¿Sabes lo que son los recibos de caja? La recolección de dinero (efectivo) de sus clientes se conoce como recibos de efectivo. El efectivo disponible de una empresa crecerá como resultado de esto. Tanto las ventas como los recibos pueden ser fuentes. El concepto de un diario de recibos de efectivo puede ser difícil de entender para algunos. Esto es especialmente cierto para aquellos que trabajan en campos que no interactúan regularmente con la moneda. Siga leyendo para saber más sobre los ejemplos y procedimientos de recibos de efectivo. ¡Disfruta el viaje!
¿Qué son los recibos de efectivo?
Las transacciones de venta solo se pueden verificar con recibos de efectivo. Cuando recibe dinero de una fuente externa y aumenta su saldo de caja en el balance, debe crear un recibo de efectivo para reflejar este evento. Si lo hace, garantizará un flujo financiero adecuado y, finalmente, un resultado rentable. El uso de recibos de efectivo también es esencial para prevenir robos y fraudes.
Se debe proporcionar cierta información en un recibo impreso para que se considere un recibo de efectivo:
- Fecha de venta o compra
- El valor monetario del intercambio.
- Una explicación detallada del servicio o bien
- El volumen de ventas
- El nombre legal o el nombre comercial del pagador
- Cualquiera que sea la forma de pago utilizada (efectivo, cheque o de otro modo),
- Se requiere la firma del pagador.
- Un identificador único
Ejemplos de recibos de efectivo
La fecha de la transacción, la persona que aceptó los pagos en efectivo, la fuente del dinero, el saldo por cobrar y el monto recibido se registran en un Diario de recibos de efectivo, que es una especie de diario de ventas. Es una herramienta esencial para controlar el flujo de efectivo y vigilar qué tan bien le está yendo financieramente a su empresa. El formato elegido para el Diario de recibos de efectivo variará según el tipo de negocio, la cantidad de documentos fuente y el sistema de contabilidad que se utilice.
Algunos ejemplos comunes de recibos de efectivo son los honorarios de abogados, pagos iniciales de casas y boletos de avión reembolsables no utilizados. Sin embargo, no se limita a la prestación de servicios que generan flujo de caja.
Ejemplos adicionales de recibos de efectivo incluyen:
- El dinero que recibe una empresa cuando vende productos en caja se conoce como recibo de caja.
- Las reclamaciones de seguros son liquidadas por la empresa y pagadas en efectivo.
- El efectivo recibido de los pasajeros se considera ingreso para un negocio de taxis.
Procedimiento de recibos de efectivo
Un procedimiento efectivo de recibos de efectivo es esencial para mantener libros honestos. Para realizar un seguimiento de sus entradas de efectivo, asegurarse de que no se cometan errores al registrar las transacciones y mantener libros precisos, necesita un sistema para manejar CR.
Su procedimiento de recibos de efectivo debería parecerse a algo como esto:
- Separar y archivar facturas comerciales
- Lleve un registro de su dinero y cheques.
- No te olvides de contar los ingresos adicionales que ingresan.
- Hacer depósitos de dinero
A veces, los clientes le pagarán con un cheque o en efectivo después de que haya pasado un tiempo. Se debe hacer una segunda entrada en el diario para dar cuenta de tales circunstancias. También se deben registrar los efectos de estos pagos sobre las facturas pendientes y el crédito comercial disponible. Asegúrese de que el monto en su boleta de depósito coincida con el monto registrado en su cuaderno CR si tiene la intención de depositar pagos en efectivo. En caso de anomalías, deberá conservar sus comprobantes de depósito junto con los demás recibos de la empresa.
Además, recuerda que cada empresa tiene sus propios métodos de cobro. Los procedimientos antes mencionados pueden modificarse para adaptarse mejor a las necesidades de su negocio.
¿Cuándo necesita recibos de efectivo?
Cualquiera de los siguientes métodos de pago necesita la creación de recibos de efectivo:
- efectivo
- cheque
- Obtener algo con una tarjeta de crédito
Cuando cualquiera de estos tres métodos de pago da como resultado un recibo de efectivo, la cuenta de efectivo se acredita en el estado de pérdidas y ganancias y la cuenta de efectivo se carga.
