Puede tomar mucho tiempo y esfuerzo comprender completamente las regulaciones que rigen los reclamos de reembolso. Las reclamaciones de gastos son uno de los aspectos más molestos del empleo debido a la molestia de tener que pagar los gastos de su bolsillo, completar el papeleo y realizar un seguimiento de los recibos correspondientes. Sin embargo, el proceso de presentar un informe de gastos es molesto no solo para los trabajadores sino también para la gerencia. Los patrones deben tener en cuenta los comprobantes de pago que deben conservar, así como la forma de conservarlos, hacerlos accesibles al pagar impuestos y dónde guardarlos. Esta idea es generalmente directa. Un empleado incurre en un gasto comercial mientras actúa en el curso de su empleo y el empleador se lo devuelve. Pero, ¿cómo se deben hacer los recibos de gastos y cuáles son las mejores aplicaciones de recibos de gastos? ¿Cómo ingresa recibos de gastos en línea en Express y Quickbooks?
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¿Qué es un recibo de gastos?
Un recibo de gastos para negocios es un recibo de una compra realizada por un empleado o contratista en el curso de la prestación de servicios para una empresa. Cuando un empleado o contratista presenta un informe de gastos para reembolso, debe incluir todos los recibos correspondientes como prueba de compra.
Para capturar o recuperar el costo de cualquier compra realizada en el trabajo, como viajes de negocios, suministros para la oficina o equipos para usar en una reunión con un cliente, básicamente necesitará un recibo de gastos. Por lo general, se espera que los empleados envíen estos recibos de gastos con un informe de gastos que se procesa regularmente para que los empleadores reembolsen los costos incurridos.
Con la ayuda de aplicaciones que le permiten tomar una instantánea del recibo usando un teléfono con cámara, los programas de viajes y costos más recientes permiten procesar los recibos de gastos considerablemente más simple. La aplicación puede utilizar la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer información importante de la imagen. Incluirán la hora, la suma, el % de IVA y el nombre, así como la dirección del comerciante. Es posible que el empleado pueda cargar la foto como prueba en soluciones menos sofisticadas, pero es posible que deba completar el formulario digital a mano.
Los empleadores verifican que los gastos reclamados sean costos autorizados mirando los recibos de gastos. Las organizaciones suelen tener políticas de costos que especifican qué empleados pueden reclamar, cuánto pueden gastar y de quién son los proveedores que pueden usar. Estos recibos serán examinados por el departamento de gastos de una gran empresa para garantizar el cumplimiento.
Cómo funcionan los recibos de gastos
El equipo de finanzas o de recursos humanos puede estar a cargo de revisar los recibos de gastos en las empresas más pequeñas. Varias empresas importantes emplean soluciones de administración de costos digitales para acelerar el tedioso proceso, incluidas las aprobaciones automáticas para algunos productos y la capacidad de los gerentes para evaluar y autorizar reclamos en línea o mediante aplicaciones móviles.
Los recibos de gastos comerciales sirven como algo más que una prueba de que el empleador reembolsará el gasto. También están obligados por la aplicación de impuestos (HMRC, IRS, etc.) para confirmar que la empresa ha cumplido con todas las leyes fiscales que rigen los gastos comerciales.
Los empleadores pueden mejorar la precisión de las declaraciones de gastos de sus empleados facilitándoles la presentación directa de recibos. Por ejemplo, hay menos posibilidades de que un empleado extravíe el recibo, no lo reclame o tal vez lo solicite meses después si puede enviar una imagen de teléfono móvil del pago de refrigerios en una reunión con un cliente en un salón de café del centro vacacional mientras Estoy esperando las bebidas. El mejor software de gestión de reservas y gastos turísticos incluye la función de reserva de viajes, que permite a los usuarios planificar, reservar y crear billetes para viajes y alojamiento.
Los empleadores pueden beneficiarse de varias maneras al procesar los recibos de gastos de manera más rápida y precisa. Cuando se utiliza OCR para registrar automáticamente las cifras en lugar de que el empleado vuelva a ingresar los datos, conduce a la presentación precisa de más reclamos. El empleado obtiene más comodidad al habilitar el envío de gastos línea por línea, lo que permite cargar los recibos tan pronto como se incurre en el cargo. En lugar de sorprenderse un poco al final del año, cuando el personal eventualmente ingrese una acumulación de recibos de gastos, las empresas pueden realizar un seguimiento de los cargos de gastos en tiempo real.
¿Necesito recibos de gastos?
Todas las empresas deben documentar todos los costos superiores a $75 por escrito para enviarlos al Servicio de Impuestos Internos. La falta de un recibo por tales costos generalmente está mal visto. Incluso si no se requiere un recibo, siempre es una buena idea documentar cualquier pago que realice. Cualquier tipo de documentación escrita, como un diario, una hoja de cálculo o un registro de computadora, será suficiente.
