¿Necesitas sugerencias para organizar un evento? Ha llegado a la ubicación adecuada. A lo largo de los años, hemos asistido a numerosos eventos organizados por varios grupos. También tenemos un montón de prácticas recomendadas para su uso, aunque no podemos enumerar todos los detalles que deberá tener en cuenta (¡a menudo depende del tipo de evento!). Lo guiaremos a través de los pasos involucrados en la planificación de eventos en esta publicación de blog.
¿Qué es un plan de eventos?
Un plan de eventos sirve como hoja de ruta para todos los elementos de su evento.
Estos componentes se coordinan siguiendo metas y objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límites de tiempo) y un marco de tiempo. Recomendamos trabajar hacia atrás desde la fecha de su evento para determinar su línea de tiempo (¡un calendario de trabajo hacia atrás!).
Mientras te preparas para el gran día, tu planificador de eventos puede actuar como una guía para mantenerte encaminado. No importa cuán grande o pequeño sea su evento, un plan exitoso incluye los mismos elementos cruciales, que veremos en la siguiente parte.
¿Cuáles son los pasos en la planificación de un evento?
La gestión de eventos es exigente. Hacer un seguimiento de todos los detalles menores puede ser difícil cuando hay tantas partes móviles. Hay mucho que considerar, desde elegir una ubicación y oradores hasta asegurarse de haber enviado notas de agradecimiento y dirigir un evento posterior al informe.
Aquí hay algunos pasos establecidos para organizar un evento.
#1. Desarrollar metas y objetivos del evento
Establecer un propósito claro y un objetivo es la primera etapa. ¿Qué objetivos tienes en mente para organizar este evento?
#2. formar un equipo
Para gestionar todos los arreglos de cualquier evento, se requiere un esfuerzo de equipo concertado. Elija un miembro clave del comité para que dirija el evento y designe presidentes de subcomités específicos. Los subcomités podrían cubrir el lugar, los oradores, el entretenimiento, la publicidad, los patrocinadores, el transporte, la administración de voluntarios y otras áreas.
# 3. Pon una fecha
Antes de concretar la fecha de tu evento, asegúrate de tomar en cuenta lo siguiente.
Date suficiente tiempo para organizarte; idealmente, esto debería ser entre cuatro y seis meses, dependiendo de las especificaciones de su evento.
- Tenga en cuenta las vacaciones
- Evite grandes eventos o vacaciones escolares
- Verifique las fechas con los asistentes importantes (presentadores/oradores principales, visitantes VIP, partes interesadas).
#4. Marca tu evento
Debe seleccionar un tema que sea actual y distintivo si desea que su evento se destaque. Piense en un tema amplio y atractivo para su evento, y piense seriamente en el nombre. Particularmente en los medios de Internet, puede llamar mucho la atención. Considere sus objetivos para el evento a medida que proponga nombres. Cree un eslogan: una frase de marca breve y pegadiza que resuma la ocasión. Cree un logotipo para representar su evento. Las camisetas, las botellas de agua, los bolsos y otros artículos se pueden marcar con la ayuda de un logotipo. Se puede crear fácilmente un logotipo con la herramienta gratuita de diseño gráfico en línea Canva.com.
#5. hacer un plan general
Todos los elementos del evento, incluyendo:
- Selección de ubicación, planificación y catering (contratos, permisos, seguros, selección de comidas, servicio de catering, etc.)
- Ponentes/presentadores (identificación, verificación, logística y gestión) (identificación, confirmación, logística y gestión)
- Actividades/entretenimiento
- Promoción y publicidad tanto offline como en internet (página web, promoción online, calendarios de eventos, programas impresos, relaciones con los medios, señalización, redes sociales, etc.)
