El sistema de contabilidad ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de sus actividades financieras y gestionarlas. Se incluyen las ventas, adquisiciones, activos y pasivos. Sin embargo, en este artículo, comprenderá qué sistemas de contabilidad incluyen los sistemas computarizados y en línea, finalmente, los procedimientos de control interno que se deben tomar para obtener resultados efectivos.
Sistemas contables
Sin embargo, un sistema contable es una colección de procesos contables relacionados con regulaciones y controles. Por lo tanto, el objetivo de un sistema de contabilidad es registrar las transacciones de la empresa, resumirlas en formularios agregados y brindar informes para que los encargados de tomar decisiones controlen, evalúen y mejoren las operaciones.
Si bien un sistema de contabilidad puede basarse completamente en papel, a menudo esto solo ocurre en empresas extremadamente pequeñas. Las soluciones de contabilidad listas para usar generalmente se basan en cualquier procedimiento requerido para la entrada de datos en el software.
Contenido del sistema de contabilidad
Un sistema de cumplimiento generalmente cubre las principales áreas funcionales de una organización, como la compra de bienes y servicios, las ventas de bienes y servicios, los pagos a los empleados por los salarios ganados y actividades financieras como el cobro de deudas, la venta de acciones y la pago de intereses a los prestamistas. Por lo tanto, todos los componentes de un sistema contable incluyen contabilidad, facturación y cuentas por cobrar, activos fijos, inventario y nómina. Aún dependiendo del número de transacciones realizadas, se podrá asignar personal contable especializado a cada uno de los módulos anteriores.
tipos de sistemas contables
#1. Contabilidad de gestión
Sin embargo, este tipo de contabilidad ofrece a los gerentes la información que necesitan para la planificación y el control de las operaciones. Ejemplos de contabilidad gerencial son la contabilidad de costos y contabilidad ajustada. Por lo tanto, la contabilidad de costos es el procedimiento para rastrear los costos incurridos por una empresa para diferentes transacciones y transacciones. La contabilidad ajustada investiga los procedimientos para determinar cómo se pueden reducir los costos y eliminar los desperdicios mientras aumenta la valoración.
#2. Contabilidad de inventario
También puede realizar un seguimiento y planificar los niveles de inventario y otras operaciones relevantes. El seguimiento de códigos de barras y RFID también son algunas de las tecnologías de contabilidad de inventario más utilizadas.
#3. Contabilidad específica de la industria
Esta palabra, por tanto, hace referencia a un sistema especializado en un determinado sector. Por ejemplo, un sistema para una empresa de ventas es muy diferente de un sistema de contabilidad legal. Sin embargo, cada uno tiene su propio conjunto de necesidades adaptadas a los diferentes sectores.
#4. Contabilidad sin fines de lucro
Este tipo de contabilidad tiene su propio conjunto de necesidades. Se trata principalmente de garantizar que el dinero se distribuya de la manera correcta; y también el sistema debe ser capaz de producir informes de gastos.
Por lo tanto, un sistema de contabilidad es un sistema utilizado para ordenar la información financiera en una corporación. Todavía podría ser manual o computarizado. La razón principal por la que aún debe usar un sistema de contabilidad es para realizar un seguimiento de los costos, los ingresos y otras actividades. Básicamente, mantener una vigilancia sobre todos los hechos que afectan las finanzas de una empresa.
Sistemas Contables Computarizados
Los días en que los contadores registraban las transacciones contables por medio de libros de contabilidad y lápices han pasado. No obstante, las empresas han reconocido recientemente la utilidad de planificación y previsión económica de las computadoras modernas. Las firmas de contabilidad ahora los están adoptando. Como resultado, muchas empresas, desde Fortune 100 hasta tiendas unipersonales, ahora usan contabilidad computarizada.
Sin embargo, un sistema de contabilidad computarizado es un sistema de información contable que procesa transacciones y eventos de sistemas financieros de acuerdo con las Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) para informar sobre una base de usuario.
