Quizás se pregunte si hay alguna diferencia entre un asistente ejecutivo y un asistente administrativo. El papel de un asistente ejecutivo es similar al de un asistente administrativo o secretario en el sentido de que cada uno realiza o supervisa tareas administrativas para otro empleado. Si quieres trabajar en administración y negocios, podrías convertirte en asistente ejecutivo o asistente administrativo del director ejecutivo de una organización. Sin embargo, este artículo discutirá la diferencia entre un ejecutivo y un asistente administrativo, el salario que pueden ganar, así como la descripción estratégica de su trabajo.
¿Cuáles son las funciones principales de un asistente ejecutivo?
Los asistentes ejecutivos ayudan a los ejecutivos para los que trabajan coordinando sus horarios, respondiendo y devolviendo llamadas, revisando y respondiendo correos electrónicos, archivando y organizando el papeleo, manteniendo registros y tomando notas durante las reuniones.
¿Cómo se llaman ahora los asistentes ejecutivos?
También se les conoce como socios comerciales administrativos, especialistas senior de apoyo, asistentes administrativos senior y asistentes administrativos en jefe.
¿Qué requisitos necesito para ser asistente ejecutivo?
Las personas que quieran trabajar como asistentes ejecutivos deben obtener el más alto nivel de certificación de credibilidad de la IEAA. Este es el nivel 5, y si lo pasas, serás certificado como asistente ejecutivo.
Asistente ejecutivo versus asistente administrativo: ¿cuál es la diferencia?
Entonces, ¿en qué se diferencian los servicios de un asistente ejecutivo de los de un asistente administrativo? Los EA, en general, brindan soporte de alto nivel. Están gestión de proyectos expertos, mientras que los asistentes administrativos son más como administradores de tareas.
Un EA puede realizar tareas similares a las que realizan los AA. También pueden ayudarlo con estrategias específicas para su rol. Un EA puede buscar soluciones potenciales en su propio tiempo, sugerir pasos a seguir para ayudarlo a lograr sus objetivos y recomendar herramientas útiles.
Al decidir entre un asistente ejecutivo y un asistente administrativo, considere sus objetivos para contratar uno. ¿Necesita a alguien que pueda identificar de manera proactiva las áreas de desarrollo mientras asume algunas de sus cargas de trabajo? ¿Preferirías señalar a las personas en la dirección de una visión específica?
Considere también el costo de contratar un EA o un AA. La contratación de un asistente no es un gasto único; debe estar seguro de que los costos mensuales valen la pena. Considere otros gastos además del salario que les paga. Por ejemplo, deberá gastar dinero en suscripciones de software para que su EA pueda hacer su trabajo correctamente.
Salarios de asistente ejecutivo vs. asistente administrativo
Las tarifas de los asistentes personales varían. En los Estados Unidos, el salario de un asistente administrativo de oficina de nivel de entrada generalmente comienza en $ 16 por hora. Según el estado, los asistentes administrativos calificados pueden ganar hasta $20 por hora.
En contraste, el rango de salario inicial para un asistente ejecutivo es de $15 a $30 por hora para servicios básicos, y algunos asistentes cobran hasta $75 por hora. Estos EA han trabajado en campos como las finanzas y el desarrollo web.
Cuando considera la asistencia virtual remota, sus opciones se amplían. Muchas empresas cobran una tarifa por hora por los servicios de asistente de oficina remota, que tiene un promedio de $38 por hora. Parece ser un buen trato, excepto que contratar a un asistente de medio tiempo le costará más de $3,000 por mes a este precio. Otras compañías ofrecen planes de $449 con inclusiones limitadas, como solo 12 horas de trabajo por mes.
El plan más económico de Wing, que cuesta solo $6.24 por hora, le permite trabajar 4 horas al día, de lunes a viernes, con una garantía de tiempo de respuesta de 5 minutos. Este plan le brinda acceso a un asistente dedicado que completará las colas de tareas y se asegurará de que su trabajo sea de alta calidad.
Habilidades de Asistente Ejecutivo vs. Asistente Administrativo
Una de sus principales consideraciones, junto con el gasto, debe ser la posible compatibilidad de su asistente ejecutivo con el resto de su personal. Los asistentes ejecutivos deben tener habilidades que sean relevantes para el equipo al que apoyan, pero también deben tener habilidades "blandas" que les permitan hacer su trabajo de manera más efectiva. En general, todos los asistentes ejecutivos deben tener las siguientes habilidades:
- Gestión del tiempo. Los dueños de negocios frecuentemente tienen múltiples compromisos, tanto dentro como fuera de la empresa. Un asistente debe poder "administrar", priorizar reuniones y proyectos, y crear un horario eficiente para los líderes empresariales.
