Mantener el control del inventario como minorista multicanal, mayorista o empresa de comercio electrónico puede ser una tarea exigente. Sin embargo, los sistemas, los métodos y la tecnología ahora están disponibles para ayudar a las empresas a optimizar su cadena de suministro. Puede realizar un seguimiento eficiente y correcto de su mercancía con la ayuda de los sistemas de control de inventario.
Este artículo lo ayudará al explicar qué es el control de inventario, brindando ejemplos claros de significado de control de inventario, diferentes formas de control de inventario y su utilidad, así como los beneficios y problemas del sistema de control de inventario. También ofrecerá sugerencias de control de inventario y explorará ciertos sistemas y prácticas de gestión de control de inventario.
¿Qué es el control de inventario?
El control de inventario, a menudo conocido como control de existencias, se refiere a los sistemas y procedimientos utilizados para administrar los bienes de inventario en el almacén de una empresa. Realiza un seguimiento del movimiento y almacenamiento de artículos en un almacén para ayudar a las empresas a mantener un suministro suficiente y en buenas condiciones. Poner en marcha un sistema de control de inventario les permite satisfacer las solicitudes de los consumidores y al mismo tiempo aumentar las ganancias.
El control de inventario es un componente importante de un sistema de gestión de inventario. Los gerentes de almacén y los planificadores de producción deben seguir las siguientes actividades y procedimientos de control de inventario:
- Recibir, almacenar y mover artículos
- Poner objetos en lugares estratégicos
- Seguimiento de artículos de inventario y ubicación del almacén
- Hacer un seguimiento de los datos e historiales de los productos
- Comprobación del estado de los productos en stock
- Completar órdenes de compra con el inventario disponible
- Incluyendo lectores de código de barras
- Creación de informes de reorganización
¿Qué hace que el control de inventario sea importante?
Aquí hay algunos ejemplos de por qué el control de inventario es importante para su negocio para que pueda obtener un conocimiento fundamental de su función.
#1. Control de calidad
Con un sistema de gestión de inventario, puede aplicar un control de calidad más estricto. Puede controlar mejor la calidad si puede rastrear y administrar todos los aspectos de su suministro. Cuanto más tiempo mantenga el inventario, es más probable que se dañe. Puede evitar esto asegurándose de que se rota el stock de su almacén.
Puede monitorear la calidad del stock que obtiene de los proveedores utilizando estrategias de control de inventario. ¿Con qué frecuencia le devuelven ciertas cosas? ¿Con qué frecuencia se devuelven los que se rompen o tienen otros desperfectos? Ver cómo viajan los productos a través de su inventario puede ayudarlo a identificar problemas y eliminar cancelaciones.
#2. Control Organizacional
Tiene control organizacional sobre su negocio si tiene control de inventario. Un almacén bien organizado le permite administrar su mercancía y aprovechar al máximo su inversión en inventario físico. Esta parte del control de inventario es fundamental para saber dónde está su mercancía y qué tan rápido puede recuperarla.
Para el buen funcionamiento de su negocio, el control de inventario en términos de organización de stock es fundamental. Garantiza que tenga suficientes unidades para cumplir con los pedidos y mantenerlos como respaldo. Las buenas tácticas de gestión de inventario también lo ayudarán a evitar las existencias muertas y el exceso de existencias. El inventario de seguridad sirve como amortiguador, lo que reduce la probabilidad de que un artículo se quede sin suministro. El inventario que no se vende se conoce como stock muerto. Eso, en pocas palabras, es por qué el control de inventario es esencial.
#3. Precisión contable
Mantener un registro de inventario preciso es fundamental para la gestión de activos. También le ayudará si es auditado. Comprender qué activos tiene lo ayuda a comprender su deterioro general y el valor de su organización.
Las leyes de contabilidad financiera y la legislación fiscal pueden exigir a su organización que mantenga una cuenta de inventario físico. En sus sistemas de inventario y software de contabilidad, todas las existencias deben tener los números y precios correctos. Esto garantiza que la integridad contable de su empresa no se ponga en duda durante las auditorías.
¿Cómo mantiene los costos de inventario bajo control?
