La función de un empleado de oficina es fundamental en una empresa, y los deberes de este puesto varían según la industria y el tamaño de la organización. Este artículo definirá a un oficinista, así como los deberes generales, habilidades y destrezas requeridas. No solo incluirá información sobre los ingresos típicos y el mercado laboral en la ciudad de Nueva York, sino que también brindará información sobre los oficinistas de la ciudad de Nueva York, el proceso de contratación y recomendaciones para quienes buscan trabajo y desean trabajar en esta profesión. En general, este artículo le brindará el conocimiento que necesita para comenzar, ya sea que sea un recién graduado o un profesional que busca un cambio de carrera.
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¿Qué es un empleado de oficina?
Un empleado de oficina realiza una variedad de tareas administrativas, organizativas y de servicio al cliente en un entorno de oficina. Por lo tanto, los deberes típicos de un empleado de oficina incluyen contestar teléfonos, archivar, clasificar el correo, ingresar datos, programar citas, administrar calendarios, saludar a los clientes, administrar suministros de oficina, procesar pagos y brindar apoyo administrativo general a otro personal.
Los empleados pueden trabajar en cualquier entorno de oficina para mejorar los procesos y ayudar a otros miembros del equipo a completar sus tareas rápidamente para garantizar que todos tengan acceso simple a la información que necesitan y mantienen los archivos y el papeleo para un departamento o equipo. Además de enviar facturas por correo, pasar las comunicaciones a la persona adecuada, hacer un seguimiento de las necesidades de envío y franqueo del departamento, los empleados de oficina también administran el correo entrante y saliente.
La creación de cheques de pago, el seguimiento de la nómina y la gestión de inventario son tareas más complicadas que los empleados de oficina pueden realizar en lugares de trabajo particulares. Si se le pide a un empleado de oficina que supervise a otros empleados, a menudo se necesita experiencia previa en administración.
¿Es el empleado un trabajo administrativo?
Sí, un oficinista generalmente se considera un trabajo administrativo. Los empleados son responsables de una variedad de tareas administrativas, como archivar, ingresar datos, servicio al cliente y administración general de la oficina.
¿Cómo debo prepararme para una entrevista de empleado de oficina?
> Investigue la empresa: Familiarizarse con la misión, los valores y los servicios de la empresa.
> familiar: Prepare respuestas a las preguntas comunes de la entrevista, como por qué está interesado en el puesto y qué cree que puede aportar al puesto.
> Preparar preguntas: Plantéate preguntas para el entrevistador sobre el puesto, la empresa y la cultura de la oficina.
> Vestirse para impresionar: Vístase profesionalmente con atuendo apropiado para un entorno de oficina profesional independientemente.
> Traiga copias adicionales de su currículum: Tenga varias copias de su currículum y referencias disponibles para dárselas al entrevistador.
> Llega temprano: Planee llegar 10-15 minutos antes de la entrevista, para tener tiempo de acomodarse y relajarse antes de la entrevista.
> Mostrar entusiasmo: Demuéstrale al entrevistador que tienes un interés genuino en el puesto y en la empresa.
> Demuestra tus habilidades organizativas: Esté preparado para discutir cómo sus habilidades organizativas beneficiarían el puesto.
> Pregunta para aclarar: Si no entiende una pregunta, no tenga miedo de pedir una aclaración.
> Seguir: Envíe un correo electrónico o una carta de agradecimiento al entrevistador después de la entrevista.
¿Qué cuatro características definen el trabajo de un empleado?
- Precisión y atención al detalle.
- Habilidades organizativas efectivas.
- Capacidad para trabajar tanto solo como en colaboración.
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Descripción del puesto de empleado de oficina
Office Clerk es responsable de brindar apoyo administrativo, administrar las operaciones diarias y ayudar a garantizar que la oficina funcione sin problemas. Sin embargo, los deberes pueden incluir contestar teléfonos, archivar, ingresar datos, programar citas, preparar facturas, pedir suministros de oficina y mantener registros confidenciales. La capacidad de realizar múltiples tareas y trabajar en un entorno agitado son requisitos para el empleado de oficina. También deben estar bien organizados y poseer excelentes habilidades de servicio al cliente.
