastos mensual para determinar cómo se pueden reducir o eliminar los costos para aumentar las ganancias en tiempos de problemas financieros.
¿Qué se considera un gasto?
Cada vez que un representante comercial gasta dinero para un objetivo comercial, se considera un gasto. Puede ser para obtener un equipo, un servicio o cualquier otra cosa. Sin embargo, el gasto debe ser un gasto legítimo de la empresa, especialmente en el caso de empleados que solicitan reembolso. Varias empresas tienen leyes estrictas al respecto, por lo tanto, los empleados deben conocer estas políticas antes de presentar gastos.
Software de informe de gastos
Las empresas pueden administrar y realizar un seguimiento de "T&E" o "viajes y gastos de negocios" más fácilmente con el uso del software de informes de gastos. El software de gestión de gastos puede mejorar el cumplimiento de los estándares de gastos corporativos y ayudar a las empresas a presupuestar y pronosticar gastos futuros al aumentar la visibilidad de los gastos de los empleados.
La siguiente es una lista de los principales programas de informes de resumen de gastos:
# 1. FreshBooks
FreshBooks es una herramienta de contabilidad basada en la web diseñada para pequeñas empresas. Además, FreshBooks atiende a una amplia gama de negocios, incluidos marketing, consultoría legal y comercial, comercio y servicios para el hogar, y tecnología de la información (TI).
La facturación, el seguimiento de gastos, el seguimiento del tiempo, los informes y la gestión de pagos son algunas de las funciones más importantes de FreshBooks. Los usuarios pueden personalizar sus facturas, aceptar pagos en línea y configurar recordatorios de pago automáticos. Los gastos se pueden rastrear conectando recibos con facturas, estableciendo gastos recurrentes y fotografiando recibos.
#2. SAP Concur
Concur es una aplicación de software de gestión de viajes y gastos basada en la nube que ayuda a los ejecutivos a gestionar sus costes de viaje. Los ejecutivos de finanzas pueden realizar un seguimiento de los gastos y flujos de efectivo relacionados con los viajes.
La herramienta de viajes y costos de Concur ayuda en la reserva, aprobación y pago de viajes. Además, el software automatiza la recopilación de datos de imágenes de recibos y carga informes de gastos para su aprobación.
# 3. Xero
Xero es un sistema de contabilidad basado en la nube para empresas pequeñas y en desarrollo. Además, Xero conecta a las pequeñas empresas con consultores de confianza y brinda a los propietarios acceso rápido a su estado financiero. Se puede acceder a Xero desde cualquier dispositivo con una conexión a Internet activa porque es una solución basada en la web.
Las pequeñas empresas pueden examinar sus flujos de efectivo, transacciones y detalles de cuentas desde cualquier lugar gracias a las sofisticadas funciones de contabilidad de Xero. Las transacciones bancarias se importan y codifican automáticamente. El pago de facturas en línea ayuda a realizar un seguimiento de los gastos y estar al tanto de las facturas vencidas, al mismo tiempo que aumenta las conexiones con los proveedores que suministran productos comerciales vitales. Con Xero, los gastos personales también se pueden controlar con la visualización y aprobación móvil de cada recibo.
#4. Libros rápidos en línea
Los usuarios de QuickBooks Online pueden descargar y conciliar transacciones con tarjetas de crédito, lo que permite a las empresas administrar las hojas de tiempo semanales y realizar un seguimiento de los depósitos bancarios.
Además, Quickbooks Online es un software de contabilidad basado en la web que administra todos los aspectos de las finanzas de una empresa. La contabilidad, la nómina, la gestión de facturas, la conciliación bancaria, el seguimiento de gastos, los informes financieros, la gestión de impuestos y otras tareas pueden manejarse con la ayuda del software.
Cómo llenar un informe de gastos
El propósito básico de completar un informe de gastos es identificar los gastos que se incluirán. Esto puede basarse en el beneficiario, la categoría de gasto (tipo de gasto) o el proyecto o cliente al que se vinculó el gasto. O puede basarse en el empleado que incurrió en el gasto.
Un informe de gastos se puede crear de diferentes maneras.
- Identifique los gastos que desea incluir en su informe.
- Incluya la información anterior en su lista de gastos que satisfagan sus criterios.
- Sume todos los gastos de su informe.
- Agregue notas sobre los gastos incurridos o los totales pagados.
- La fecha, el número y el título del informe se basan en su contenido.
Cómo crear un informe de gastos
Si usa un software de contabilidad para pequeñas empresas como QuickBooks Online, Xero o FreshBooks, probablemente sepa que no puede crear o completar un informe de gastos en estos y otros sistemas similares.
En cambio, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad para pequeñas empresas se han asociado con aplicaciones de informes de gastos de terceros diseñadas expresamente para controlar los gastos y producir informes de gastos. También puede usar una plantilla de Microsoft Excel o una de las plantillas gratuitas disponibles en Internet.
Dependiendo de su negocio, el software de contabilidad que utilice y cuán automatizado desea que sea el proceso, hay una variedad de formas de preparar o completar un informe de gastos. Independientemente de las herramientas que utilice, lo más importante es que cree una.