El software de control de inventario facilita el registro de la información de stock, empaque y envío en una sola ubicación, optimizando así el proceso de compras de su empresa. Las actualizaciones de movimiento de existencias en tiempo real pueden ayudarlo a automatizar el control del nivel de existencias para lograr un rendimiento de ventas y un análisis de inventario precisos. Todo esto contribuye al control de costos de inventario.
Sistemas de control de inventario
Las empresas pueden utilizar una variedad de sistemas de control de inventario y métodos relacionados. Entonces, ¿qué tipos de control de inventario requiere para su empresa?
Según la cantidad de su inventario y las operaciones de su negocio, cada uno tiene ventajas y desventajas. Las necesidades de los minoristas pueden diferir de las de un mayorista, por ejemplo. Comience por definir sus objetivos y métricas comerciales para determinar sus demandas presentes y futuras y seleccionar el mejor sistema de control de inventario.
Luego, decida si su empresa debería:
#1. Usa una hoja de cálculo.
Una hoja de cálculo como estrategia de control de inventario manual funciona bien para organizaciones pequeñas que no retienen mucho stock o tienen una gran variedad de inventario. Si bien mantener una hoja de cálculo es menos costoso que las otras dos opciones, puede ser más difícil administrar el inventario. Los miembros de su equipo, por otro lado, no tendrán que perder tiempo aprendiendo a usar un sistema automatizado para el control de inventario.
Si bien puede creer que le brinda más control, el control de inventario manual a través de una hoja de cálculo es significativamente más propenso a errores humanos y requiere mucha mano de obra. La gestión de la cadena de suministro también puede ser más difícil de mantener porque un empleado debe realizar un seguimiento de varios elementos en movimiento. La reposición de existencias también será más difícil de rastrear en un sistema manual.
#2. Sistema de inventario periódico
Los conteos de inventario físico se usan típicamente en un sistema de inventario periódico. Cuando se realiza un conteo físico, la información del inventario se actualiza periódicamente. Para las empresas que manejan grandes volúmenes de inventario o movimientos frecuentes de inventario, esta forma de sistema de control de inventario consume mucho tiempo. Sin embargo, las estrategias de control de inventario como estas pueden ser efectivas para las pequeñas empresas con pocos pedidos.
La siguiente fórmula se usa comúnmente en el inventario periódico:
COGS = (Inventario inicial + Compras) - Inventario de cierre.
Este sistema de control de inventario es simple de configurar y requiere poco conocimiento. Sin embargo, sus niveles de inventario rara vez están actualizados, lo que genera demoras y cancelaciones significativas. También se basa en auditorías de inventario en lugar de un sistema automatizado en tiempo real.
#3. Sistema de inventario perpetuo
A medida que se produce una transacción o se obtienen nuevas existencias a través de soluciones tecnológicas, los sistemas de inventario perpetuo actualizan sus existencias en tiempo real. Casi el 72% de todos los minoristas tienen la intención de implementar visibilidad en tiempo real en su cadena de suministro mediante automatización, sensores y análisis. Hace que las estrategias de gestión de inventario como la cantidad económica de pedido sean fáciles de implementar (EOQ). EOQ garantiza que el inventario satisfaga la demanda al tiempo que reduce los gastos de retención y almacenamiento.
Los sistemas perpetuos proporcionan una mayor visibilidad del inventario que los sistemas periódicos. Estas funcionalidades del sistema de control de inventario ahorran el costo y el tiempo necesarios para los recuentos de inventario físico.
¿Cuáles son algunos ejemplos reales de control de inventario?
Un fuerte control de inventario puede beneficiar a su empresa de las siguientes maneras:
- Durante una auditoría, el sistema informático indica que debería haber 1000 pares de gafas de sol en el estante, pero solo hay 980. ¿Qué pasó con los demás? ¿Han sido robados o el proveedor envió la cantidad incorrecta? Mientras investiga, puede cambiar el sistema para que refleje que solo 980 pares están disponibles para comprar en su sitio web, lo que garantiza que los compradores no intenten comprar algo que no existe.
