¿Alguna vez ha tenido la sensación de que mientras trabaja en su negocio a tiempo completo, apenas logra avances? Lo sé; He estado allí. Puedo asegurarles que administrar un negocio es agitado. Realiza múltiples tareas y se esfuerza constantemente por lograr más con menos. Tiene sentido que para los dueños de negocios como yo, la eficiencia sea el objetivo final. ¿Qué pasaría si le dijera que existe un arma secreta que puede mejorar drásticamente los resultados de su empresa y transformar la forma en que gestiona su carga de trabajo? El principio de Pareto, a veces conocido como regla 80/20, es una técnica valiosa. Manténganse al tanto.
Historia del principio de Pareto
Vilfredo Pareto, un economista italiano, observó a finales del siglo XIX que el 20 por ciento de sus plantas de guisantes producían el 80 por ciento de las vainas de su jardín.
Basándose en sus observaciones, Pareto determinó que el 20% de la población de Italia poseía el 80% de la riqueza del país. Ésta es una distribución de la riqueza de Pareto.
Aunque el nombre “Principio de Pareto” lo originó el Dr. Joseph Juran, no Pareto. Luego, Juran adaptó las observaciones de Pareto a su trabajo en gestión de operaciones en la década de 1940. En ese sentido, ayudó a las empresas a mejorar la producción señalando que sólo el 20% de los procedimientos de fabricación eran responsables del 80% de los fallos de los productos.
Entonces, utilizando el análisis de Pareto, se centró en minimizar el 20% de las dificultades de producción para mejorar la calidad de la producción.
Juran denominó a este método el Principio de Pareto y popularizó la idea de que para lograr el mayor éxito, debemos centrarnos en los "pocos vitales" e ignorar los "muchos triviales".
Puntos clave
- Comprender la importancia del Principio de Pareto en las operaciones comerciales, donde un pequeño porcentaje de insumos a menudo produce la mayoría de los resultados.
- Aprenda a identificar las tareas, los clientes o los recursos más impactantes que contribuyen significativamente al éxito de su negocio.
- Concentre sus esfuerzos en unos pocos aspectos vitales para maximizar la eficiencia y la productividad, lo que le permitirá lograr más con menos.
- Optimice los procesos, delegue tareas y aproveche la tecnología para maximizar el impacto de sus actividades de alto valor.
- Evalúe periódicamente la eficacia de sus esfuerzos de optimización y adapte su enfoque según sea necesario.
- Mayor productividad, mejor asignación de recursos, ahorro de costos, mayor enfoque y reducción del estrés son algunos de los beneficios.
Comprender qué es la regla 80/20
Esta regla no es algún tipo de práctica sobrenatural. Es una observación profunda sobre cómo la causa y el efecto ocurren con frecuencia en el mundo real. La idea básica es que sólo el 20% de las causas (insumos) representan alrededor del 80% de las consecuencias (resultados).
Estoy seguro de que en algún momento de tu vida te has encontrado con algo en tu vida diaria. Quizás el 20% del contenido que compartes genera el 80% de tu participación en las redes sociales. Alternativamente, el 20% de su base de clientes puede proporcionar el 80% de sus ingresos por ventas. Esta teoría se aplica a muchas facetas de los negocios, que es donde las cosas se vuelven interesantes. Pero la pregunta es, ¿qué es exactamente la regla 80/20?
La regla 80-20, comúnmente conocida como Principio de Pareto, es un adagio muy conocido que establece que para cada evento dado, el 80% de los resultados (o productos) surgen del 20% de las causas (o entradas).
Pero en los negocios, la regla 80-20 apunta a identificar y priorizar los insumos que tienen el potencial de ser más productivos. Por ejemplo, una vez que los gerentes han identificado los aspectos que son cruciales para el desempeño de su empresa, deben priorizarlos.
Aunque la regla 80/20 se emplea comúnmente en los negocios y la economía, se puede aplicar a cualquier profesión.
Ejemplos del Principio de Pareto
Observar la regla 80/20 en acción en la vida real a menudo te ayuda a comprender mejor cómo funciona. Aquí hay seis circunstancias en las que puedes aplicar el Principio de Pareto.
#1. Principio de Pareto en la gestión del tiempo
Imagen de pvproductions en Freepik
Según el principio de Pareto, estar ocupado no implica productividad.