#1. Utilice una plantilla en línea.
Muchas empresas más pequeñas utilizan una plantilla de informe de gastos estándar, como la proporcionada por Excel. Las plantillas de Excel se descargan fácilmente y le permiten ingresar datos de elementos de línea en las columnas adecuadas, donde se calcularán automáticamente.
Esta hoja de cálculo de Excel es muy útil para las pequeñas empresas que desean realizar un seguimiento de los gastos sin gastar dinero en software adicional.
Las categorías de gastos comerciales predeterminadas en la plantilla son útiles y se pueden modificar fácilmente si es necesario. Si tiene gastos adicionales que no se ajustan a estas categorías, siempre puede agregar otra columna.
Por supuesto, la información en la hoja de cálculo debe ingresarse en su software de contabilidad para manejar los reembolsos de los empleados y garantizar que los gastos de su negocio sean precisos y estén actualizados.
#2. Hacer uso de software de contabilidad.
Si bien el software de contabilidad es importante en el proceso de gestión de gastos, la mayoría de los productos de software de contabilidad para pequeñas empresas en el mercado actual no incluyen una función que permita a los usuarios realizar informes de gastos. En su lugar, puede utilizar una de las varias aplicaciones de administración de gastos de terceros creadas específicamente para ese propósito.
#3. Hacer uso de software de gestión de gastos.
Certify se integra directamente con QuickBooks Online, mientras que Abacus interactúa con QuickBooks Online, Sage y Xero.
ReceiptBank es otro programa de software de gestión de gastos de bajo costo que automatiza todo el proceso de generación de informes. Incluso Zoho tiene una aplicación de gestión de gastos que funciona en conjunto con Zoho Books.
La ventaja de emplear este software de terceros es la automatización que brindan al proceso de preparación de un informe de gastos.
Estos programas están destinados a realizar las siguientes tareas:
- Fotografía de recibos
- Conciliar los costos con las instituciones financieras
- Produce automáticamente informes de gastos
- Enviar a la(s) persona(s) adecuada(s) para su aprobación
Informe de gastos de plantilla
Una manera fácil de realizar un seguimiento de los gastos es con una plantilla de informe de gastos. Pero, cuando la cantidad de gastos en su organización crezca, querrá actualizarse a un software de seguimiento de gastos que ahorre tiempo.
- Una plantilla de informe de gastos de Excel gratuita está disponible en Microsoft Office.
- Este registro de millaje para Excel lo ayuda a rastrear y reembolsar su millaje.
- Los gastos de su viaje se rastrean y suman utilizando esta sencilla plantilla de informe de gastos imprimible.
- Una plantilla de informe de gastos de Word y PDF fácil de usar
¿Cómo se escribe un informe de gastos básicos?
¿Cómo se crea una hoja de gastos?
- Elija una plantilla o software de seguimiento de gastos.
- Según sea necesario, edite las columnas y categorías (como alquiler o millaje).
- Incluya los gastos y cargos detallados.
- Suma todo.
- Adjunte o guarde sus recibos correspondientes.
- Envíe el informe por correo electrónico o imprímalo.
¿Cuál es el proceso para los informes de gastos?
Cómo preparar informes de gastos para su pequeña empresa
- Establezca una política.
- Cree una plantilla de seguimiento de gastos.
- Guarde los recibos en un lugar separado.
- Verifique su gasto dos veces.
- Resuma sus gastos y recibos.
- Apruebe rápidamente los informes y maneje los reembolsos.
- 5 Mejores Prácticas para el Reporte de Gastos en su Empresa.
¿Qué es un informe de gastos diarios?
Los empleados pueden realizar un seguimiento de sus gastos al final del día mediante un formulario de informe de gastos diarios. Ya sea que administre un equipo pequeño o una oficina grande, un formulario de informe de gastos diarios en su sitio web lo ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
¿Cómo se llama un informe de gastos?
El formulario conocido como informe de gastos detalla los costos asociados con el funcionamiento de una empresa. Una pequeña empresa puede solicitar informes de gastos de sus empleados para compensarlos por gastos relacionados con el negocio, como gasolina o alimentos.
¿Cuál es el propósito de los informes de gastos?
Este informe ayuda al empleador o al equipo financiero a determinar cuánto dinero se gastó, qué se compró y cuánto del costo se reembolsó.
¿Cuál es la importancia de un informe de gastos?
Los informes de gastos son esenciales para comprender la situación financiera de su empresa. Los informes de gastos revelan cuánto dinero se gasta en toda la empresa, un departamento o en un proyecto. Los empleados también pueden utilizarlos para obtener un reembolso por los gastos relacionados con el negocio.
Conclusión
Para comprender completamente las finanzas de su empresa, primero debe comprender cómo se gasta su dinero. Los informes de gastos ayudan en el seguimiento de todos los fondos entrantes. Estos informes pueden brindarle una visión precisa de cuánto dinero se gasta dentro de su empresa. Para asegurarse de que sus registros sean correctos, primero debe comprender qué son los informes de gastos, cómo se utilizan, qué se incluye en ellos y por qué son cruciales.
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Referencias
