Cuando comienzas a trabajar como autónomo o como contratista independiente para una empresa, siempre hay mucho papeleo que completar. La mayoría de sus clientes individuales o empresas que le pagarán le pedirán que complete un Formulario W9, así como un Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y una Certificación. ¿Cómo se completa un formulario W9 para una empresa o una LLC, ya sea como individuo o como trabajador independiente?
Este artículo que está a punto de leer le proporcionará respuestas a todas las posibles preguntas.
¿Qué es el formulario W9?
El formulario W9 es un formulario común que el IRS suele utilizar. Es un formulario de impuestos de una página que proporciona el número de identificación fiscal correcto a otras personas, clientes o empresas, bancos e instituciones financieras. Un cliente puede solicitar que complete y envíe un formulario W9 para que pueda preparar adecuadamente su formulario 1099-NEC. Esto también les facilitará informar cualquier pago que le hagan al final del año y saber si usted es susceptible de retención adicional o no.
Como contratista independiente, probablemente deba enviar este formulario a alguien que luego le devolverá un Formulario 1099. Este formulario 1099 es lo que debe enviar ahora al IRS si recibió un pago total de al menos $600 de alguien. este año.
Al firmar el formulario, también acepta retener impuestos de sus ganancias como contratista o trabajador independiente. Los empleadores a veces retienen una parte de su salario para los impuestos sobre la renta federales y estatales (impuestos FICA), especialmente cuando trabaja a tiempo completo.
Así es como funciona: la empresa, el cliente o la persona para la que trabajó utilizará la información que proporcionó en el W9 que les envió para completar un 1099-MISC. Este 1099-MISC es lo que presentará al IRS al final del año fiscal. El formulario mostrará una lista de todos los pagos que ha recibido de su empleador durante el año.
En la mayoría de los casos, se le pedirá que complete un formulario W9 antes de que las empresas o instituciones bancarias comiencen a hacer negocios con usted. Independientemente, si alguna vez necesita producir un formulario W9 que pueda usar, siempre puede encontrar uno en el sitio web del IRS.
¿Quién necesita completar un formulario W9?
Generalmente, se acostumbra presentar o completar un formulario W9 para su empresa cuando se trabaja con una persona o empresa que puede requerir la presentación de información al IRS. Esta información puede incluir recibir el pago por los servicios que brinda como contratista independiente o autónomo, realizar pagos mensuales de la hipoteca o suscribirse a su cuenta IRA.
Al usar el formulario W9, una persona u organización con la que está operando obtiene legalmente parte de su información de identificación personal, incluido su número de identificación fiscal (TIN).
Es posible que también deba completar un formulario W9 en ocasiones como:
- Ciertos tipos de acuerdos inmobiliarios
- Compra o venta de una propiedad asegurada.
- Cancelación de deudas
- Aportes a un plan de retiro para un individuo (IRA)
Cómo llenar un formulario W9
Aunque los formularios W9 pueden parecer fáciles de entender para la mayoría de las personas, a continuación se muestra el proceso o las pautas sobre cómo funciona.
#1. Obtenga el formulario W9 del sitio web del IRS
Si bien puede recibir una copia del formulario de un cliente, también puede descargar el formulario del sitio web del IRS e imprimirlo usted mismo. Sin embargo, si tiene preguntas sobre la letra pequeña, recuerde que puede consultar con el IRS, su CPA, agente inscrito u otros profesionales de impuestos.
#2. Ingrese su nombre legal completo
Proporcione su nombre legal completo en la línea 1 del formulario. Sin embargo, ya sea que presente su declaración como individuo, propietario único o LLC de un solo miembro, es mejor usar el nombre que aparece en sus declaraciones de impuestos individuales y escribirlo de la misma manera.
#3. Ingrese el nombre de su empresa
Deberá completar la línea 2 del formulario W9 si tiene un nombre comercial diferente. Aquí, debe ingresar el nombre de su empresa o "entidad ignorada", si corresponde. Por ejemplo, si usted es un propietario único pero desea comercializarse con un nombre diferente, como tal, está administrando su negocio con otro nombre. Ese es el nombre exacto que pondrías en este campo. De lo contrario, si su empresa es una sociedad, una LLC con varios miembros, una corporación C o una corporación S, debe usar el nombre legal de su empresa.
#4. Describa la estructura organizativa de su empresa
Después de proporcionar el nombre de su empresa, seleccione la estructura empresarial adecuada de la línea 3. A efectos fiscales, el IRS debe comprender claramente cómo está clasificado. Mientras tanto, debería ser posible una correlación clara entre esto y el formulario de impuestos federales anuales de su empresa.
Propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso/patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u "otro" son ejemplos de clasificaciones de impuestos federales. Seleccione la opción adecuada que mejor se adapte a su negocio.
