¿Estás buscando una carrera en administración? ¿Tienes lo que se necesita para convertirte en un Gerente de Oficina? El Gerente de Oficina es una posición clave en cualquier organización y es responsable de supervisar las operaciones diarias de la oficina. En este artículo de blog, analizaremos la descripción del trabajo, las calificaciones, el salario, las habilidades y todo lo que necesita saber para convertirse en Gerente de oficina.
¿Qué es un Gerente de Oficina?
Un Gerente de Oficina es una persona responsable de supervisar el funcionamiento eficiente de una oficina. Esto incluye la gestión del personal, la organización del papeleo y los sistemas de archivo, el manejo de las transacciones financieras y la supervisión del mantenimiento general de la oficina. Los gerentes de oficina deben tener excelentes habilidades de organización y comunicación y la capacidad de realizar múltiples tareas. También deben ser capaces de manejar situaciones difíciles con profesionalismo y diplomacia.
Descripción del puesto de Gerente de oficina
La descripción del trabajo de un Gerente de Oficina incluye una variedad de tareas. La más importante es la gestión del personal. Esto incluye contratar, capacitar, evaluar y disciplinar a los empleados. Los gerentes de oficina también deben administrar tareas administrativas como archivar, mantener registros y otros trámites. También están a cargo del mantenimiento y suministros de la oficina.
Además de estas tareas, los Gerentes de Oficina también son responsables de supervisar las transacciones financieras de la oficina. Esto incluye equilibrar los libros, conciliar cuentas y preparar informes financieros. También pueden ser responsables de administrar presupuestos, desarrollar planes financieros y garantizar el cumplimiento de las leyes locales y estatales.
Finalmente, el gerente de la oficina debe poder asegurar el buen funcionamiento de la oficina y contribuir a la mejora de los procedimientos corporativos y las operaciones diarias.
Responsabilidades
Los deberes del gerente de la oficina incluyen:
- Mantenimiento
- Correo
- Equipos
- Billetes
- Errands
- Compras
- Planificar reuniones y citas.
- Organice el diseño de la oficina y ordene la papelería y el equipo.
- Mantener la oficina en buenas condiciones y hacer las reparaciones necesarias.
- Según sea necesario, colabore con Recursos Humanos para actualizar y mantener las políticas de la oficina.
- Organizar los procedimientos y operaciones de la oficina.
- Coordinación de todos los equipos de oficina con el departamento de TI.
- Administre discusiones de contratos y precios con proveedores de oficinas, proveedores de servicios y arrendamientos de oficinas para garantizar que todo se facture y pague a tiempo.
- Administre el presupuesto de G&A para la oficina y garantice informes precisos y oportunos.
- Dar asistencia general a los visitantes.
- Apoyar en el onboarding de nuevos empleados.
- Responder a las consultas de los empleados sobre problemas de gestión de la oficina (por ejemplo, papelería, hardware y arreglos de viaje)
- Comuníquese con los proveedores de administración de instalaciones, como limpieza, catering y seguridad.
- Planifique actividades internas o externas como fiestas, celebraciones y conferencias.
Requisito de gestión de oficina
- Experiencia en gestión de oficina, administración o como asistente.
- Comprensión de los deberes, procesos y procedimientos de gestión de la oficina.
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo, así como la capacidad de realizar múltiples tareas y priorizar tareas.
- Capacidad de resolución de problemas y orientación al detalle.
- Excelentes habilidades de escritura y comunicación verbal.
- Excelentes habilidades de organización y planificación.
- Competente en Microsoft Office
- Se requieren procesos y procedimientos de contabilidad, datos y gestión administrativa.
- Comprensión de técnicas y procedimientos administrativos.
- familiaridad con las estrategias y procesos de gestión de recursos humanos
- Comprensión de los principios empresariales y de gestión.
- Conocimiento de productos de software de oficina y habilidades informáticas.
Una sección de habilidades de currículum bien escrita que destaque sus talentos relevantes de gerente de oficina puede ayudar a su currículum a vencer el sistema de seguimiento de candidatos (ATS), que es el primer paso para que su solicitud sea notada. Use las principales habilidades y competencias del gerente de la oficina que se enumeran a continuación para ayudarlo a construir un currículum efectivo.