Características del sistema de contabilidad computarizado
1. Trabajo muy agradable y preciso.
2. Necesidad de menos trabajo servil
3. Costo y tiempo eficientes
4. Menos potencial de error y omisión
5. Informes MIS completos generados en tiempo real
Ventajas de los sistemas de contabilidad computarizados
- A diferencia del trabajo manual, la contabilidad generada por computadora suele ser ordenada, precisa y legible.
- Las computadoras mejoran la eficiencia de los empleados al acelerar el mantenimiento de registros y la presentación de informes. Así se ahorra tiempo.
- Las computadoras de contabilidad aún pueden proporcionar mayor control e información.
- La contabilidad computarizada también reduce las tareas contables repetitivas y que consumen mucho tiempo.
- El software de contabilidad también facilita mucho el acceso seguro a los datos contables fuera de la oficina. Esto es especialmente cierto cuando se utiliza la contabilidad en línea.
- Los estados financieros generados por computadora también son muy precisos.
- El software de contabilidad también agiliza el proceso de creación de cuentas.
- Los registros de datos de este sistema son así seguros.
Desventajas de los sistemas de contabilidad computarizados
- Fallas del sistema como ataques de malware y dificultades en el circuito de la computadora.
- Sin embargo, la capacitación en sistemas de contabilidad computarizados suele ser bastante costosa.
- Los retrasos son igualmente inevitables.
- La mayoría de los sistemas de contabilidad también carecen de la capacidad para detectar errores inesperados.
Tipos de software de contabilidad
El software de contabilidad es utilizado por profesionales de todo el mundo. Por lo tanto, se clasifican en tres tipos que son:
1. Software listo para usar
Sin embargo, este software está diseñado para todos los usuarios y no tiene características ni cambios que beneficien a un grupo demográfico específico. Las soluciones de software listas para usar también son adecuadas para empresas con volúmenes contables mínimos.
El software de preparación es menos costoso y requiere menos recursos del sistema. Estos programas también tienen una curva de aprendizaje dinámica y fácil.
2. Software personalizado
El software de contabilidad personalizado es, por lo tanto, un software prefabricado que se ha modificado para satisfacer las necesidades específicas del cliente. Estas iniciativas son habituales en las grandes y medianas empresas. El software de contabilidad personalizado tiene mayores gastos de instalación y mantenimiento que los sistemas de contabilidad tradicionales. En la mayoría de los casos, los usuarios deben pagar una tarifa de personalización para obtener los servicios del proveedor.
El uso de una herramienta de contabilidad de este tipo aumenta la seguridad de los datos y facilita el mantenimiento. Antes de utilizar este programa de empleo profesional, los usuarios deben realizar una formación adecuada.
3. Software personalizado
El software de contabilidad personalizado se crea para empresas específicas. El MIS incluye dichos programas. Estas aplicaciones generalmente solo se crean para grandes corporaciones y requieren capacitación especializada antes de que los usuarios puedan utilizarlas con éxito.
Sistemas de contabilidad en línea
La contabilidad en línea es, por lo tanto, la aplicación de la tecnología en línea e Internet a la función de contabilidad empresarial. Tampoco tiene un significado claro y simplemente se refiere a los avances contables que son posibles gracias a la tecnología informática y de redes.
#1. Wave (El Mejor Software Libre)
Wave es una excelente plataforma de software de contabilidad para una pequeña empresa basada en servicios que solo necesita enviar facturas básicas y no necesita almacenar inventario ni realizar nóminas. Por lo tanto, las funciones gratuitas de Wave cubrirán todas las necesidades contables de muchos autónomos y empresas de servicios, lo que lo convierte en el mejor software gratuito de nuestra revisión.
ventajas wave sistemas de contabilidad online
- La contabilidad, la facturación y el escaneo de recibos están disponibles de forma gratuita.
- No hay límites en transacciones o facturación.
- Con una sola cuenta, también puede administrar muchas empresas.