- Gestión de Patrocinadores y Partners
- Gestión de voluntarios
- Recuerde que las personas se ofrecen como voluntarias por una variedad de razones (puntos calientes), como el deseo de marcar la diferencia, la oportunidad de conocer gente nueva socialmente o el deseo de aprender o experimentar algo novedoso. Las buenas experiencias de voluntariado pueden conducir a más voluntariado. No volverán a ser voluntarios y les dirán a otros si tienen una experiencia terrible. Asegúrese de que sus voluntarios tengan un sentido de calidez y participación. Deben creer que sus esfuerzos valieron la pena y que fueron útiles.
#6. Determinar Procesos Administrativos
¿Cómo hará un seguimiento de sus oradores, invitados, presupuesto y listas de registro?
#7. Identificar y crear asociaciones y patrocinios
¿Hay alguna empresa con la que podría colaborar o solicitar patrocinio para ayudar con los costos y aumentar la participación? Cuando incluye a otras personas u organizaciones en su evento, tienen un interés personal en ayudar con la publicidad y garantizar el éxito del evento.
Es posible que desee pensar en:
buscando patrocinadores comerciales para ayudar a pagar algunos de los costos del evento. Esto puede incluir todo, desde empresas locales que podrían donar bienes o servicios, como flores para las mesas, bolsas de regalo, etc., hasta organizaciones globales que deseen patrocinar una comida, ofrecer un premio de entrada o proporcionar un elemento importante de la subasta silenciosa.
Una fuerzas con grupos de vecinos que puedan proporcionar un lugar o ayudar con la planificación o la dotación de personal para el evento.
#8. Crear un plan de publicidad
Incluso con la alineación de oradores o entretenimiento más increíble, aún necesita relaciones públicas para atraer a los asistentes. El primer paso en la promoción del evento es un aviso o página en su sitio web, seguido de un recordatorio en su boletín o correo electrónico para guardar la fecha, seguido de publicidad fuera de línea y en línea, relaciones con los medios y comunicación continua para promover el registro. Sin los agradecimientos posteriores al evento, los reconocimientos de los patrocinadores y las historias que destacan los principales mensajes del evento o el éxito de la recaudación de fondos, ninguna estrategia está completa.
#9. establecer un presupuesto
Las estimaciones de todos los componentes importantes incluidos en el plan maestro de su evento deben incluirse en su presupuesto. No olvide tener en cuenta los gastos de viaje de los oradores o presentadores.
#10. Evaluar el evento
¿Cómo sabrá si su evento fue un éxito? ¿Utiliza números de asistencia para medir el éxito? ¿Cuánto subiste? ¿El mensaje? ¿Cómo involucraste a la audiencia o a los miembros? Cuando defina sus metas y objetivos por primera vez, debe pensar en cómo evaluará el evento para medir su éxito.
¿Cuáles son las siete etapas de la planificación de eventos?
Organizar una celebración en el lugar de trabajo, ya sea una fiesta o un almuerzo anual para clientes, requiere mucha preparación y un poco de suerte. Estas siete sugerencias pueden ayudarlo a reducir el estrés y garantizar que su evento especial sea realmente especial.
#1. Comience antes de lo que crea necesario.
Incluso si la fecha de su evento puede parecer lejana, deberá tomar muchas pequeñas medidas en el camino para mantenerse en el camino. Si su organización celebra reuniones anuales, puede comenzar a planificar lo esencial, como el lugar y la agenda, tan pronto como termine la reunión anterior, mientras las lecciones aprendidas de lo que funcionó y lo que no funcionó aún están frescas. Si está organizando una fiesta navideña, verificar la disponibilidad del lugar durante el verano puede ayudarlo a obtener su mejor opción y posiblemente incluso calificar para un descuento por hacer una reserva anticipada. Comenzar temprano reduce la probabilidad de perder detalles cruciales y le da tiempo para hacer cambios.
#2. Establecer un calendario maestro.
Haga una lista de los pasos que deben tomarse después de recibir los comentarios iniciales de su empleador y otras partes interesadas. A gran escala, esto puede implicar buscar ubicaciones potenciales, hacer preparaciones de alimentos, enviar formularios de registro y organizar el transporte. Proporcione instrucciones más detalladas y plazos después de cada uno de estos. Por ejemplo, debe analizar sus posibilidades, visitar sus mejores opciones y saber qué se ofrecerá y qué no se ofrecerá antes de hacer una reserva de lugar (por ejemplo, equipo audiovisual). Cuando termine cada tarea, táchela de la lista y, según sea necesario, agregue otras nuevas.
