En cualquier trabajo de oficina, las habilidades administrativas son imprescindibles, incluso como empleado o no empleado. Se necesitan habilidades para cualquier tarea, incluso para recoger un papel. Las pruebas de habilidades administrativas siempre se realizan durante las entrevistas. Por lo tanto, debe comprender el concepto de habilidades administrativas y cómo su presencia en un currículum aumentará la posibilidad de conseguir un trabajo, especialmente en el trabajo de oficina, por ejemplo, en una oficina administrativa.
¿Quién es un empleado?
Un empleado es una persona cuyo trabajo es realizar un seguimiento de los registros y documentos de una empresa. Ahora bien, ¿qué son las habilidades administrativas? Son habilidades relacionadas con el trabajo de oficina.
Vamos a explicar en detalle a continuación.
¿Qué son las Habilidades Administrativas?
Las habilidades administrativas son las habilidades que uno tiene para promover la eficiencia en una oficina. Es utilizado principalmente por empleados de oficina para mantener las cosas funcionando de manera eficiente. Son importantes si desea postularse para trabajos como secretario, asistente personal, asistente administrativo o tenedor de libros.
Las tareas administrativas incluyen escribir, fotocopiar, enviar correos electrónicos, clasificar documentos y registrar datos.
Importancia de las habilidades administrativas en una oficina
- Aumenta la productividad.
- Asegura eficiencia y precisión.
- Consume menos tiempo.
Ejemplos de habilidades administrativas
Las habilidades administrativas incluyen:
# 1. Habilidades de comunicación
Estos son necesarios ya que comunicarse con clientes, gerentes y colegas es una rutina diaria. Es inevitable. Se necesitan habilidades de comunicación para comprender mejor a las personas, y una variedad de aspectos son importantes en el contexto de estas habilidades, como escuchar, hablar, observar y empatizar.
# 2. Atención a los detalles
Esto implica prestar atención hasta al más mínimo detalle para evitar errores costosos, desde programar reuniones para sus empleados hasta clasificar documentos.
# 3. Gestión del tiempo
Esto se refiere a cómo termina una tarea o programa dentro de un marco de tiempo restringido.
#4. empleado de entrada de datos
El empleado de entrada de datos implica rastrear registros e ingresar datos en una computadora.
# 5. Resolución de problemas
Ser capaz de resolver un problema es una de las principales habilidades administrativas. Cuando se enfrenta a un problema, la capacidad de poder superar un problema muestra su eficiencia en el cumplimiento de un deber.
# 6. Organización
La organización se refiere a la forma de organizar y disponer en un orden lógico o el acto de adoptar un enfoque eficiente y ordenado de las tareas. Lo bien que puede organizar los materiales cuando limpia su escritorio y ordena sus papeles alfabéticamente muestra un nivel de experiencia y habilidad.
#7. Mecanografía
Mecanografiar es una habilidad administrativa que implica productividad en una oficina. La capacidad de escribir no se puede exagerar. Escribir es el trabajo de escribir algo usando una máquina de escribir o un procesador de textos como Microsoft.
#8. Presentación
Archivar registros se refiere al acto de clasificar los registros y colocarlos en la ubicación correcta. Es otra habilidad administrativa importante.
# 9. Escritura
La escritura nos proporciona habilidades de comunicación y pensamiento. Expresa lo que somos como personas. Describe nuestro pensamiento sobre el papel. Escribir nos da la capacidad de explicar y refinar nuestras ideas a los demás y a nosotros mismos.
#10. Trabajo en equipo
Las habilidades de trabajo en equipo consisten en habilidades interrelacionadas que le permiten trabajar con eficacia en un grupo organizado. Estas habilidades son vitales para los empleadores, ya que los equipos son una unidad organizativa básica dentro de muchas empresas. Esto sucede cuando las personas cooperan y usan sus habilidades para lograr objetivos comunes.
