Es tentador almacenar la mayor cantidad de existencias posible para satisfacer la demanda de los clientes. No hace falta decir, sin embargo, que la simplicidad no es necesariamente la clave del éxito. Cuando se ejecuta una tienda en línea, la gestión de su stock es esencial. Tener la cantidad adecuada de existencias disponible en el momento adecuado es esencial para satisfacer las necesidades de los consumidores, y esto solo se puede lograr mediante una gestión cuidadosa de las existencias. Un costo más bajo de los bienes vendidos gracias a un sistema de control de existencias preciso y más ventas gracias a un suministro inmediato de existencias son dos formas de aumentar los resultados de su empresa. Puede ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión del inventario mediante el uso de un sistema de control de existencias. Este artículo cubrirá los conceptos básicos del control de existencias para pequeñas empresas, incluido el software del sistema necesario y los requisitos.
Sin embargo, el concepto de control de existencias debe comprenderse antes de continuar con el sistema de control de existencias.
¿Qué es el control de existencias?
El control de existencias, a menudo conocido como control de inventario, es el acto de optimizar los niveles de existencias en un almacén o almacenes para estabilizar los costos de almacenamiento de inventario y al mismo tiempo retener existencias suficientes para satisfacer la demanda del cliente.
Además, el control efectivo de existencias, cuando se realiza correctamente, puede ahorrar costos logísticos y garantizar que siempre tenga suficiente producto a mano. Necesitará acceso a herramientas y datos para hacer mejores predicciones sobre la oferta y la demanda para regular el stock.
¿Cuáles son los 4 tipos de control de inventario?
Incluso si es imposible saber exactamente cuánto stock debe tener disponible o cuándo volver a ordenar, puede aplicar ciertas técnicas comprobadas para mejorar sus pronósticos. Estas estrategias tienen como objetivo facilitar la adaptabilidad, la precisión y los niveles óptimos de stock.
La mayoría de los minoristas en línea emplean las siguientes estrategias de control de existencias:
#1. Cantidad económica de pedido (EOQ)
Si desea minimizar los gastos y maximizar el espacio de almacenamiento, el método de cantidad económica de pedido (EOQ) podría ayudarlo a determinar cuánto pedir al fabricante.
Esta estrategia, que a veces se denomina "tamaño de lote óptimo", puede ser útil para determinar cómo evitar los desabastecimientos, qué cantidad de reserva mantener y cuándo colocar nuevos pedidos de inventario.
El costo del inventario, la demanda anual y el precio de los pedidos son los tres factores sobre los que se construye EOQ. Además, puede probar nuestra calculadora EOQ usted mismo haciendo clic aquí.
#2. Inventario administrado por el proveedor (VMI)
El uso de un tercero para gestionar los pedidos y el reabastecimiento de existencias es el núcleo de la estrategia de VMI. El vendedor asume la responsabilidad de administrar y poseer el inventario utilizado en el comercio minorista en línea, junto con cualquier responsabilidad que pueda surgir al hacerlo.
Esta estrategia le permite devolver un producto no vendido al proveedor y pagarlo solo cuando se haya vendido. Debido a esto, las empresas pueden contratar a un tercero para que se encargue de la gestión del inventario en su nombre.
#3. Justo a tiempo (JIT)
La estrategia de inventario Just-in-Time (JIT) consiste en adquirir solo el inventario suficiente para satisfacer las necesidades actuales de los clientes, más lo suficiente para reabastecer rápidamente las existencias para la siguiente ola de pedidos.
Esta estrategia de control de existencias está orientada a minimizar los gastos generales y maximizar la productividad y la rentabilidad comprando solo los artículos que se venderán rápidamente.
Hay ventajas en este enfoque, pero también tiene algunos inconvenientes importantes. Si una empresa de comercio electrónico desea utilizar el enfoque JIT, debe poder predecir correctamente la demanda de los clientes y tener acceso a los niveles de inventario actuales en tiempo real.
#4. Fifo (primero en entrar, primero en salir)
Al seguir el sistema FIFO, las mercancías deben sacarse del almacén en el orden en que se recibieron. Independientemente de las fluctuaciones en los precios de los proveedores, esto simplifica el proceso de determinar el costo y el valor de las existencias disponibles.
Este sistema prioriza la venta de productos con mayor tiempo desde su fabricación o recepción.
Si bien FIFO garantiza que las existencias no vendidas al cierre del año fiscal no tengan efecto en los COGS, podría generar errores en la contabilidad del inventario. Además, no existen beneficios fiscales asociados a la misma.
¿Cuáles son las 3 técnicas principales de gestión de inventario?
No hace falta decir que uno de los componentes más importantes para administrar un negocio exitoso es realizar un seguimiento de su inventario. Mantener ventas constantes requiere estar al tanto de los artículos populares y al mismo tiempo mantenerse al día con las fluctuaciones del mercado. Tener suficiente de un artículo a mano cuando más lo necesita es la clave para evitar la escasez. Los avances tecnológicos brindan más accesibilidad al inventario.
