Los asistentes administrativos ayudan a los gerentes, otros trabajadores y visitantes a realizar una amplia gama de responsabilidades para garantizar el buen funcionamiento de la oficina y el éxito de todos los contactos entre la empresa y sus partes interesadas externas. Este artículo explica los deberes, las habilidades y el salario de un asistente administrativo. También brinda algunos consejos sobre cómo se ven las preguntas de la entrevista del asistente administrativo, para que pueda saber cómo prepararse para dicha entrevista. ¡Sigue leyendo!
¿Quién es un asistente administrativo?
Un profesional administrativo necesita el apoyo de un asistente administrativo para mantenerse organizado y terminar las tareas que le liberan tiempo para manejar tareas más complicadas. Son responsables de organizar reuniones para administradores, saludar a los visitantes y redactar documentos en su nombre. Aquí hay algunas cosas que se esperan de un asistente administrativo:
- Manejo de solicitudes y consultas administrativas de los altos directivos.
- Hacer y mantener citas usando software administrativo
- Organizar reuniones y registrar minuciosas actas.
Descripción del puesto de asistente administrativo
Necesitamos a alguien que pueda hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez mientras mantiene una energía positiva y una gran capacidad de comunicación. Los solicitantes deben poder manejar las actividades de la oficina, brindar asistencia cortés y profesional por teléfono, correo y correo electrónico, hacer reservas o arreglos de viaje, y ser una presencia agradable en el lugar de trabajo para la gerencia y todos los visitantes.
Los candidatos deben ser correctos y al mismo tiempo amables, profesionales y atentos para tener éxito como asistente administrativo. Siempre deben estar preparados, receptivos y listos para enfrentar cualquier dificultad. Un asistente administrativo competente tendrá fuertes habilidades de comunicación en la escritura y el habla. En primer lugar, un buen asistente administrativo se preocupa por las necesidades de los demás.
Deberes del asistente administrativo
Las principales responsabilidades y tareas de un asistente administrativo se centran en ayudar a otras personas. Incluso dentro del mismo empleo, sus responsabilidades pueden cambiar significativamente de un día a otro. Pueden hacer varios trabajos en un día determinado, como:
- Recibir y enrutar llamadas telefónicas
- Hacer planes y citas.
- Programe reuniones y registre minuciosas actas
- Envíe correos electrónicos, notas, cartas, faxes, formularios y comunicaciones.
- Ayuda en la creación de informes que vencen periódicamente.
- Crear y mantener un sistema de archivos
- Revisar y hacer cumplir las normas y reglamentos de la oficina.
- Realice un pedido de suministros de oficina y busque nuevos proveedores y negocie
- Mantenimiento de listas de contactos.
- Hacer reservas de viajes.
- Conciliar y presentar informes de gastos
- Proporcionar a los visitantes asistencia general.
- Servir como punto de contacto para los clientes, tanto internos como externos.
- Gestione las solicitudes y consultas de los altos directivos mediante la coordinación con los asistentes ejecutivos y administrativos sénior.
Habilidades del asistente administrativo
Se requiere una amplia gama de habilidades y certificaciones de un asistente administrativo para que pueda llevar a cabo sus muchas responsabilidades. Si bien es una función de apoyo, el asistente administrativo debe poder comunicarse de manera efectiva y tomar decisiones acertadas. Cada asistente administrativo debe tener las siguientes habilidades únicas, entre otras:
# 1. Comunicación escrita
Casi todas las profesiones requieren fuertes habilidades de comunicación. Estas habilidades cubren todo, desde el envío de correos electrónicos hasta la creación de publicaciones en redes sociales específicas de la empresa. Al escribir cartas, discursos o memorandos para un ejecutivo, tener sólidas habilidades de comunicación escrita ayuda a aumentar la calidad de la correspondencia de la oficina. Escribir correos electrónicos y mensajes comerciales, entre otros formatos, requiere una buena gramática y un tono profesional, como ejemplos de habilidades de comunicación escrita.