# 11. Pensamiento crítico
El pensamiento crítico es una habilidad central que permite a las personas cuestionar o reflexionar sobre el conocimiento y la información que se les presenta. Esta habilidad es esencial en una oficina cuando se trabaja en una nueva perspectiva comercial o se realiza una investigación. También es una habilidad invaluable en muchos escenarios de trabajo.
#12. multitarea
La multitarea se refiere a la capacidad de gestionar múltiples tareas a la vez centrándose en una tarea mientras realiza un seguimiento de las demás.
#13. Habilidades sociales
Las habilidades sociales son las habilidades necesarias para interactuar y comunicarse con los demás. Incluyen la comunicación verbal y no verbal, como el habla, los gestos, las expresiones faciales y el lenguaje corporal.
# 14. Adaptabilidad
La adaptabilidad es una habilidad blanda que significa ser capaz de aprender rápidamente nuevas habilidades y comportamientos en respuesta a circunstancias cambiantes. Los ejemplos adaptables incluyen: ser flexible a las circunstancias cambiantes, enfrentar nuevos desafíos y cambiar sus acciones cuando trabaja en equipo con compañeros de trabajo para garantizar el éxito de un proyecto. Las personas con habilidades de adaptabilidad son flexibles y están dispuestas a cambiar con las circunstancias cambiantes.
#15. Escucha activa
La escucha activa es una forma de escuchar y responder a otra persona que demuestra que entiendes lo que la persona está tratando de decir. Es un primer paso importante para manejar un problema que pueda surgir. Los ejemplos incluyen demostrar preocupación. Estoy parafraseando para mostrar comprensión. Use señales no verbales que muestren comprensión, como asentir con la cabeza, contacto visual e inclinarse hacia adelante. Afirmaciones verbales breves como “Ya veo”, “Lo sé” y “Claro,
#16. Planificación
La planificación se refiere a la capacidad de administrar sus deberes y recursos, incluido el tiempo y las circunstancias circundantes, para alcanzar un objetivo específico.
# 17. Colaboración
Las habilidades de colaboración se pueden definir como las cualidades y competencias interpersonales e intrapersonales que aprovechamos para resolver colectivamente un problema o avanzar hacia un objetivo común. Rutinariamente encabezan la lista de habilidades que más necesitan las empresas y, como cualquier grupo de habilidades, se pueden desarrollar.
# 18. Servicio al Cliente
Las habilidades de servicio al cliente son las habilidades necesarias para comunicarse con los demás, resolver problemas, demostrar paciencia y comprensión, garantizar la satisfacción del cliente y resolver las quejas de los clientes. Los empleados con excelentes habilidades de servicio al cliente pueden tener un impacto masivo en los resultados de una empresa.
Estos ejemplos de habilidades administrativas se pueden desarrollar con tiempo, práctica constante y constancia, después de todo, la habilidad más importante es amar nuestro trabajo.
Lea también: Observación de trabajos: definición, beneficios y propósito.
Pruebas de habilidades administrativas
Los profesionales administrativos son esenciales para ayudar a que una empresa funcione sin problemas, y el empleador quiere asegurarse de contratar a las personas adecuadas para el trabajo, que es lo que provocó la existencia de pruebas de habilidades administrativas.
¿Qué es la prueba de habilidades administrativas?
Las pruebas de habilidades administrativas se utilizan para saber si los solicitantes de empleo están calificados para el trabajo. Las pruebas de aptitud administrativa evalúan las habilidades de una persona en áreas relacionadas con el trabajo de oficina, como la velocidad y precisión de escritura, organización, multitarea y pensamiento crítico. Estas pruebas ayudan a los empleadores a determinar qué candidato tiene los conocimientos y habilidades esenciales para el puesto. Un empleador puede exigir que los solicitantes completen estas pruebas y las aprueben con una determinada puntuación antes de hacer una oferta de empleo.