Las empresas deben estar familiarizadas con los tres enfoques principales para la gestión de inventario. Conocer estas técnicas puede ayudarte a elegir cuáles son las mejores para tu empresa en un momento determinado.
#1. La estrategia de atracción
La técnica de extracción implica trabajar hacia atrás a partir de las necesidades del consumidor. Además, esto requiere satisfacer las necesidades de los consumidores en el mismo momento en que expresan esas necesidades. La investigación de mercado puede actualizarse, los pronósticos pueden refinarse y los conocimientos sobre los deseos y necesidades de los clientes pueden obtenerse en tiempo real, todo lo cual puede impulsar acciones futuras.
Se considerarían aspectos negativos la falta de oferta suficiente de un producto o la falta de publicidad para sensibilizar al consumidor.
#2. Método justo a tiempo (JIT)
Aunque el enfoque JIT se diseñó para reducir las existencias, también se puede aplicar a otras áreas de una empresa. Para lograr este objetivo, es necesario producir rápidamente exactamente lo que se necesita en cada momento. Por eso es tan importante que las empresas cultiven relaciones con sus proveedores y consumidores que sean mutuamente beneficiosas.
Los beneficios incluyen un mejor flujo de efectivo porque se invirtió menos dinero en acciones que nunca se venderían y menores costos de almacenamiento debido a que se necesita menos espacio de almacenamiento.
#3. La estrategia de empuje
El principio fundamental del enfoque Push es la creencia de que debe distribuir sus productos lo más ampliamente posible (de ahí el nombre "Push"). El propósito final de un sistema push es distribuir bienes almacenados a los consumidores. Los costos se pueden reducir al no mantener una cantidad excesiva de inventario a mano, y sin tener mucho efectivo a mano, es menos probable que las cosas se dañen mientras se almacenan.
El potencial de resultados negativos, como ventas bajas o la impopularidad repentina de un producto, siempre está presente. Las empresas con un conocimiento firme de las preferencias de los clientes y la capacidad de anticiparse a sus necesidades tendrían las mejores posibilidades de éxito con esta táctica.
¿Por qué es importante el control de inventario?
Administrar existencias que funcionan bien ahorra dinero, libera capital, mejora el almacenamiento y mantiene a los consumidores satisfechos. A continuación se enumeran algunos de los beneficios que aporta la gestión de stocks a las tiendas online.
#1. Mantiene la puntuación con precisión
Tener un conocimiento preciso de lo que hay en stock es posible gracias al software de gestión de inventario. El método más eficiente consiste en emplear un sistema de inventario digital que utiliza tecnología de escaneo de códigos de barras para registrar la adición de nuevas existencias y la recuperación de cada unidad seleccionada para un pedido. Esto permite la generación de informes instantáneos de los niveles de inventario.
#2. Facilita el buen juicio en la gestión de existencias
La gestión de existencias requiere algo más que llevar una cuenta. También tiene en cuenta la rotación de inventario o la velocidad a la que se venden y reponen las existencias durante un período de tiempo determinado. Dado que es poco probable que las ventas sean perfectamente lineales, deberá controlar las tendencias a lo largo del tiempo y adaptar sus pedidos en consecuencia.
Para evitar retrasos, acelerar las operaciones, identificar productos lentos o obsoletos y evaluar a los proveedores, la gestión de existencias facilita la comunicación entre las etapas ascendente (compra y producción) y descendente (ventas y demanda de productos) de la cadena de suministro.
#3. Minimiza las cancelaciones
La contabilidad del inventario, o el seguimiento de cuánto dinero se ha ganado o perdido debido a las ventas, se ve directamente afectada por el control de existencias. Reduzca los desperdicios, simplifique la valoración de las existencias y mejore sus resultados: estos son solo algunos de los beneficios de una buena gestión de inventario que evitarán que tenga que realizar una reducción del valor de los bienes no vendibles.
#4. Se asegura de tener suficiente stock para satisfacer la demanda
Cuando se hace correctamente, el control de existencias de inventario debería permitirle mantener las existencias suficientes en su(s) almacén(es) para satisfacer la demanda de los clientes sin exceso de existencias. Si no quiere retrasarse con los pedidos o hacer esperar a los clientes, esta es la cantidad adicional que debe tener disponible como stock de seguridad.
Juntos, la previsión de la demanda y la gestión del inventario ayudan a garantizar que nunca se quede sin suministro de un producto y nunca tenga que poner la temida declaración de "agotado" en su sitio web.
Sistema de control de existencias
Los niveles de existencias de una empresa deben optimizarse para que no pierdan dinero ni enojen a los clientes al quedarse sin existencias constantemente. Se utiliza un sistema de control de existencias para gestionar el delicado acto de equilibrio entre tener demasiado y muy poco inventario disponible. Un ejemplo de un programa de base de datos es un sistema de control de existencias. Hay una plétora de opciones listas para usar para el software de control de existencias.
Sin embargo, un sistema de base de datos personalizado puede valer la pena si la organización necesita administrar existencias de existencias extremadamente grandes y complejas. Y si simplemente está tratando con algunos SKU, tal vez todo lo que necesita sea una hoja de cálculo administrada a mano.