- Mientras evalúa los niveles de existencias, su gerente de control de inventario ve que un tipo específico de barra de chocolate ha estado en el estante durante bastante tiempo y se acerca la fecha de vencimiento. Después de identificar esto, la corporación puede decidir vender los artículos con descuento o agruparlos con otro dulce popular para mover las existencias.
- Otro ejemplo es el control de inventario de la tienda, que implica monitorear los niveles de stock, la calidad del producto y la disponibilidad en sus tiendas físicas y de comercio electrónico. Es importante que su software de gestión de inventario sincronice los datos en todos los canales para que pueda detectar de inmediato si algún artículo se está agotando o está próximo a caducar. Un sistema POS en una tienda física informará instantáneamente al personal si se puede acceder o no a un artículo desde otra ubicación.
Técnicas para el control de inventario a considerar
Un negocio complejo es el control de inventario. No existe un método para hacerlo correctamente, y diferentes técnicas de control de inventario funcionarán para diferentes empresas y escenarios. Estos son algunos enfoques populares de control de inventario y consideraciones a considerar:
#1. JIT (Justo a tiempo)
Este método, iniciado por Toyota en la década de 1970, implica que las corporaciones mantengan el menor inventario posible. En lugar de comprar inventario por adelantado y mantenerlo en sus estantes, simplemente lo compra cuando lo necesita y el envío llega "justo a tiempo" para satisfacer la demanda.
Esto le permite administrar almacenes más pequeños (reduciendo los costos y los salarios de los empleados), gastar menos en inventario y evitar las molestias que conlleva el exceso de existencias. Pero, si hay algún retraso, corre el riesgo de que se agote el stock porque no tendrá ningún stock de seguridad como respaldo.
#2. Envíos a granel
Ya sea que haga un pedido a un proveedor o los envíe a su red de almacenes, centros de distribución o escaparates, comprar y entregar productos a granel es casi siempre más económico. Cuando compre cosas a granel, debe estar seguro de que se venderán o terminará con existencias adicionales.
Esta estrategia es más adecuada para productos básicos con una demanda constante y una vida útil prolongada. Requiere más dinero por adelantado, por lo tanto, asegúrese de que esto se compense con precios más bajos. Los envíos a granel también pueden ser más costosos en términos de espacio del contenedor, pero habrá menos envíos para enviar.
# 3. Dropshipping
Dropshipping es un método para ahorrar dinero al eliminar al intermediario. En lugar de recolectar artículos de proveedores o fabricantes y guardarlos en su almacén, colabora con un socio (el remitente directo) que entrega los pedidos directamente a sus clientes.
Su empresa está a cargo de procesar los pedidos de los clientes y pasar la información al remitente directo, pero nunca ve ni manipula las cosas que vende. Esto reduce sus gastos generales, pero implica que no tiene control sobre la calidad o la velocidad de entrega. Y si hay un problema, ¡los clientes aún se quejarán con usted!
#4. Envío
Cuando haces un pedido con un proveedor, te entregan los artículos, pero no los pagas hasta que se venden los productos. El proveedor se conoce como el "remitente" y su empresa se denomina "consignatario" en esta técnica.
Si no vende los productos, puede devolverlos al remitente sin penalización. Es un enfoque excelente para probar nuevas líneas de productos cuando no está seguro de qué tan bien se venderán sin invertir una gran suma de dinero por adelantado. El remitente corre con la mayor parte del riesgo.
#5. cross-docking
Este es otro método para reducir la cantidad de inventario que mantiene o eliminar por completo la necesidad de almacenamiento. Las mercancías llegan de un proveedor y se examinan, clasifican y preparan para el transporte en una instalación de tránsito directo dedicada. Luego se colocan en vagones de reparto y se envían rápidamente.
Si dirige su empresa completamente con una estrategia de tránsito directo, solo necesitará un espacio mínimo para recibir y recargar. Incluso podría limitar esta estrategia a productos específicos. Los artículos como los anunciados para entrega el mismo día o con una vida útil extremadamente limitada son ejemplos.