¿Qué recibos se requieren para los informes de gastos?
A diferencia de las compras, los gastos son dinero que se gasta en el funcionamiento de su negocio. Proporcione una descripción del artículo que compra o los servicios que recibe, la fecha en que realiza los gastos y la cantidad que paga para demostrar que gasta el dinero en necesidades comerciales legítimas.
¿Cuáles son los 4 tipos de gastos?
Mientras que todos los gastos tienen un impacto en sus registros financieros, tienen el mayor impacto en su estado de resultados. Los gastos se dividen en cinco categorías en el estado de ingresos, que incluyen;
- Gastos financieros
- Costo de los bienes vendidos
- Los gastos de explotación
- Gastos no operativos
- Gastos Extraordinarios
¿Cuáles son los tres tipos de recibos?
Un recibo es un documento que certifica una transacción; sirve como la evidencia de compra que los comerciantes brindan a los clientes cuando pagan por un bien o servicio, entre otros. Dependiendo de su tipo de compra, puede recibir una variedad de recibos. Los recibos electrónicos ya están disponibles y son tan legítimos como los de papel como resultado de la expansión mundial del comercio electrónico.
La taxonomía de recibos incluye los siguientes tipos de recibos:
- Original
- Recibo de la tarjeta de crédito
- Factura
¿Qué tipo de recibos debo conservar?
La siguiente es una lista de la documentación de compra o recibos que debe conservar:
- Cheques cancelados u otros registros que brinden evidencia de pagos o
- Transferencias electrónicas de fondos
- Recibos de cinta del registro
- Estados de cuenta y recibos de tarjetas de crédito.
Aplicación de recibos de gastos
En general, debe mantener registros financieros precisos como contratista independiente, propietario de un negocio o empresario. Sin embargo, no es necesario que comience a guardar o guardar recibos solo para hacerlo.
Hoy en día, puede mantenerse organizado, obtener sus cancelaciones y hacerlo todo con unos pocos toques en su teléfono usando aplicaciones de recibos de gastos.
Con estas aplicaciones de recibos a tu disposición, dejarás de retrasar el desagradable proceso de informe de gastos y comenzarás a terminarlo de inmediato. Hay aplicaciones con funciones que hacen que el proceso, digamos, sea incluso un poco agradable, ya sea que esté realizando un seguimiento de los gastos todas las semanas o simplemente haciendo viajes de negocios de vez en cuando.
Vale la pena revisar las principales aplicaciones de seguimiento de recibos móviles que le permitirán monitorear un gasto sobre la marcha. Lo ayudarán a hacer precisamente eso con más profundidad que la mayoría de las aplicaciones de administración financiera personal. Independientemente, tómese el tiempo para averiguar cuáles brindan extracción de datos, exportación de informes, escaneo de recibos y otros servicios. Por lo tanto, puede seleccionar el que posee lo que está buscando en las aplicaciones de seguimiento de recibos de gastos.
Lea también: INFORME DE GASTOS: significado, software y cómo completar
La mejor aplicación para recibos de gastos
Hay muchas aplicaciones efectivas para recibos de gastos y gestión de gastos. Estas son las mejores aplicaciones para recibos de gastos, que van desde una potente solución de impuestos todo en uno hasta una aplicación que convierte monedas extranjeras.
# 1. QuickBooks
QuickBooks brinda a las pequeñas empresas que están a punto de crecer la oportunidad de llevar su propia contabilidad. El software le permite vincular su PayPal, Square, cuentas bancarias, tarjetas de crédito y mucho más. Integra todas las compras en cada una de estas cuentas y también las categoriza.
Puede tomar fotografías de sus recibos y hacer que la aplicación móvil de QuickBooks los conserve. Toda la información se compara instantáneamente con las transacciones anteriores en su cuenta. Además, si viaja por trabajo, la aplicación controlará su kilometraje mediante el uso de GPS en su teléfono inteligente.
Para contratistas independientes o pequeñas empresas nuevas, QuickBooks puede ser demasiado complejo. Sin embargo, esta herramienta podría ser para usted si supervisa una fuerza laboral en crecimiento y se siente abrumado por sus requisitos contables.
#2. Gastar
Expensify, uno de los favoritos entre los viajeros habituales, le permite optimizar el control de sus gastos mientras viaja. Simplemente tome una foto de cualquier recibo vinculado a la empresa y súbalo. Es bastante simple, sin importar si estás en una cena de negocios, haciendo fila en el aeropuerto o incluso recorriendo Disneyland.
