Cuando se trata de trayectorias profesionales y los trabajos que queremos, es fácil sentir que solo hay unas pocas opciones. Pero existen muchos tipos diferentes de trabajos y roles, y tenemos la misión de sacarlos a la luz y explicar lo que implican. ¿Te gusta hablar con diferentes personas? ¿Quieres ayudar a una variedad de equipos a lograr sus objetivos? Si respondió afirmativamente a estas preguntas, el puesto de asistente de oficina (OA) puede ser una buena opción para usted. En este artículo, analizaremos las especificaciones generales y la descripción del trabajo de un asistente de oficina, el salario involucrado y el currículum perfecto para el trabajo.
¿Qué es un asistente de oficina?
La única responsabilidad de un asistente de oficina es garantizar que la oficina funcione de la manera más fluida y eficiente posible. En general, trabajará en tareas administrativas, pero si beneficia a la oficina en su conjunto, podría decir que todo vale.
Como resultado, esta es una excelente posición de nivel de entrada para cualquier persona que busque adquirir experiencia en un entorno de oficina. Aprenderá las bases en una variedad de áreas (administración, operaciones, servicio al cliente, etc.) y, con suerte, prosperará en un entorno acelerado y, a veces, desafiante. Después de algunos años de experiencia, estará bien posicionado para ascender a puestos de asistente administrativo y asistente ejecutivo.
¿Qué hace un Asistente de Oficina General?
Los deberes administrativos son realizados por asistentes generales de oficina dentro de una organización. Algunas de sus responsabilidades incluyen contestar teléfonos, responder correos electrónicos, archivar documentos y programar citas. También pueden estar a cargo del mantenimiento de equipos de oficina y la gestión de suministros. Las tareas financieras básicas con las que estos profesionales pueden ayudar incluyen el procesamiento de facturas y los informes de gastos.
Un asistente de oficina debe poder trabajar de manera eficiente bajo presión, además de tener sólidas habilidades de comunicación y organización. También deben tener sólidos conocimientos informáticos, como Microsoft Office, así como experiencia en tareas administrativas, como la entrada de datos y el mantenimiento de registros. También es fundamental que colaboren de manera efectiva con una amplia gama de partes interesadas, incluidos ejecutivos, empleados y clientes.
¿Para quién es ideal el trabajo de asistente de oficina?
Alguien con una personalidad razonablemente social es el más adecuado para el papel de asistente de oficina general. Debido a que tratará con una amplia gama de personalidades a diario, debe poder adaptarse rápidamente y trabajar con personas de todo tipo. Además de las personas, debes estar preparado para cualquier cosa y todo. Los trabajos de última hora son posibles, por lo que debe poder trabajar sobre la marcha sin estresarse.
Si está orientado a los detalles, es organizado y práctico, es más probable que tenga éxito como asistente general de oficina. También debe estar ansioso por aprender las cuerdas, especialmente si desea avanzar al puesto de asistente administrativo o asistente ejecutivo.
¿Cómo es un día típico para un asistente de oficina?
El día de un asistente de oficina nunca es el mismo. Por la mañana, podría estar contestando teléfonos y tomando mensajes, mientras que por la tarde podría estar clasificando el correo y preparando facturas y correspondencia.
En general, el tipo de trabajo que recibirás variará según la empresa que te contrate y cuánta responsabilidad quieran darte en tu función. Habiendo sabido esto, echemos un vistazo a la descripción del trabajo de un asistente de oficina general.
Asistente de oficina Descripción del trabajo
Los asistentes de oficina están capacitados para llevar a cabo una variedad de tareas administrativas y administrativas en una variedad de entornos de oficina. También pueden ser conocidos como asistente administrativo, oficinista o secretario. En general, su función es ayudar a otro personal de la oficina y manejar las diversas tareas necesarias para que la oficina funcione sin problemas.
Esta descripción de trabajo de asistente de oficina cubre las calificaciones, deberes y responsabilidades esenciales de un asistente de oficina general y es fácil de adaptar para su organización al momento de contratar para puestos administrativos.
#1. deberes y responsabilidades del asistente de oficina
Sus deberes y responsabilidades se enumeran en la descripción del trabajo del asistente de oficina de la siguiente manera:
- Optimice los procedimientos organizando la oficina y asistiendo a los asociados.
- Ordenar y distribuir las comunicaciones lo antes posible.
- Crear y actualizar registros para garantizar la precisión y validez de la información.
- Las reuniones y citas deben programarse y planificarse.
- Supervisar los niveles de suministro y hacer frente a la escasez
- Resolver problemas relacionados con la oficina y responder a solicitudes o inquietudes.
- Coordinar con otros departamentos para garantizar que se sigan las políticas establecidas.
- Mantener relaciones confiables con proveedores, clientes y compañeros de trabajo.
- Cuando sea necesario, realizar funciones de recepcionista.