#6. Conteo de ciclos
La mayoría de los minoristas desprecian los inventarios completos. Consumen mucho tiempo, son tediosos y alejan al personal de otras responsabilidades. Es posible que su tienda real incluso tenga que cerrar por el día. El conteo cíclico, en el que se cuentan pequeñas cantidades de inventario de manera regular, es mucho más conveniente.
Puede verificar que el stock real coincida con las cantidades registradas en su software de gestión de inventario inspeccionando solo un tipo de producto a la vez. Si no es así, sabrá que hay un problema y podrá realizar una auditoría más exhaustiva. El conteo de ciclos no elimina la necesidad de un inventario completo; simplemente reduce la frecuencia con la que se realiza.
Métodos de Control de Inventario y Mejores Prácticas
El control de inventario tiene un impacto en sus procedimientos de logística de entrada y salida, así como en sus ventas, operaciones, satisfacción del cliente y resultados. Contar con un sistema de control de inventario le permite afinar sus operaciones y determinar la cadencia ideal de órdenes de compra. Para un control de inventario efectivo, use estas mejores prácticas.
#1. Implementar seguimiento de inventario en tiempo real
El seguimiento de inventario es la práctica de vigilar los niveles de existencias y ubicar productos específicos en un almacén. El seguimiento del inventario debe realizarse en tiempo real para que sepa cuánto producto se puede enviar si un cliente solicita un artículo hoy, puede tomar decisiones rápidas si las unidades deben enviarse a otro lugar y puede comunicar cualquier retraso si las cosas están fuera de lugar. existencias. Cada semana, me ahorra horas en hojas de cálculo de Excel y puedo generar una orden de compra en minutos en lugar de horas.
#2. Determinar puntos de pedido
Los puntos de pedido definen el nivel de existencias en el que debe pedir inventario adicional para evitar roturas de existencias. Esto se hace para cada SKU individual ya que algunos productos se venderán bien mientras que otros no. Menos supervisión manual y más tiempo para realizar pedidos como resultado de la reordenación automatizada.
#3. Implementar control de calidad.
El control de calidad de pedidos lo ayuda a estar al tanto de los proveedores, monitorear cada lote de inventario, tomar decisiones más inteligentes sobre futuros pedidos de ventas, mantener satisfechos a los clientes y cumplir con los requisitos reglamentarios. El control de calidad se simplifica enormemente con el control de inventario. Puede responder a la retirada de un producto si sabe exactamente cuántas unidades tiene y dónde se almacena cada unidad de inventario. También puede usar referencias cruzadas para asegurarse de que sus datos correspondan a los reales.
#4. Identificar productos almacenados y no almacenados.
La optimización del inventario es importante ya sea que administre un negocio estacional o una marca de alto crecimiento porque las demandas de su inventario se modifican a lo largo del año. Por ejemplo, es poco probable que un fabricante de ropa venda abrigos de invierno a principios del verano porque sería ineficiente. Ciertas prendas de vestir, como jeans y camisetas, pueden, sin embargo, requerir un almacenamiento durante todo el año. Los artículos no almacenados, o aquellos que se venderán de manera irregular, requerirán un procedimiento de control de inventario diferente.
No todos los SKU son iguales y no requerirán las mismas cantidades o reposición que otros. Incluso puede descubrir que los SKU específicos le cuestan mucho dinero a lo largo de la cadena de suministro y generan muy pocos ingresos.
#5. Implementar la zonificación
Si mantiene el cumplimiento de pedidos internamente (en lugar de subcontratarlo), deberá invertir en infraestructura para escalar su almacén y mejorar la eficiencia. Cuando tiene una gran cantidad de SKU y un amplio catálogo de productos, la zonificación puede ser importante para mantener sus productos organizados y fáciles de encontrar.
La forma en que se almacenan los productos, la estructura del almacén y la proximidad de determinados artículos tienen un impacto en las operaciones, las listas de selección y la productividad. La zonificación permite la designación de regiones específicas, como las que requieren refrigeración, el almacenamiento de productos químicos peligrosos o artículos peligrosos, la división del mismo producto por número de lote o fecha de vencimiento, o simplemente el mantenimiento de SKU que se agrupan con frecuencia o se compran uno al lado del otro.