Los siguientes son algunos de los roles y deberes de un secretario:
- Mantener los registros de la empresa actualizados y accesibles para otros empleados.
- Escribir cartas, informes y documentos comerciales.
- Clasificar el correo entrante, responderlo y distribuirlo al personal de trabajo apropiado.
- Devolver llamadas y correos electrónicos y, si es necesario, reenviarlos a otros miembros del personal.
- Envío de facturas y búsqueda de deudas impagas.
- Grabación de actas y dictados durante las reuniones.
- Planificación del viaje de otros empleados de la empresa que se encuentran en viajes oficiales de negocios.
- Monitorear los niveles de existencias de suministros de oficina y alertar al gerente de la oficina cuando estén bajos.
- Sonriendo y brindando refrigerios a los clientes.
- Transcripción, grabación de fax y archivo de documentos.
- Uso de máquinas de fax y fotocopias, entre otros útiles de oficina.
- Comunicarse con los clientes y empleados para atender cualquier consulta o queja.
- Reserva y configuración de lugares de reunión.
- Hacer los preparativos necesarios para el viaje y el alojamiento.
- Coordinación de actividades y comunicación con el personal de oficina.
¿Por qué deberíamos contratarlo como empleado de oficina?
Creo que soy el candidato perfecto para el puesto de empleado de oficina. Tengo un historial comprobado de brindar un excelente servicio al cliente y soporte administrativo. Debido a mis habilidades organizativas superiores y mi capacidad de pensar críticamente, puedo manejar una amplia variedad de responsabilidades con facilidad. Además, tengo una gran atención a los detalles y soy competente en el uso de equipos de oficina y software como Microsoft Office. También soy confiable y confiable, asegurándome de que todas las tareas asignadas se completen a tiempo y con precisión. Por estas razones, confío en que sería un activo valioso para el equipo.
¿Es un empleado de oficina un recepcionista?
No, un empleado de oficina no es necesariamente un recepcionista. Básicamente, un empleado de oficina generalmente realiza tareas generales de oficina, como archivar, contestar teléfonos y pedir suministros. Mientras que una recepcionista generalmente saluda a los visitantes, contesta los teléfonos y brinda información a los clientes.
¿Es lo mismo un oficinista que un recepcionista?
No, un oficinista y un recepcionista son dos posiciones diferentes. Un empleado de oficina generalmente se encarga de tareas administrativas como archivar, ingresar datos y llevar la contabilidad. Por lo tanto, una recepcionista generalmente responde teléfonos, saluda a los visitantes y se encarga de otras tareas de servicio al cliente.
¿Qué habilidades se necesitan para trabajar como oficinista?
El empleado de oficina siempre actúa de manera profesional y responsable, ya que administra tareas cruciales para una organización. Mientras tanto, para sobresalir en tu profesión como oficinista, puedes pensar en obtener las siguientes habilidades:
#1. Habilidades computacionales
Los empleados de oficina deben ser competentes en el uso de computadoras. Esto incluye la capacidad de usar software de oficina estándar, como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones y programas de correo electrónico.
# 2. Habilidades de comunicación
Los empleados de oficina deben poder comunicarse de manera efectiva tanto con colegas como con clientes. Evidentemente, necesitan poder hablar y escribir con claridad, así como escuchar con atención.
#3. Habilidades de organización
Los empleados de oficina deben poder organizar y priorizar las tareas de manera oportuna. Necesitan poder administrar múltiples tareas a la vez y ajustar sus cargas de trabajo según sea necesario.
#4. Habilidades para resolver problemas
Los empleados de oficina deben poder identificar problemas y encontrar soluciones de manera rápida y eficiente.
#5. Habilidades interpersonales
Los empleados de oficina deben poder interactuar con clientes y colegas de manera profesional.