- Investigación Los asistentes deben poder recuperar información de varias fuentes y destilar lo que encuentran en un formato fácilmente digerible.
- Gestión de proyectos. Un AA o EA debe poder dividir tareas grandes y complejas en otras más pequeñas. Deben prestar mucha atención a los detalles y mantener a las partes interesadas actualizadas sobre el estado de un plan de acción.
- La resolución de problemas. Las habilidades efectivas para resolver problemas son esenciales para los asistentes en los lugares de trabajo de hoy en día, ya que a menudo tienen que tomar decisiones importantes con información insuficiente. Deben poder sugerir o realizar cambios en el proyecto sin involucrar a su gerente.
- Comunicación. Tanto los EA como los AA deben ser excelentes comunicadores. Deben ser capaces de comunicarse de manera efectiva con personas en varios niveles de antigüedad, así como relacionarse con ellos y transmitirles actualizaciones o solicitudes.
- Empatía. La empatía es esencial para todos los EA y AA. Deben comprender los requisitos de su jefe o cliente y traducirlos en elementos de acción. Finalmente, un asistente debería poder cambiar de marcha cuando sea necesario. Los EA y AA deben ser flexibles para satisfacer las demandas en constante evolución de sus clientes comerciales.
¿Cuál es la descripción estratégica del trabajo de un asistente ejecutivo?
Los asistentes ejecutivos ayudan a los directores ejecutivos y otros ejecutivos de alto rango con tareas administrativas para que puedan concentrarse en liderar la empresa. Mantienen organizadas las comunicaciones del ejecutivo para que se pueda acceder fácilmente a la información más importante sin tener que clasificar elementos de baja prioridad. Mientras brindan un servicio al cliente cortés y competente, los asistentes ejecutivos evalúan a los visitantes y evalúan sus necesidades. Administran el calendario diario del ejecutivo, incluida la programación de reuniones, la confirmación de citas, la redacción de itinerarios y los arreglos de transporte. Los asistentes ejecutivos también son responsables de capacitar a otros miembros del personal administrativo sobre las políticas y las mejores prácticas de la empresa.
Cómo escribir una descripción de trabajo estratégica para un asistente ejecutivo
Para atraer candidatos calificados para el puesto de asistente ejecutivo, es importante primero proporcionar una descripción general de la empresa y la descripción del trabajo en sí. Describa brevemente el entorno de trabajo, lo que distingue a su empresa y por qué el puesto es importante para su empresa.
A continuación se muestra un ejemplo de la descripción del trabajo para un asistente ejecutivo
La empresa [nombre de su empresa] está buscando un asistente ejecutivo bien organizado para ayudar a dos de nuestros jefes de departamento. Esta es una excelente oportunidad para construir relaciones con ejecutivos de alto nivel y contribuir a la eficiencia general de nuestra organización.
La empresa [nombre de la empresa] se dedica a crear una cultura en la que los empleados se sientan valorados. Estamos contentos de tener un puntaje de felicidad en el trabajo que está por encima del promedio de la industria y una calificación general de 4.5 estrellas en las páginas de empresa de Indeed. Si esto suena como el trabajo y el entorno de trabajo para usted, ¡presente su solicitud hoy!
A continuación se muestra otro ejemplo de una descripción de trabajo de asistente ejecutivo estratégico para que pueda escribir una publicación de trabajo convincente y efectiva para usted. La primera descripción de trabajo es un ejemplo perfecto de una descripción de trabajo de asistente ejecutivo, que incluye una lista completa de responsabilidades que debe considerar incluir en su descripción de trabajo.
Asistente Ejecutiva del Director Jurídico
Estamos buscando un asistente ejecutivo para ayudar al director legal, quien está a cargo de los asuntos legales, de cumplimiento, de asuntos gubernamentales y de recursos humanos. Este rol coordinará y administrará los horarios de los ejecutivos, preparará y organizará materiales y planes legales y estratégicos importantes, y ayudará con las reuniones de la junta y la preparación de los materiales de la junta.
Este papel es los ojos y los oídos del CLO. Conecta organizaciones, proyectos e información comercial importante con el CLO. También se asegura de que las reuniones y los materiales sean eficientes y útiles, y trabaja con el CLO como un socio de confianza para cumplir con las prioridades legales de la empresa.
Debido a la naturaleza dinámica de este rol, el candidato ideal debe tener habilidades excepcionales de gestión del tiempo, así como la capacidad de identificar y anticipar las necesidades del CLO. El rol debe interactuar de manera fluida y profesional con un grupo diverso de personas, incluidos los miembros del equipo de alta gerencia, la junta directiva y los líderes que reportan al CLO.
Para hacer bien este trabajo, la persona debe ser capaz de manejar información financiera, legal, personal e institucional altamente sensible y confidencial con profesionalismo y buen juicio.
