Un asistente de recursos humanos es una persona capacitada que supervisa las funciones administrativas y de recursos humanos de una organización en el día a día. Ofrecen soporte administrativo a toda la fuerza laboral y ayudan a los gerentes de recursos humanos con tareas como contratar y rastrear candidatos y procesar la nómina. Siga leyendo para saber más sobre la descripción del trabajo y el salario de un asistente de recursos humanos. ¡Disfruta el viaje!
¿Qué es el asistente de recursos humanos?
Un asistente de recursos humanos ayuda con la gestión de la contratación, la administración de beneficios y la gestión de registros para los demás empleados de la empresa en empresas medianas y grandes. En pocas palabras, son los intermediarios entre la división de recursos humanos y el resto de la empresa. Actualizan los registros de empleo y se aseguran de que los nuevos empleados tengan acceso a las herramientas que necesitan para tener éxito en sus funciones. Un asistente de recursos humanos mantiene archivos precisos, se deshace de los documentos obsoletos y se comunica con los trabajadores para garantizar que su información de contacto y otros documentos vitales estén actualizados.
¿Qué hace el asistente de recursos humanos?
Los asistentes de recursos humanos son responsables de una amplia gama de tareas, incluida la selección de candidatos, la contratación y la orientación. Estas personas también son responsables de desarrollar y hacer cumplir políticas y procedimientos destinados a mejorar el bienestar de los trabajadores. Pueden estar a cargo de la nómina, registros de empleados o simplemente el mantenimiento general de la división de recursos humanos.
Para una comunicación eficiente y resolución de disputas, un asistente de recursos humanos también puede actuar como enlace entre la división de recursos humanos y el personal. La planificación de reuniones y el mantenimiento de archivos de empleados son responsabilidades adicionales de un asistente de recursos humanos. Si desea avanzar en su carrera en recursos humanos y tiene sólidas habilidades interpersonales y de comunicación, esta es la posición perfecta para usted. Las siguientes son cosas que hace un asistente de recursos humanos:
#1. Ayuda con Tareas Administrativas
El mantenimiento de archivos, la distribución de correo y la configuración de citas son solo algunas de las tareas que podrían estar dentro de su ámbito mientras ayuda en el funcionamiento eficiente de su departamento.
#2. Asegúrese de mantener los registros de los empleados
Mantener registros internos precisos puede requerir el uso de una base de datos para registrar la información de los empleados o una herramienta de nómina para controlar las horas de trabajo.
#3. Ayuda en los Procesos de Reclutamiento
La publicación o actualización de ofertas de trabajo en línea o en publicaciones periódicas comerciales puede ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos de contratación. Se pueden programar entrevistas y otras comunicaciones con los candidatos a medida que avanza el proceso de empleo.
#4. Asistencia con Nuevas Contrataciones
Puede organizar programas de orientación o sesiones de capacitación para ayudar con el proceso de incorporación. También puede informarles sobre los recursos y beneficios internos.
Descripción del puesto Asistente de recursos humanos
La siguiente es la descripción del trabajo de un asistente de recursos humanos:
- Responder a todas y cada una de las preguntas o solicitudes relacionadas con los recursos humanos, tanto dentro como fuera de la empresa.
- Mantener todos los datos del personal en forma digital y electrónica.
- Tome la iniciativa en la comunicación con las muchas partes involucradas en el sistema de beneficios.
- Ayude con la contratación encontrando empleados potenciales, verificando sus referencias y entregando contratos.
- Mantener actualizados los horarios de la dirección de RRHH.
- Supervisar el llenado de los formularios de nómina y beneficios.
- Contribuir a los procesos de gestión del desempeño de los empleados.
- Organice y realice un seguimiento de las reuniones, entrevistas y programaciones de eventos de recursos humanos.
- Planificar y ejecutar seminarios y talleres.
- Asistir a las orientaciones de los empleados y registrar las actualizaciones.
- Cree y envíe informes que detallen las operaciones de recursos humanos en su conjunto.
- Administre la nómina y corrija cualquier error.
- Finalizar las entrevistas de salida y la documentación de terminación.
- Conozca e implemente estrategias de recursos humanos de vanguardia.
Calificaciones para un asistente de recursos humanos
- Licenciatura en recursos humanos o afines
- Se requiere un mínimo de dos años de experiencia laboral como asistente de recursos humanos.
- Riesgo de infringir las leyes laborales y las políticas de igualdad de oportunidades.
- Capaz de administrar operaciones y personal de recursos humanos de manera efectiva.
- Conocimiento de los procedimientos de nómina.
- Experiencia en todas las facetas de los recursos humanos, incluidas las mejores prácticas.
- Capacidad superior para expresarse tanto por escrito como en persona.
- Se desempeña admirablemente bajo estrés y en una crisis de tiempo.
- Competente en el uso de correo electrónico, Microsoft Office y otras aplicaciones comerciales y de comunicación basadas en computadora.
- Gran capacidad de planificación y priorización.
- Habilidad para pensar críticamente y resolver problemas de manera efectiva.