# 2. Comunicación verbal
Los asistentes administrativos pueden brindar apoyo para una oficina completa y deben poder comunicarse con compañeros de trabajo y gerentes diariamente. Mientras habla con los clientes, participa en reuniones o tiene conversaciones telefónicas o en persona, las habilidades verbales son útiles. Los ejemplos de habilidades de comunicación verbal incluyen prestar atención, reaccionar de manera efectiva y usar el tono apropiado para la circunstancia.
# 3. Organización
Tener buenas habilidades de organización es esencial para los asistentes de oficina. Los asistentes administrativos con frecuencia manejan muchas responsabilidades e información a la vez. Los asistentes administrativos de soporte directo para ejecutivos también deberían poder administrar sus calendarios. La capacidad de organizar y ubicar archivos de manera rápida y eficiente es imprescindible para muchos puestos de asistente administrativo, ya sea que los datos estén almacenados en un archivador físico o en una computadora.
# 4. Gestión del tiempo
Llegar a tiempo y organizar su tiempo para que pueda terminar las tareas asignadas a usted son ejemplos de gestión del tiempo. Los asistentes administrativos suelen tener largas listas de tareas pendientes, por lo que deben ser buenos administradores del tiempo si quieren hacer su trabajo antes de la fecha límite. Los expertos en administración del tiempo llegan a tiempo, cumplen con los plazos, reorganizan las prioridades cuando surgen problemas inesperados y programan sus días para que sean productivos.
# 5. Atención a los detalles
Si presta mucha atención a los detalles, puede detectar firmas perdidas, finalizar tareas a tiempo y crear comunicaciones comerciales sin errores. Al comunicarse en la oficina, las direcciones de correo electrónico y otros detalles deben considerarse cuidadosamente. Los asistentes administrativos deben poder ingresar repetidamente los datos correctos al realizar tareas de ingreso de datos. La atención a los detalles puede ser utilizada por un asistente administrativo al examinar cartas, hacer informes y realizar tareas regulares.
#6. Resolución de problemas
La capacidad para resolver problemas viene muy bien cuando los planes cambian o aparecen nuevas dificultades. Es probable que un asistente administrativo ocupado se encuentre con dificultades imprevistas. Pueden resolver desafíos fácilmente si tienen habilidades de pensamiento rápidas, adaptables y creativas. Un solucionador de problemas inteligente también está dispuesto a solicitar ayuda y trabajar junto con sus compañeros de equipo para encontrar soluciones a los problemas. La resolución de problemas se ve muy favorecida por la discusión, el compromiso y la resiliencia.
#7. Tecnología
Alguien cuyo principal medio de producción es la computadora debe tener alguna base en principios y prácticas tecnológicas. Las suites ofimáticas como Microsoft Office, que incluyen procesadores de texto, hojas de cálculo y herramientas para la publicación, deberían ser familiares para los asistentes administrativos. Además, se les puede solicitar que transmitan faxes, escaneen documentos o ingresen datos en un sistema CRM. Estar familiarizado con los sistemas operativos, el software y los navegadores lo ayudará a tener éxito como asistente administrativo en la oficina.
#8. Independencia
La capacidad de trabajar de forma independiente es otro nombre para esta habilidad. Debe poder digerir la información, seguir las instrucciones y terminar los trabajos con poca supervisión. Ser autosuficiente es una ventaja para los asistentes administrativos porque a menudo sirven como el único personal de apoyo en una oficina.
Requisitos del asistente administrativo
Los siguientes son los requisitos de asistente administrativo que puede consultar para ver si encaja en el puesto de asistente administrativo:
- Poseer un título de asociado en un campo similar.
- Experiencia gerencial previa.
- Buenos conocimientos de mecanografía y computación.
- Presta mucha atención a los detalles.
- Puede ser necesario o preferible ser bilingüe.
- Aspirar a ser proactivo y ayudar a las personas a pasar un buen rato.
