La era del trabajo remoto está aquí, y aunque muchas empresas todavía están en proceso de adaptación, los lugares de trabajo virtuales se han convertido en la norma para muchas empresas. Al aprovechar la tecnología en la nube, las comunicaciones y las herramientas de colaboración, los lugares de trabajo virtuales permiten a los empleados trabajar de manera productiva, en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo. En este artículo, exploraremos qué es un lugar de trabajo virtual, cómo funciona y las ventajas y los desafíos que conlleva. Veremos los diferentes tipos de lugares de trabajo virtuales, incluido el lugar de trabajo virtual de Arc, mi lugar de trabajo virtual y el lugar de trabajo virtual de Centura, y las formas en que puede utilizarlos para su beneficio. Finalmente, discutiremos cómo crear un lugar de trabajo virtual que sea a la vez eficiente y efectivo.
¿Qué es un lugar de trabajo virtual?
Un lugar de trabajo virtual (VWP) es un entorno digital o en línea en el que los empleados y colegas pueden colaborar como si estuvieran en el mismo espacio físico. Además, les permite interactuar y completar tareas en tiempo real desde ubicaciones distribuidas. Los lugares de trabajo virtuales suelen ofrecer funciones como compartir archivos, mensajería, videoconferencias, gestión de proyectos y listas de tareas, chat en vivo, salas de reuniones virtuales y acceso remoto.
¿Qué es el software de lugares de trabajo virtuales?
El software de lugar de trabajo virtual es un tipo de tecnología que permite a los equipos remotos colaborar y trabajar juntos en línea de la misma manera que lo harían si estuvieran en la misma oficina física. Mientras tanto, los usuarios pueden interactuar, intercambiar datos y colaborar en proyectos en tiempo real utilizando las herramientas y capacidades incluidas en el software del lugar de trabajo virtual. Estas tecnologías pueden incluir compartir pantalla, mensajes de chat, colaboración de documentos, gestión de tareas y videoconferencias.
A medida que más empresas implementan políticas de trabajo remoto o modelos híbridos que permiten a los empleados trabajar tanto desde la oficina como desde ubicaciones remotas, el software VWP crece en popularidad. Independientemente de su ubicación real, este software permite que los equipos trabajen juntos de manera más efectiva. Para mantener la camaradería y el espíritu de equipo, también permite que los equipos interactúen y colaboren de una manera que simule la experiencia de trabajar juntos cara a cara.
¿Qué elementos componen un lugar de trabajo virtual?
Mediante la organización de tareas y datos, un lugar de trabajo virtual busca agilizar el trabajo de los empleados. Por lo tanto, un lugar de trabajo virtual debe tener las siguientes tres cualidades:
#1. Unificación/Sindicalismo:
¿Qué significa el término “unificación” en referencia a un lugar de trabajo? Implica centralizar datos, escritorios y aplicaciones. Los usuarios pueden colaborar y trabajar en los mismos documentos y proyectos. Desde una única interfaz accesible desde cualquier dispositivo, los usuarios pueden acceder a los documentos, datos y herramientas que necesitan para su trabajo.
#2. Seguridad:
Dado que un lugar de trabajo virtual permite a los equipos de TI un control centralizado sobre cada punto de acceso, se mejora la seguridad. Las características de seguridad avanzadas, como el control de acceso de inicio de sesión único y el análisis de seguridad, son parte de un lugar de trabajo efectivo. Se garantiza una experiencia de usuario fantástica, ya que los empleados pueden iniciar sesión de forma segura desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Las habilidades analíticas aseguran que se encuentren los peligros internos antes de que se conviertan en problemas más serios.
#3. Automatización:
Para simplificar y automatizar tareas repetitivas, un lugar de trabajo virtual eficiente utiliza tecnologías de inteligencia artificial como el aprendizaje automático. Al automatizar las operaciones mediante microaplicaciones, los usuarios pueden ahorrar tiempo y esfuerzo.
¿Quién se beneficia más del lugar de trabajo virtual?
Aquí hay algunos ejemplos de uso:
#1. La fuerza de trabajo híbrida:
Puede ser difícil para los empleados híbridos dividir su tiempo entre trabajar parcialmente desde casa y parcialmente desde la oficina. No importa dónde se encuentren, los empleados pueden usar la misma interfaz gracias a un lugar de trabajo virtual. Tanto en casa como en el lugar de trabajo, los usuarios comparten el mismo lugar de trabajo y pueden colaborar en él.
#2. Los trabajadores remotos:
Los empleados que suelen trabajar de forma remota también pueden beneficiarse de un lugar de trabajo virtual unificado, especialmente en términos de seguridad. Con un lugar de trabajo en la nube protegido, como PCI DSS, los equipos remotos, como el servicio al cliente y los centros de contacto, pueden cumplir con las reglas de privacidad de datos.