- Enfoque cuidadoso en cada detalle.
- Capacidad para comprender y ejecutar instrucciones con precisión.
Plantilla de descripción del puesto de asistente de recursos humanos
Necesitamos contratar un asistente de recursos humanos con excelentes habilidades organizacionales e interpersonales. Un asistente de recursos humanos debe poder realizar múltiples tareas de manera efectiva y pensar conceptualmente. Debe ser confiable, con la capacidad de seguir instrucciones con precisión, así como realizar múltiples tareas y adaptarse a un ritmo frenético.
El asistente de recursos humanos necesita sólidas habilidades de gestión de conflictos y toma de decisiones, así como conocimiento de las interacciones de los empleados, la gestión del personal y la administración de nóminas y beneficios, para ser eficaz en sus funciones. Los candidatos que sobresalgan en este rol serán pensadores creativos, planificadores meticulosos y solucionadores de problemas rápidos.
Habilidades de un asistente de recursos humanos
Debe sentirse cómodo usando hojas de cálculo, bases de datos y programas de procesamiento de texto para tener éxito en la función de asistente de recursos humanos. También necesita "habilidades blandas", como la capacidad de mantenerse organizado y concentrarse en los puntos más finos. Las habilidades técnicas requeridas para un puesto de asistente de recursos humanos incluyen:
# 1. Conocimientos de computación
Necesitará un conocimiento avanzado de Microsoft Office, específicamente Word y Excel, para tener éxito en este puesto como asistente de recursos humanos. Debería poder escribir cartas que suenen profesionales, mantener actualizados los registros de los empleados a través de un software de procesamiento de textos y construir hojas de cálculo y cálculos matemáticos y estadísticos simples. También debe poder redactar y enviar correos electrónicos, así como crear y presentar presentaciones utilizando el software adecuado.
#2. Administración de base de datos
Debe estar familiarizado con el uso y la actualización de bases de datos, ya que los asistentes de recursos humanos son responsables de mantener los registros de los empleados existentes, ex asociados y posibles candidatos.
# 3. Organización
Los asistentes de recursos humanos son responsables de mantener sistemas de archivo precisos y actualizados, tanto digitales como físicos. Le irá bien en esta posición si le gusta preservar el orden y tiene una comprensión básica de los sistemas de archivos.
#4. Centrarse en los detalles
Un asistente de recursos humanos generalmente se ocupa de la entrada de datos y administra enormes cantidades de datos, por lo que la precisión es crucial. Necesita saber cómo corregir su propio trabajo y crear una estrategia básica para encontrar errores.
#5. Habilidad para expresarse
El asistente de recursos humanos necesita excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita para su trabajo diario. Si desea tener éxito en este puesto, debe ser un buen oyente y comunicador.
#6. Gestión del tiempo
Debe tener excelentes habilidades de administración del tiempo, ya que un asistente de recursos humanos a menudo es responsable de hacer malabarismos con varias responsabilidades diferentes a la vez. La finalización exitosa y a tiempo del proyecto es posible con buenas habilidades de gestión del tiempo.
#7. Discreción
Los asistentes de recursos humanos manejan regularmente información confidencial. Mantener la confidencialidad de los datos confidenciales es esencial para el éxito de su puesto.
Configuración de la oficina del asistente de recursos humanos
Las empresas de todos los sectores demandan asistentes de recursos humanos, desde la banca y las finanzas hasta la publicidad y el comercio minorista. Pasan la mayor parte de su tiempo en las estaciones de trabajo de las oficinas.
Cómo convertirse en un asistente de recursos humanos
Los siguientes son los pasos a seguir para convertirse en un asistente de recursos humanos:
# 1. Obtener un título
Obtener un título de posgrado de dos años, cuatro años o en un campo relevante, como administración de empresas, es un buen punto de partida. Un título de asociado puede ayudarlo a incorporarse más rápido a la fuerza laboral, mientras que una licenciatura puede brindarle capacitación y conocimientos más profundos. Obtener una maestría es una buena idea si desea trabajar en la gestión de recursos humanos en el futuro.
#2. Consigue un trabajo de nivel de entrada
Busque trabajos de nivel de entrada y comience su vida profesional. Se destacará más si tiene un título y puede demostrar competencia en áreas como el procesamiento de textos y el mantenimiento de hojas de cálculo.
#3. Adquirir experiencia del mundo real
Planee trabajar en uno o dos puestos de nivel de entrada durante tres años o más para obtener la experiencia administrativa necesaria para muchos puestos de asistente de recursos humanos.
#4. Adquirir competencias útiles
Busque formas de mejorar sus habilidades técnicas y blandas a medida que avanza en su carrera. Por ejemplo, podría pensar en inscribirse en una clase para perfeccionar sus habilidades de comunicación interpersonal.
# 5. Obtener la certificación
Obtener una certificación SHRM o HRCI es una excelente manera de mostrarle al mundo que habla en serio. Ambos requieren formación formal después de la escuela secundaria, así como experiencia profesional y la aprobación de una prueba.
