¿Es usted un emprendedor ocupado al que le encanta pasar más tiempo haciendo crecer su negocio y menos tiempo en actividades mundanas como la contabilidad? Si es así, ¡esta guía es para ti! La contabilidad no tiene por qué ser abrumadora ni ocupar demasiado de su valioso tiempo.
Aquí hablaremos sobre cómo optimizar su flujo de trabajo y garantizar la precisión de los números, un acto de equilibrio que todos los emprendedores ocupados deberían comprender y esforzarse por lograr.
Esta guía está especialmente escrita para empresarios que no son contadores y que están muy ocupados. Proporciona instrucciones sencillas y fáciles de seguir sobre la gestión de sus libros, desde la configuración de un sistema eficaz de mantenimiento de registros hasta la elaboración de informes financieros precisos.
Entonces, si desea procesos de contabilidad sin complicaciones e información para mejorarlos, ¡siga leyendo!
Decida qué método de contabilidad utilizará
Cuando se trata de realizar un seguimiento de sus finanzas, hay dos métodos distintos entre los que puede elegir: entrada única y entrada doble.
La entrada única implica el registro de transacciones a medida que ocurren en un solo libro mayor, mientras que la entrada doble requiere el registro de débitos y créditos en al menos dos libros mayores.
Al decidir entre las dos técnicas de mantenimiento de registros, tenga en cuenta el nivel de complejidad que necesita para comprender sus transacciones financieras.
La doble entrada registra más información sobre su actividad económica, por lo que es ideal para empresas con una actividad financiera significativa. Mientras tanto, la entrada única es un método más directo de mantenimiento de registros, generalmente el mejor para las personas que realizan un seguimiento de sus finanzas.
No importa cómo lo haga, elegir un método consistente para registrar datos financieros es esencial para comprender e informar su desempeño económico a lo largo del tiempo.
Manténgase al tanto de los impuestos creando cuentas comerciales separadas
Llevar cuentas separadas es un buen hábito y hace que la declaración de impuestos sea mucho más sencilla. Además, al tener la documentación organizada de toda la información financiera fácilmente disponible, las autoridades fiscales como el Servicio de Impuestos Internos (IRS) pueden revisar rápidamente los registros si es necesario.
Esto reduce significativamente el tiempo entre la recopilación de información y la garantía de que todo en sus formularios de impuestos sea correcto.
La cuenta comercial más común incluye una cuenta corriente para las transacciones bancarias diarias, una cuenta de ahorros para almacenar fondos de manera de bajo riesgo y acumular intereses a lo largo del tiempo, y una cuenta comercial para aceptar pagos de clientes.
Cada tipo de cuenta tiene su propio conjunto de requisitos y también ofrece diferentes niveles de seguridad para proteger las finanzas de su organización.
Además, las cuentas separadas ofrecen la tranquilidad de saber que no tendrá que buscar documentos de última hora cuando finalmente sea el momento de presentar una declaración.
Además de las cuentas separadas, también es importante familiarizarse con cualquier regulación local adicional relacionada con asuntos financieros, dependiendo de dónde opere, como los requisitos de capital, etc. Por lo tanto, infórmese en consecuencia antes de tomar medidas para que no surjan multas o sanciones por incumplimiento. -cumplimiento.
Mantenga sus informes financieros seguros
Mantener los registros seguros y protegidos también es esencial para mantener la precisión en la contabilidad. Considere tomar las medidas necesarias para organizar los datos en sistemas de fácil acceso para que los tenedores de libros puedan acceder a los documentos de manera rápida y eficiente.
Con el auge de las soluciones basadas en la nube, la automatización de estos procesos se puede hacer mucho más rápido y más fácil que nunca.
El software de contabilidad basado en la nube es una herramienta poderosa que permite a los usuarios almacenar de forma segura su información financiera en la nube y acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por lo tanto, independientemente de su ubicación, siempre tendrá acceso a información actualizada esencial para una contabilidad precisa.
Además, dado que todos los datos se guardan en el entorno de la nube, los usuarios no necesitan preocuparse por realizar copias de seguridad o perder información.