#6. Realizar auditorías periódicas
El control de inventario le permite auditar el inventario de manera simplificada, lo que le permite descubrir cualquier problema antes o antes de que surja. Con un entorno bien organizado, un mantenimiento de registros meticuloso y un software de gestión de inventario, puede auditar y automatizar los niveles de existencias periódicamente para mejorar el control de inventario.
Desafíos típicos de control de inventario
El caos puede ocurrir en cualquier situación en la que haya una falta de control. Los problemas de control de inventario más típicos a tener en cuenta se enumeran a continuación.
#1. Ausencia de visibilidad
Sin saber dónde se encuentra físicamente su inventario, cuántas unidades tiene disponibles y qué ha vendido en cada canal en línea y fuera de línea, puede causar cuellos de botella importantes en su cadena de suministro.
Muchas marcas manejan el inventario a ciegas en ausencia de conteos de unidades en tiempo real, sistemas integrados y un sistema de administración estructurado, lo que resulta en ventas excesivas y desabastecimientos. Esto también puede prohibirle volver a pedir el inventario de su fabricante o proveedor a tiempo, o incluso saber cuándo llegará.
#2. Trazabilidad inadecuada
Un control deficiente del inventario no solo reduce la transparencia de las existencias, sino que también puede plantear amenazas más graves para la salud y la seguridad de los productos. Los productos que pueden dañar a las personas (especialmente aquellos que se pueden comer o ingerir) pueden ser difíciles de rastrear en el caso de un problema de contaminación o retiro del producto si no se utilizan procedimientos de control como los números de lote.
Esto puede tener consecuencias importantes para los consumidores, así como problemas legales para su empresa. El control de inventario a través del monitoreo de lotes también lo ayuda a mantenerse organizado al reconocer qué productos desea enviar primero, como aquellos con la fecha de vencimiento más cercana o la marca más antigua.
#3. Cuanto más tienes, más difícil es de controlar.
Las pequeñas empresas que pueden acomodar el inventario en sus propias casas con frecuencia carecen de los sistemas de control de inventario adecuados, pero cuando una empresa crece y compra más inventario, puede volverse más difícil de administrar.
Cuanto más rápido entregue el inventario y más unidades necesite, con mayor frecuencia lo repondrá.
Cuanto más amplíes tu línea de productos y más SKU tengas, más difícil será hacer un seguimiento de todo.
Por supuesto, tener más inventario no siempre resulta en mayores ventas, ganancias o un mayor retorno de la inversión. Cada SKU necesita su propio almacenamiento, pero no todos rotan al mismo ritmo. Ser capaz de realizar un seguimiento de los KPI de inventario simples puede ayudarlo a obtener un mejor control sobre su inventario, lo que lleva a descubrimientos inesperados.
Conclusión
El control eficiente del inventario es fundamental para cualquier organización, desde Amazon hasta una marca recién creada. Le permite mejorar su flujo de efectivo y ahorrar dinero en el control de inventario. Puede establecer un plan de control de inventario que rastree sus activos en tiempo real mediante el uso de sistemas de software de control de inventario automatizado y estrategias de control de inventario. Brindándole visibilidad y control sobre su inventario.
Incluso si su empresa es pequeña, tiene la opción de utilizar un sistema de inventario periódico o perpetuo. Un sistema de inventario perpetuo, por otro lado, es sin duda una mejor alternativa si tiene un volumen importante de existencias u operaciones más sofisticadas. Finalmente, para redondear su pila de tecnología minorista, busque el mejor sistema de inventario que pueda integrarse sin problemas con el resto de las actividades de su empresa.
Artículos Relacionados
- SISTEMAS DE CONTROL DE GESTIÓN: tipos, características y ejemplos
- Los mejores 15+ SISTEMAS DE INVENTARIO PARA PEQUEÑAS EMPRESAS en 2023 (+ Opciones gratuitas)
- LAS MEJORES APLICACIONES PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIO EN 2023
- Cómo calcular el inventario promedio: una guía completa paso a paso
- GESTIÓN DE INVENTARIO EMPRESARIAL: Mejores prácticas en 2023
Referencias