#2. Habilidades de asistente de oficina
Como hemos visto, ser asistente de oficina implica una amplia gama de funciones. Entonces, ¿cuáles son las competencias y habilidades blandas necesarias para tener éxito en este puesto? Algunas de las habilidades que necesitará inculcar incluyen:
Flexibilidad
Como asistente de oficina, su función es relativamente flexible e incluye una amplia gama de responsabilidades. Un buen OA es un jugador de equipo con una actitud positiva que está dispuesto a asumir tareas a medida que surgen para ayudar al negocio.
Como asistente de oficina general, tendrá pocas responsabilidades. Si prefiere una lista más específica de responsabilidades, es posible que este no sea el puesto para usted. La gestión del tiempo es otra habilidad esencial para los asistentes de oficina que deben hacer malabarismos con sus variadas cargas de trabajo para manejar los problemas en tiempo real y al mismo tiempo cumplir con los plazos de los proyectos sensibles al tiempo.
Excelentes habilidades de comunicación.
La clave del éxito como OA es tener sólidas habilidades interpersonales tanto en contextos verbales como escritos. Usted es la primera persona que los clientes o posibles empleados verán cuando entren a la oficina. A medida que evalúan si la empresa es adecuada para ellos, sus interacciones marcarán la pauta. Lo mismo es cierto para cualquier comunicación por correo electrónico o por teléfono.
Como asistente de oficina, usted es el primer punto de contacto y la primera impresión de la empresa. Además, el uso de las habilidades de comunicación para construir relaciones sólidas con los proveedores de equipos de oficina puede ayudar a su empresa a recibir un mejor servicio o incluso un descuento o dos. Los empleadores deben tener confianza en que cada vez que saluden a un visitante o contesten el teléfono, se comportarán de manera profesional.
Ser capaz de trabajar de forma independiente.
Al contratar a un asistente de oficina, los ejecutivos buscan a alguien que no necesite mucha supervisión y que se sienta cómodo administrando su propio horario y carga de trabajo. Los asistentes de oficina deben ser proactivos, detectando problemas potenciales y lidiando con ellos por su cuenta. ¡Ningún jefe o compañero de trabajo apreciará que un OA se registre para ver si pueden pedir más café cuando la oficina está casi sin trabajo!
Las empresas quieren un candidato que tome la iniciativa y confíe en la resolución de problemas bajo limitaciones de tiempo y presupuesto. Uno de los aspectos más importantes de ser un asistente de oficina exitoso es la capacidad de realizar múltiples tareas. Finalmente, usted está allí para eliminar tareas de las listas de tareas pendientes de otros miembros del equipo, ¡no para agregar otras nuevas haciendo muchas preguntas!
Orientado al detalle.
Necesitará habilidades organizativas excepcionales como OA. Además de administrar su agenda y su lista de tareas pendientes, deberá prestar mucha atención a los detalles. Manejará una variedad de documentos, desde memorandos internos importantes hasta correspondencia de clientes. El perfeccionismo y la verificación doble de su trabajo pueden ayudarlo a evitar errores vergonzosos y potencialmente costosos.
Con conocimientos tecnológicos.
Además del procesamiento de textos general y las habilidades informáticas, deberá demostrar conocimiento de varios software de administración de oficina para las diversas tareas administrativas que deberá realizar. Las organizaciones pueden usar reemplazos para muchos de los programas en el paquete tradicional de Microsoft Office a medida que la tecnología evoluciona.
#3. Educación y otras calificaciones
Para comenzar a trabajar en el campo, la mayoría de los asistentes de oficina solo necesitan un diploma de escuela secundaria o su equivalente. Algunos puestos avanzados, por otro lado, pueden requerir muchos años de experiencia laboral y/o capacitación especializada.
Aunque por lo general no es obligatorio, hay una serie de certificados en línea y programas de grado en administración de oficinas disponibles para los asistentes de oficina que desean ascender a puestos gerenciales. También están disponibles otros programas de grado en campos administrativos específicos, como programas de licenciatura en administración de consultorios médicos.
Salario promedio de un asistente de oficina
El salario de un asistente de oficina puede variar según la experiencia, la industria, el tamaño de la organización y la geografía. El salario promedio por hora de un asistente de oficina en los Estados Unidos es de $ 16.32 por hora a partir de abril de 2023. La mayoría de los salarios de los asistentes de oficina en los Estados Unidos actualmente oscilan entre $ 12.98 (percentil 25) a $ 18.03 (percentil 75). El rango de salario promedio para un asistente de oficina varía significativamente (hasta $ 5.05), lo que implica que puede haber numerosas oportunidades de ascenso y aumento de salario según el nivel de habilidad, la ubicación y los años de experiencia.