# 5. Exenciones
En la línea 4, lo más probable es que estas casillas se dejen en blanco. Es un campo no esencial para la gran mayoría de personas y empresas. Sin embargo, si su negocio es una corporación, es posible que deba hacerlo, así que consulte con su contador fiscal antes de decidir.
#6. Ingrese su dirección postal
Debe completar apropiadamente las líneas 5 y 6 con su dirección postal. Esta dirección debe ser la que puede usar si desea recibir información fiscal vital. Proporcione su dirección, ciudad, estado y código postal. Además de usar esta dirección para su declaración de impuestos, si trabaja como trabajador independiente o contratista individual, su cliente también utilizará la dirección tal como aparece en el W9 para asegurarse de que su formulario 1099-NEC esté preparado correctamente. Si está completando un W-9 para algún otro propósito, aún puede esperar obtener un 1099-MISC en esta dirección.
Lo siguiente es ir a la primera sección, llamada Parte 1. Esto implica ingresar su Número de Identificación del Contribuyente (TIN), que es la parte más importante de este formulario. Generalmente, SSN o EIN son los dos métodos más comunes para identificarse mientras solicita un trabajo. Todo depende de la estructura de su empresa.
Debido a que el Servicio de Impuestos Internos se refiere a esta sección como la Parte 1, puede hacer que las cosas sean aún más confusas, pero es tan simple como parece. Como empresa, debe proporcionar un número de identificación de empleador (EIN) o un número de Seguro Social (SSN) como prueba de la identificación fiscal de su empresa. Sin embargo, el IRS prefiere usar un SSN en el formulario W-9.
#8. Averigüe si necesita firmar y fechar el formulario
La parte 2 del formulario W-9 es la sección de certificación. Con frecuencia, esto implica solicitarle que verifique si es ciudadano de los Estados Unidos o extranjero residente. Asimismo, antes de que pueda firmar el formulario W9, debe testificar sobre la exactitud de toda su información en la Sección II. El IRS tiene una política de tolerancia cero cuando se trata de enviar un formulario de impuestos de manera deshonesta y, como tal, puede estar sujeto a una multa o tiempo en la cárcel si omite información o miente en un formulario de impuestos a sabiendas.
Cómo completar un formulario W9 para una LLC
Normalmente, para presentar sus impuestos de LLC de manera adecuada, deberá completar un formulario W9. Los intereses hipotecarios, los ingresos de no empleados y la cancelación de deudas están todos incluidos en este formulario. Aunque el formulario W9 es bastante básico, puede parecer complicado completarlo si está solicitando una LLC. Pero, si lo hace de manera adecuada, usted y su empresa pueden evitar todo tipo de dificultades o problemas fiscales.
Debido al hecho de que el IRS no reconoce las LLC como entidades comerciales independientes, las LLC pueden optar por pagar impuestos como propiedad única (una entidad no considerada), sociedad o corporación. Esto significa que si usted es el único propietario (miembro) de su LLC, será gravada como una entidad no considerada.
Elegir gravar una LLC de un solo miembro como una entidad no considerada significa informar las ganancias y pérdidas comerciales en su declaración de impuestos individual (lo que se conoce como impuestos de traspaso). Si recibe 1099 para ingresos de LLC directamente, es posible que deba completar un formulario W9.
Si es una corporación C o S, marque la casilla W9 debajo del nombre de la empresa y también indique una C o S junto a esta casilla, según el tipo de corporación. También puede usar el Formulario 2553 para formar una corporación S, que evita la doble imposición.
Ya sea que esté administrando su LLC como miembro individual, una corporación o una sociedad, con los siguientes pasos, puede completar fácilmente el formulario W9 para su negocio;
LLC de un solo miembro
El Servicio de Impuestos Internos considera a una compañía de responsabilidad limitada de un solo miembro como una entidad no considerada a los fines del impuesto federal sobre la renta. Por lo tanto, el propietario único de una LLC debe declarar impuestos de la misma manera que un propietario único.
- En las dos primeras líneas del formulario W9, complete su nombre y el nombre legal de su sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Ingrese el nombre legal de la LLC en la segunda línea después del nombre con el que presenta sus declaraciones de impuestos.
- Ingrese la ubicación comercial, incluida la ciudad, el estado y el código postal del establecimiento.
- Debe verificar como un individuo/propietario único/LLC de un solo miembro y no como una "compañía de responsabilidad limitada" porque eso es lo que se le clasifica a efectos fiscales.
- A continuación, ingrese su número de Seguro Social. Es necesario utilizar su Número de Seguro Social (SSN). El Servicio de Impuestos Internos (IRS) también le permite ingresar un EIN que obtuvo como propietario único.
- Firme la certificación y envíela al solicitante junto con el formulario W9.