Habilidades del administrador de oficina
- Comunicación
- Evaluación y análisis
- Judgment
- Resolución de problemas
- Tomando una desición
- Organización y planificación
- Administración de tiempos
- Orientación detallada
- Exactitud
- Delegación
- Orientación
- Iniciativa
- Integridad
- Adaptabilidad
- Trabajo en equipo.
- Presupuesto
- Solicita Personal
- Supervisando
- Creación de estándares
- Mejora de procesos
- La gestión del inventario
- Gestión de Abastecimiento
- Creatividad
- Proactividad
- registros
- Accesibilidad
- Dominio de Microsoft Office
- Coordinación
- Facturación
- habilidades interpersonales
- Motivación
- Empatía
- Asistencia Administrativa
Calificaciones
- Experiencia demostrada como gerente de oficina, gerente de recepción o asistente administrativo
- Comprensión de las responsabilidades, los sistemas y los procesos del administrador de la oficina
- Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular)
- Conocimiento práctico de las máquinas de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
- Conocimiento del software de programación de correo electrónico como Email Scheduler y Boomerang
- Se requieren excelentes habilidades de gestión del tiempo, así como la capacidad de realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo. También se requiere atención a los detalles y habilidades para resolver problemas.
- Excelentes habilidades de escritura y comunicación verbal.
- Una mente creativa con la capacidad de sugerir mejoras y sólidas habilidades de organización y planificación en un entorno acelerado.
- Se requiere un diploma de escuela secundaria y se prefiere la experiencia como asistente administrativo o secretaria.
Salario del gerente de oficina
El salario de un Gerente de Oficina depende del tamaño de la organización y la cantidad de funciones de las que es responsable. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, el salario medio anual de un Gerente de Oficina es de $58,000. Esto puede oscilar entre $ 40,000 y $ 90,000 por año, según el tamaño de la organización y la cantidad de tareas de las que son responsables.
Cómo prepararse para el papel
Si está interesado en convertirse en Gerente de oficina, hay varios pasos que puede seguir para prepararse para el puesto. Primero, debe obtener una licenciatura en administración de empresas o un campo relacionado. También debe adquirir experiencia en administración de oficinas, contabilidad o servicios financieros.
También es importante adquirir experiencia en software de computadora, como Microsoft Office, y tener una buena comprensión de las transacciones financieras. También debe tomarse el tiempo para desarrollar sus habilidades de organización y comunicación. Finalmente, debe mantenerse actualizado sobre las últimas tendencias en la gestión de oficinas y estar preparado para asumir nuevos desafíos.
Otros títulos para Gerente de oficina
El título de Gerente de Oficina se usa para describir una variedad de posiciones. Algunos de estos títulos incluyen Administrador de oficina, Coordinador de oficina, Supervisor de oficina y Asistente administrativo.
El título de Gerente de oficina también se usa para describir una variedad de roles en el mundo corporativo, como Director administrativo, Director de operaciones y Director financiero.
funciones de un gerente de oficina
Las funciones principales de un Gerente de Oficina son supervisar las operaciones diarias de la oficina. Esto incluye la gestión del personal, la organización del papeleo y los sistemas de archivo, el manejo de las transacciones financieras y la supervisión del mantenimiento general de la oficina.
Los gerentes de oficina también deben poder manejar situaciones difíciles con profesionalismo y diplomacia. Deben tener excelentes habilidades de organización y comunicación y la capacidad de realizar múltiples tareas.
Además, los gerentes de oficina deben poder administrar presupuestos, desarrollar planes financieros y garantizar el cumplimiento de las leyes locales y estatales. También deben tener una buena comprensión de los procedimientos de la oficina y la capacidad de trabajar con una variedad de personas.
¿Qué viene después de un gerente de oficina?
Después de convertirse en Gerente de Oficina, hay varias carreras para avanzar. Estos incluyen puestos como Director Ejecutivo, Director de Operaciones y Director Administrativo. Estos puestos requieren más experiencia y generalmente vienen con un salario más alto.
¿Es un administrador de oficina un administrador?