Al contabilizar los recibos de efectivo, la copia física o digital del recibo del propietario se denomina documento fuente. La prueba de que se realizó una venta y se recibió el dinero se puede encontrar en los registros de origen. Guarde esta documentación para cumplir con las normas fiscales y respaldar sus estados financieros. En estos días, es más práctico mantener los archivos fuente en línea. Una copia se puede guardar fácilmente con la venta si utiliza un software de contabilidad o contabilidad. Sin embargo, se debe guardar una segunda copia en la nube por motivos de redundancia.
¿Dónde aparece un recibo de efectivo en un resumen financiero?
Un aumento en el efectivo o en otra cuenta de activos indica recibos de efectivo en un resumen financiero. Todo depende de los productos que se venden. Las cuentas por cobrar son la sección de los libros de una empresa donde se registran los pagos en efectivo por los servicios vendidos. La producción de la división de fabricación tendrá un impacto en los niveles de existencias si se venden esos productos. Además, las cuentas por cobrar son lo opuesto a esto. Ha obtenido ganancias de artículos preexistentes. Cuando esto ocurre, el efectivo puede agregarse a las reservas de efectivo de la empresa oa otra cuenta de activos.
¿Cómo registra un recibo de efectivo en sus estados financieros?
Estos son los tres procedimientos que debe seguir para registrar correctamente un recibo de efectivo en sus estados financieros:
- Anote la cantidad total de dinero que le pagaron por sus bienes o servicios, ya sea en efectivo o con un cheque personal. Aumente su efectivo disponible haciendo un débito a las cuentas por cobrar y un crédito al efectivo.
- El pago recibido por el inventario fabricado pero no vendido debe registrarse como un débito al inventario en lugar de un crédito a las cuentas por pagar. Dependiendo de la naturaleza de la venta, la transacción daría como resultado un inventario negativo y crédito por efectivo o cuentas por cobrar. Los aumentos de existencias relacionados con la producción se contabilizan como reducciones de existencias una vez registradas las ventas. Esto no es lo mismo que un aumento en el flujo de caja.
- Hay dos cosas que deben suceder antes de que las devoluciones de productos puedan registrarse en los registros financieros. Quitándolos de los libros simultáneamente como una reducción de AR y una reducción de existencias de AR. Tanto las cuentas por pagar como el efectivo se ven afectados por la entrada.
Descripción de los títulos de fila y columna en un recibo de caja
- Fecha: El día en que se concreta la venta y se realiza el pago.
- Cuenta acreditada: El nombre de la cuenta que se acreditó cuando la venta se realizó en efectivo.
- Referencia: El número de cuenta en el catálogo de cuentas en el que se contabiliza el asiento de diario.
- Explicación: Solo unas pocas palabras sobre la finalización de la transacción.
- Efectivo Dr: La cuenta de efectivo se ha reducido por el monto de la venta en efectivo.
- Descuento de ventas Dr: La cantidad de cualquier reducción de precio presentada al cliente.
- Cuentas por Cobrar Cr: La columna donde se registran las ventas a crédito.
- Cr de ventas: El débito correspondiente en Gastos de Venta por esta transacción.
- Otras Cuentas Cr: Cualquier acción que genere dinero pero que tenga lugar con menos frecuencia, como la venta de activos fijos, dentro de un período contable.
¿Qué sucede si se pierde un recibo de efectivo?
La cuenta de efectivo en el balance general puede estar mal, lo que dificulta obtener una imagen precisa de la situación financiera de la empresa, si se extravía algún CR. Un balance general incorrecto puede resultar en una sobreestimación de las ganancias y una subestimación de las pérdidas. Los gastos excesivos y la predicción imprecisa del flujo de efectivo futuro son solo dos ejemplos de cómo esto podría dañar los resultados de una empresa.
La posición puede ser igualmente peligrosa para fines de declaración de impuestos. Además, el IRS requiere que declares todas las ventas en efectivo. Es posible subdeclarar ingresos en una declaración de impuestos si CR está ausente. Aquí hay diferentes caminos a seguir si lo auditan y, sin embargo, sus ventas se mantienen constantes de un mes a otro o de un año a otro:
- Haga un esfuerzo para predecir sus ventas. Sobreestimarlos es la apuesta más segura.
- Ofrezca comprobantes de pago mediante la presentación de extractos bancarios, recibos, fotos o correos electrónicos relacionados con la transacción en cuestión.
