La administración de la oficina es un trabajo grande con muchas partes interesadas. Se trata de algo más que distribuir material de oficina y realizar otras responsabilidades administrativas; se trata de garantizar que su oficina moderna y todos en ella funcionen bien juntos. Esta guía examinará la gestión de la oficina tal como la practican los directores de oficina actuales. Analizaremos las demandas del trabajo de administración de oficina, las habilidades necesarias para tener éxito, cómo está cambiando el rol y cómo puede prosperar en este campo.
¿Qué es la gestión de oficinas?
La administración de la oficina es un trabajo que se enfoca en aumentar la productividad, la eficiencia y las condiciones de trabajo de la oficina. Puede implicar una amplia gama de responsabilidades, como administrar un lugar de trabajo moderno, manejar equipos de oficina, crear un entorno de oficina acogedor, administrar el presupuesto de la oficina, dar la bienvenida a visitantes y nuevos empleados al espacio de trabajo, organizar actividades en la oficina y eventos fuera del sitio. para el personal de oficina, planificación y reserva de viajes para el personal, gestión de comunicaciones internas, adquisición de muebles de oficina y más.
Gerente de Oficina es un título de trabajo específico cuyas funciones varían ampliamente según la industria, el tamaño de la organización y la composición de otras divisiones. Ya sea que trabaje para una empresa grande o pequeña, la administración de la oficina será muy diferente.
Hay varios títulos posibles para el papel, que incluyen:
- Gerente de lugar de trabajo
- Jefe de Operaciones de Oficina
- Gerente de Instalaciones
- Director Administrativo
Tipos de trabajos de administración de oficina
Hay muchos tipos diferentes de trabajos de administración de oficina, pero las responsabilidades principales de estos gerentes son relativamente similares. Los gerentes de oficina a veces pueden contratar, despedir, capacitar y ascender al personal además de supervisar el funcionamiento eficiente de la administración de una empresa y garantizar que se entreguen los suministros necesarios y que el equipo de oficina esté en buen estado.
#1. Gestión de oficinas corporativas
Los gerentes de cada sucursal de una corporación están incluidos en los puestos de administración de la oficina corporativa. Debido a que el gerente de distrito (usualmente ubicado en la oficina central) supervisa a todos los demás gerentes de sucursal, viajar entre las sucursales de la empresa es con frecuencia un elemento importante del trabajo. Los gerentes de las oficinas corporativas también diseñan nuevos modelos organizacionales para recursos humanos y actividades de marketing.
#2. Gestión de consultorios médicos
La gestión del consultorio médico requiere una comprensión profunda de la anatomía, las operaciones de laboratorio y las leyes de atención médica. Los gerentes de este consultorio médico generalmente trabajan en consultorios médicos y supervisan a todos los asistentes médicos. La confidencialidad del paciente y la eliminación adecuada de desechos médicos también son obligaciones críticas.
#3. Gestión de despacho jurídico
Los roles de administración de la oficina legal requieren un conocimiento real de la ley, así como una comprensión profunda de los procedimientos legales. Los gerentes de las oficinas de abogados están a cargo de los asistentes administrativos legales, la administración de nóminas y el departamento de recursos humanos de una firma.
#4. Gestión de oficinas virtuales
En lugar de trabajar para una empresa a tiempo completo, los administradores de oficinas virtuales a veces trabajan para varias empresas más pequeñas a tiempo parcial. Esto se debe a que las pequeñas empresas suelen externalizar los trabajos de gestión de oficinas virtuales. Los trabajos remotos de todo tipo están en aumento, por lo que los gerentes de oficinas virtuales son una alternativa atractiva para las pequeñas empresas que se desarrollan lentamente y que aún no requieren un gerente de oficina en el sitio.
Elementos de la Gestión de la Oficina
Los pilares de una estructura son elementos de gestión de la oficina. Si el pilar es robusto, el edificio también debe serlo. Como resultado, los aspectos de la gestión de la oficina son cruciales para el funcionamiento eficiente de la oficina. Los principios fundamentales de la gestión de oficinas son los siguientes.
#1. Personal
El trabajo de oficina en realidad lo hace gente de oficina. En una empresa pequeña, el gerente de la oficina suele estar a cargo de seleccionar y ubicar a los empleados de oficina. La dotación de personal está a cargo del departamento de gestión de recursos humanos en las grandes corporaciones.
En todas las circunstancias, el trabajo de oficina debe completarse distribuyendo el trabajo a cada empleado en función de su eficiencia, dirigiendo al personal para que complete el trabajo con la ayuda de los recursos de oficina dentro de un marco de tiempo establecido y controlando las acciones del personal de oficina. Todas estas tareas deben ser realizadas por el gerente de la oficina.
#2. Medio
Las herramientas utilizadas en la oficina se conocen como medios. Lápices, borradores, papel, tinta, formularios de oficina, máquina de escribir, computadora, impresoras, calculadoras y artículos similares son ejemplos de medios. Se han proporcionado instrumentos adecuados en una oficina y se están utilizando de la manera más eficiente y rentable para lograr los objetivos.