¿Qué es el sistema de control de existencias?
Un sistema de control de existencias, a veces llamado sistema de control de inventario, incluye todas las funciones necesarias para administrar y mantener los niveles de existencias. Debe incluir todo, desde entradas de inventario, envío, recepción y reordenación, hasta compras, seguimiento y rotación de productos.
Sin embargo, registrar información a mano en un libro de valores, en tarjetas de valores o en hojas de cálculo es el sistema manual más fundamental. Esto puede ser adecuado para una pequeña empresa que acaba de despegar, pero no podrá seguir el ritmo de la expansión. Para ello se requiere un sistema de control de existencias informatizado.
Hoy en día, incluso las empresas grandes y pequeñas utilizan sistemas de control de existencias computarizados. Sin duda, todavía hay muchas tiendas, fábricas y otras empresas que realizan un seguimiento de sus existencias mediante métodos manuales. De hecho, la inversión en un sistema de gestión de inventario electrónico puede ser un uso frívolo de capital para algunas empresas pequeñas, como tiendas de conveniencia, zapaterías o guarderías. Pero para algunas empresas, especialmente aquellas en industrias con alta rotación de materias primas y/o productos terminados, los sistemas de seguimiento computarizados se han convertido en una parte integral de la estrategia de la empresa para mejorar la productividad y mantenerse competitivos.
Además, el avance reciente de los sistemas informáticos robustos que pueden satisfacer una amplia variedad de necesidades de mantenimiento de registros, incluida la gestión de inventario, en un sistema integrado también ha llevado a la creciente popularidad de las opciones de control de inventario electrónico.
Características del sistema de control de existencias
Las características clave de un sistema de control de existencias se describen a continuación. Sabrá exactamente qué buscar cuando compare precios, tanto si es nuevo en el mercado como si busca mejorar su solución actual de control de existencias.
#1. Establecer rangos de mando adecuados
La estructura establece la jerarquía. Al limitar las acciones de determinados empleados dentro de una pieza de software, puede evitar el cruce accidental de los cables. Como resultado, es menos probable que se produzcan pedidos duplicados.
Es tentador dejar que todos participen en la acción mientras se utiliza el software de gestión de proyectos. Tener acceso sin restricciones puede ser útil, e incluso puede ser más simple con solo dos o tres empleados.
Sin embargo, si más de cinco personas necesitan acceso al software, podría volverse inmanejable si no se proporciona suficiente capacitación. Es prudente establecer niveles de autoridad con gerentes y ejecutivos específicos a cargo de cada uno.
“Demasiados cocineros estropean el caldo” (o es “demasiados plomeros tuercen las tuberías”) es un adagio común. En cualquier caso, el uso del software requiere la delegación de autoridad.
Sin permisos, gestionar el stock es como intentar hacerlo con lápiz y papel.
Múltiples niveles de autoridad mejoran el entrenamiento. Simplifica el aprendizaje de software y hardware. Especialmente si recién están comenzando con su empresa. Además, se debe invertir esfuerzo en aprender el uso adecuado de las herramientas. Es posible que los empleados no siempre tengan una comprensión natural de los procedimientos de su empresa. Los límites ayudan a garantizar que todos los miembros del equipo administren las existencias de manera eficiente.
Es vital recordar que los rangos de autoridad son flexibles.
Esto le permite establecer una base que sea lo suficientemente firme para respaldar el aprendizaje y la operación, pero lo suficientemente maleable para adaptarse al cambio a medida que la empresa evoluciona y sus empleados adquieren experiencia. También es útil en la vida cotidiana. Si un gerente está enfermo o de viaje, puede delegar la autoridad y revocarla.
Su equipo podrá administrar mejor los componentes esenciales y las necesidades de personal al delegar autoridad. Los pedidos se pueden gestionar con facilidad y la empresa puede evitar sorpresas desagradables y costosas.
#2. Utilice el lector de código de barras integrado del dispositivo
La fisicalidad también está presente en el proceso de control de stock.
Aunque es posible que se le envíen los componentes necesarios, siempre será necesario un trabajo individual para registrar y agregar componentes a una base de datos de existencias/inventario después de haberlos recibido.
Una parte integral de la mayoría de los sistemas modernos de gestión de inventario es el uso de lectores de códigos de barras. Y luego está la cuestión de transportarlos físicamente a su lugar de descanso final en un almacén, área de almacenamiento o vehículos de transporte. Tener la capacidad de acelerar la entrada de datos puede ser una bendición, incluso si el software de inventario especializado no lo ayudará a transferir las piezas que necesita. El escaneo de códigos de barras es útil para este propósito.
La gestión de existencias se simplifica con el uso de un escáner de código de barras, como el que se muestra en la figura anterior, o uno integrado en un dispositivo móvil.
Además, el escaneo de códigos de barras es una parte integral de cualquier sistema efectivo de control de existencias.
Hacer un seguimiento de su inventario en un archivo digital es un gran ahorro de tiempo cuando se utiliza un software de código de barras para el control de existencias.
