Las organizaciones estándar tienen tiempo libre pagado (PTO) que los empleados pueden usar o elegir no usar. Dependiendo del tipo de trabajo que realice y de la empresa en la que trabaje, puede utilizar el formulario o plantilla de su empresa para solicitar su tiempo libre. Si necesita ausentarse del trabajo por algún motivo tangible, simplemente tendrá que solicitarlo y obtener la aprobación de su empleador. La buena noticia es que su solicitud será aprobada si su motivo es lo suficientemente tangible. Pero entonces, su empleador también puede rechazar su solicitud. Para evitar esto, consulte estos consejos probados sobre cómo solicitar correctamente su tiempo libre y obtener la aprobación.
¿Qué es una solicitud de tiempo libre?
Una solicitud de tiempo libre es una solicitud formal y aprobada ausencia justificada del trabajo En términos más simples, es prácticamente la solicitud formal de un empleado para tomarse un tiempo libre del trabajo. Dependiendo de la política de la organización, el empleador puede o no conceder la solicitud.
¿Cuáles son los motivos de la solicitud de tiempo libre?
En general, hay varias razones por las que los empleados solicitarían tiempo libre. Los siguientes son algunos de los más frecuentes;
- Vacaciones
- Tiempo personal
- Permiso de ausencia a corto o largo plazo
- Maternidad o Paternidad
- Licencia médica
- Servicio de jurado
Formulario de solicitud de tiempo libre de los empleados
En una organización estándar, se supone que un empleado que desea obtener una ausencia justificada de la gerencia debe hacerlo con el formulario de solicitud de tiempo libre. El formulario de solicitud de tiempo libre es un documento formal que se utiliza para presentar una solicitud de tiempo libre del trabajo. Un empleado completa el formulario, indicando el motivo de la ausencia y se lo envía al empleado. Si bien es cierto que un empleado tiene derecho a tiempo libre pagado, el empleador aún puede insistir en negar la solicitud. Sin embargo, si ese es el caso, la cortesía exige que los empleadores o los gerentes de recursos humanos brinden su opinión sobre si la solicitud se aprueba o no lo antes posible.
¿Cuáles son las mejores prácticas de solicitud de tiempo libre de la organización?
Las siguientes son las mejores prácticas para configurar la solicitud de tiempo libre de una organización;
- Elaborar una política que oriente las solicitudes de tiempo libre en la organización.
- La política debe proporcionar pautas cuando las solicitudes de tiempo libre de varios empleados caen dentro del mismo período.
- Establecer una política estándar que conceda solicitudes según lo trivial que sea el asunto.
Guía sobre cómo solicitar tu tiempo libre
En primer lugar, debe comprender que se trata de una solicitud. Esto simplemente significa que el empleador es libre de otorgar el permiso o no, ya sea que se trate de tiempo libre pagado o no. Los siguientes son pasos probados sobre cómo solicitar su formulario de tiempo usando un formulario;
#1. Revise el manual de su empleado para conocer las pautas de tiempo libre
Cada organización estándar tiene un manual del empleado que describe las solicitudes de tiempo libre y cómo se realizarán. No existe una regla que obligue a las organizaciones a cumplir con el número de días de descanso sugerido por los EE. UU. Estados Unidos aprueba 10 días dentro de un año para tiempo libre, y esto excluye alrededor de 8 días festivos que caen dentro de un año. Si nunca ha solicitado tiempo libre antes, es recomendable revisar las políticas del manual del empleado de su empresa antes de solicitar su tiempo libre.
¿Por qué es importante que revise el manual del empleado de su empresa antes de realizar su solicitud?
Revisar la política de su empresa le ayudará a saber la cantidad de días que permite bajo ciertas condiciones. También conocerá las reglas que rigen el tiempo libre remunerado (PTO) y el tiempo libre no remunerado dentro de la organización. Si tiene suficiente tiempo libre pagado (PTO), puede usarlo en su lugar. Si no lo hace, puede solicitar una licencia sin goce de sueldo.
#2. Consulta el Calendario de tu Empresa
Consultar el calendario de su empresa antes de programar su solicitud de tiempo libre, solo se aplica a una solicitud flexible. Si tienes intención de irte de vacaciones, está bien. Pero si es algo que no se puede retrasar, tendrás que adelantarte y solicitar tu permiso.
¿Por qué tienes que consultar el calendario de la empresa?