- PHR: Necesitará una licenciatura, dos años de experiencia en recursos humanos y aprobar un examen de 150 preguntas para obtener este certificado del Instituto de certificación de recursos humanos.
- SHRM-CP: Para obtener esta credencial, debe aprobar un examen de 160 preguntas y tener un título de asociado y tres años de experiencia relevante o una licenciatura y un año de experiencia en recursos humanos.
Salario del asistente de recursos humanos
En promedio, el salario de un asistente de recursos humanos es de $45,176. El salario de un asistente de recursos humanos puede verse afectado por factores como los años de experiencia, el nivel educativo y la geografía.
Requisitos previos de educación y capacitación para asistente de recursos humanos
Se requiere un título de asociado en recursos humanos o un campo relacionado, como gestión de personal o administración de empresas, para el puesto de asistente de recursos humanos. Las carreras de administración de recursos humanos son muy buscadas por la mayoría de los empleadores. Una maestría en administración de empresas (MBA) con una concentración en la gestión de recursos humanos puede ser deseable si un puesto en recursos humanos de nivel superior es en el futuro.
La capacitación de un asistente de recursos humanos debe incluir el uso de todo el software y las herramientas utilizadas por su equipo de recursos humanos. Si su organización emplea software propietario, priorice la contratación de personas que tengan experiencia con software similar.
Requisitos de experiencia de asistente de recursos humanos
El candidato ideal para el puesto de asistente de recursos humanos tendrá entre tres y cinco años de experiencia laboral relevante. Deben estar familiarizados con los procedimientos de nómina y las leyes laborales. La capacidad de comunicarse bien y trabajar bien con los demás es crucial para este rol. Las habilidades de un asistente de recursos humanos deben incluir la capacidad de detectar problemas y encontrar soluciones viables.
¿Qué requisitos debe tener un Asistente de Recursos Humanos?
Dado que el puesto de Asistente de Recursos Humanos es de nivel inicial, los candidatos deben demostrar sólidas habilidades interpersonales y organizativas. La experiencia en áreas como la entrada de datos, la recepción y el apoyo administrativo a menudo es indicativo del éxito en el puesto de asistente de recursos humanos. Los asistentes de recursos humanos manejan una gran cantidad de datos privados, por lo que es importante contratar solo a aquellos que puedan demostrar su confiabilidad durante el proceso de solicitud. El currículum debe tener un aspecto profesional y estar libre de errores para demostrar que el solicitante es capaz de ingresar datos y escribir memorandos.
¿Qué hace exactamente un asistente de recursos humanos todo el día?
Los asistentes de recursos humanos pasan la mayor parte de su tiempo en una oficina durante el horario comercial habitual. Son los que responden los correos electrónicos y ponen a los empleados en contacto con las personas adecuadas cuando tienen preguntas. Los secretarios de Recursos Humanos escriben y archivan memorandos que detallan los cambios de política. Los asistentes de recursos humanos a menudo tienen la responsabilidad de actualizar varias bases de datos de la empresa con datos nuevos. Imprimen copias de los archivos y verifican dos veces los datos que ingresaron. El asistente de recursos humanos termina el día ocupándose de las necesidades de impresión, fotocopiado y envío por correo del departamento.
¿Cuáles son las habilidades clave para el asistente de recursos humanos?
- Conocimientos y experiencia en RRHH.
- Buenas habilidades de presentación.
- Multitarea.
- Habilidad de liderazgo.
- Motivación.
¿Cuál es la diferencia entre el personal de recursos humanos y un asistente de recursos humanos?
Las funciones de un asociado de recursos humanos son más complejas que las de un asistente de recursos humanos. Si bien este último es el principal responsable de las tareas administrativas, el primero puede encargarse de la dirección de políticas, liderar reuniones como entrevistas de salida y tomar decisiones como qué pólizas de seguro médico elegir.
¿Qué nivel es el asistente de recursos humanos?
Dado que el puesto de Asistente de Recursos Humanos es de nivel inicial, los candidatos deben demostrar sólidas habilidades interpersonales y organizativas.
¿Cómo me preparo para el asistente de recursos humanos?
- Titulación en Recursos Humanos o carrera afín.
- Dos años de experiencia laboral en puesto similar.
- Capacidad de organización y atención al detalle.
- Familiaridad con las normas de equidad en el empleo y la legislación laboral.
- Comprensión general de las prácticas de nómina.
¿Cómo me preparo para una entrevista de asociado de recursos humanos?
Revisar preguntas de muestra e investigar estrategias de entrevista exitosas es un excelente enfoque para prepararse para una entrevista. Los mejores candidatos irán más allá y revisarán y se prepararán para las preguntas que correspondan particularmente al puesto que están solicitando.
Consideraciones Finales:
Puede tener un impacto significativo en un negocio si sigue una carrera como asistente de recursos humanos. En este rol, podría ser responsable de evaluar las solicitudes, concertar entrevistas, organizar orientaciones y enseñar a los nuevos empleados. Entonces, ¿por qué no optar por esta carrera hoy?
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Referencias