#3. Los empleados móviles:
Con un lugar de trabajo virtual, los trabajadores móviles que están en camino a un trabajo o en la entrega, o en tránsito, pueden trabajar de manera segura. Además, desde lugares remotos, los empleados pueden registrarse de forma segura y seguir trabajando.
#4. Los trabajadores de la salud:
Los trabajadores de la industria de la salud pueden tener acceso seguro y en tiempo real a los datos de los pacientes desde cualquier ubicación. Al cifrar todos los datos de forma predeterminada y restringir el acceso a personas autorizadas, el lugar de trabajo virtual puede ahorrar tiempo y mantener la privacidad.
#5. Las Empresas Comerciales:
Las grandes corporaciones con equipos ubicados en todo el mundo también utilizan lugares de trabajo virtuales. Estas empresas hacen uso de estas tecnologías para promover la colaboración entre departamentos, administrar tareas y comunicarse con grupos repartidos en varias oficinas o regiones.
#6. Las instituciones de educación/enseñanza superior:
Con la popularidad del aprendizaje remoto y las clases en línea, los lugares de trabajo virtuales se han vuelto más comunes en la industria de la educación. Las instituciones educativas utilizan estas soluciones para fomentar la colaboración de los estudiantes, proporcionar materiales de cursos y mejorar la interacción entre profesores y estudiantes.
¿Cuáles son los mejores lugares de trabajo virtuales en 2023?
En el mundo en constante evolución de los lugares de trabajo virtuales, varias plataformas han ganado reconocimiento por sus características y capacidades excepcionales.
Aquí hay algunas plataformas notables de VWP que llamaron la atención:
# 1. Flojo:
Reconocido por su perfecta colaboración en equipo, Slack ofrece mensajería en tiempo real, uso compartido de archivos e integración perfecta con varias herramientas y servicios. Fomenta la comunicación efectiva y aumenta la productividad entre los miembros del equipo.
# 2. Equipos de Microsoft:
Microsoft Teams proporciona una experiencia integral de comunicación y colaboración. La combinación de chat, videoconferencia, colaboración de documentos e integración con otros productos de Microsoft crea un lugar de trabajo digital cohesivo para los equipos.
# 3. Zoom:
Zoom surgió como una plataforma de referencia durante la pandemia de COVID-19 por sus excepcionales capacidades de videoconferencia. La habilitación de reuniones virtuales, seminarios web y uso compartido de pantalla facilitó la comunicación y la colaboración remotas sin inconvenientes.
#4. Google Workplace (anteriormente G Suite):
Google Workplace ofrece un conjunto de potentes herramientas de productividad y colaboración. Aparentemente, desde Gmail hasta Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, empodera a los equipos con funciones de colaboración en tiempo real y fácil acceso a los recursos compartidos.
#5. Trello
Reconocido por su interfaz intuitiva, Trello proporciona un enfoque visual para la gestión y colaboración de proyectos. Sin embargo, con tableros, listas y tarjetas, los equipos pueden organizar tareas y flujos de trabajo fácilmente, lo que los hace adecuados para proyectos con varias etapas o tareas.
#6. Asanas:
Asana simplifica la gestión de tareas al permitir que los equipos organicen, realicen un seguimiento y gestionen su trabajo de manera eficiente. Sus características incluyen asignaciones de tareas, fechas de vencimiento y seguimiento del progreso del proyecto, lo que facilita una coordinación y transparencia perfectas.
#7. Campamento base:
Basecamp sirve como una plataforma integral de gestión de proyectos y comunicación de equipos. Con listas de tareas pendientes, horarios, uso compartido de archivos y chat grupal en tiempo real, agiliza la colaboración y mantiene a todos en sintonía.
#8. Jira:
Popular entre los equipos ágiles, Jira admite el desarrollo de software y el seguimiento de problemas. Ayuda a la gestión de proyectos, el seguimiento de errores y la planificación de versiones, lo que la convierte en una herramienta valiosa para los equipos que trabajan en proyectos de desarrollo de software.
#9. lunes.com:
Al ofrecer capacidades de colaboración visual, Monday.com empodera a los equipos para administrar tareas, proyectos y flujos de trabajo de manera efectiva. Con tableros personalizables, cronogramas y funciones de automatización, promueve un trabajo en equipo optimizado y eficiente.