Esta es la razón por la que los empresarios, propietarios de pequeñas empresas y trabajadores por cuenta propia creen con frecuencia que deben trabajar horas excesivas para generar ganancias y evitar trabajar para otra persona.
Este tipo de conducta da como resultado un equilibrio distorsionado entre la vida personal y laboral, que puede ser poco saludable, provocar agotamiento, reducir la productividad e incluso hacer que las personas abandonen objetivos que parecían tan vitales en ese momento.
Para escapar de este ciclo, descubra el 20 por ciento de las acciones generadoras de ingresos que generan los mayores beneficios. Esto se debe a que cubre tanto lo que paga bien hoy como lo que dará los mayores rendimientos en el futuro.
El efecto es que tendrá más tiempo para el enriquecimiento personal, la relajación, el ejercicio, el bienestar mental y la construcción de relaciones si utiliza los principios 80/20 para completar sus tareas profesionales.
#2. Principio de Pareto en la gestión empresarial
Imagen de rawpixel.com en Freepik
Al gestionar una empresa, equipo o proyecto, es factible que el 20% del trabajo sea completado por el 80% restante del personal.
Para identificar a sus empleados más productivos, aplique los conceptos del análisis de Pareto. Asígnales las tareas más vitales. Colóquelos en posiciones de liderazgo para que puedan enseñar a otros las mismas ideas por las que viven.
Luego, examine y pregunte a estos miembros del equipo. Identifique sus distintas características, habilidades y rutinas que contribuyen a su productividad. Utilice esta información para capacitar a otros empleados, mejorando la productividad general de su equipo.
#3. Principio de Pareto en Fijación de Metas
Imagen de rawpixel.com en Freepik
¿Está considerando aplicar el Principio de Pareto para establecer objetivos? ¡Ésta es una decisión sabia! A continuación se explica cómo aplicar el principio de Pareto para desarrollar objetivos INTELIGENTES que aumentarán su productividad general.
Comience escribiendo cinco metas en una hoja de papel. Luego considere: si actualmente solo pudiera lograr uno de los objetivos de esa lista, ¿cuál tendría la mayor influencia positiva en su vida?
Luego determine el segundo objetivo más crítico. Después de completar esta actividad, descubrirá que el 20% más importante de sus objetivos será el que más le ayudará. Debes seguir trabajando en aquellas metas que has elegido como las más valiosas de todos los tiempos.
#4. 80 Regla 20 en la resolución de problemas
Imagen de gpointstudio en Freepik
La resolución de problemas es una habilidad necesaria. Debes poder afrontar dificultades de todos los tamaños porque son una parte inevitable de nuestra vida personal y profesional.
Cuando utilice el principio de Pareto para resolver problemas, siga estos procedimientos y utilice estos instrumentos cruciales. También puedes crear un diagrama de Pareto para ayudarte a visualizar los matices del problema y descubrir las posibles soluciones.
- Cree una lista de los problemas que enfrenta en su situación.
- Determine qué está causando cada problema, particularmente la causa raíz.
- Da una puntuación a cada problema enumerándolos en orden de importancia. Aquellos que están impactando más tu progreso son los más importantes (el 20 por ciento) que debes resolver primero.
- Organiza tu lista de problemas en grupos según aquellos que tienen las mismas causas.
- Sume las puntuaciones de cada grupo. El grupo que tenga la puntuación más alta es su máxima prioridad.
- Comience a pensar en soluciones para este grupo de problemas y actúe.
#5. 80\ 20 Regla en Ventas
Imagen de creativeart en Freepik
Un ex colega mío es uno de los profesionales a comisión mejor pagados de Estados Unidos. Uno de sus objetivos era cuadriplicar sus ingresos en los próximos tres a seis años, por lo que siguió la regla 80/20 con su clientela.
En el proceso, descubrió que el 20% de sus clientes representaban el 80% de sus ingresos. También descubrió que el tiempo dedicado a un cliente con grandes beneficios era idéntico al dedicado a un cliente con bajos beneficios.
En otras palabras, estaba dividiendo su tiempo en partes iguales entre los trabajos que realizaba, aunque sólo el 20% de esos elementos contribuían al 80% de su producción.