Cooperación o empresa conjunta
Para llenar el formulario W9 para corporaciones y sociedades (LLC), los pasos a seguir pueden incluir
- Ingrese el nombre legal de la LLC. Esto debe ser como aparece en sus declaraciones de impuestos. Sin embargo, si hay uno, debe incluir el nombre secundario de la LLC en la segunda línea, "Nombre comercial".
- Seleccione "Sociedad de responsabilidad limitada" en el menú desplegable.
- Para una sociedad, ingrese "P" en la línea de clasificación de impuestos, y para corporaciones S, puede escribir "S".
- Ingrese la ubicación de la empresa, como la ciudad, el estado y el código postal.
- Ingrese el número de identificación de empleador (EIN) de la LLC.
- Haga una copia del formulario W-9 y envíelo a la persona que lo solicita.
Cada cliente para el que haya trabajado un trabajador independiente o contratista debe tener un formulario W-9 completado. Por lo tanto, guarde una copia del formulario W-9 para sus propios registros solo para estar seguro. Si un cliente no recibe su 1099-MISC al final del año, también puede usar este formulario para contactarlo.
Cómo llenar un formulario W9 para una empresa
En lugar de enviarlo al IRS, el W9 es un formulario de impuestos que envía a otras empresas. Suponga que su negocio completa el trabajo para un negocio local; para enviarle un formulario de impuestos 1099 o para confirmar que usted o su empresa no necesitan uno, el formulario W9 que complete les proporciona la información que posiblemente necesiten. La buena noticia es que las instrucciones de W9 son lo suficientemente simples como para completar las casillas en poco tiempo.
En el formulario W9, proporcionará información como su nombre, el nombre de su empresa, su número de identificación fiscal (TIN) y la estructura de su organización. También deberá indicar las exenciones que pueda tener de ciertos mandatos de informes. Una vez que haya completado el formulario W9 intencionalmente para su negocio, simplemente puede firmarlo.
Instrucciones básicas para completar el formulario W9 para su empresa
Supongamos que su corporación puede haber proporcionado a una empresa local servicios por un valor de $ 2,800 el año pasado. Para presentar 1099 para el IRS, esa empresa requerirá un formulario W9 de su empresa. Simplemente puede descargar el formulario W9 del sitio web del IRS y completarlo para su negocio de acuerdo con las instrucciones. La información requiere:
- Su nombre legal completo tal como aparece en su declaración de impuestos.
- Si tiene un nombre comercial diferente a su nombre, deberá proporcionarlo.
- La clasificación legal o del IRS de su empresa (empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada, corporación, etc.).
- Para propietarios únicos, debe proporcionar su número de Seguro Social o Número de Identificación del Contribuyente (TIN).
- Detalles que aclaran si el dinero que recibe está exento o no de la retención adicional.
- Cuando se trata de informar cuentas en el extranjero, ya sea que esté o no exento de los requisitos de informes si su dinero se deposita fuera de los Estados Unidos,
Firma el documento una vez que lo completes. Sin embargo, como declaración jurada de que la información en el W9 para su empresa es precisa, debe verificar su firma. No hacer esto prácticamente significa que cometió perjurio, lo que resulta ser un delito.
Además, la retención de respaldo elimina el 24 por ciento, de la misma manera que se realiza la retención de impuestos del cheque de pago de un empleado. Estos pueden afectar los ingresos, los dividendos, los alquileres y las regalías, así como la compensación de los que no son empleados, pero no tienen efecto en las transacciones inmobiliarias. En este caso, la empresa que solicita tus servicios descontaría una cierta cantidad de tu servicio de $2,800. Como tal, la empresa no retirará su salario si proporciona su TIN y certifica que no está sujeto a la retención adicional.
Cómo llenar un formulario W9 como autónomo
Un formulario W9 es un documento que los trabajadores por cuenta propia, como un trabajador independiente, que brindan servicios a corporaciones, deben completar para realizar un seguimiento de su información fiscal y financiera. Con este formulario, una empresa patrocinadora puede proporcionar al Servicio de Impuestos Internos información precisa sobre el trabajador independiente, así como un número de identificación fiscal.
Como contratista independiente o autónomo, el Formulario W9 del IRS se usa más comúnmente con todos y cada uno de los empleadores. Los empleados de tiempo completo no necesitan un W9. Debe completar un formulario W9 ya que los empleadores no retienen impuestos de un contratista independiente o autónomo.
Si es un trabajador independiente, el siguiente procedimiento puede ayudarlo a aprender cómo completar correctamente el formulario W9
#1. Introduzca su nombre
Usando el nombre legal en su declaración de impuestos, escriba o escriba su nombre completo.
#2. Ingrese el nombre de su empresa
Escriba o escriba el nombre de su negocio, o ignore el nombre de la entidad.