#3. Forma un equipo.
Evite intentar administrar toda la planificación usted mismo. En su lugar, asigne tareas especializadas basadas en las fortalezas de cada persona. ¿Alguien en su equipo ha trabajado en la industria de servicio de alimentos? Pídele que busque opciones de catering. Un compañero de trabajo del otro lado del pasillo toca en una banda de covers. Pídale que se encargue de organizar el entretenimiento. Tenga expectativas y fechas de vencimiento explícitas, y programe reuniones regulares para monitorear el progreso.
#4. Negociar con los proveedores sobre los precios.
Este paso puede ser simple si usa constantemente los mismos proveedores porque podría ser elegible para un descuento. Organizar su función en un día u hora de menor actividad también podría ahorrar costos. Vea qué tipo de descuento puede obtener si necesita más de una habitación de hotel para huéspedes de fuera de la ciudad; con frecuencia, los hoteles recompensarán una habitación si ha realizado una cantidad determinada de reservas. Obtenga cotizaciones de varios proveedores para los servicios que necesitará, ya que esto puede ayudarlo a negociar: por ejemplo, si el servicio de catering con el mejor menú sabe que tiene ofertas más baratas, podría estar listo para reducir sus precios.
#5. Considere "qué pasaría si".
Prepárese con anticipación para posibles obstáculos. Sería genial si el nuevo restaurante de moda de la ciudad pudiera albergar su reunión navideña. Es importante preguntar cortésmente sobre la cantidad de otros eventos programados para la misma noche, ya que puede afectar el nivel de atención que recibe su grupo. O tal vez estés organizando una salida familiar a un parque temático cercano. Verificar que habrá actividades para todos los niños; no quieres que los más pequeños estén tristes porque no pueden subirse a las atracciones.
#6. Consígalo por escrito.
Para evitar sorpresas el día del evento, lea atentamente los contratos de los proveedores. No haga suposiciones; todo lo que anticipe recibir debe indicarse explícitamente. Asegúrese de que su contrato establezca claramente que el vendedor levantará y desarmará la carpa y las sillas que está alquilando, por ejemplo. Sus contratos también deben cubrir contingencias, como quién intervendrá si el DJ que reservó se enferma.
# 7. ¡Divertirse!
Es hora de dar un paso atrás y ver que su arduo trabajo da sus frutos una vez que llegue el gran día y todo esté configurado y funcionando sin problemas. Aprecia el momento, pero también sé consciente de los posibles cambios que podrías hacer en el futuro. Y recuerde siempre agradecer a todos los que contribuyeron al éxito del evento.
¿Cuáles son las 6 etapas de la planificación de un evento?
La planificación es la clave para un evento exitoso. Es fácil sentirse abrumado porque hay tantos factores a tener en cuenta. Para asegurarse de que su evento se lleve a cabo con éxito y se mantenga dentro de su presupuesto, siga nuestros seis pasos.
#1. Identifique sus objetivos y metas.
Es importante tomar asiento y considerar sus objetivos para el evento antes de buscar ubicaciones potenciales. ¿Está intentando solicitar donaciones? o anunciar el lanzamiento de un producto específico? ¿Quieres 40 o 400 invitados?
Ser particular acerca de su audiencia también es crucial. La planificación y el presupuesto le resultarán más fáciles si conoce sus objetivos principales y tiene criterios concretos para medir el progreso.
#2. Establecer un presupuesto
Gastar un poco más aquí y allá es simple cuando quieres que todo sea impecable. Pero antes de que te des cuenta, esto puede acumularse en cientos o incluso miles de dólares por encima del presupuesto. Puede controlar mejor sus gastos haciendo un presupuesto que sea realista y flexible.