- Consulte a un profesional de impuestos para obtener asesoramiento sobre cómo evitar problemas con el Servicio de Impuestos Internos.
¿Qué papel juega un recibo de efectivo en los negocios?
No importa la industria, CR es crucial para todas las empresas. Los depósitos en efectivo deben registrarse con precisión para que una empresa pueda realizar un seguimiento de sus ganancias y gastos. También agiliza el proceso por el cual una empresa puede conocer la cantidad total de dinero que ha recibido de sus clientes.
¿Quién debe firmar un recibo de efectivo?
Cada transacción monetaria debe resultar en dos copias de un recibo de efectivo, una para usted y otra para el consumidor. La empresa conservará la copia original en sus registros. El recibo clonado se entrega al comprador como evidencia de la transacción.
¿Por qué es importante un recibo de efectivo?
Los recibos de caja son una parte vital del sistema contable de cualquier empresa. A los efectos de compilar registros fiscales y presentar declaraciones de impuestos, resultan ser invaluables. Como registro inequívoco o documento principal, CR también puede ser útil para resolver disputas entre compradores y vendedores.
Un recibo de caja es crucial tanto por razones financieras como de servicio al cliente. Dar RC a los clientes muestra una dedicación al profesionalismo y la apertura, lo que puede fomentar la lealtad y la confianza.
¿Cuáles son los beneficios de los recibos de efectivo?
Los siguientes son los beneficios de un diario de recibos de efectivo:
#1. Documentación más precisa
El seguimiento de las entradas y salidas de efectivo se simplifica con el uso de un diario de recibos de efectivo.
#2. Mejor control de los flujos de dinero
Las empresas pueden controlar más fácilmente las entradas y salidas de efectivo al realizar un seguimiento de los recibos de efectivo e identificar patrones de resumen financiero.
#3. Obligación Tributaria
Al proporcionar documentación verificable de ingresos y gastos, los recibos de efectivo ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones de declaración de impuestos.
#4.Resolución de conflictos
Al ofrecer una cuenta detallada de la transacción, los recibos de efectivo pueden ayudar a resolver disputas entre un comprador y un vendedor.
¿Qué cuentas hay en un recibo de caja?
Todas las ventas recibidas en efectivo, con cheque o con crédito de la tienda cuentan como CR. Tanto la cuenta de ventas en el estado de pérdidas y ganancias como la cuenta de efectivo en el balance se ven afectadas por los ingresos en efectivo de las ventas en efectivo.
¿Un recibo de efectivo es un débito o un crédito?
El cobro de efectivo de un consumidor se registra en un elemento contable conocido como recibo de efectivo. El saldo de efectivo de la empresa en el balance general aumenta (se acredita) cada vez que recibe efectivo. Tanto la cuenta de cuentas por cobrar como otra cuenta de activos se acreditan a medida que se reducen.
¿Los recibos de efectivo son cuentas por cobrar?
CR es el reconocimiento oficial de cualquier contribución monetaria de fuentes internas o externas. Una vez que se realizan los depósitos en la cuenta de cheques general (GCA) del estado, la mayoría de los CR se documentan a través del módulo AR en el Sistema Financiero Estatal (SFS).
¿Cuál es la diferencia entre pago en efectivo y recibo en efectivo?
La distinción principal entre un diario de recibos de efectivo y un diario de pago de efectivo es que el último documenta las transacciones monetarias que resultan en una entrada de efectivo, mientras que el primero documenta aquellas que resultan en una salida de efectivo.
Consideraciones Finales:
Los ingresos que recibe por su negocio se conocen como recibos de efectivo. Las inversiones, los pagos de intereses, los préstamos y las subvenciones se incluyen en la columna de recibos de efectivo, junto con cualquier otro ingreso que reciba la empresa. La cantidad estimada y el momento de los pagos se incluyen en los recibos de efectivo. Los recibos de efectivo se pueden registrar y utilizar para controlar mejor las ganancias y los gastos. Esto acelera el proceso a través del cual una empresa puede determinar los ingresos de los consumidores. Su CR debe venir con dos copias, una para usted y otra para el cliente. Verifique que la persona que los firma tenga la debida autoridad para hacerlo.
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Referencias