Entonces dividió su lista de clientes en el 20% superior, luego llamó a otros profesionales de su industria y con mucho cuidado, respeto y estrategia entregó el otro 80% de sus clientes, que solo representaban el 20% de sus ingresos.
Luego desarrolló un perfil de sus principales clientes y comenzó a buscar en el mercado únicamente el tipo de cliente que encajaba en el perfil; en otras palabras, alguien que podría convertirse en un contribuyente significativo de ganancias para su organización y a quien podría servir con el mismo nivel de excelencia que sus clientes esperaban. Y en lugar de duplicar sus ingresos en tres a cinco años, ¡los duplicó en el primer año con esa sencilla técnica de gestión del tiempo!
Cómo aplicar la regla 80/20 a la optimización empresarial
Fuente de la imagen
Ahora hablemos de cómo podemos utilizar la regla 80/20 para mejorar la forma en que gestionamos nuestro negocio. Una de las primeras tareas es identificar los pocos críticos: el 20% de los insumos que representan el 80% de los resultados. Esto podría consistir en evaluar datos de ventas, realizar evaluaciones de desempeño o simplemente dar un paso atrás para evaluar cómo se están utilizando su tiempo y recursos. Mira esta plantilla también,
Para mí, esta idea surgió cuando evalué los datos de los clientes de mi empresa y descubrí que un pequeño grupo de nuestros clientes representaba la mayoría de nuestros ingresos. En lugar de extendernos y atender a todos los clientes por igual, concentramos nuestros esfuerzos en cultivar esas relaciones críticas, lo que resultó en un gran aumento en las ventas. Entonces, ¿cómo podemos utilizar la regla 80/20 para cambiar nuestros negocios? He aquí una estrategia:
#1. Identifique su zona de alto impacto
¿Recuerdas cuando pasé días produciendo un hermoso folleto y descubrí que la mayoría de mis clientes me encontraron a través de anuncios web? ¡Ese folleto no estaba en mi 20% de alto impacto! ¡Aquí es donde comienza el trabajo de investigación! La primera etapa es determinar qué 20% de sus esfuerzos están produciendo resultados. A continuación se presentan algunas estrategias que le ayudarán a descubrir las pepitas de oro de su negocio:
- Análisis de datos: ¡Los números no mienten! Profundice en los datos de sus clientes, cifras de ventas y análisis de sitios web. Esto le ayudará a identificar patrones y señalar las áreas que le generan más negocio.
- Realice un seguimiento de su tiempo: ¿Cómo pasa realmente su jornada laboral? Existen aplicaciones de seguimiento del tiempo que pueden ayudarle a ver a dónde van sus minutos (y potencialmente sus horas). ¿Está atascado en tareas administrativas que podrían delegarse? Identificar las pérdidas de tiempo es clave para encontrar actividades de alto impacto.
#2. Centrarse y optimizar
Una vez que haya localizado su 20% dorado, es hora de concentrar sus esfuerzos allí. En mi caso, reconstruí mi sitio web y realicé publicidad online enfocada, lo que aumentó considerablemente mi base de consumidores. Así es como puedes aprovechar al máximo esas actividades doradas:
- Agiliza los procesos: ¿Hay tareas repetitivas que te ralentizan? Busque formas de automatizarlos o subcontratarlos. Liberar su tiempo le permite concentrarse en las actividades de alto valor que mueven la aguja de su negocio.
- Delegado: No tienes que ser un superhéroe y hacerlo todo tú mismo. Delega tareas a miembros capacitados del equipo o subcontratalas a autónomos. Esto lo libera para concentrarse en sus fortalezas principales e iniciativas estratégicas.
#3. Evaluación y Mejora Continua
El aspecto atractivo de la regla 80/20 es que es un proceso continuo. Por lo tanto, evalúe periódicamente la eficacia de su optimización esfuerzos. ¿Sus áreas de alto impacto siguen produciendo resultados óptimos? El panorama empresarial cambia continuamente, así que prepárese para ajustar su estrategia según sea necesario. Aquí le mostramos cómo mantenerse a la vanguardia del juego de la eficiencia:
- Revise y analice: evalúe periódicamente la eficacia de sus esfuerzos de optimización. ¿Sus áreas de alto impacto siguen dando los mejores resultados? El panorama empresarial cambia constantemente, así que prepárese para adaptar su enfoque según sea necesario.