Estos componentes esenciales deben incluirse en su presupuesto:
- Renta del lugar Incluye cualquier otro gasto como seguro.
- Catering: Meriendas y comidas en los descansos.
- Gastos de personal: Cubren instalación, coordinación y limpieza.
- Ya sea un DJ o invitar a invitados especiales a hablar.
- Alquiler de A/V: dependiendo de la ubicación, es posible que necesite alquilar equipos adicionales. un proyector, por ejemplo.
- Decoración: si el evento tiene un tema, es posible que deba comprar o alquilar una decoración adicional.
- Marketing: si tiene los fondos, es una buena idea crear un presupuesto para marketing porque promocionar su evento es esencial para su éxito.
- Contingencia: no importa cuán cuidadosamente se prepare para su evento, inevitablemente surgirán costos inesperados. Proporcionar una red de seguridad, incluida una contingencia del 10%.
#3. Calendario del evento y planificación.
Darse el tiempo suficiente es la parte más crucial de la preparación. Cuando estás presionado por el tiempo, el tiempo parece volar muy rápido. Idealmente, debe permitirse de 4 a 6 meses para preparar y llevar a cabo eventos más grandes.
Compruebe si hay posibles conflictos si la fecha es variable. No desea reservar un lugar solo para enterarse de que su evento entra en conflicto con una festividad religiosa importante o que un orador invitado crucial no estará disponible ese día.
Recomendamos hacer un plan maestro y un cronograma que incluya todas las fechas de vencimiento cruciales en el período previo al evento para garantizar que todo funcione sin problemas. Esto también facilitará la asignación de tareas a su equipo. La presentación de licencias, pólizas de seguro, confirmación de oradores invitados, fechas críticas para marketing y publicidad, invitaciones enviadas, fecha límite de RSVP y un calendario detallado para el día real podrían incluirse en su cronograma.
# 4. Asociaciones
Puede considerar colaborar con otros grupos para el patrocinio según la naturaleza y el tamaño de su evento. Esto puede ayudarlo a ahorrar dinero al mismo tiempo que lo ayuda en sus esfuerzos de marketing y promoción.
Asegúrese de enfatizar un valor claro para las empresas a las que solicita que patrocinen su evento. Sus posibilidades de éxito aumentarán si puede presentar un caso sólido para el patrocinio.
#5. Promoción
Es hora de correr la voz sobre su evento ahora que los preparativos están en marcha. Incluso si tiene programados los oradores más increíbles, nadie se presentará si no está al tanto del evento.
Incluya fechas importantes en la cronología de su evento y cree un plan de relaciones públicas y marketing. Su estrategia de marketing debe incluir:
- Un anuncio de la página web sobre el evento.
- boletines y envíos masivos de correos electrónicos.
- Publicaciones en redes sociales que han sido programadas.
- Prensa y medios de comunicación, incluida su nota de prensa.
#6. Tome fotografías y filme para documentar la ocasión.
Es importante documentar su evento y su éxito después de toda su preparación y arduo trabajo. Para asegurarse de que sus fotos sean del más alto calibre y resolución, contrate a un fotógrafo profesional.
Estas fotos se pueden incluir en su seguimiento posterior al evento, que también puede incluir un comunicado de prensa sobre el evento y notas de agradecimiento a los patrocinadores y participantes. Además, estas imágenes pueden ayudar a publicitar los próximos eventos. Las imágenes y los videos se pueden guardar y compartir fácilmente con la suite Vista.
Puede agregar miembros del equipo o asistentes una vez que haya creado el área para su evento. Todas sus imágenes se guardan en un solo lugar, donde se puede acceder a ellas y organizarlas convenientemente.
¿Cuáles son los 3 componentes esenciales de la planificación de eventos?
Planear un evento es muy diferente a organizar una fiesta típica. Ya sea que el evento sea de alto perfil o privado, se necesita mucha más preparación, desarrollo y organización. Al final de la noche, todo administrador de eventos espera un evento exitoso, pero lograr ese objetivo no siempre es simple. La planificación de un buen evento requiere los siguientes tres factores:
#1. Establecer una meta con objetivos y un presupuesto.