Hay momentos en los que el cronograma de una empresa está lleno de muchos proyectos y actividades, y aprobar su demanda de tiempo libre puede afectar la productividad de la empresa. Es por eso que necesitas moverlo a otro momento. Sin embargo, esto solo se aplicará al tiempo libre flexible.
#3. Especificar el tiempo de tipo
La gente quiere tiempo libre y lo solicita por varias razones personales. Sin embargo, debe especificar el motivo del tiempo libre en el formulario de plantilla antes de enviarlo a su empleador.
#4. Informe a su jefe o a la gerencia
Si bien es cierto que los empleados pueden simplemente enviar su solicitud de tiempo libre, se recomienda informar a la gerencia con anticipación. Esto lo ayuda a alcanzar la cantidad de días acordada, así como el momento perfecto para el momento de la solicitud.
#5. Hacer una solicitud formal
El formulario de solicitud debe entregarse al personal pertinente lo antes posible. Mientras que algunas organizaciones exigen que el formulario de solicitud se envíe en persona, otras solo exigen un correo electrónico. Descubra cuál de estas opciones resuena con su organización y siga sus demandas. Una ausencia justificada es una solicitud de tiempo libre. Esto simplemente significa que la gerencia debe estar informada a tiempo. Asegúrese de que su solicitud incluya toda la información necesaria. Guarde amablemente los datos personales y vaya directo al grano.
#6. Informe a algunos de sus colegas
Bueno, no existe una ley que obligue a los empleados a informar a sus colegas sobre su ausencia programada del trabajo, pero es crucial. Esto se debe básicamente a que pueden reemplazarlo cuando surja la necesidad. Por eso también es muy importante construir una relación saludable con los colegas.
Plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre
No existe una plantilla perfecta para una solicitud de tiempo libre. Como regla general, cada plantilla de solicitud de tiempo libre debe incluir cierta información, como el nombre del empleado, la fecha en que se envió el formulario de solicitud, la fecha de la licencia, etc.
Contenido de un formulario de solicitud de tiempo libre
- Nombre y departamento del empleado
- El número de tiempo libre solicitado
- La duración de la licencia
- Motivo de la solicitud de tiempo libre
- La firma del empleado
Ejemplos de solicitud de tiempo libre
Hay varias empresas que tienen un formulario de solicitud de tiempo libre que los empleados utilizan para solicitar la aprobación. Cada uno de estos sirve como modelo para otras empresas. Mientras tanto, consulte estos ejemplos de solicitudes.
ejemplo 1
Hola [nombre del gerente o supervisor],
Quiero solicitar tiempo libre el [fecha] como resultado de [motivo]. No me importaría un encuentro físico contigo, para explicarte mejor el motivo.
Afortunadamente, no hay plazos ni proyectos urgentes que necesiten atención durante estos períodos [fechas de tiempo libre]. Me encantaría usar mi tiempo libre pagado. Entonces, ¿está bien usarlo para [motivo de la solicitud]? Espero tu respuesta.
Gracias,
Adam Brown
ejemplo 1
Hola [nombre del gerente o supervisor],
Tengo tres días de vacaciones disponibles y me gustaría usarlos a fines de septiembre. Perdí a mi abuela y su funeral está programado para el 23 y 25 de septiembre. Miré el horario de nuestro equipo y observé existen sin compromisos, proyectos o tareas urgentes dentro de esas fechas. Estaré disponible por correo electrónico durante mis vacaciones para preguntas rápidas. Estoy abierto a discutir esto en persona si quieres.
Gracias,
Jennifer Esteras
Gestión de la solicitud de tiempo libre de los empleados
Toda organización estándar debe gestionar las solicitudes de tiempo libre de sus empleados de forma que ninguna de las partes se vea afectada. No la empresa y ciertamente no el empleado. Las solicitudes de tiempo libre pueden ser planificadas o no planificadas, y esto simplemente significa que tendrá que administrarlo de manera efectiva porque definitivamente llegará. Por ejemplo, un trabajador puede perder a un ser querido y deberá asistir al funeral. A un empleado también se le puede asignar el servicio de jurado y la ley le exige que otorgue el permiso. Esto simplemente significa que la gestión de la solicitud de tiempo libre de un empleado es crucial. Entonces, ¿cómo puede una empresa administrar estratégicamente el tiempo libre de sus empleados?