#10. Lugar de trabajo por Facebook:
Workplace by Facebook crea un lugar de trabajo virtual dinámico que conecta a colegas, fomentando la comunicación y la colaboración dentro de las organizaciones. Sus características incluyen grupos, chat y uso compartido de archivos, lo que permite un trabajo en equipo sin problemas.
mi lugar de trabajo virtual
My Virtual Workplace es un portal seguro de inicio de sesión único que le permite acceder a todas las herramientas en línea de su empresa, incluido el correo electrónico, calendarios, tareas, documentos y más. Proporciona acceso seguro a todas las aplicaciones de su organización desde cualquier lugar y en cualquier momento. De manera similar, my Virtual Workplace también ofrece funciones como escritorios virtuales y herramientas de colaboración para ayudar a mejorar la productividad del equipo y mantener a los empleados conectados.
Sin embargo, My Virtual Workplace es más que un simple portal de inicio de sesión: es un entorno intuitivo que simplifica y centraliza las herramientas y los procesos en línea. Permite a los usuarios agregar aplicaciones, personalizar sus escritorios y administrar la seguridad con facilidad. Con sus completas funciones de seguridad, privacidad y cumplimiento, My Virtual Workplace es una solución ideal tanto para empresas como para profesionales independientes.
Lugar de trabajo virtual de la Cruz Roja
El lugar de trabajo virtual de la Cruz Roja es una plataforma en línea que permite que el personal y los voluntarios de la Cruz Roja accedan a recursos, información y herramientas fundamentales desde cualquier lugar. Además, la plataforma incluye una variedad de funciones, como una base de conocimientos, un directorio de personal y voluntarios, contenido y anuncios privados, salas de chat, encuestas, una vista de calendario de los próximos eventos y una página de inicio personalizable. Además, el Lugar de trabajo virtual de la Cruz Roja ofrece a los usuarios una plataforma intuitiva y fácil de usar que es fácil de usar y navegar. Incluye soporte multilenguaje y es compatible con numerosos dispositivos y navegadores.
Características del Centro de Trabajo Virtual de la Cruz Roja
- Comunidad online: El lugar de trabajo virtual de la Cruz Roja proporciona una comunidad en línea donde los usuarios pueden hacer preguntas, compartir recursos, conectarse en red con sus pares y buscar las mejores prácticas.
- Centro de Aprendizaje: Red Cross Virtual Workplace ofrece un centro de aprendizaje integral con módulos de aprendizaje, seminarios web, tutoriales interactivos y guías de referencia para ayudar a los usuarios a desarrollar y practicar sus habilidades.
- Herramientas de colaboración: Red Cross Virtual Workplace contiene herramientas de colaboración como foros de discusión, salas de chat, bibliotecas de documentos, wikis y funciones de conferencia web.
- Manejo de conflictos: El lugar de trabajo virtual de la Cruz Roja ofrece herramientas para rastrear y resolver conflictos, incluidos estudios de casos y un sistema de revisión por pares.
- Gestión de Crisis: El lugar de trabajo virtual de la Cruz Roja contiene herramientas para administrar y responder a las crisis, incluidos recursos y plantillas para crear planes de crisis.
Lugar de trabajo virtual de Arc
Arc Virtual Workplace es una plataforma basada en la nube que permite a las empresas crear lugares de trabajo digitales seguros y ofrece un lugar para acceder a todas las aplicaciones, datos y documentos corporativos. El espacio de trabajo unificado, seguro y colaborativo proporcionado por Arc Virtual Workplace permite el acceso a pedido, una experiencia de usuario mejorada, un mayor rendimiento y un cumplimiento total. Las empresas pueden usar la plataforma Arc VWP para proteger, administrar y proporcionar aplicaciones para cualquier empleado, dispositivo o ubicación.
Características del lugar de trabajo virtual de Arc
- Organice fácilmente proyectos: Arc facilita la organización centralizada de todas las comunicaciones, recursos, tareas y conversaciones relacionadas con el proyecto.
- Automatice Procesos Críticos: Arc toma flujos de trabajo comerciales comunes y los automatiza, para que pueda concentrarse en el crecimiento.
- Plantillas de documentos personalizables: Cree y almacene plantillas de documentos dentro de Arc con todos los elementos organizativos y de formato necesarios para un procesamiento eficiente.
- Colaboración de vídeo: Participe en reuniones remotas con una herramienta de videoconferencia integrada y asegúrese de que todo el equipo esté en sintonía.
- Formularios digitalizados: Convierta formularios físicos en formularios digitales y tenga todas las condiciones de activación necesarias para que los datos y documentos correctos se envíen a las personas u organizaciones correctas.
Lugar de trabajo virtual de Centura
Centura Virtual Workplace es una plataforma de colaboración en línea utilizada por las empresas para administrar y monitorear la productividad de los empleados. La plataforma ofrece una variedad de funciones, que incluyen administración de tareas, uso compartido de documentos, mensajería en tiempo real, almacenamiento de archivos, seguimiento de proyectosy colaboración en equipo.