Consejos para escribir un mejor currículum de asistente de oficina
Para atraer rápidamente a los gerentes de contratación y asegurar el puesto de asistente general de oficina, su currículum debe sobresalir y al mismo tiempo cumplir con los requisitos descritos en la descripción del trabajo. Estos consejos lo ayudarán a crear un currículum de asistente de oficina general más sólido:
#1. Destaca tus habilidades en tecnología de oficina
Al organizar su currículum de asistente de oficina general, debe resaltar cualquier experiencia de software que tenga con la programación en línea, la facturación, la gestión de proyectos y la gestión de relaciones con los clientes. Enfatice su conocimiento de hardware como escáneres, fotocopiadoras y sistemas telefónicos. Al enfatizar su conocimiento de tecnología de oficina, demostrará a los gerentes de contratación que aporta habilidades relevantes para el trabajo y que puede aprender otras nuevas rápidamente.
#2. Cuantifique su experiencia como asistente de oficina
Los gerentes de contratación pueden comprender mejor el alcance y el impacto de su trabajo si proporciona números y resultados específicos. Vea si puede incluir respuestas a las preguntas "¿Cuánto?" ¿y cuántos?" dentro de cada viñeta de su sección Experiencia. Si no sabe el número exacto, puede usar el símbolo de tilde () para indicar una estimación o un promedio.
#3. Mantén un tono directo
Es fundamental usar un lenguaje que establezca y mantenga un tono o "voz" constante en casi cualquier pieza de escritura regular. Esa regla también se aplica a los currículums, que requieren un tono formal pero directo (a diferencia del tono más informal de un perfil de LinkedIn y la voz ansiosa y segura de una carta de presentación).
Use oraciones simples y descripciones directas de su experiencia para lograr una voz franca en su currículum de asistente de oficina general. Recuerde este consejo, especialmente cuando escriba la sección de su perfil, porque puede tener la tentación (o creer que necesita) de usar términos excesivamente "promocionales" como "Sobresaliente en" cuando es preferible un término más directo y directo como "Experto en". .
Cómo alinear su currículum con la descripción del trabajo
Los gerentes de contratación deben analizar una gran cantidad de currículos para encontrar un candidato que cumpla con sus requisitos. Las empresas definen esas necesidades a través de las descripciones de los puestos, y hacer coincidir sus habilidades y experiencia con lo que se indica en la descripción del puesto puede ayudarlo a sobresalir entre la multitud.
Al decidir qué incluir en su currículum de asistente de oficina general, comience con los requisitos más importantes, que generalmente se enumeran primero o se mencionan varias veces en las descripciones de trabajo. Asegúrese de que las habilidades y los atributos que destaque le demuestren al gerente de contratación cómo puede cumplir con las principales prioridades de la empresa. Los currículums genéricos con frecuencia se pasan por alto, así que evite copiar y pegar y, en cambio, concéntrese en logros notables para captar la atención del gerente de contratación.
¿Cuáles son los deberes de un asistente de oficina escolar?
Como asistente de oficina de la escuela, te encargas de las tareas administrativas de la parte administrativa de la escuela. En esta función, puede recopilar datos de asistencia, evaluar el cronograma de cada evento especial, emitir pases de visitante, supervisar a los estudiantes y realizar otras tareas según sea necesario.
¿Cuáles son los tres tipos de asistentes de oficina?
- Soporte administrativo.
- Empleado de entrada de datos
- administrador de la oficina
¿Qué habilidades necesitas para ser un asistente de oficina?
- Habilidades requeridas para un asistente de oficina
- Habilidad para comunicarse verbalmente.
- Habilidades de comunicación en la escritura.
- Conocimiento de la tecnología.
- Habilidades organizacionales.
- Capacidades de gestión del tiempo.
- Habilidades de resolución de problemas.
- Habilidades de planificación.
- Inventiva.
¿Asistente de oficina es lo mismo que recepcionista?
El asistente de oficina escribirá documentos, enviará correos electrónicos y faxes, programará citas y ayudará con cualquier otra tarea relacionada con la oficina que se le asigne. Esencialmente, una recepcionista de oficina es responsable de brindar un excelente servicio al cliente, mientras que un asistente de oficina es responsable de brindar un excelente soporte de oficina.
¿Administrador de Office y Asistente de Office son lo mismo?
El papel del administrador de la oficina es casi idéntico al de un asistente. La diferencia es que tendrá un conjunto de habilidades más sólido y podrá asumir fácilmente responsabilidades adicionales. Con frecuencia, se considera que un administrador es el corazón palpitante de cualquier entorno de oficina.
¿Auxiliar de oficina es lo mismo que secretaria?
Un asistente administrativo tiene más responsabilidades que una secretaria. Los asistentes administrativos hacen más que trabajo administrativo. Un asistente administrativo, a diferencia de una secretaria, tiene la autoridad para tomar decisiones independientes.
Conclusión
¡Eso es fantástico si convertirse en asistente de oficina suena ideal! Serás una parte importante de cualquier oficina, asegurándote de que las tareas administrativas se completen de forma rápida y correcta. Utilice la información y los consejos proporcionados anteriormente para su beneficio. Puedes tener la carrera de tus sueños de esta manera. ¡Gracias por tomarse el tiempo de leer esto!
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Referencias