Esta breve introducción al puesto de asistente ejecutivo sirve como un excelente modelo para la descripción completa de su trabajo.
Consejos para decidir ser asistente administrativo o ejecutivo
Si estás pensando en seguir cualquiera de estas carreras, considera los siguientes consejos:
#1. Continúe su educación u obtenga certificaciones adicionales.
Si bien es posible que el trabajo solo requiera un diploma de escuela secundaria o equivalente, la educación y la capacitación adicionales pueden mostrarle a su posible empleador que puede tener éxito en el puesto. Las certificaciones en escritura comercial y aplicaciones de software relevantes están disponibles. Los cursos y la capacitación adicionales pueden prepararlo para sus responsabilidades como asistente ejecutivo o administrativo, además de impresionar potencialmente a sus empleadores.
#2. Obtenga algo de experiencia laboral
Obtener experiencia laboral relevante puede exponerlo a las tareas y responsabilidades diarias de los asistentes administrativos y ejecutivos. Esto puede ayudarlo a determinar qué rol es mejor para usted. Los empleadores pueden requerir experiencia laboral previa si desea convertirse en asistente ejecutivo, por lo que esto puede ayudarlo a calificar para su futura carrera. También puede familiarizarse con equipos de oficina comunes, como programas de computadora, impresoras y sistemas telefónicos que puede encontrar en cualquiera de estas profesiones.
#3. Haz un currículum relevante.
Examine el puesto que está solicitando y haga una lista de las habilidades y calificaciones que requiere su empleador potencial. Considere actualizar su currículum para incluir cualquier capacitación, certificaciones y habilidades duras y blandas que demuestren por qué es el mejor candidato. La sección sobre su experiencia laboral también puede incluir un resumen que destaque las responsabilidades o habilidades relevantes, como la organización, que demuestren su preparación para su posible puesto.
#4. Información adicional para la descripción del puesto
Además, en la descripción del trabajo se debe incluir información sobre su empresa y la industria, particularmente en lo que se refiere al rol y las responsabilidades del asistente ejecutivo. Por ejemplo, si la empresa tiene un director ejecutivo y un director de operaciones y el asistente ejecutivo trabajará para ambos, incluya esta información en la descripción del puesto. Si la empresa está en la industria de los medios digitales, por ejemplo, es posible que desee que los candidatos tengan un conocimiento práctico de esa industria, incluidos los procesos, la terminología y los programas de tecnología de uso común.
Puede ser beneficioso incluir información sobre salarios también. De hecho, si tiene empleados de Nevada o está ocupando un puesto remoto con solicitantes de Nevada, es posible que deba incluir información sobre salarios. Incluya también información sobre los beneficios laborales y no olvide incluir información sobre igualdad de oportunidades de empleo o cualquier otra información requerida por la ley.
¿Los asistentes ejecutivos hacen recados personales?
Su asistente ejecutivo en el trabajo probablemente pueda ayudarlo con algunas tareas personales. Muchos Asistentes Dobles organizan viajes familiares y compran regalos para sus Ejecutivos.
Conclusión
Además de las cualidades mencionadas anteriormente, los asistentes ejecutivos también deben ser buenos en liderazgo, conciencia y trabajo en red. Los EA pueden actuar como jefes de personal, especialmente para pequeñas y medianas empresas, y los líderes de las empresas a menudo confían en ellos para tomar decisiones en su nombre. Al elegir entre contratar a un asistente ejecutivo frente a un asistente administrativo, además de pensar en las habilidades "duras" que necesita, es crucial evaluar el talento en función de sus habilidades interpersonales.
¿Qué hace un asistente ejecutivo? Preguntas frecuentes
¿Qué hace un asistente ejecutivo en el día a día?
Los asistentes ejecutivos trabajan directamente con la alta gerencia y son responsables de la contabilidad, la administración del calendario, las relaciones con los clientes, los sistemas de archivo, los planes de viaje y más.
¿Cuáles son las principales habilidades de un asistente ejecutivo?
Las mejores habilidades del asistente ejecutivo
- Habilidades de comunicación.
- Habilidades organizativas. Cualquier tipo de rol administrativo requiere excelentes habilidades de organización.
- Buen manejo del tiempo.
- Habilidades de red
- Conocimientos en Tecnologías de la Información.
- Hacer múltiples tareas
- Disponibilidad para aprender.
- Ser un jugador de equipo
¿Qué busca un CEO en un asistente ejecutivo?
Un asistente ejecutivo de su director ejecutivo debe ser excepcional al anticipar las necesidades y preferencias del director ejecutivo. Esto significa que no dependen constantemente de la guía del líder para cada pequeño paso que deben dar.
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Referencias