Además, Centura Virtual Workplace también se integra con otras herramientas, como Office 365, Google Apps y Salesforce, lo que permite a los usuarios acceder a datos y colaborar con colegas sin importar dónde se encuentren.
Tipos de lugar de trabajo virtual de Centura
- Centura en cualquier lugar: Esta solución brinda acceso seguro a las aplicaciones de Centura desde cualquier dispositivo, lo que permite que sus equipos colaboren de forma remota.
- centura uno: Esta solución proporciona una plataforma única para todas sus aplicaciones empresariales, lo que aumenta la colaboración y la productividad.
- Centura Ultra: Esta solución Centura Virtual Workplace permite un acceso seguro y confiable a las aplicaciones alojadas en la nube, desde cualquier parte del mundo.
- CenturaPro: Esta solución Centura Virtual Workplace proporciona gestión y control centralizados del entorno de TI al mismo tiempo que admite el acceso remoto.
- Centura conectado: Esta solución permite la colaboración y comunicación en tiempo real entre equipos y clientes en su VWP.
¿Cómo se administra una fuerza de trabajo virtual fuera del sitio?
- Establezca expectativas claras: Asegúrese de que los empleados virtuales comprendan las expectativas, los plazos y los resultados de cada proyecto.
- Establecer horas de trabajo: Establezca horas de trabajo claras para los miembros del personal remotos para garantizar que todos sean productivos y trabajen al máximo.
- Tener controles frecuentes: Realice reuniones periódicas con su personal remoto para revisar el progreso, aclarar objetivos y ofrecer comentarios.
- Invierte en el equipo: Apoye el crecimiento y desarrollo de su equipo virtual a través de capacitación y recursos de desarrollo profesional.
- Construye una comunidad: Anime a los empleados remotos a comunicarse regularmente a través de seminarios web, videoconferencias y otras reuniones en línea.
¿Quién usa el software del lugar de trabajo virtual?
El software de lugar de trabajo virtual está diseñado para empresas de todos los tamaños, desde autónomos hasta grandes empresas. Puede ser increíblemente útil para equipos remotos que necesitan colaborar y comunicarse de manera efectiva en diferentes ubicaciones. Los lugares de trabajo virtuales se pueden usar para compartir documentos, fotos, archivos, videos y otros medios. Además, también se pueden utilizar para videoconferencias, reuniones en línea y atención al cliente.
¿Cuáles son las características comunes del software del lugar de trabajo virtual?
Las características comunes del software VWP incluyen:
- Capacidad para trabajar en colaboración en proyectos en tiempo real.
- Acceso a una “pizarra” virtual para lluvia de ideas y generación de ideas; servicios de mensajería instantánea para comunicarse con colegas
- Chats en vivo y capacidades de videoconferencia
- Integración con otras herramientas de productividad, como la programación de calendarios y la gestión de tareas
- Compartir pantalla para presentar trabajos y colaborar con otros
- Transferencias de archivos seguras y confiables
- Capacidades de almacenamiento de datos
- Capacidad para arrastrar y soltar archivos en el lugar de trabajo, como documentos, imágenes y videos.
- Entorno de trabajo y experiencia de usuario personalizables
- Soporte móvil para un fácil acceso desde cualquier dispositivo
Vea también Colaboración en el lugar de trabajo: significado, ejemplos y todo lo que necesita
En general
Las tecnologías de lugares de trabajo virtuales han recorrido un largo camino a lo largo de los años y están demostrando ser un activo valioso para empresas de todos los tamaños. Sin embargo, al brindarles a los empleados la capacidad de trabajar de forma remota y aún tener acceso a las mismas herramientas e información que tendrían si estuvieran en la oficina, los empleadores pueden mantenerse organizados, reducir costos y estar seguros de que están brindando a sus empleados con el apoyo que necesitan para tener éxito. Los lugares de trabajo virtuales son el futuro de los negocios y, si bien puede haber una curva de aprendizaje para comprender cómo implementarlos correctamente, las recompensas de tener un lugar de trabajo virtual superan con creces cualquier dificultad que los empleadores puedan enfrentar al crear uno.
Preguntas frecuentes sobre el lugar de trabajo virtual
¿Cómo se administra una fuerza de trabajo virtual fuera del sitio?
Establezca expectativas claras: Asegúrese de que los empleados virtuales comprendan las expectativas, los plazos y los resultados de cada proyecto.
¿Cuáles son los pocos ejemplos de uso?
- La mano de obra híbrida
- Los empleados móviles
- Los trabajadores remotos
- Las Empresas Comerciales
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