#3. Ambiente
El entorno de una oficina está determinado por la naturaleza del negocio. Las numerosas tareas de oficina deben completarse en una atmósfera o entorno específico. Se establece y mantiene un ambiente de trabajo para garantizar que el trabajo de oficina se desarrolle sin problemas. El papel y la tarea de un gerente de oficina es crear una atmósfera adecuada mediante la implementación de numerosas políticas y prácticas.
#4. Propósito
Los trabajadores de oficina deben ser conscientes del objetivo para el que se realiza una determinada tarea, así como el impacto de dicho trabajo en el desempeño de los demás. El gerente de la oficina enseña el propósito al personal de la oficina. Si este no es el caso, el desempeño del trabajo de oficina no da como resultado el uso más eficiente y económico de los recursos de la oficina mientras se cumplen los objetivos.
Funciones clave de gestión de la oficina
Algunas de las tareas que se espera que realice el personal administrativo de una oficina son las siguientes:
#1. Planificación
Crear una estructura de las tareas requeridas para cumplir con los objetivos de su empresa es una función crítica de la gestión de la oficina. Cuando comprende completamente los objetivos a corto y largo plazo de su empresa, puede planificar su enfoque para lograrlos. El primer paso hacia operaciones y control eficientes es la planificación detallada y la organización de reuniones.
#2. Organización de recursos
La organización de los recursos va de la mano con el cumplimiento de los objetivos de la empresa a través de la planificación. Los materiales, el personal y el apoyo financiero son ejemplos de estos recursos. Después de la planificación, la siguiente etapa para los gerentes de oficina es la delegación de tareas, que incluye determinar qué materiales se requieren y distribuir esos materiales a las personas adecuadas. Los mejores gerentes de oficina coordinan continuamente el trabajo para mantener estos recursos avanzando hacia objetivos predeterminados.
#3. dotación de personal
La dotación de personal es otra función importante del gerente de la oficina. Los gerentes de la oficina ejecutiva dirigen o colaboran con recursos humanos en todos los aspectos de la dotación de personal, el reclutamiento, la remuneración, la promoción y la jubilación de los gerentes subordinados.
# 4. Comunicación
La gestión de la oficina requiere una comunicación eficaz, que es un requisito para todas las empresas que funcionan bien. Si un gerente de oficina no puede comunicar de manera efectiva las necesidades de la empresa a sus empleados, la máxima eficiencia será imposible. ¿Se requiere una sala de reuniones específica para las reuniones semanales de un equipo?
¿Cuentan con la tecnología necesaria en esa área? Recuerde que una excelente comunicación es bidireccional. Si este gerente de oficina no puede describir las necesidades de su empresa, es posible que este gerente de oficina no sea una buena opción para su organización.
#5. Trabajar con TI
En el trabajo, los gerentes de oficina modernos dependen en gran medida de la tecnología. Pueden utilizar el software en sus funciones diarias y también ayudar en la gestión del software y la tecnología para los empleados. Tal vez su organización utilice un software de gestión de instalaciones digitales.
Los gerentes de oficina deben estar capacitados en todos los equipos de videoconferencia y conexiones Wifi para empleados e invitados, así como trabajar con el departamento de TI para garantizar que todas las salas de reuniones funcionen sin problemas.
#6. Motivación
La motivación, un aspecto muy complejo de la gestión de la oficina, se presenta en dos variedades. Hay dos tipos de motivación: la motivación interna y la motivación externa. Cuando su personal está motivado, el trabajo del gerente de la oficina se vuelve más fácil. Cuando no lo son, es trabajo de la gerencia de la oficina motivarlos desde afuera.
Este incentivo debe satisfacer las necesidades de la fuerza laboral y, al mismo tiempo, ser competitivo, productivo y global. Cuando la motivación externa hace todo esto, es más probable que sus trabajadores de oficina mejoren su desempeño.
Habilidades del administrador de oficina
Sobre todo, las habilidades blandas son esenciales para un gerente de oficina competente. Los gerentes de oficina con frecuencia actúan como enlace entre varios departamentos, ya sea la comunicación entre la alta dirección y el personal, recursos humanos y empleados, o la empresa y otros trabajadores del edificio, como el personal de limpieza.
Esto no quiere decir que las habilidades técnicas sean irrelevantes; definitivamente pueden ofrecer valor. El conocimiento técnico y la educación, como la capacidad de utilizar software o el conocimiento de las normas laborales, se están volviendo cada vez más importantes a medida que evoluciona el rol de gerente de oficina.
Dicho esto, las siguientes son las principales habilidades sociales y deberes en los que un gerente de oficina debe concentrarse:
- Organizacional y habilidades de manejo del tiempo son esenciales, ya que la cantidad y variedad de demandas en la función significa que solo los gerentes de oficina más organizados se desempeñarán bien.