Puede conectar inmediatamente esas aplicaciones a Expensify para importar sus compras si utiliza soluciones de viajes compartidos y se hospeda en hoteles mientras está de negocios. Los servicios admitidos incluyen Uber, Lyft, Airbnb y HotelTonight.
¿Prefieres conducir cuando vas por negocios? Expensify tampoco tiene problemas con eso. La aplicación le permite realizar un seguimiento de su distancia.
Expensify se puede usar a través de un navegador web además de ser compatible con dispositivos Android e iOS. No hay duda de que esta aplicación realmente se ha hecho un nombre en la industria de los viajes corporativos, incluso si funciona como un rastreador de recibos de uso múltiple. Si no viaja con frecuencia por trabajo, es posible que desee buscar alternativas a Expensify.
# 3. FreshBooks
Esta aplicación de recibo móvil es parte del software de contabilidad basado en la nube. Simplemente use su teléfono para tomar una foto de cualquier recibo, luego ingrese la información que necesitará para completar sus impuestos, como la ubicación y el motivo de la compra, el impuesto sobre las ventas que pagó, así como si el artículo es cobrable. .
Cada recibo que escriba, junto con toda su información asociada, se agregará a su cuenta de FreshBooks. Esto implica que sincronizar muchos dispositivos es simple. Si ajusta algo en su computadora portátil, por ejemplo, la actualización será visible cuando se registre en su teléfono inteligente la próxima vez.
Aunque el envío y procesamiento de facturas no es la función principal de FreshBooks, la organización de recibos sí lo es. Debido a esto, es una opción fantástica para los contratistas que administran varios clientes.
#4. Recibos de Evernote
La toma de notas es el reclamo de Evernote a la fama. Sin embargo, también está estableciéndose discretamente un nombre en el campo de los informes de gastos. Puede guardar imágenes de sus recibos en la aplicación Evernote Receipts y emplearlas para crear informes de gastos para sus impuestos. Use la aplicación tradicional para tomar notas para verlas.
Puede buscar recibos específicos con la ayuda del reconocimiento de imágenes en Evernote Receipts. Realmente podría realizar un seguimiento de su kilometraje, así como organizar los gastos personales y comerciales.
#5. abukai
Abukai es el rastreador de recibos para usted si la mayoría de sus viajes de negocios lo llevan al extranjero. Este software es perfecto para viajeros y puede leer fácilmente recibos de otros países. La mejor parte es que proporciona conversión de moneda en tiempo real para que pueda calcular su gasto exacto en dólares.
Simplemente tome una foto de su recibo con su teléfono iPhone, Blackberry o Android para utilizar Abukai. Junto con la categoría de su compra, el comerciante, la fecha y otra información, Abukai guardará la fotografía.
El plan gratuito de Abukai le permite generar hasta 12 informes de costos al año. Los informes ilimitados están incluidos en los programas premium, que comienzan en $99 por usuario por año. Pero, puede costarle más permitir que los colegas y miembros del equipo accedan a su cuenta.
#7. diestro
Dext, anteriormente Receipt Bank, ofrece tres métodos para digitalizar recibos: una aplicación móvil, integración de correo electrónico o una interfaz en línea.
Esta aplicación también te permite subir una sola foto con varios recibos. Además, puede conectar sus cuentas de PayPal o Dropbox con su tarjeta de crédito para que las nuevas transacciones se importen automáticamente. Dext también funciona con otros programas de contabilidad, como Sage, Quickbooks y Gusto.
Dext está en la posición ideal para ayudar a los auditores y tenedores de libros. Además, puede ayudar a los dueños de negocios que producen toneladas de recibos a organizarse y mantenerse.
Las suscripciones comienzan en $20 por mes para 300 documentos. Si bien el plan Enterprise premium cuesta $ 60 por mes, le permite ingresar la asombrosa cantidad de 4,000 documentos.
# 7. Onda
Wave ofrece una manera fácil de administrar sus fondos si es un trabajador independiente, fundador de un negocio o empresario con necesidades contables básicas.
Todos sus ingresos y gastos se muestran en una sola pantalla con esta herramienta fácil de usar. Puede acceder a él desde cualquier lugar en cualquier momento, siempre que haya una conexión a Internet, ya que está guardado en la nube.
Incluso mientras está desconectado, puede tomar una foto con la aplicación de escaneo de recibos de Wave. La próxima vez que tenga acceso a Internet, el recibo se cargará automáticamente una vez que haya visto y aprobado los detalles de su transacción.
Puede realizar un seguimiento de sus cuentas utilizando la aplicación Wave para mantenerse actualizado sobre pagos, facturas e información bancaria. La aplicación es completamente gratuita, lo que es mejor para autónomos y propietarios de negocios que recién comienzan.