#3. Decida su clasificación del IRS
Aquí, seleccione el apropiado opción de clasificación de impuestos federales. Como entidad comercial, es probable que sea un propietario único, una corporación C, una corporación S, una sociedad, un fideicomiso o sucesión, una sociedad de responsabilidad limitada u otro tipo de negocio.
#4. Seleccione sus exenciones
Si tiene exenciones de retención o declaración de respaldo en virtud de la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA), debe ingresar el beneficiario correcto o el código de declaración en esta parte. Algunas empresas están excluidas de la retención adicional cuando se trata de pagos de intereses y dividendos. No obstante, debe consultar las instrucciones del formulario para estar seguro.
#5. Proporcione su dirección postal
Aquí, debe escribir la dirección completa de la calle que usa en su declaración de impuestos, junto con el número, el nombre de la calle y el número de piso o apartamento. Este podría ser su lugar de residencia o su lugar de trabajo.
#6. Ingrese el resto de su dirección
Por lo general, esto incluye su ciudad, estado y códigos postales. Para que el IRS conecte sus documentos 1099 como trabajador independiente con su formulario 1040, debe incluir una dirección coincidente en el formulario W9 que complete.
#7. Ingrese los detalles del solicitante
En esta sección, también deberá incluir el nombre completo y la dirección de la persona o empresa que le solicitó que completara este formulario. Aunque no es un requisito, es una buena idea anotar esta información para sus propios registros.
#8. Proporcione su número de identificación fiscal (TIN) y complete la Parte 1
Para un trabajador independiente, la Parte 1 del formulario W9, que trata sobre su número de identificación fiscal, es la siguiente sección que debe completar. Puede hacerlo ingresando el número TIN de su empresa en el campo correspondiente. Como trabajador independiente, es probable que su TIN sea su número de seguro social (SSN). Mientras tanto, si fuera un tipo diferente de empresa, es probable que su TIN sea su número de identificación de empleador (EIN).
Una opción alternativa es ver las instrucciones del formulario para obtener más información sobre cómo completar el formulario como inmigrante o entidad desatendida.
#9. Complete la Parte II para certificar o autenticar su formulario W9
La parte final de su formulario W9 para completar como autónomo requiere que afirme, bajo pena de perjurio, que la información proporcionada es precisa. Esto significa que estás certificando que la información que has proporcionado es precisa y que has sido veraz durante todo el proceso. Para salvaguardar sus derechos legales, esta parte del formulario siempre es crítica. Al firmar su nombre y la fecha en el documento, certifica que las siguientes declaraciones son verdaderas:
- Ha escrito o está esperando para obtener el TIN correcto para usted.
- No tienes que preocuparte por la copia de seguridad retención ya que está exento o tiene una razón válida para no hacerlo; tal vez el IRS no te ha informado de alguna retención adicional.
- No importa si eres americano o no; usted es ciudadano estadounidense, residente de los Estados Unidos o extranjero.
- Tal vez sea una sociedad, corporación, firma u otra entidad estadounidense que se formó o incorporó en los Estados Unidos bajo el leyes de los Estados Unidos.
- ¿Ha proporcionado en el formulario el código o códigos FATCA correctos?
Conclusión
Debe familiarizarse con el formulario W9 del IRS y cómo completarlo si trabaja como individuo, trabajador independiente o una entidad desatendida. Le permite a un cliente o empresa para la que trabaja como individuo obtener fácilmente su nombre, dirección y número de identificación fiscal. También ayuda a informar a las personas si requieren una retención de respaldo o si necesitan deducir impuestos de sus ganancias.
Este formulario no es para enviarlo al Servicio de Impuestos Internos. Solo necesita reenviarlo a los empleadores que lo soliciten. Aunque el formulario W9 es razonablemente sencillo de completar, verifique dos veces su información para verificar que sea precisa. Sin embargo, si tiene problemas para completar este formulario, es posible que desee considerar contratar a un contador fiscal para que lo guíe a través del proceso.
Preguntas frecuentes sobre cómo completar un formulario W9
¿Cómo parece ser el formulario W9?
El IRS W-9 es un documento de una página con cinco páginas de instrucciones.
¿Dónde puedo encontrar el formulario W9?
Para completar un formulario W9 como propietario único, LLC de un solo miembro o individuo, obtenga uno de su cliente, banco u otra institución financiera. Una versión en PDF también está disponible en el sitio web del IRS.
¿Qué es la retención adicional?
La retención adicional es dinero que se deduce de su cheque de pago y se remite al IRS de los pagos de ingresos. Los pagadores pueden estar obligados a retener impuestos para que el IRS reciba los impuestos sobre la renta no pagados.
¿Un individuo necesita completar W9?
Los empleadores que contratan a una persona como contratista independiente deben proporcionarle un formulario W9 para que lo llene antes de comenzar a trabajar. Sin embargo, un individuo o "contratista independiente" que debe completar un formulario W9 debe haber cumplido con algunos criterios particulares.
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