En última instancia, el software de contabilidad basado en la nube es invaluable para aquellos que buscan ahorrar tiempo y dinero al crear y actualizar sus presupuestos.
Crea un presupuesto
Crear un presupuesto es el primer paso para estar al tanto de sus finanzas. Un presupuesto le permite realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos para saber exactamente a dónde va su dinero cada mes.
También lo ayuda a crear objetivos que ayudarán a garantizar que su negocio siga siendo rentable.
Al crear un presupuesto, asegúrese de incluir lo siguiente:
- Todos sus costos fijos mensuales (pagos de alquiler/hipoteca, servicios públicos)
- Costos variables (gastos de viaje)
- Cualquier otro costo misceláneo (suministros de oficina)
Muchos servicios de contabilidad ofrecen planificación presupuestaria como parte de su cartera de servicios para aquellos que desean obtener visibilidad sobre su futuro financiero. Esto puede incluir la creación de presupuestos anuales o trimestrales e informes de seguimiento mensuales, lo que brinda a los propietarios de negocios información sobre dónde se pueden reducir los costos y cómo asignar fondos para futuras inversiones.
Además, la planificación presupuestaria a menudo refuerza las decisiones comerciales estratégicas al permitir que las empresas pronostiquen las ganancias y los gastos con precisión.
Finalmente, implementar un presupuesto confiable puede ayudar a que las operaciones diarias de las empresas funcionen sin problemas, eliminando las conjeturas de la planificación financiera.
Configurar el software de contabilidad
Una de las mejores maneras para que los empresarios ocupados simplifiquen sus procesos de contabilidad es automatizándolos. Puede ahorrar tiempo y esfuerzo a largo plazo mediante la automatización de tareas específicas, como la facturación, las cuentas por cobrar y por pagar, los pagos de impuestos y la nómina.
Hay muchas herramientas disponibles que le permiten automatizar estos procesos de manera rápida y eficiente.
Una excelente manera para que los empresarios ocupados se mantengan al tanto de sus finanzas es configurar un software de contabilidad como QuickBooks o Xero.
¡Estos programas facilitan a los empresarios el seguimiento de sus ingresos y gastos, la creación de facturas para clientes, la administración de impuestos sobre la nómina y más! También proporcionan informes fáciles de entender para que pueda ver rápidamente cómo está financieramente su negocio en un momento dado.
Externalice sus necesidades contables
La subcontratación de la contabilidad puede ser un gran beneficio para el emprendedor ocupado.
Con la derecha servicios de contabilidad, tiene acceso a asesoramiento financiero, recomendaciones de contabilidad y apoyo adaptado a las necesidades específicas de su negocio. También puede asegurarse de que los informes urgentes, como los impuestos, sean precisos y estén actualizados.
Lo que es más importante, las empresas inteligentes se sentirán seguras sabiendo que sus contadores entienden claramente su posición financiera actual y obtienen información sobre futuras decisiones comerciales.
Investigaciones recientes sobre los servicios de contabilidad muestran que el 67 % de los propietarios de pymes están satisfechos con los servicios que han recibido. ¡Así que optar por subcontratar está demostrando ser una sabia decisión!
Muchas empresas de contabilidad son profesionales en ayudar a las pequeñas empresas con sus necesidades contables. Contratar a un contador experimentado puede ayudar a garantizar que sus libros se mantengan actualizados y precisos en todo momento, liberando más de su valioso tiempo para otras tareas esenciales.
Conclusión
Mantenerse al tanto de las finanzas de su empresa no tiene por qué ser desalentador. Con algunas herramientas de planificación y uso como las mencionadas anteriormente, ¡puede ser sorprendentemente simple!
Además de garantizar la precisión en el mantenimiento de registros, puede proporcionar información valiosa sobre dónde los costos pueden aumentar inesperadamente o dónde puede haber oportunidades potenciales de ahorro en el futuro.
Mantener su contabilidad organizada desde el principio le ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro. Puede hacer esto con consejos simples o usarlos para evaluar a su futuro experto en contabilidad. Independientemente de su ruta, no postergue su contabilidad.
¡Solo hará las cosas más difíciles a largo plazo!