Cómo ingresar recibos de gastos en Quickbooks Online
Con la aplicación móvil de QuickBooks, puede tomar y almacenar fotografías de los recibos, e instantáneamente compararemos todos los datos del recibo con una transacción existente. Por lo tanto, estará de acuerdo en que el seguimiento de los gastos nunca ha sido tan sencillo.
Para mantener las cosas organizadas, QuickBooks agrupa automáticamente los gastos en categorías. Además, su sencillo seguimiento de gastos asegurará que nunca pierda una deducción de impuestos.
QuickBooks realiza un seguimiento de sus costos durante todo el año, lo que le permite predecir y administrar fácilmente su flujo de caja. Verifique sus fondos disponibles utilizando el estado de flujo de efectivo integrado para asegurarse de que tiene suficiente para pagar sus obligaciones.
Simplemente tome una instantánea de los recibos e incluya el gasto facturable en sus cuadernos si cobra a sus clientes los costos en los que ha incurrido. Luego, el gasto facturable debe agregarse a la factura junto con el recibo.
QuickBooks utiliza sus recibos para extraer datos de gastos como la fecha, el proveedor, el monto y el tipo de pago. Luego, QuickBooks crea nuevos gastos con su permiso o quizás compara sus recibos con los cargos ya existentes.
¿Cómo hago un seguimiento de los recibos de gastos en la aplicación Quickbooks?
La aplicación QuickBooks posee una herramienta con el nombre "Proyectos". Esta función lo ayuda a simplificar el seguimiento y la contabilidad de los gastos facturables. Organiza todos los datos relacionados con su proyecto, incluidas facturas, gastos, tiempo trabajado y otros detalles, en un solo lugar. Independientemente de la tarea, con Proyectos, puede realizar un seguimiento preciso y contabilizar los gastos facturables.
Recibos de gastos exprés
ExpressExpense es un creador de recibos que le permite producir recibos para cualquier propósito. Vuelva a imprimir un recibo que desapareció hace mucho tiempo, genere un recibo para sorprender a sus colegas o genere un recibo para la mercancía que ofrece.
Según los datos que envíe, el creador de recibos en línea gratuito de Express Expense genera recibos de calidad profesional. Simplemente seleccione una plantilla de recibo, modifique el recibo producido y luego descárguelo o imprímalo. No puede usar el servicio ExpressExpense para producir documentos ficticios o fraudulentos. El usuario asume toda la responsabilidad por el uso de los recibos de ExpressExpense.com.
Con cualquier impresora de inyección de tinta o láser, puede producir recibos de gastos en Express. Proporcionan una aplicación complementaria, "Impresión térmica instantánea", para imprimir recibos en papel térmico real para recibos.
Express generalmente proporciona un diseño de recibo de cortesía para uso de todos los clientes. Y también puede decidir registrarse como miembro si desea acceder a más opciones de plantillas de recibos. hay opciones de membresía anual y mensual, mientras que los planes PRO y Enterprise incluyen TODAS las plantillas de recibos.
Con la tecnología Express Expense, puede crear recibos que puede imprimir en cualquier impresora láser o de inyección de tinta. También puede usar una impresora térmica Bluetooth y el software móvil GRATUITO Quick Thermal Print para imprimir sus propios recibos auténticos.
¿Cómo se lleva un registro de gastos?
Básicamente, puede guardar los recibos y el papeleo que desea guardar para cada categoría en carpetas de archivos o sobres de tamaño considerable. Además, cuando llegue el momento de declarar impuestos sobre la renta, puede mantener sus resúmenes de costos mensuales en una carpeta separada para que sea más fácil encontrarlos.
¿Por qué los contadores necesitan recibos?
Es importante realizar un seguimiento de los recibos cuando se ejecuta un negocio. Los recibos sirven para una serie de propósitos para las empresas, incluso como prueba de pago, justificación de deducciones fiscales, registro de gastos en el estado de resultados, así como verificación de la propiedad de los activos en el balance general.
Conclusión
Sin duda, el proceso de presentación de un informe de gastos es molesto no solo para los trabajadores sino también para la gerencia. Independientemente, los patrones deben tomar en cuenta los comprobantes de pago que deben conservar, así como también cómo conservarlos, hacerlos accesibles al pagar impuestos y dónde guardarlos.
Cuando un empleado o contratista presenta un informe de gastos para reembolso, debe incluir todos los recibos correspondientes como prueba de compra. Para capturar o recuperar el costo de cualquier compra realizada en el trabajo, como viajes de negocios, suministros para la oficina o equipos para usar en una reunión con un cliente, básicamente necesitará un recibo de gastos.
Si bien todo puede parecer desalentador, con la ayuda de aplicaciones que le permiten tomar una instantánea del recibo usando un teléfono con cámara, los programas de viajes y costos más recientes permiten procesar los recibos de gastos considerablemente más simple.
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