- Ihabilidades interpersonales y de liderazgo, lo que les permitirá mantener feliz al personal, causar una buena primera impresión con los visitantes y calmar las discusiones difíciles del equipo. También deberá colaborar con una variedad de departamentos, como personal administrativo, trabajos de secretaría, equipos financieros, recursos humanos y otros.
- Habilidades comunicativas son necesarios para que los miembros del equipo entiendan lo que la alta dirección está preparando para el futuro y lo que anticipan del personal. Es casi seguro que esto requerirá el uso de PowerPoint.
- Habilidades de negociación se requieren para mejorar cualquier acuerdo que la organización pueda tener con fuentes externas. Por ejemplo, si está cambiando de edificio de oficinas, deberá poder negociar y tomar decisiones para asegurar el mejor trato para su empresa.
Cómo convertirse en gerente de oficina
La administración de oficinas es un campo amplio que incluye muchos negocios diferentes. Debido a la naturaleza del trabajo realizado en esa industria, las necesidades de las oficinas pueden diferir. Tenga en cuenta sus intereses, experiencias y talentos particulares cuando busque un puesto de administración de oficina.
Si le gusta organizar y mantener las cosas en orden, es posible que encuentre una función de gestión de oficina más administrativa como una carrera gratificante. Aquí hay algunas acciones que puede tomar para avanzar en su carrera como gerente de oficina:
#1. Perseguir las calificaciones educativas pertinentes
Es posible que desee explorar la obtención de títulos o diplomas particulares que lo ayuden en su camino para convertirse en gerente de oficina como parte de determinar si la administración de la oficina es para usted.
Los gerentes de oficina suelen tener un título en administración de empresas u otros certificados relacionados con los negocios de los politécnicos, que les brindan habilidades esenciales de comunicación y organización. Estas credenciales profesionales sirven como base para la experiencia en el tema que poseen la mayoría de los gerentes de oficina.
#2. Desarrollar buenas conexiones y redes profesionales.
Conocer gente nueva en eventos de networking y otras reuniones en el lugar de trabajo lo ayudará a realizar su ambición de convertirse en gerente de oficina. A través de tales reuniones, puede conocer a un gerente de contratación de una empresa con un puesto vacante de gerente de oficina. Alternativamente, puede conocer a un cazatalentos que puede conectarlo con su próximo trabajo.
#3. Inscríbete en cursos
Si desea ser gerente de oficina, considere si su conjunto de habilidades actual coincide con el conjunto de habilidades de un gerente de oficina. Para aprender las habilidades de un gerente de oficina, puede tomar clases o buscar certificaciones para mejorar su adecuación a la profesión.
Invertir tiempo y esfuerzo en ti mismo te permite obtener las ventajas a largo plazo de la superación personal. Un empleador puede preferir a un candidato que se esfuerza continuamente por mejorar a alguien cuyas habilidades están estancadas.
#4. hacer una pasantía
Es posible que desee explorar la realización de pasantías similares en su tiempo libre para ayudarlo a convertirse en gerente de oficina. Antes de ingresar a la fuerza laboral, puede obtener experiencia de primera mano al observar cómo trabaja un gerente de oficina, las actividades y responsabilidades de un gerente de oficina y hacer contactos potencialmente valiosos.
Si le va bien durante su pasantía, el empleador puede incluso ofrecerle una carrera de tiempo completo una vez que se gradúe.
¿Cuáles son las 5 funciones de la gestión de oficinas?
La habilidad de gestionar el proceso de planificación, organización, dotación de personal, comunicación, control, coordinación y motivación de un grupo, especialmente en un entorno laboral, se conoce como gestión de oficina.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de oficinas?
La gestión de la oficina en todos los niveles es esencial para mantener un flujo constante de información entre los departamentos y el personal. Esto se hace para garantizar que la organización funcione sin problemas y que las operaciones comerciales funcionen bien.
¿Cuáles son las 7 funciones principales de la gestión de oficinas?
Con el fin de lograr los objetivos de la organización, lleva a cabo varias responsabilidades tales como la planificación, organización, dotación de personal, dirección, coordinación y control. La futura hoja de ruta de la oficina la define la dirección. Toma decisiones a largo plazo sobre la actividad de la oficina.
¿Cuáles son los tres tipos de oficina?
Entre los distintos tipos de oficinas se encuentran:
- Oficina privada.
- Escritorio de coworking.
- Oficina Virtual.
¿Qué curso es mejor para la gestión de la oficina?
Una licenciatura en negocios, administración de empresas o administración de empresas es un área de estudio que puede prepararlo mejor para un trabajo en administración de oficinas. Estas especializaciones le enseñarán cómo administrar el dinero, aumentar la producción y, en general, llevar una oficina al éxito.
Conclusión
Todos los días, los gerentes de oficina se encuentran entre las únicas personas que se comunican con todos los niveles de empleados, ya sea digitalmente o en persona. La importancia del rol de gerente de oficina crecerá a medida que las culturas de oficina en todo el mundo continúen expandiéndose y modificándose.
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Referencias