Salario del asistente administrativo
A medida que avanza la carrera de uno, un asistente administrativo puede ganarse la vida cómodamente. Aunque el salario inicial de un nuevo Asistente Administrativo a nivel de secretaria puede ser tan bajo como $7.25 por hora, el salario por hora de un Asistente Administrativo en los EE. UU. es típicamente alrededor de $15.42. Los asistentes administrativos ejecutivos que tienen amplia capacitación y experiencia pueden ganar hasta $30.25 por hora.
Preguntas de la entrevista del asistente administrativo
Solo se puede contratar a un excelente asistente administrativo si el gerente de contratación es consciente y puede reconocer en los posibles candidatos el conocimiento, la experiencia y los rasgos de carácter necesarios. Parece bastante fácil. Sin embargo, como le dirá cualquier gerente de recursos humanos, esto es mucho más difícil de lo que parece. La entrevista de trabajo es el método más efectivo para completar el segundo componente de la ecuación, que es evaluar al candidato. Las preguntas de la entrevista para los asistentes administrativos deben reflejar la naturaleza multifacética del puesto y la importancia que se otorga a las habilidades tanto físicas como interpersonales para satisfacer las necesidades de la organización. Aquí hay algunas preguntas de la entrevista del asistente administrativo que puede consultar:
#1. Preguntas de la entrevista del asistente administrativo sobre la cultura del lugar de trabajo
Emplear personas que encajen con su cultura corporativa requiere competencia. Asegúrese de expresar claramente la cultura de su organización y haga preguntas que revelen si un cliente potencial está interesado en trabajar en un entorno similar al suyo.
- ¿Qué imaginas cuando piensas en nuestra empresa? Deseas trabajar aquí, ¿por qué?
- ¿Por qué quieres trabajar en administración?
- ¿Qué beneficios potenciales ve para un asistente administrativo dentro de una organización?
- ¿Qué tipo de lugar de trabajo encuentra más propicio para su éxito?
- ¿Por qué decidiste dejar de trabajar como auxiliar administrativo en tu anterior empresa?
#2. Examen de habilidades y experiencia específicas
Probablemente no esté buscando secretarias y recepcionistas que no hagan nada más que escribir a máquina y contestar el teléfono como lo hacían sus antepasados. Tómese un tiempo para considerar las habilidades técnicas que necesita en un asistente administrativo, como la competencia con el procesamiento de textos y Excel, si está buscando experiencia en una industria en particular y si las habilidades de planificación, comunicación, compras o servicio al cliente serían beneficiosas. en esta posición.
- ¿Por qué crees que serías un buen asistente administrativo y por qué crees que serías un buen candidato para este puesto específico?
- ¿Qué habilidades únicas tiene que pueden ayudarlo a tener éxito en su negocio?
- ¿Qué tan seguro está de su habilidad para usar (esta aplicación)?
- Proporcione instancias de su uso relacionado con el trabajo de la aplicación. ¿Qué características de vanguardia conoce?
- ¿Cuál crees que ha sido tu mayor logro profesional hasta la fecha? ¿Cuál fue tu mayor error empresarial?
#3. Reflexiones sobre relaciones y personalidades
Mientras trabajan para ayudarlo a usted y al resto del equipo, los asistentes administrativos pueden encontrar una amplia variedad de personalidades y demandas contrapuestas. ¿Valoras encontrar a alguien que sea relajado o alguien que sea más asertivo? ¿Respetuoso? ¿Resolución de problemas? ¿Diplomático? Haga consultas para determinar si el solicitante posee las cualidades que busca en un empleado.
- ¿Qué tipo de gerente fomenta su mejor desempeño?
- ¿Podría proporcionar un ejemplo de crítica útil que haya recibido de un gerente? ¿Qué modificaciones, si las hubo, hizo en respuesta a esa crítica?
- ¿Alguna vez ha enviado un informe a varios supervisores a la vez? En ese caso, ¿cómo equilibraste las prioridades de todos?