Este paquete solo puede mejorar la velocidad con la que los usuarios ingresan datos. El gerente del almacén puede escanear y registrar fácilmente todas las piezas entregadas en cuestión de minutos cuando llegan del proveedor. Esto les permitirá agregar información contra las categorías de acciones que ha ingresado.
El escaneo de códigos de barras permite una gestión de inventario precisa y en tiempo real. Puede ser visto por cualquier persona, independientemente de dónde se envíen los componentes o dónde terminen en última instancia.
#3. Servicios de copia de seguridad y almacenamiento en línea
Los ingenieros de su empresa serán más móviles si tienen acceso a los datos de existencias desde cualquier ubicación. Pueden encontrar los componentes que necesitan ya sea que estén de viaje o en su escritorio en casa.
Gracias a la computación en la nube, la espera ya no es un problema.
Ahora más que nunca, es fundamental que su equipo tenga los medios para realizar sus tareas de manera efectiva desde cualquier lugar. Esto es especialmente útil para tareas sensibles al tiempo y programación de última hora gracias a las tecnologías basadas en la nube.
#4. Integración automática de proveedores
La integración con vendedores y proveedores externos es un activo valioso en cualquier sistema de control de existencias. Las interacciones de una empresa con sus proveedores pueden beneficiarse enormemente de tales vínculos.
Al realizar pedidos de materiales y completar órdenes de compra, inevitablemente tendrá mucho contacto con los proveedores. Por eso es tan importante que estos intercambios sean exactos, instructivos y claros, por tonto que parezca.
Es una buena opción para pensar si los suministros son bajos o si se ha agotado por completo. Con estas herramientas, su equipo puede realizar rápida y fácilmente órdenes de compra con los proveedores para los suministros necesarios.
El tiempo que se ahorra al usar la automatización para generar una orden de compra en lugar de escribirla a mano es considerable. Garantizar:
- Para cualquier tarea, siempre puedes encontrar los materiales necesarios.
- El papeleo necesario se completa rápidamente.
- Hacer un seguimiento de lo que ha comprado y cuándo es muy fácil con la ayuda del historial de órdenes de compra.
Mantener un estrecho contacto con sus proveedores es crucial si desea mantener una relación de trabajo positiva con ellos. Además, te enseña cómo administrar el dinero y analizar el flujo financiero.
Si su proceso es fluido, no tendrá que preocuparse de que sus ingenieros se queden sin los materiales que necesitan. O que está perdiendo dinero a un ritmo alarmante. Los equipos pueden aumentar más fácilmente su tasa de reparaciones exitosas en el primer intento, lo que a su vez aumenta la satisfacción del cliente.
¿Cómo funciona el sistema de control de existencias?
Para administrar mejor sus existencias, las empresas pueden hacer uso de las numerosas funciones disponibles en los sistemas y aplicaciones de control de existencias. Los códigos de barras y los sistemas de control de inventario son la columna vertebral de la mayoría de los sistemas de control de inventario modernos, con todos los datos relevantes sobre el inventario guardados en una base de datos centralizada. Las etiquetas de código de barras se utilizan para realizar un seguimiento del inventario y se pueden escanear en una computadora para proporcionar detalles como el precio del artículo, la cantidad disponible, dónde se encuentra en el almacén y más.
Sin embargo, con el mejor software de control de existencias, los usuarios pueden monitorear los niveles de existencias mientras viajan de un lugar a otro dentro del mismo edificio o entre otros edificios. Algunas aplicaciones de seguimiento de acciones solo están disponibles en dispositivos móviles, mientras que otras también incluyen contrapartes de escritorio para que las acciones puedan monitorearse desde cualquier computadora. Los gerentes de almacén pueden elegir entre una variedad de software de gestión de inventario desarrollado teniendo en cuenta sus necesidades. Si está buscando una aplicación de administración de inventario, tenga en cuenta las demandas únicas de su empresa. Esto incluye funciones como alertas para cuando una acción cae por debajo de cierto nivel, reordenación automática y análisis de datos e informes que pueden usarse para cosas como pronósticos.
Tipos de sistemas de control de existencias
Después de una descripción general de las existencias y la función de un sistema de control de existencias, pasaremos a una discusión de los dos tipos principales de tales sistemas.
#1. Sistema de Control Periódico de Stock
A diferencia de los métodos de seguimiento regulares, los sistemas de inventario periódico solo brindan información sobre las existencias al principio y al final de un período de tiempo predeterminado. Los recuentos físicos son la columna vertebral de un sistema de control de existencias como este. Al realizar el inventario, los fondos restantes en la cuenta de compras se transferirán a la cuenta de inventario y se ajustarán para reflejar el costo final del inventario. El inventario inicial es el inventario final del período anterior, por lo tanto, si una organización usa LIFO, FIFO o cualquier otro mecanismo para determinar el costo del inventario final es irrelevante.