# 6. Atención a los detalles
Los empleados de oficina deben poder prestar atención a los detalles, ya que incluso los pequeños errores pueden tener grandes consecuencias.
#7. Habilidades de manejo del tiempo
Debido a que la gestión del tiempo es la clave para hacer todo a tiempo en una oficina, es una de las habilidades más esenciales que debe tener un empleado.
#8. habilidades administrativas
Otra de las habilidades del oficinista son las habilidades administrativas, por lo tanto; un empleado de oficina debe poder completar tareas administrativas, como archivar, ingresar datos y mantener registros.
Escala de salarios de empleados de oficina
Los empleados en los Estados Unidos generalmente ganan salarios que van desde el salario mínimo hasta $35,000 por año. Sin embargo, dependiendo de la experiencia, las calificaciones y el tamaño y la naturaleza del empleador. El salario medio de los oficinistas es de alrededor de 25,000 dólares al año.
¿Quién es Office Clerk Nyc?
Un empleado de la oficina de la ciudad de Nueva York generalmente brinda apoyo administrativo al personal de la oficina, como archivar, copiar, ingresar datos, programar y contestar teléfonos. Sin embargo, también pueden ayudar con la preparación de informes, documentos y presentaciones. Además, pueden ser responsables de recibir y dirigir a los visitantes, mantener los suministros de oficina y otras tareas diversas.
Un empleado de oficina en la ciudad de Nueva York es una persona responsable de brindar apoyo administrativo y de oficina a varios departamentos de una organización. Los empleados de oficina suelen ser el primer punto de contacto para clientes, clientes y visitantes. Y ellos son los encargados de saludarlos y resolver cualquier duda que puedan tener. Los empleados de oficina también son responsables de archivar, organizar y mantener documentos, así como de realizar tareas básicas de ingreso de datos. Además, pueden ser responsables de organizar reuniones, hacer arreglos de viaje y encargarse de otras tareas administrativas.
Los empleados de oficina en la ciudad de Nueva York generalmente poseen un diploma de escuela secundaria, aunque algunos empleadores pueden preferir contratar a personas con educación universitaria o un título de asociado. Los empleados de oficina deben tener excelentes habilidades de comunicación, capacidad para realizar múltiples tareas y una gran atención a los detalles. También deben ser competentes con las computadoras, incluido el software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos.
Los empleados de oficina en la ciudad de Nueva York generalmente se emplean en una variedad de industrias, que incluyen el gobierno, los servicios financieros, el legal y la atención médica. El salario de los empleados de oficina en la ciudad de Nueva York suele oscilar entre $ 32,000 y $ 45,000 por año, según la experiencia y la educación. Además, los empleados de oficina pueden ser elegibles para una variedad de beneficios, como vacaciones pagadas y licencia por enfermedad, seguro médico y planes de jubilación.
Cómo convertirse en un empleado de oficina
Aunque los empleados de oficina aprenden la mayoría de las habilidades mencionadas anteriormente a través de la capacitación en el trabajo, hay algunos procedimientos que se deben seguir antes de enviar una solicitud de empleo. A continuación se detallan las etapas necesarias para convertirse en oficinista:
#1. Obtener un diploma de escuela secundaria o algo así.
Los empleados de oficina deben tener al menos un diploma de escuela secundaria o GED para ser considerados para un puesto.
#2. Tomar cursos de computación y negocios.
Los empleados de oficina deben estar familiarizados con los programas informáticos básicos, como Microsoft Word y Excel. También es beneficioso tomar cursos de negocios para comprender los conceptos básicos de las operaciones comerciales.
#3. Considere obtener un certificado o título en administración de oficinas o negocios
Si bien no es obligatorio, obtener un certificado o título en administración de oficina o en un campo relacionado con los negocios puede aumentar sus posibilidades de ser contratado como empleado de oficina.
