Las juntas corporativas toman decisiones colectivas para el mejoramiento de la empresa y para proteger los intereses de los dueños de negocios. En los entornos tradicionales de la junta, los miembros de la junta se reunían en reuniones de emergencia de la junta, o AGM. Eso ha cambiado significativamente en el mundo corporativo moderno y la gerencia se comunica con más regularidad.
Es difícil para las empresas organizar más reuniones físicas para directores y otros miembros de la junta. Es por eso que hay un aumento masivo en la demanda de plataformas de comunicación en línea como salas de datos virtuales.
¿Cómo utilizan las juntas el software de sala de datos virtual o en línea para las comunicaciones de la junta? Aquí hay una guía detallada sobre el software de la sala de datos para la gestión de la comunicación de la junta.
¿Qué es el software de sala de datos virtual?
Una sala de datos virtual (VDR) o sala de datos electrónicos es un depósito de documentos digitales con herramientas avanzadas de gestión de proyectos y comunicación en línea. En otras palabras, las salas de datos virtuales son plataformas de administración de datos virtuales donde puede almacenar, compartir y distribuir datos y comunicarse de manera diferente.
A diferencia de las soluciones de gestión de reuniones, las salas de datos son herramientas comerciales multipropósito que automatizan las reuniones y almacenan de forma segura información que se puede compartir o acceder cuando sea necesario.
Es por eso que las salas de datos virtuales se utilizan en la gestión de inversiones, fusiones, adquisiciones, ensayos clínicos, recaudación de fondos, bienes raíces y gestión de documentos de la junta.
| Entre muchos otros casos de uso, las comunicaciones de la placa son uno de los usos más populares de las salas de datos. Puede averiguar cómo las salas de datos virtuales facilitan la gestión de la junta aquí: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
¿Por qué son importantes las salas de datos virtuales para las juntas corporativas?
#1. Reuniones de directorio mejores y más rápidas
La gestión eficaz de las reuniones del consejo sigue siendo un desafío para la dirección. Tienen que usar múltiples piezas de software para conferencias de audio y video, almacenamiento de datos, gestión de tareas y preparación de libros de texto.
Las salas de datos digitales brindan a la gerencia el lujo de administrar todo en un solo lugar. Así es como el software de la sala de datos ayuda a administrar las reuniones de la junta:
- Los VDR tienen plantillas personalizables para preparar las agendas de las reuniones y luego enviarlas a todos los participantes esperados.
- Los participantes de la reunión pueden acceder a cualquier documento inmediatamente desde el repositorio de VDR.
- Los usuarios pueden utilizar el modo presentador para entregar sus presentaciones a través de apoyo visual.
- La gerencia puede grabar la reunión para uso futuro.
- Los VDR le permiten automatizar la Tomar nota .
- Los participantes pueden emitir votos y firmar documentos electrónicamente en VDR
- La herramienta de preguntas y respuestas en los VDR es útil para las sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real.
- Administrador de tareas ayuda a asignar, administrar y realizar un seguimiento del rendimiento de los usuarios.
- Generador de actas de reuniones automatiza la preparación y distribución de actas.
#2. Gestión de datos centralizada
Dado que el software de la sala de datos en línea es una tecnología basada en la nube, las juntas lo utilizan como depósito central de documentos. Gestión de datos centralizada asegura que todos los documentos necesarios para la gobernanza estén en un solo lugar. Los libros de la junta, los manuales de políticas, las actas y agendas de las reuniones, los estados financieros, las propuestas de fusiones y adquisiciones, etc., se pueden almacenar en un solo lugar para los miembros de la junta.
Asimismo, la gerencia puede categorizar datos de la manera que prefieran, y los usuarios de VDR pueden acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los mejores proveedores de salas de datos virtuales del mercado tienen aplicaciones móviles dedicadas para acceso 24/7. Muchos proveedores de salas de datos incluso dan acceso sin conexión a los documentos VDR.
#3. Control de documentos
El 100 % de control sobre los documentos es otro factor que diferencia las salas de datos virtuales de otras plataformas de gestión de reuniones. La gestión de VDR puede establecer permisos de acceso a archivos para los miembros de la junta, inversores o miembros del comité en consecuencia.
Por ejemplo, se puede evitar el uso no autorizado de material ultrasecreto o altamente confidencial a través de la vista de cerca rasgo. Limita a los usuarios de ver el documento; no pueden escanear, editar, controlar, guardar, eliminar, imprimir o fotografiar ese archivo. Las funciones de protección de documentos incluyen marcas de agua digitales, destrucción de documentos, cifrado de datos y revocación de acceso a documentos.
#4. Comunicación y uso compartido de datos en tiempo real
Aparte de las reuniones de la junta, el intercambio de datos es mucho más rápido y seguro en las salas de datos virtuales. Los miembros de la junta pueden incluso colaborar con sus subordinados en las salas de datos. Pueden compartir, editar, anotar y distribuir archivos en tiempo real.
Los VDR también permiten carga y uso compartido masivo de documentos; los usuarios también pueden programar documentos para compartir en una fecha futura.
Las salas de datos tienen mensajeros de chat que los usuarios pueden usar para conversaciones uno a uno y chats grupales. Otras herramientas de comunicación incluyen encuestas en vivo y correo electrónico dedicado.
#5. Seguridad y Transparencia de la Plataforma
Además del control de documentos, la seguridad de la plataforma de la sala de datos virtual es simplemente insuperable. Características como autorización de dos factores erradicar las posibilidades de ingreso no autorizado en el VDR. La administración de la sala de datos puede inmediatamente elimine cualquier dispositivo del VDR y cualquier archivo guardado o descargado de la plataforma.
Los servicios de sala de datos de hoy en día mantienen todo transparente a través de registros de auditoría. Estos son informes de auditoría detallados que brindan detalles completos sobre las actividades de la sala de datos.
Palabras finales
Las salas de datos virtuales crean una plataforma centralizada para juntas donde pueden administrar sus reuniones, compartir y almacenar documentos sin problemas y de forma segura, comunicarse en tiempo real y proteger sus datos importantes de fugas o robos de datos.