Además, un sistema de control periódico de existencias tiene algunos inconvenientes. Primero, las operaciones comerciales de rutina se interrumpen significativamente durante los recuentos de inventario físico. Por lo tanto, el personal puede apresurarse en los conteos físicos debido al tiempo limitado. Debido a la falta de monitoreo constante, es más probable que ocurran errores y robos en los sistemas de inventario periódico que no utilizan rastreadores de inventario. A medida que pasa el tiempo entre los recuentos de inventario en un sistema periódico, se vuelve más difícil identificar el origen de las diferencias de inventario. Un sistema de control periódico de existencias exige mucho trabajo manual y, por lo tanto, es más adecuado para organizaciones más pequeñas.
#2. Sistema de Control de Stock Perpetuo
En un sistema de control de existencias perpetuo, se realiza un seguimiento de los objetos cuando se agregan y retiran de las existencias, de una ubicación a otra, cuando los empleados los recogen y cuando se desechan. Hay negocios que utilizan sistemas de inventario perpetuo debido a la precisión de sus datos y al hecho de que requieren menos conteos físicos. Cuando se administran correctamente, los sistemas de inventario perpetuo también brindan una precisión constante en el seguimiento del inventario.
Cuando se combina con el inventario del almacén, una base de datos de cantidades de inventario y ubicaciones de contenedores actualizadas en tiempo real por los trabajadores del almacén que utilizan lectores de códigos de barras, este tipo de sistema de control de inventario es excelente. Las aplicaciones móviles son una forma de un sistema de control de existencias perpetuo.
Además, un sistema de control de existencias perpetuo no está exento de problemas. Para empezar, el costo de implementación es más alto de lo necesario porque estos sistemas no se pueden mantener manualmente y requieren hardware y software especiales, lo cual es un problema para las empresas con varias ubicaciones o almacenes. Los sistemas de inventario perpetuo requieren mantenimiento y actualizaciones regulares, lo que puede agregar un gasto significativo al sistema. Dado que los usuarios de inventario permanente no realizan recuentos físicos de inventario de forma regular, lo cual es importante incluso cuando se utilizan rastreadores de inventario, existe el riesgo de que el inventario registrado no refleje con precisión el inventario real a medida que pasa el tiempo. En consecuencia, los registros de inventario registrados no se corresponden con los recuentos de inventario reales debido a inexactitudes, artículos robados y objetos escaneados incorrectamente.
Software del sistema de control de existencias
Para realizar un seguimiento de la cantidad de cada producto que una empresa tiene en stock en un momento dado, el software del sistema de control de existencias es importante. Las compras, la evaluación de proveedores, la previsión de necesidades, la optimización de pedidos y muchos otros procesos pueden gestionarse con la ayuda del software de control de inventario.
Además, la flexibilidad y la amplitud del software del sistema de control de existencias son indispensables en una empresa basada en la producción. Entre estas opciones se encuentran capacidades como proyecciones de niveles de existencias, seguimiento de activos, bases de datos de niveles de existencias y registros de niveles de existencias.
El sistema de control de existencias de una empresa puede afectar todas las facetas de las operaciones, desde proporcionar datos precisos del producto hasta ayudar a los equipos de ventas a brindarle la información que necesita para modernizar los procedimientos internos ineficientes. Las empresas pueden beneficiarse al identificar y eliminar los cuellos de botella de producción y envío con la ayuda del software del sistema de control de existencias. Además, lee GESTIÓN Y SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO: Mejores Prácticas.
Además, las capacidades de gestión de almacenes y códigos de barras son comunes en el software de control de inventario, lo que brinda a los clientes una herramienta integral para administrar sus existencias. La integración con el software de gestión de almacenes, código de barras y contabilidad es una característica común de un sistema de control de existencias que carece de un conjunto completo de herramientas de gestión de inventario.
Hay algunos requisitos para que los productos se incluyan en el control de existencias.
- Incluya una única ubicación para realizar un seguimiento de las existencias
- Controlar las cosas requiere el uso de códigos de barras o escáneres RFID.
- Danos algún medio para predecir los niveles de existencias
Elección del software del sistema de control de existencias
Saber qué buscar en un sistema de control de inventario lo ayudará a elegir el programa adecuado para su empresa.
Discuta sus necesidades con el personal apropiado en su empresa y compile una lista de características imprescindibles. Los componentes posibles son los siguientes:
- Aceptación de varias monedas diferentes.
- Capacidad para proteger una serie de instalaciones de almacenamiento
- Puede desarrollarse junto a su empresa
- Mantenimiento del número de serie/lote
- Permitir el uso simultáneo por muchas personas.
Además, el software del sistema de control de existencias basado en la nube es imprescindible para cualquier pequeña empresa en crecimiento. Tener tu empresa alojada en la nube tiene varias ventajas.
Descripción general del mejor software de sistema de control de existencias
Aquí está el mejor software de sistema de control de existencias.
#1. Cultura de seguridad
SafetyCulture es un software de sistema de control de existencias versátil que pueden utilizar tanto pequeñas como grandes empresas. Este software de sistema proporciona un completo conjunto de herramientas digitales que permite procesos optimizados, lo que en última instancia conduce a un mejor control de existencias. Esta plataforma se puede modificar para cumplir con los requisitos específicos de empresas minoristas, de fabricación, distribución o almacenamiento de cualquier tamaño.