El poder del 80/20 en acción: historias de éxito del mundo real
Permítanme brindarles algunos casos de la vida real para demostrar la efectividad de la Regla 80/20. A continuación se muestran algunos ejemplos inspiradores de cómo las organizaciones han utilizado la regla 80/20 para producir resultados sobresalientes:
#1. Estudio de caso 1: De perplejo a optimizado
Tech Roofs, una empresa de desarrollo de software, se estaba ahogando en un mar de proyectos y plazos interminables. Siguieron la regla 80/20 al evaluar la actividad del equipo y determinar el 20% que resultó en los proyectos más terminados. Al final, vieron un aumento significativo en la productividad total del equipo después de simplificar esas tareas y eliminar las pérdidas de tiempo.
#2. Estudio de caso 2: Líderes que reducen costos
Zlinks Enterprize, una cadena minorista, estaba lidiando con costos operativos crecientes. Utilizaron la regla 80/20 para gestionar su inventario, centrándose en el 20% de los productos que generaban mayores ingresos. A su vez, ahorraron mucho dinero al gestionar los niveles de existencias y obtener mejores acuerdos con los proveedores sobre esos productos críticos.
Estos son sólo algunos ejemplos que demuestran los efectos innovadores de la regla 80/20 cuando se aplica a la eficiencia empresarial.
Desafíos y cómo superarlos: el camino hacia el dominio de la eficiencia
Seamos honestos: ejecutar cualquier plan nuevo presenta su propio conjunto de desafíos. Aquí hay algunos obstáculos frecuentes que puede encontrar con la regla 80/20 y cómo superarlos:
#1. Mito uno: esta es una división estricta 80/20
No se deje atrapar por los números específicos. La regla 80/20 es una guía, no una fórmula absoluta. Los porcentajes precisos pueden diferir en su empresa.
#2. Desafío uno: identificar el 20% correcto
Esto puede resultar difícil, pero el análisis de datos y la evaluación sincera son tus mejores amigos aquí. Realice un seguimiento de los análisis, solicite comentarios de su equipo y de los consumidores y esté dispuesto a probar cosas nuevas hasta que haya identificado sus áreas de mayor impacto.
#3. Desafío 2: deterioro de prioridad
Es tentador optimizar todo a la vez. Recuerde, la atención es fundamental. Por lo tanto, comience abordando primero los temas más importantes y luego avance en la lista. Los métodos de priorización como la Matriz de Eisenhower pueden ayudar con estas selecciones.
Para ser honesto, hubo momentos en los que me molestó el ritmo relativamente lento de seguir la regla 80/20. Puede resultar difícil dejar de lado trabajos o iniciativas a las que hemos dedicado tiempo y energía. Pero créanme cuando digo que la recompensa vale la pena.
Herramientas y recursos para implementar la regla 80/20
Entonces, ¿cómo puedes empezar a aplicar la regla 80/20 en tu propio negocio? He descubierto que hojas de cálculo simples y sesiones de lluvia de ideas a la antigua usanza suelen ser suficientes para comenzar. La buena noticia es que no tiene que hacerlo solo en esta campaña de eficiencia. Existen muchos recursos que le ayudarán a comprender la regla 80/20:
#1.Software y tecnología
Utilice herramientas de análisis de datos, como sistemas CRM o software de gestión de proyectos, para descubrir patrones e identificar áreas de alto impacto. Hay otras aplicaciones de seguimiento del tiempo disponibles para ayudarle a ver a dónde va su tiempo.
#2: Libros y artículos
Profundice más en la regla 80/20 con recursos como el clásico "El principio 80/20" de Richard Koch o busque consejos prácticos de aplicación en artículos web como este.
#3: Talleres y programas de capacitación
Piense en unirse a talleres o programas de capacitación destinados expresamente a ayudar a las organizaciones a utilizar la regla 80/20 para la optimización.