- ¿Le importaría compartir conmigo una instancia de un conflicto que abordó como asistente administrativo?
- ¿Quién fue el compañero de trabajo más difícil con el que tuviste que lidiar? ¿Qué acciones tomaste en esa relación?
#4. Inmersión más profunda en los estilos de trabajo
Con frecuencia, los gerentes no conocen el estilo de trabajo de un candidato hasta que comienzan a trabajar para él, pero aun así es importante averiguar cómo toman las instrucciones, cómo se comunican, cómo les gusta organizar sus días y si son adaptables o no. confiable, eficiente, bueno en multitarea, etc.
- ¿Podría describir un día típico en su puesto actual o anterior?
- ¿Alguna vez ha enviado un informe a varios supervisores a la vez? En ese caso, ¿cómo equilibraste las prioridades de todos?
- Cuando se le da un gran proyecto para administrar, ¿qué hace primero? ¿De qué manera lo arreglarías?
- ¿Podría explicar un proyecto difícil en el que haya trabajado en el pasado y cómo lo abordó?
- ¿Reemplazaría o cambiaría alguna herramienta, equipo o práctica en su trabajo más reciente o actual? ¿Qué modificaciones, si las hubiera, haría y por qué?
Lo que hace a un buen asistente administrativo
Un asistente administrativo competente tendrá una voz clara y agradable y un comportamiento amigable al saludar a las personas que llaman. Ya sea conversando por teléfono o en privado con clientes o compañeros de trabajo, son corteses y utilizan una buena gramática.
¿Con quién trabaja el asistente administrativo?
Si un asistente administrativo no está subordinado directamente al director ejecutivo u otro ejecutivo, por lo general informa a un director general. En las empresas más pequeñas, la mayoría de los asistentes administrativos atienden a todo el personal de la oficina, así como a los gerentes y empleados de varios departamentos.
Requisitos de educación y capacitación del asistente administrativo
Un asistente administrativo debe tener al menos un diploma de escuela secundaria o un diploma de equivalencia general. La capacitación en estas áreas también se puede ofrecer a través de agencias de trabajo temporal. Los cursos de procesamiento de textos y operaciones generales de oficina están disponibles en escuelas vocacionales y colegios comunitarios y pueden ser muy útiles para estudiantes recién egresados de la escuela secundaria. Una licenciatura hace que los asistentes administrativos sean más comercializables porque demuestra que han recibido una educación integral que incluye cursos de escritura y matemáticas.
¿Es el asistente administrativo una posición alta?
Hay una gran cantidad de puestos administrativos de mayor rango que ese asistente administrativo. Los asistentes ejecutivos y, en algunas situaciones, los asistentes personales son dos tipos de puestos de asistente que se ubican por encima de los asistentes administrativos en el tótem.
¿Cuáles son las 3 habilidades requeridas por un asistente administrativo?
Estas son las 3 habilidades requeridas por un asistente administrativo:
- Comunicación escrita.
- Comunicación verbal.
- Organización.
¿Cuál es otro nombre para un asistente administrativo?
El administrador de la oficina, el coordinador del programa, el asociado de la oficina, el asistente del programa, el especialista en servicio al cliente, el recepcionista, el representante del servicio al cliente y el vendedor son ocupaciones y títulos de trabajo comparables a los de un asistente administrativo.
¿Cuáles son los 4 tipos de administradores?
Estos son los 4 tipos de administradores:
- Administradores de red.
- Administradores de bases de datos.
- Administradores de servidor/web.
- Administradores de Sistemas de Seguridad.
Consideraciones Finales:
El trabajo de un asistente administrativo es principalmente de apoyo. Están a cargo de organizar y compartir información con sus compañeros de trabajo, así como de atender llamadas telefónicas y realizar otras tareas administrativas. Es un trabajo muy lucrativo, así que ¿por qué no intentarlo?
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Referencias