Algunos empleadores pueden querer que los candidatos tomen la prueba en un lugar determinado, pero otros prefieren que los solicitantes tomen la prueba en línea. Pero las entrevistas de trabajo tienen diferentes apartados, y este es uno de ellos.
Pero como con cualquier otra prueba, tienes que estudiar mucho y practicar con frecuencia. Se compartirán algunos consejos sobre cómo pasar las pruebas de habilidades administrativas.
Es necesario saber qué esperar al prepararse para un examen para obtener un puntaje alto e impresionar a sus futuros empleadores. Estos son algunos consejos para tomar una prueba de habilidades administrativas:
#1. Práctica
Como dicen, la práctica hace al maestro. La práctica constante es el requisito clave necesario para aprobar una prueba de habilidades administrativas. Puede acceder a sitios web para encontrar pruebas de práctica similares. Mientras practica, tome nota del tiempo que dedicó a completar cada sección y asegúrese de prestar mucha atención a los detalles.
#2. Estudia tu debilidad
Cualesquiera que sean las áreas en las que tenga dificultades para descifrar, practique más en esas áreas. Por ejemplo, si tiene dificultades para escribir, practique más escribiendo. El cielo es tu límite una vez que puedas trabajar en tu debilidad y desarrollarla para ser más productivo.
#3. Evite cualquier forma de distracción
En un día aislado para su prueba, prepare todos los artículos necesarios que necesitará, incluidos un bolígrafo, papel, una tarjeta de identidad y un lápiz. Antes de comenzar la prueba, tómese un momento para orar y repasar. Si va a realizar la prueba en su casa, busque el lugar más cómodo para realizarla. Evita la distracción haciendo ajustes en ciertas cosas que podrían hacerte sentir incómodo. Comience a tiempo para evitar la pregunta que falta.
Si está tomando el examen en un lugar específico, esté en el lugar del examen a tiempo para que pueda tener suficiente tiempo para hacer preguntas antes de proceder a escribir el examen. Comuníquese con el supervisor sobre los suministros que debe tener y traiga todo lo que necesitará para completar la prueba, incluida una calculadora. Vístase con modestia.
#4. Lea las instrucciones completamente
Antes de comenzar la prueba, lea las instrucciones repetidamente y asegúrese de seguir todas las instrucciones. Responda todas sus preguntas y revíselas detenidamente para verificar si hay errores que pueda ver en sus respuestas para asegurarse de que está completando el examen correctamente. Una vez que haya terminado, asegúrese de haber cumplido con los requisitos.
#5. Maneja tu tiempo
La mayoría de las pruebas de aptitud tienen secciones de tiempo, lo que significa que debe resolver las preguntas del examen lo más rápido posible. Es importante leer cada pregunta cuidadosamente para evitar malas interpretaciones, lo que lleva a errores, y debe prestar atención al conteo de tiempo. No dedique demasiado tiempo a una pregunta. Si no lo entiende, pase a la siguiente pregunta. Cuando estés repasando, puedes marcar la pregunta.
#6. No entrar en pánico
Comprenda que las pruebas pueden ser desafiantes a propósito, por lo que debe tratar de mantener la calma si no sabe cómo responder algunas preguntas. Los empleadores construyen estas pruebas para demostrar su eficiencia en la realización de tareas, conocen sus capacidades y confían en ellas.
Usted puede practicar esta página si lo desea.
Poner sus habilidades administrativas en su currículum
No se puede socavar el beneficio de tener habilidades administrativas en su currículum. Les da a los empleadores una ventaja en la selección del mejor candidato para el puesto, y usted podría ser el elegido si tiene las habilidades administrativas necesarias. Los trabajos para incluir habilidades administrativas en su currículum incluyen asistentes administrativos, oficinistas, mecanógrafos, tenedores de libros, archivistas y otros trabajadores administrativos.