Establezca metas, objetivos y, lo que es más importante, un presupuesto que cubra todos los aspectos del evento incluso antes de comenzar a soñar despierto con un tema. ¿Cuáles son tus objetivos para la ocasión? ¿Estás tratando de recaudar dinero? ¿Hay algún producto que merezca una atención especial? ¿Qué consideraría el cliente un éxito del evento? Tener un objetivo en mente hará que organizar el resto del evento sea mucho más fácil.
¿Por qué es vital crear un presupuesto? Necesita saber dónde establecer un límite de gasto, para empezar. Incluso si aún puede lograr mucho con un presupuesto limitado, no debe organizar un evento que no satisfaga los deseos y las capacidades financieras del cliente. Haga un presupuesto por partidas para que se registre cada paso y sus gastos se mantengan dentro de los límites aceptables.
#2. Elija una ubicación y haga contratos de proveedores
Todo el mundo es consciente de que no se puede organizar una fiesta sin un lugar para acomodar a todos los invitados. Lo mismo se aplica tanto a los eventos comerciales/corporativos significativos como a los pequeños. Dependiendo del concepto general, el presupuesto y el ambiente que desee que tenga el evento, encontrar el lugar ideal puede ser difícil. Si bien los lanzamientos de productos deberían ser un poco más participativos y atractivos, elegir una instalación establecida con grandes salones de baile hablará de un tema de riqueza para un ambiente de más clase. La planificación del diseño puede comenzar en serio una vez que tenga el lugar.
El uso de contratos de proveedores es un componente importante de la preparación del evento. Una vez que tenga una ubicación, debe comenzar a planificar el menú y el aspecto general del área del evento. Para crear el evento ideal, debe usar sus contactos en comida, iluminación, música/DJ, mantelería, flores e incluso diseño de pasteles. A pesar de que muchas ubicaciones de lugares ofrecerán algunos de estos servicios, dependiendo del producto final que necesite un cliente, es posible que aún necesite emplear a sus contactos. Ocasionalmente, brindar a sus clientes opciones para elegir puede producir los mejores resultados porque estuvieron involucrados en toda la estrategia.
#3. Marca
Los eventos de marketing son esenciales para sus clientes porque los asistentes deben conocer los detalles de la hora y el lugar para participar. La marca es importante porque desea que su evento sea notado y se destaque entre la multitud. Piense en diferentes nombres de eventos, temas e incluso diseños de logotipos para brindarles a los asistentes un gusto y una experiencia distintivos. Cree un eslogan para el evento que combine los objetivos del cliente y un anticipo de lo que sucederá allí para hacer un esfuerzo adicional.
Envíe una reserva de fecha si está organizando un evento con mucha anticipación (de seis a doce meses) para que los invitados tengan tiempo de marcar sus calendarios. Luego se puede enviar una invitación oficial como seguimiento a medida que se acerca el evento. Si el evento es para el lanzamiento de un producto, no olvides resaltarlo en la invitación. Una invitación también es una oportunidad fantástica para promover el tema general del evento.
Contratar a un administrador de eventos que pueda manejar todos los aspectos de la planificación desde la concepción hasta la conclusión es a veces el mejor enfoque para garantizar un evento exitoso. Haga una lista de todo lo que necesita hacer y tache los elementos a medida que avanza si tiene la intención de manejar la planificación del evento usted mismo.
¿Cuáles son las cinco C de la gestión de eventos?
Estas son las cinco C de la gestión de eventos: concepto, coordinación, control, culminación y cierre. ¿Pero, qué quieren decir?
# 1. Concepto
El concepto es lo primero. La conceptualización de su evento establece la base sobre la cual se construirá. Al hacerlo, debe tener en cuenta:
¿Quién asistirá, cuándo, dónde y qué sucederá en su evento son preguntas importantes?
