Es difícil mantener la seguridad de los datos cuando cientos y miles de documentos se comparten, revisan y marcan regularmente. Cuando un documento pasa por varias manos, aumentan las posibilidades de una violación de la seguridad de los datos, principalmente debido a errores humanos y sistemas de ciberseguridad débiles. En última instancia, esto plantea desafíos para los departamentos legales y de cumplimiento de una organización.
El empleo de salas de datos virtuales es una de las formas más efectivas de resolver los problemas de cumplimiento. Esto se debe principalmente a que los proveedores certificados de salas de datos virtuales cumplen estrictamente con los estándares internacionales y locales de protección de datos y seguridad cibernética.
La discusión de hoy es sobre cómo el software de sala de datos en línea ayuda en su proceso de cumplimiento. Aquí hay una breve introducción al software de la sala de datos.
¿Qué es el software de la sala de datos?
El software de sala de datos, también conocido como sala de datos electrónica, es un repositorio de datos en línea certificado para almacenar y administrar documentos legales, financieros y corporativos. Si las salas de datos virtuales se definen en términos más amplios, son una mezcla de múltiples tecnologías que abordan tres áreas principales de negocios.
#1. Almacenamiento de datos
Todos los servicios de salas de datos virtuales son esencialmente repositorios de documentos donde todo tipo de profesionales y empresas pueden almacenar sus datos para uso temporal o permanente. Sin embargo, el software de la sala de datos no se trata solo de almacenamiento de datos: la tecnología ofrece una solución completa de gestión de datos. Dicho esto, puede compartir documentos con otros usuarios en la sala de datos, organizar los datos según sus necesidades y tener control total sobre el flujo de datos en los datos room.
#2. Colaboración en línea
Los repositorios de datos en línea generalmente no ofrecen herramientas de colaboración en línea, pero una sala de datos virtual sí lo hace. Un software de sala de datos electrónica de alta gama posee múltiples herramientas de colaboración, incluidos mensajeros de chat, herramientas de audio y videoconferencia, anotaciones privadas o públicas, chats grupales, módulos de preguntas y respuestas, documentos compartidos y encuestas en vivo.
#3. Gestión de proyectos y negociación
Un porcentaje importante del uso de la sala de datos virtual proviene de la negociación. Las corporaciones, organizaciones y otras empresas utilizan regularmente software de sala de datos en línea para actividades como litigios, recaudación de fondos, transacciones inmobiliarias, due diligence, ofertas públicas iniciales, asociaciones estratégicas y fusiones y adquisiciones.
5 consejos para un cumplimiento exitoso
#1. Defina qué almacenar, retener y por cuánto tiempo
Saber qué almacenar, por cuánto tiempo retener y cómo almacenar datos es el primer gran desafío para las empresas. Esto se debe a que almacenar datos innecesariamente puede agregar una carga, y un error menor puede resultar muy costoso.
La forma más efectiva de resolver este problema es buscar asesoría legal mientras se desarrolla una política de retención de datos formal y defendible para datos digitales y en papel. Asegúrese de que la política aborde qué tipo de datos deben almacenarse y durante cuánto tiempo. Puede parecer muy simple, pero puede reducir las posibilidades de auditorías fallidas y la divulgación inadvertida de datos confidenciales.
Las salas de datos virtuales no solo ayudan en la gestión de datos digitales, sino que también minimizan la necesidad de documentos en papel.
#2. Incorpora soluciones digitales a tu política de gestión de datos
Si todavía se apega a la documentación en papel, entonces ya está expuesto a riesgos. Los documentos en papel son fáciles de robar y son más vulnerables a los desastres naturales. Además, si mantiene una copia de seguridad digital, está agregando más gastos a sus ganancias.
En este caso, el uso de soluciones digitales como salas de datos virtuales en su sistema de gestión de datos puede ayudarlo a superar dos desafíos principales:
- Elimine o minimice la necesidad de documentos en papel.
- Reduzca los gastos innecesarios incurridos en la copia de seguridad de datos.
Esto se debe a que se puede acceder fácilmente a los VDR desde sus teléfonos móviles u otros dispositivos portátiles, y los proveedores de salas de datos mantienen una copia de seguridad de todos sus datos de forma gratuita.
#3. Desarrollar una seguridad de datos de principio a fin
La seguridad de los datos es un componente integral y un requisito normativo, especialmente para las organizaciones públicas y las instituciones financieras que manejan datos confidenciales de los clientes. Un sistema de seguridad de datos de principio a fin es necesario para el cumplimiento. Dicho esto, el proceso de protección de datos debe comenzar desde el registro de datos y debe pasar por el intercambio de datos hasta la disposición.
El software de la sala de datos lo ayuda a mantener los más altos niveles de seguridad de principio a fin. Por ejemplo, puede evitar que los piratas informáticos accedan a la sala de datos a través de la autorización de múltiples factores y controlar el flujo de datos con la ayuda del control de acceso a documentos. Más allá de eso, las salas de datos ofrecen varias medidas de seguridad de documentos, acceso e infraestructura. Los más importantes incluyen el cifrado de extremo a extremo, la vista de vallas, la redacción, los permisos granulares, las marcas de agua digitales y más.
#4. Manténgase al día con las nuevas regulaciones y políticas
Las prácticas comerciales están evolucionando, al igual que las políticas regulatorias y de cumplimiento. Si no se mantiene al día con la dinámica cambiante del cumplimiento, puede terminar enfrentándose a consecuencias adversas.
Aquí es donde las salas de datos virtuales son las mejores debido a su estricto cumplimiento con los estándares internos y locales de seguridad cibernética y gestión de datos. Los más comunes incluyen ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2 y más.
#5. Preparar una lista de verificación de diligencia debida cuando sea necesario
La preparación de una lista de verificación de diligencia debida es muy importante en los casos de fusiones, adquisiciones, auditoría, recaudación de fondos u ofertas públicas iniciales. Ya sea una auditoría (obligatoria para las empresas públicas) o la diligencia debida legal o financiera, una lista de verificación de diligencia debida garantiza que no se salte nada y facilita las cosas a los auditores o equipos legales.
Algunos de los mejores proveedores de salas de datos para la diligencia debida ofrecen listas de verificación de diligencia debida listas para usar. Se pueden ajustar de acuerdo con sus necesidades específicas o se pueden usar tal cual. Las empresas que ofrecen listas de verificación de diligencia debida listas para usar incluyen iDeals, DealRoom, Merrill Data site y muchas otras.
Palabras finales
La adopción de soluciones de gestión de datos de gama alta, el desarrollo de un mecanismo de seguridad de datos de principio a fin y el mantenimiento de los cambios normativos pueden facilitar el cumplimiento normativo. Una sala de datos virtual puede ayudarlo con todos los procedimientos mencionados anteriormente. ¡Simplemente siga nuestros consejos para implementar con éxito el software de la sala de datos virtual y aproveche los beneficios de esta tecnología para su proceso de cumplimiento!