#4. Obtener experiencia laboral
Muchos empleadores prefieren contratar empleados de oficina con alguna experiencia laboral previa en un entorno de oficina. Ser voluntario en una oficina o completar una pasantía puede ayudarlo a adquirir experiencia en el campo.
#5. Buscar posiciones abiertas
La mayoría de los empleados de oficina encuentran vacantes a través de listados de trabajo en línea, en periódicos o de boca en boca. También puede ponerse en contacto con las empresas locales para consultar acerca de los puestos vacantes.
#6. Solicitar el trabajo
Antes de encontrar un puesto que le interese, complete los materiales de solicitud necesarios y envíelos al empleador.
#7. Participar en una entrevista
Si el empleador está interesado en contratarlo, es probable que le pidan que asista a una entrevista. Durante la entrevista, asegúrese de venir preparado y responder preguntas con precisión y honestidad.
#8. Aceptar el puesto
Una vez que le ofrezcan el trabajo, puede aceptarlo y comenzar su carrera como oficinista.
¿Cómo escribo un CV para un oficinista?
Para escribir un buen CV para un puesto de oficinista, debe comenzar con buenos objetivos.
Objetivo: Indique sus objetivos cuando se le asigne el puesto. Además, mencione cómo pretende utilizar sus habilidades organizativas y administrativas para respaldar las operaciones de la oficina de manera eficiente y productiva.
EDUCACION: ABC University, Anytown, EE. UU. Licenciatura en Ciencias en Administración de Empresas, junio de 2020
Experiencia: Mencione sus experiencias, incluida la forma en que administraba las operaciones diarias de su antigua oficina, incluido el archivo, la entrada de datos y el servicio al cliente.
Habilidades: Mencione sus habilidades, incluyendo Microsoft Office Suite (Word, Excel y PowerPoint) • Excelente servicio al cliente y habilidades de comunicación; • Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo. • Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar tareas.
Vea también HABILIDADES DE OFICINA: Principales calificaciones de oficina para incluir en un currículum
Resumen
El papel de un empleado de oficina (nyc) es importante para las operaciones diarias de una empresa. Los empleados de oficina son responsables de administrar el papeleo, el archivo, la entrada de datos y otras tareas administrativas que ayudan a que una oficina funcione sin problemas. Sin embargo, los empleados de oficina deben poseer excelentes habilidades organizativas, habilidades de servicio al cliente y ser capaces de realizar múltiples tareas para tener éxito, en otras palabras, con la combinación correcta de experiencia y capacitación, un empleado de oficina puede ser la piedra angular de una empresa exitosa y productiva. oficina.
Preguntas frecuentes sobre Office Cleck
¿Qué hace a un buen empleado de oficina?
Un buen empleado de oficina debe tener sólidas habilidades de organización, atención a los detalles y excelentes habilidades de servicio al cliente. Además, una actitud profesional y la capacidad de trabajar de manera eficiente y precisa. En general, deben dominar las computadoras y la entrada de datos, tener excelentes habilidades de comunicación, poder trabajar bien con un equipo y poder manejar múltiples tareas a la vez.
¿Con quién trabaja un Oficinista?
Un empleado de oficina generalmente trabaja con otros miembros del personal, clientes y clientes. Sin embargo, las personas exactas con las que trabajan variarán según sus funciones laborales y la industria en la que trabajan. En general, los empleados de oficina son responsables de ayudar con las tareas administrativas de una empresa u organización.
¿Qué cualidades debe tener el currículum de un excelente oficinista?
Los puestos similares a menudo se denominan con estos dos nombres de trabajo. Mientras que un empleado de oficina realiza las tareas administrativas típicas para asegurarse de que las operaciones diarias de una empresa funcionen sin problemas, a veces se puede asignar un asistente de oficina para apoyar el trabajo de un gerente específico u otros expertos.
¿Quién es Office Clerk Nyc?
Un empleado de oficina en la ciudad de Nueva York es una persona responsable de brindar apoyo administrativo y de oficina a varios departamentos de una organización.
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