- No hay limitaciones en el número de personas que pueden utilizar el servicio.
- Aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas
#2. QuickBooks Online (mejor en general)
QuickBooks Online es el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas. No solo la mayoría de los profesionales de la contabilidad de pequeñas empresas utilizan QuickBooks Online, sino que también hay recursos y foros de capacitación en línea ilimitados para recibir asistencia si es necesario. También se puede acceder convenientemente a todas las funciones de contabilidad en un solo tablero para garantizar una contabilidad más fluida y efectiva.
Ventajas de los sistemas de contabilidad en línea QuickBooks
- Escalable
- Comúnmente utilizado por contadores profesionales.
- Integración con aplicaciones de terceros
- Basado en la nube
- Aplicación movil
# 3. FreshBooks
Para la mayoría de las empresas basadas en servicios, la facturación es fundamental. A diferencia de otros programas de contabilidad, FreshBooks le permite una mayor personalización de las facturas. No solo envía y recibe facturas, sino que también puede manejar la contabilidad básica de una empresa. Por lo tanto, este software de contabilidad ayuda a las empresas basadas en servicios a enviar propuestas, facturas, cobrar depósitos, realizar un seguimiento del tiempo de los proyectos y recibir pagos.
Ventajas de los sistemas de contabilidad en línea FreshBooks
- basado en la nube
- Integración de aplicaciones de terceros
- Accesible
- Una interfaz que es fácil de usar.
Hay conectores de aplicaciones de terceros para Shopify, Gusto, Stripe, G Suite y otras plataformas. Las facturas de FreshBooks también pueden personalizarse y modificarse por completo para lograr una apariencia profesional. FreshBooks sigue siendo excelente para la elaboración de presupuestos de proyectos, el envío de estimaciones y el cobro de pagos.
# 4. Xero
Teniendo Contadores expertos Xero para empresas para guiarlo a lo largo del proceso también puede mejorar la experiencia y el rendimiento de la contabilidad en la nube para su negocio. Xero es la mejor solución para microempresas que buscan un software de contabilidad relativamente fácil en nuestro análisis. El software, por lo tanto, tiene una interfaz de usuario simple y se conecta fácilmente con un servicio de nómina de terceros. Por lo tanto, con la integración de Stripe y GoCardless de Xero, los clientes pueden pagar negocios en línea.
Ventajas de los sistemas de contabilidad en línea de Xero
- Basado en la nube
- Aplicación movil
- Integración de nómina con Gusto
- Mercado de aplicaciones de terceros
- Gestión de inventario sencilla
Controles Internos y Sistemas de Contabilidad
Los controles internos son políticas y procedimientos establecidos para asegurar la confiabilidad continua de los sistemas contables. La precisión y la confiabilidad son cruciales en la industria de la contabilidad. Aún así, sin registros contables precisos, los gerentes no pueden tomar decisiones financieras completamente informadas y los informes financieros pueden contener errores. Los métodos de control interno en contabilidad se agrupan en siete categorías, cada una de las cuales está diseñada para prevenir el fraude e identificar errores antes de que se conviertan en problemas.
A continuación se encuentran los controles internos y los procedimientos de los sistemas contables en el sistema contable, veámoslos respectivamente.
#1. Separación de tareas
La separación de funciones incluye la asignación de responsabilidades para la contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Cuantas más tareas se dividan, menos probable es que un solo individuo cometa fraude. Compartir responsabilidades entre dos o más personas o exigir a los compañeros de trabajo que revisen las acciones críticas puede tener el mismo propósito en pequeñas empresas con pocos empleados de contabilidad.
#2. Acceder a Controles Internos para Sistemas de Contabilidad
Las contraseñas, los bloqueos y los registros de acceso electrónico pueden ayudar a mantener a los usuarios no autorizados fuera de un sistema de contabilidad y, al mismo tiempo, proporcionar un medio para auditar la actividad del sistema para determinar la fuente de errores o discrepancias. Además, un seguimiento de acceso sólido puede ayudar a prevenir intentos de acceso fraudulentos.