Beneficios de la regla 80/20
La regla 80/20 puede ayudarte a determinar dónde debes dedicar la mayor parte de tu tiempo, dinero o energía. También puedes usarlo para ayudarte a identificar objetivos alcanzables, describir acciones precisas para lograrlos y mantenerte enfocado en lo que tiene el mayor impacto. Éstos son sólo algunos de los beneficios que ofrece la regla 80/20:
#1. Gestión del tiempo mejorada
Puede estructurar su día para concentrarse en las tareas que tienen la mayor influencia en su trabajo encontrando aquellas que produzcan los mejores resultados. Esto puede mejorar su desempeño y ayudarlo a avanzar en su carrera. También puede ayudarle a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
#2. Liderazgo mejorado
Si desea mejorar sus habilidades de liderazgo, utilice la regla 80/20 para asignar tiempo para la socialización del equipo. El Principio de Pareto también puede ayudarle en su papel como mentor en el lugar de trabajo. Esto podría ayudarle a fomentar la confianza y la unión del equipo.
#3. Utilización más eficaz de los recursos de la empresa
La regla 80/20 puede ayudarle a utilizar mejor el tiempo y la energía de su organización para realizar cosas como
- Investigar competidores o tendencias de la industria.
- Agilizar los procedimientos de contratación
- Mejorar la cultura de la empresa.
#4. Resultado máximo
El principal beneficio de aplicar el principio de Pareto es que se puede lograr el mayor impacto con el menor esfuerzo. Esto puede ayudar a su equipo a operar de manera más efectiva sin dejar de concentrarse en ciertos proyectos. La regla 80/20 puede ayudarte a mejorar tus métricas en menos tiempo al priorizar los esfuerzos en la secuencia correcta.
#5. Toma de decisiones
El principio de Pareto le ayuda a realizar las selecciones óptimas durante el proceso de resolución de problemas. Cuando hay múltiples causas para un solo problema, el principio de Pareto le ayuda a seleccionar soluciones.
¿Cuál es la estrategia de la regla 80-20?
Un principio de la regla 80-20 es identificar los mejores activos de una entidad y utilizarlos eficientemente para crear el máximo valor.
¿Cómo se aplica la regla 80-20 al trabajo?
Productividad. Puedes utilizar la regla 80/20 para priorizar las tareas que debes realizar durante el día. La idea es que de toda tu lista de tareas, completar el 20% de esas tareas generará el 80% del impacto que puedes crear ese día.
¿Dónde se aplica la regla 80/20?
En el ámbito empresarial: Este principio se ha utilizado para evaluar y mejorar la gestión (cuando el 20% de los empleados produce el 80% de los resultados),
En finanzas personales: la regla 80/20 se utiliza a menudo para guiar la elaboración de presupuestos. Ordena a las personas que destinen el 20% de sus ingresos mensuales a ahorros, ya sea una cuenta de ahorro tradicional, una cuenta de corretaje o una cuenta de jubilación, para garantizar que haya suficiente reserva en caso de dificultades financieras, y que utilicen el 80% restante como prescindible. ingreso.
En inversión: se ha descubierto que el 20% de las tenencias de una cartera a menudo generan el 80% de su crecimiento. Lo contrario también puede ser cierto: el 80% de las pérdidas de inversión se deben al 20% de las tenencias. Pero, debido a la naturaleza impredecible del mercado de valores, esta regla a menudo se considera una forma eficaz de evaluar inversiones pasadas en lugar de guiar las futuras.
Conclusión
Dominar la eficiencia con la regla 80/20 cambia las reglas del juego en cualquier negocio. Esto se debe a que puede aumentar la productividad y la rentabilidad identificando los pocos críticos y centrando sus esfuerzos en dónde tendrán el mayor impacto.
Recuerda que Roma no se construyó en un día. Se requiere paciencia, determinación y voluntad de adaptarse al utilizar la regla 80/20. ¿Así que, por qué no intentarlo? ¿Quién sabe? Podría ser el secreto para llevar tu empresa al siguiente nivel.
Referencias
- .investopedia.com
- asana.com
- .briantracy.com
- blog.hubspot.com
- indeed.com
- ANÁLISIS DE LA CAUSA RAÍZ: método, ejemplos, herramientas y plantilla
- 6 herramientas de RCA que aprenderá en la capacitación de RCA
- CÓMO GESTIONAR UN NEGOCIO: una guía paso a paso para 2023
- Cuáles son los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: Todo lo que Necesitas
- ¿Qué es la contabilidad? Una guía definitiva para los nigerianos