Simplifique la entrada e inspección de datos de inventario con códigos QR o de barras en lugar de registrar manualmente los productos en un libro mayor. Luego, aproveche la tecnología de seguimiento de activos de la aplicación para controlar el paradero, el estado y la disponibilidad de los activos dentro de la instalación de almacenamiento. Además, la información que recopila se almacena en una base de datos centralizada, lo que permite monitorear los niveles de existencias desde cualquier computadora o dispositivo móvil.
Caracteristicas
- Gestión de inventario en el almacén facilitada por tecnologías simplificadas de seguimiento de activos y geolocalización
- Cree y lea códigos de barras y códigos QR para almacenar información de productos, incluidas fechas de fabricación y uso, códigos de productos y números de serie.
- Formularios de auditoría del estado de las existencias que se pueden adaptar a sus necesidades
- Notificaciones y pasos a seguir automáticamente para cumplir con las solicitudes, reemplazar el inventario roto o caducado y reabastecer los estantes agotados.
- Almacenes equipados con climatización y tecnología de sensores para la conservación de productos perecederos.
#2. ordenadamente
Sortly proporciona herramientas para una gestión completa del inventario que son fáciles de usar y potentes. Con este sencillo software de administración de inventario, puede crear sus propios códigos de barras y códigos QR para ver y rastrear mejor sus niveles de existencias. Utilice esta solución de inventario confiable para mantenerse al día con las demandas de sus clientes.
Caracteristicas
- Notas y etiquetas personalizadas para organizar artículos en stock
- Controles de acceso y permisos limitados
- Panel de control e informes de actividad
- Etiquetas y códigos QR personalizados
- Escáner de código de barras y código QR en la aplicación
#3. NetSuite
NetSuite es un software de sistema de gestión de la cadena de suministro que se utiliza para el control de existencias y la automatización de actividades relacionadas. Un sistema centralizado permite a las empresas monitorear los niveles de existencias, pronosticar la demanda de los clientes y determinar los medios más eficientes de reposición. Además, NetSuite se integra fácilmente con su software back-end existente, lo que le permite mantener todos sus datos financieros y operativos en un solo lugar.
Caracteristicas
- Herramientas de compra Procure-to-Pay
- Inventario de múltiples ubicaciones y cumplimiento de pedidos
- Visibilidad del inventario en tiempo real
- Capacidades de conteo de ciclos
#4. activar
Para mayoristas de todos los tamaños, Acctivate tiene soluciones digitales. La automatización de órdenes de compra, el seguimiento de números de serie y la visibilidad de existencias en tiempo real son solo algunas de las soluciones inteligentes que ayudan a acelerar los inventarios de distribución de productos a través de numerosos canales. Al manejar las tareas rutinarias del almacén, este software de sistema de control de existencias puede ayudar a su organización a expandirse.
Caracteristicas
- Visibilidad del inventario en tiempo real
- Herramientas de automatización de pedidos y repedidos
- Gestion de almacenes
- Trazabilidad de lote y número de serie
- Ventas multicanal y cumplimiento de pedidos
- Coste de aterrizaje
#5. cin7
Las empresas que realizan ventas B2B y B2C pueden beneficiarse de las soluciones de acciones de Cin7. Controle las existencias, los pedidos, la distribución y los informes desde una única interfaz. Las integraciones con contabilidad, logística de terceros y mercados en línea también son posibles con este software de sistema de control de existencias.
Caracteristicas
- Informes y perspectivas
- Bots de automatización y flujos de trabajo
- Ajustes y campos de inventario personalizados
- Seguimiento y controles de inventario
- Documentación de stock a través de dispositivo móvil
Requisitos del sistema de control de existencias
Algunos de los requisitos y características más cruciales de un sistema de control de existencias se describen en detalle a continuación:
# 1. La gestión del inventario
La funcionalidad básica de cualquier sistema de control de inventario será administrar el inventario, pero más allá de eso, aquí hay algunos beneficios que puede esperar ver.
Se puede acceder a los niveles de existencias, historiales de productos y otras estadísticas y especificaciones de inventario desde una ubicación centralizada. Los silos de datos se pueden destruir sincronizando datos y proporcionando un inventario colaborativo a los proveedores.
Cuando se trata de mantener asociaciones comerciales productivas, el inventario administrado por el proveedor (VMI) es el camino a seguir.
Los informes automáticos de déficit también podrían ser de su interés, permitiéndole abordar cualquier problema resultante de inmediato. No ignore los problemas de inventario hasta que el teléfono no deje de sonar.
Las alertas y los informes brindan la libertad y el tiempo de anticipación para hacer frente a estas situaciones. Además, un sistema de control de existencias es una parte crucial del lanzamiento de una tienda en línea exitosa.
#2. Controlar el stock
El seguimiento de existencias es crucial en cada etapa, desde establecer una valoración adecuada hasta contar la rotación y obtener acceso a los niveles de existencias actualizados y sus ubicaciones. Los números de serie, las etiquetas RFID, los códigos de barras y otros identificadores pueden ser utilizados por una variedad de sistemas para controlar el stock.