#3. Auditorías de Activos Físicos
Estos incluyen el conteo manual de efectivo y otros activos físicos mantenidos en el sistema de contabilidad, como inventario, materiales y herramientas. El conteo físico, al evitar totalmente los registros computarizados, puede revelar discrepancias no descubiertas previamente en los saldos de las cuentas. El conteo de efectivo en los establecimientos minoristas se puede realizar regularmente o tal vez varias veces al día. Los proyectos más grandes, como el recuento manual del inventario, deben completarse con menos frecuencia, tal vez una vez al año o periódicamente.
#4. Normalización De La Documentación Financiera
Los documentos de transacciones financieras, incluidas las facturas, las solicitudes internas de materiales, los recibos de inventario y los informes de gastos de viaje, se pueden estandarizar para ayudar a mantener la coherencia en el mantenimiento de registros a lo largo del tiempo. Al determinar el origen de una discrepancia del sistema, el empleo de formatos de documentos estándar puede facilitar la verificación de registros anteriores. La falta de consistencia durante dicha revisión puede dar lugar a que se pasen por alto o se malinterpreten elementos.
#5. Saldos de prueba diarios o semanales
Al garantizar que los libros estén equilibrados de manera consistente, un sistema de contabilidad de doble entrada promueve la confiabilidad. Aún así, los errores tienen el potencial de desestabilizar un sistema de doble entrada en cualquier momento. El cálculo de los balances de prueba sobre una base diaria o semanal puede proporcionar información periódica sobre el estado del sistema, lo que permite la detección y el examen rápidos de anomalías.
#6. Conciliaciones Del Sistema Contable De Forma Periódica
Las conciliaciones contables realizadas según la necesidad de conocerlas pueden garantizar que los saldos de su sistema contable coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades, como bancos, proveedores y clientes de crédito. Una conciliación bancaria, por ejemplo, requiere comparar los saldos de efectivo y los registros de depósitos y recibos de su sistema de contabilidad con sus extractos bancarios. Las diferencias entre varios tipos de cuentas complementarias pueden revelar problemas o discrepancias en sus propias cuentas, o pueden ser el resultado de errores cometidos por otras empresas.
Al requerir que gerentes específicos aprueben tipos específicos de transacciones, los registros contables pueden rendir cuentas al demostrar que las transacciones han sido vistas, examinadas y aprobadas por las autoridades competentes. Por ejemplo, exigir la aprobación de pagos y gastos importantes puede disuadir a los empleados poco éticos de participar en acciones fraudulentas a gran escala utilizando efectivo comercial.
¿Cuáles son los 4 tipos de contabilidad?
- Contabilidad de gestión
- Contabilidad de inventario
- Contabilidad específica de la industria
- contabilidad sin fines de lucro
¿Qué es el sistema contable básico?
El proceso de registrar las transacciones financieras de una empresa se conoce como contabilidad básica. Implica evaluar, resumir e informar estas transacciones a los reguladores, organizaciones de supervisión y autoridades fiscales. La contabilidad es una de las funciones más importantes en prácticamente cualquier forma de negocio.
¿Qué sistemas se utilizan para la contabilidad?
- Wave (El Mejor Software Libre)
- Quickbooks Online (mejor en general)
- FreshBooks
- Xero
¿Qué es un ejemplo de un sistema de contabilidad?
El software de contabilidad en línea, también llamado software de contabilidad "basado en la nube", es el tipo más común de sistema de contabilidad automatizado. El software de contabilidad en línea es un sistema que ayuda a automatizar partes del ciclo contable, como registrar entradas de diario.
¿Excel es un sistema de contabilidad?
QuickBooks y Microsoft Excel son dos de los sistemas de contabilidad más populares, sin embargo, funcionan de manera diferente, cuestan de manera diferente y se adaptan a la estructura de su negocio de manera diferente.
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