No, un Gerente de Oficina no es un Administrador. Un administrador es una persona responsable de administrar las operaciones generales de una organización. Un Gerente de Oficina, por otro lado, es responsable de supervisar el funcionamiento eficiente de una oficina. Esto incluye la gestión del personal, la organización del papeleo y los sistemas de archivo, el manejo de las transacciones financieras y la supervisión del mantenimiento general de la oficina.
¿Cuál es el papel más difícil de un gerente de oficina?
El papel más difícil de un Gerente de Oficina es la gestión del personal. Esto incluye contratar, capacitar, evaluar y disciplinar a los empleados. Los gerentes de oficina también deben poder manejar situaciones difíciles con profesionalismo y diplomacia.
¿Cuál es la habilidad más importante para un gerente de oficina?
La habilidad más importante para un Gerente de Oficina es una excelente capacidad de organización y comunicación. Esto incluye la capacidad de realizar múltiples tareas, priorizar tareas y manejar situaciones difíciles con diplomacia. Los gerentes de oficina también deben tener una buena comprensión de los procedimientos de la oficina y la capacidad de trabajar con una variedad de personas. Además, deben dominar los programas informáticos, como Microsoft Office, y tener un buen conocimiento de las transacciones financieras.
¿Cómo más llamas a un gerente de oficina?
Los candidatos que buscan trabajos de gerente de oficina también pueden buscar puestos como gerente de oficina comercial o gerente de servicios administrativos. Para ayudar a los candidatos potenciales a localizar la publicidad de trabajo de su gerente de oficina, use otros títulos de trabajo.
¿Qué información debo poner en mi anuncio de trabajo para un gerente de oficina?
Al crear su anuncio de trabajo, tenga en cuenta que debe ayudar a los candidatos a comprender los requisitos del trabajo de gerente de oficina en su organización. Para atraer a las personas que se adaptarán a su empresa, proporcione detalles sobre los requisitos de educación del gerente de la oficina, los talentos necesarios y las funciones asignadas. Cuando publique un trabajo de gerente de oficina, comience agregando sus especificaciones a nuestra plantilla de descripción de trabajo de gerente de oficina para crear una lista de trabajo completa y de aspecto profesional.
Empleadores típicos de los gerentes de oficina
Un gerente de oficina puede ser contratado por cualquier empresa con más de unos pocos empleados. Entre los principales empleadores se encuentran:
Los fideicomisos del NHS, las universidades, las instituciones financieras, los gobiernos locales, las organizaciones benéficas del gobierno central, las pequeñas empresas y los fabricantes son ejemplos de hospitales y organizaciones de salud.
Las bolsas de trabajo locales, así como los sitios de trabajo regionales y nacionales, se utilizan comúnmente para anunciar puestos. Las vacantes también se publican a través de empresas de empleo.
En los trabajos de destino, puede buscar trabajos comerciales y de administración, así como obtener orientación sobre el CV y la aplicación.
Conclusión
El Gerente de Oficina es una posición clave en cualquier organización y es responsable de supervisar las operaciones diarias de la oficina. La descripción del trabajo incluye la gestión del personal, la organización del papeleo y los sistemas de archivo, el manejo de las transacciones financieras y la supervisión del mantenimiento general de la oficina. Los requisitos para convertirse en Gerente de Oficina varían de una organización a otra, pero la mayoría de los empleadores requieren una licenciatura en administración de empresas o un campo relacionado. El salario de un Gerente de oficina depende del tamaño de la organización y la cantidad de tareas de las que es responsable, pero el salario medio anual es de $58,000.
Las habilidades más importantes para un gerente de oficina son excelentes habilidades de organización y comunicación, la capacidad de realizar múltiples tareas y una buena comprensión de los procedimientos de oficina y las transacciones financieras. Para prepararse para el puesto, debe obtener una licenciatura en administración de empresas o un campo relacionado y adquirir experiencia en administración de oficinas, contabilidad o servicios financieros.
Si cree que tiene lo que se necesita para convertirse en Gerente de oficina, debe comenzar a prepararse para el puesto hoy. Con las calificaciones, habilidades y experiencia adecuadas, puede convertirse en un administrador de oficina y en una parte clave de cualquier organización.
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Referencias