Además, la sincronización de pedidos, la visibilidad del ciclo de vida del producto, el seguimiento de múltiples ubicaciones, la prevención de déficit y la previsión precisa son solo algunos de los beneficios de realizar un seguimiento de su inventario.
#3. Gestión de Transferencias
Las empresas con ubicaciones múltiples pueden maximizar las ganancias enviando productos a áreas donde obtendrán los precios más altos. Hay épocas del año, especialmente durante las vacaciones, en las que agrupar o equipar sus productos puede aumentar las ventas. Es menos probable que los empleados se pierdan en la confusión y sean más productivos gracias a la gestión de transferencias.
#4. Adquisitivo
El departamento de compras es fundamental para cualquier planta de fabricación que compre al por mayor a proveedores externos. El uso principal de esta función es facilitar la elaboración y el manejo de órdenes de compra.
En muchos casos, se pueden usar plantillas prefabricadas, y la información necesaria se extrae automáticamente. También puede ser conveniente para los usuarios poder enviar correos electrónicos a los proveedores sin salir del sistema de control de inventario.
# 5. Entrega
Puede acelerar la entrega de artículos en stock a sus consumidores empleando prácticas como códigos de barras, utilizando múltiples transportistas y dividiendo los pedidos en varios envíos. Los envíos se pueden realizar en modo FIFO o LIFO utilizando los números de identificación de lote que se proporcionan en algunos sistemas.
#6. Despliegue
No todos los sistemas admiten ambas estrategias de implementación, por lo que deberá decidir cuál es el más adecuado para su negocio antes de hacer una lista de finalistas. Los productos que se almacenan en la nube para el control de existencias a menudo tienen costos iniciales más bajos, mayor transparencia y respaldo de datos. Las consideraciones de privacidad y los requisitos reglamentarios hacen que la instalación en las instalaciones sea la opción preferida para muchas empresas.
Además, SaaS, PaaS e IaaS son solo algunos ejemplos de los muchos modelos de implementación en la nube disponibles. Es vital reconocer que algunos productos brindan opciones de implementación más granulares que otros.
#7. Soporte móvil
Este factor determina si la administración remota de procesos es posible o no y el hardware que usará para administrar sus procesos. Un sitio web móvil es una característica de muchos sistemas que permite a los usuarios iniciar sesión desde cualquier computadora. Debe consultar con un proveedor sobre la disponibilidad de una aplicación nativa si usa tabletas, teléfonos o cualquier otro dispositivo móvil.
Además, tenga en cuenta que la compatibilidad con sistemas operativos móviles específicos es común. La mayoría de los vendedores se preocupan por admitir las plataformas más utilizadas. Por lo tanto, asegúrese de que la aplicación de inventario que compre sea compatible con su configuración actual.
¿Cuál es el sistema de control de inventario más común?
Los enfoques comunes para el control de existencias incluyen la cantidad económica de pedido (EOQ), la cantidad de producción de inventario (IPQ) y el análisis ABC. Cada modelo de inventario utiliza un método único para determinar el nivel óptimo de existencias.
Sistema de control de existencias para pequeñas empresas
La columna vertebral de un sistema de control de existencias eficaz es el software de control de existencias. Y hay literalmente miles de posibilidades disponibles para usted.
Entonces, su empresa necesita un software de gestión de inventario, pero ¿por dónde empezar a buscar?
Sin embargo, la mayoría de los sistemas de control de existencias están diseñados para servir a empresas pequeñas y grandes específicas. Esto implica que se deben tener en cuenta los requisitos específicos de su negocio al decidir cuál es el mejor software de gestión de inventario.
El sistema de control de existencias más eficaz simplifica las tareas rutinarias y proporciona datos interesantes. Un sistema efectivo de control de existencias logrará esto sin cobrar de más por funciones que no usará.
Descripción general del mejor sistema de control de existencias para pequeñas empresas
Al mejorar sus capacidades de seguimiento y almacenamiento con software, puede regular la rapidez con la que se expande su negocio. Encuentre un sistema de control de existencias que tenga la escalabilidad que necesita para introducir nuevos servicios a medida que crece su negocio. Aquí están los mejores sistemas de control de existencias para pequeñas empresas.
# 1. FreshBooks
FreshBooks es mejor reconocido por sus capacidades de contabilidad, pero también sirve como un sistema simple de control de existencias para autónomos y pequeñas empresas con requisitos mínimos.
Incluso si simplemente vende algunos productos o desea agregar ventas de productos a su negocio de servicios, la gestión de inventario aún requiere mucho tiempo y mano de obra. Esto es especialmente cierto si vende a través de varios canales o desde diferentes ubicaciones.
Además, si también lo usa para la contabilidad, FreshBooks es el mejor software de control de existencias para usted.
Si nunca antes ha usado software de stock pero quiere ver de qué se trata todo este alboroto, FreshBooks es su mejor opción. Para aquellos que están indecisos acerca de invertir en un software de sistema de control de existencias, esta es una respuesta útil.