No subestimes los detalles aquí. Profundice en cada uno de los temas antes mencionados y tómese el tiempo para comprender cada faceta de su evento. ¿Cuál es el objetivo principal de su evento, para empezar? Cual es el resultado? Tu audiencia necesita entender y relacionarse con este propósito. Después de tener esto, puede comenzar a considerar a su audiencia, cómo contactarlos y cómo involucrarlos.
Saber el 'Por qué' y el 'Quién' también le permite incursionar en el 'Cuándo' y el 'Dónde'. El lugar de celebración de su evento puede ser una obviedad si su público objetivo se concentra en esa zona, ya sea por residencia o por trabajo. O, si representan una muestra representativa de la población o un negocio, puede haber un año más adecuado o menos ocupado que ayude a aumentar la asistencia.
#2. Coordinación
La planificación puede comenzar una vez que tenga su concepto. Dado que probablemente habrá muchos elementos que deberá cubrir, este será probablemente uno de los pasos más largos del proceso.
Examinará lo siguiente durante la fase de coordinación:
- Elegir un tema
- Establecer un presupuesto fiable
- hacer un horario
- buscando una ubicación
- Organización de catering y decoradores.
- Organizar entretenimiento, conferencias u otros eventos.
- Compra de equipos
- Organizar el transporte y el alojamiento.
- Evaluaciones de riesgo y seguridad
- Planes de contingencia
La lista provista arriba no es de ninguna manera completa. Dependiendo del tamaño y la naturaleza de su evento, puede ser más corto o más largo. Pero la clave es que debe asegurarse de que todas sus bases estén cubiertas durante la fase de coordinación del proceso.
#3. Control
El control de eventos implica precisamente eso. manteniendo el control. Mantén las cosas bajo control y sigue tu estrategia lo más cerca que puedas. Es posible perder tiempo, dinero o ambos en recursos que no son compatibles con el "Por qué" que creó en la etapa de concepto si comienza a desviarse del rumbo y se desvía.
Cuando comience a planificar, sería beneficioso crear un cronograma y definir objetivos específicos sobre lo que se debe hacer, cuándo y quién. Esté atento al premio y asegúrese de tener una idea clara de cómo se verá su evento antes de hacer cualquier otra cosa porque, con la gestión de eventos, nunca puede ser demasiado controlador.
#4. Culminación
Concluimos el evento. el gran día real. Es hora de comenzar el espectáculo ahora que su evento ha sido un éxito. Pero su trabajo como administrador de eventos no termina cuando comienza el evento. En realidad, recién ha comenzado.
La comunicación con los proveedores, los vendedores y el personal, la atención cuidadosa a los plazos, los controles de seguridad y la configuración oportuna son parte de la fase culminante. La fase culminante, como la fase de control, consiste en guiar el barco en la dirección correcta y poner medidas de respaldo en caso de que se desvíe de su rumbo.
#5. Cerrar
Una vez finalizado el evento, comienza la fase de cierre. Asegurarse de que la ubicación esté limpia y ordenada, comunicarse con el personal y terminar con los servicios de catering, entretenimiento, etc.
El cierre también se extiende a la gestión posterior al evento, como obtener comentarios de los clientes, evaluar su desempeño, agradecer la asistencia y el personal, examinar el presupuesto, etc. Incluso si simplemente desea tomar una siesta larga después de su evento, la gestión posterior al evento le permitirá evaluar si cumplió con sus objetivos y cómo, así como también cómo puede llevar el impulso hacia adelante.
Resumen
La gestión de eventos y el éxito de la planificación requieren algunos talentos. En varias etapas del procedimiento, entran en juego habilidades como la atención cuidadosa a los detalles, el ingenio, la resistencia y el pensamiento estratégico. Debido a esto, es fundamental abordar la gestión de eventos con una estrategia sólida que le permita transitar por el camino (a veces) lleno de baches y salir del otro lado relativamente ileso, disfrutando de la gloria de un evento exitoso.
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Referencias