Habilidades administrativas para incluir en un currículum
Puede seguir estos pasos para saber qué habilidades administrativas debe incluir en su currículum:
#1. Habilidades duras relacionadas con el trabajo administrativo
Cuando los empleadores revisan el currículum de un candidato, buscan habilidades duras. Muchas de estas habilidades se pueden enseñar en el trabajo, pero cuanto menos capacitación tenga que proporcionar un empleador, más deseable será el candidato. Agregue habilidades administrativas que sean relevantes para su industria.
#2. Haga una lista de sus habilidades informáticas
Si bien algunas habilidades informáticas son habilidades imprescindibles, es importante entrar en detalles sobre su dominio de la computadora. Esto se incluirá entre otras habilidades duras. La mayoría de las ocupaciones, especialmente el trabajo de oficina, involucran el uso de computadoras de alguna manera para facilitar las cosas, así que ahora ve por qué es bueno tener habilidades informáticas en su currículum.
#3. Describir habilidades blandas
Las habilidades administrativas también pueden implicar habilidades que se transfieren a otros puestos e industrias. Las habilidades como la organización, la gestión del tiempo y la multitarea son importantes para completar el trabajo de oficina. Es importante agregar las habilidades blandas con las que tiene experiencia para mostrar a los gerentes de contratación que tiene habilidades que se pueden asignar a diferentes roles.
#4. Escriba las demandas específicas del trabajo que solicitó
Las habilidades administrativas son esenciales para casi todos los puestos, pero no siempre son las habilidades más importantes. Si está solicitando un puesto de empleado de oficina, es esencial enumerar las habilidades administrativas en primer lugar, pero si el trabajo administrativo es solo una parte del trabajo, no debería tener prioridad sobre las habilidades más especializadas. Adapte su lista de habilidades y currículum al trabajo específico que está solicitando. Intente agregar primero las habilidades más relevantes y luego enumere sus habilidades administrativas hacia el final de su lista.
Las mejores habilidades administrativas para agregar a un currículum
Si desea que su currículum se destaque de la competencia, considere agregar las siguientes habilidades administrativas:
Ellos incluyen Habilidades de comunicación, organización e informática..
Cómo mejorar las habilidades administrativas
Puede mejorar sus habilidades administrativas si cree que no son suficientes. Estos son los siguientes pasos que te pueden ayudar a mejorar:
#1. Practica tus habilidades de mecanografía
Puede lograrlo utilizando un software de mecanografía como Microsoft. Tener una velocidad de escritura buena y precisa puede demostrar su eficiencia en una amplia variedad de tareas. Hay programas de escritura disponibles en línea que pueden mejorar su velocidad o ayudarlo a desarrollar buenas técnicas de escritura.
#2. Puedes ser voluntario en una organización local
También puede mejorar sus habilidades practicando, y eso es posible si se ofrece como voluntario en organizaciones sin fines de lucro y centros comunitarios para ayudar con las tareas de la oficina. Si necesita trabajar en habilidades administrativas específicas o desea obtener más experiencia en un entorno administrativo, busque oportunidades de voluntariado donde pueda ingresar datos, ayudar con el archivo y completar otras tareas de oficina.
Conclusión
Tener buenas habilidades administrativas es esencial para administrar una oficina exitosa. Incluir una sección en su currículum que destaque sus habilidades administrativas puede ayudarlo a destacarse de la competencia.
Un empleado utiliza una prueba de habilidades administrativas para identificar al mejor candidato para un puesto de oficina. Los ejemplos de habilidades administrativas incluyen organización, archivo, mecanografía, atención a los detalles, etc.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la prueba de habilidad administrativa?
Pruebas de habilidades administrativas se utilizan para evaluar la capacidad de una persona para realizar ciertas tareas administrativas para garantizar la productividad de una oficina.
¿Qué son las habilidades administrativas?
Habilidades administrativas son habilidades esenciales en la oficina para promover la eficiencia.
¿Cuáles son ejemplos de habilidades administrativas?
Ejemplos de habilidades administrativas incluyen comunicación, organización, digitador, digitación y archivo.
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