#2. Inventario de Zoho
Cuando se trata de las demandas de venta multicanal de las pequeñas empresas, el sistema de control de existencias de Zoho es una opción popular. Es compatible con una amplia variedad de servicios, incluidos Shopify y Amazon. Al coordinar la información en todos sus canales de ventas, tendrá un mejor control sobre el inventario y los costos.
Además, el sistema de stock de Zoho también incluye herramientas fundamentales para la gestión de stock. Debido a esto, es una excelente opción para empresas de cualquier tamaño con requisitos de inventario de bajos a moderados.
Capacidades estándar del sistema de gestión de inventario de Zoho que incluyen:
- Software de control de inventario. Con el software del sistema de control de existencias de Zoho, las pequeñas empresas que necesitan vender a través de muchos canales pueden sincronizar los niveles de existencias en cada uno. También puede optimizar sus niveles de existencias configurando puntos de pedido para el pedido automático.
- Gestión de pedidos. Puede realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes sin esfuerzo con la ayuda de la gestión de pedidos. Como ejemplo, esta función puede transformar automáticamente las órdenes de compra en facturas como parte del proceso de cumplimiento.
- Análisis e informes. Con esta función, puede tomar decisiones basadas en datos para brindar un mejor servicio a sus clientes. En comparación con otros sistemas disponibles, las funciones de generación de informes de Zoho Inventory son muy deficientes.
Además, el seguimiento de inventario de extremo a extremo es otra función destacada de la gestión de Zoho Inventory. Funciones como los números de serie facilitan el seguimiento de los niveles de existencias.
Zoho Inventory, si bien es económico, puede no proporcionar el sistema más adaptable para el control de existencias. No es tan bueno como algunos rivales para hacer predicciones o generar informes.
#3. Veeqo
Si dirige una empresa minorista o mayorista con requisitos para vender a través de varios canales, Veeqo es otro software de sistema de control de existencias popular. El software afirma ser una plataforma de envío además de gestionar el stock.
Al igual que Zoho Inventory, proporciona una interfaz fácil de usar que consolida todos sus canales de ventas en una sola ubicación para optimizar la administración. También tiene herramientas para rastrear pedidos, controlar el stock, compilar informes y administrar inventarios en un almacén.
La capacidad de Veeqo para manejar grandes pedidos rápidamente gracias a su escáner de código de barras integrado los diferencia de la competencia. Como resultado, también se acelera el inventario.
La plataforma ha ganado elogios por sus convenientes funciones de envío. Más de 15 de los principales transportistas, incluidos UPS y FedEx, están integrados en su sistema de envío. El portal también incluye opciones de entrega que incluyen seguimiento en tiempo real y costos de envío económicos.
Puede llevar algún tiempo configurarlo, pero después de eso, todo funciona bien. Si necesita una solución flexible y ampliable para gestionar su stock pero necesita ponerse en marcha rápidamente, este es el software de sistema de control de stock perfecto para usted.
#4. perlabrillante
Diseñado específicamente pensando en minoristas y mayoristas multicanal, Brightpearl combina un sistema de gestión minorista con un sistema de gestión de inventario. El software puede simplificar los procesos involucrados en la gestión de inventario para las empresas. Además, el paquete más caro incluye todas las herramientas estándar para el control de existencias. La opción más económica para empresas con menos de 1500 pedidos al mes, sin embargo, tiene muchas restricciones adicionales.
La gran característica de Brightpearl es que se desarrolló pensando en grandes volúmenes de transacciones. Si está buscando alejarse de Stitch Labs, Brightpearl es una excelente opción. Después de ser adquirida por Square, Stitch Labs cerrará en la primavera de 2022.
Además, la dedicación de Brightpearl para actualizar el software de su sistema de control es encomiable, aunque ocasionalmente genera problemas de software.
Conclusión
En conclusión, cualquier minorista en línea exitoso estaría perdido sin su stock. Mantener el inventario correcto a mano mantendrá a los consumidores satisfechos, reducirá la probabilidad de pedidos atrasados y aumentará las ganancias. Al automatizar tareas que antes requerían mucho tiempo, mejorar su flujo de trabajo logístico y brindarle una imagen en tiempo real de los niveles de inventario, un sistema de control de existencias efectivo puede hacer mucho de esto por usted.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de control de existencias
¿Qué es la regla de oro del control de existencias?
Cuando se trata de control de existencias, lo más importante que debe recordar es obtener la cantidad y la frecuencia de las actividades de reabastecimiento correctas. Esto le permitirá mantener los gastos lo más bajo posible mientras mantiene la rentabilidad y el crecimiento.
¿Qué es un ejemplo de un sistema de control de existencias?
Una corporación, por ejemplo, podría tener un pedido regular de 500 artículos colocados cada tercer domingo del mes. Este tipo de control de inventario es más útil para las empresas que tienen una demanda constante y contratos constantes, pero donde los pedidos son irregulares y poco frecuentes a menos que tengan un tiempo de entrega significativo.
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