#1. Elaborar las Normas de Solicitud de Tiempo Libre
El primer paso para administrar la solicitud de tiempo libre de su empleado es redactar las reglas que rigen dichas solicitudes. El manual de sus empleados está incompleto sin una política que guíe las solicitudes de tiempo libre. La póliza también debe cubrir el tiempo libre remunerado frente al no remunerado, así como la cantidad de días asignados a cada categoría de motivos por los que necesita el tiempo libre. Su política también debe incluir pautas que rigen las solicitudes de tiempo libre.
Los empleados, gerentes y todos dentro de una empresa no solo deben conocer su política, sino que también deben comprender las pautas que establece para controlar las solicitudes de tiempo libre de la empresa. Su política de tiempo libre debe cubrir lo siguiente;
- ¿Qué sucede cuando muchos trabajadores buscan tiempo libre?
- ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe hacer una solicitud de tiempo libre?
- ¿Cómo deben presentarse las solicitudes?
- ¿Cuándo no se aprobarán las solicitudes de los empleados?
- Una política para solicitudes superpuestas
- ¿Con qué frecuencia se pueden realizar solicitudes de tiempo libre?
- Consideraciones que son exclusivas de su empresa.
#2. Prepare su formulario o plantilla de solicitud de tiempo libre
El segundo consejo para administrar la solicitud de tiempo libre de un empleado es proporcionar un formulario o plantilla. ¿Cómo quiere que los empleados soliciten su tiempo libre? Garabatear información poco clara en una hoja de papel, cartas escritas, por teléfono, por correo, comunicación oral, etc.
Tienes que definir estos estándares desde el principio. Es por eso que algunas empresas diseñaron una plantilla de solicitud de tiempo libre para los empleados.
Una de las cosas que debe incluir en su política es cómo las solicitudes de los empleados llegarán a la gerencia. Si se conforma con el correo, entonces debe haber alguien que revise el correo con frecuencia. Si decide que debe presentarse por escrito, entonces debe asegurarse de que siempre haya alguien disponible para atenderlo o arreglar un buzón de tiempo libre dentro de su empresa. También puede instalar una aplicación que gestione las solicitudes de los empleados. El uso de aplicaciones tiene muchos beneficios, como una mayor notificación a los gerentes si las solicitudes se superponen, así como un recordatorio del tiempo libre programado.
#3. Tener un plan de respaldo
Esto tiene mucho que ver con qué tan bien gestione las solicitudes de sus empleados. Siempre habrá una solicitud superpuesta. ¿Cómo piensas encubrirlo? ¿Qué pasa si hay una emergencia dentro de la empresa después de que dos o tres empleados se hayan ausentado con excusa? Asegúrese de tener un plan de respaldo.
Si tiene dos ingenieros de software en su empresa, no es ideal concederles tiempo libre al mismo tiempo. Lo mismo se aplica a otros departamentos también. Siempre debe haber alguien que sea capaz de cubrirse mientras otros se toman un descanso del trabajo.
#4. Considere la necesidad de su empresa
El último paso para gestionar las solicitudes de tiempo libre de los empleados es tener siempre en cuenta las necesidades de la empresa. Siempre habrá un conflicto de intereses cuando se trata de solicitudes de tiempo libre. Pero luego, debe asegurarse de que haya un equilibrio entre las necesidades de los empleados y las necesidades de la empresa. Si el tiempo libre de un empleado es justificable, deberá conceder la solicitud. Sin embargo, debe asegurarse de que no sea en detrimento de la empresa.
Consejos probados para solicitar tiempo libre
Si tiene la intención de tomarse un tiempo libre pronto y desea que se apruebe en un tiempo récord, consulte estos consejos probados;
#1. En lugar de decir, pregunta
¿Qué significa esto realmente? Simplemente significa que tendrá que enviar una solicitud formal incluso cuando sepa que probablemente tendrá tiempo libre. Es una solicitud y una solicitud debe hacerse de manera adecuada. Recuerda que puede rechazarlo a su discreción.
#2. Solicitud a tiempo
Si bien la Sociedad de Recursos Humanos indica que una ausencia justificada debe informarse 48 horas antes del día, cada empresa es libre de decidir su hora de notificación. Si su empresa exige un aviso de 14 días hábiles para cada solicitud de tiempo libre que no sea una emergencia, debe cumplirlo. Si no lo hace, simplemente significa que su solicitud será denegada. Generalmente, las solicitudes anticipadas permiten a los gerentes organizar horarios de trabajo mientras usted está fuera.
#3. dar seguridad
Muy a menudo, las solicitudes de tiempo libre son un conflicto entre los intereses comerciales y los intereses de sus empleados. Por lo tanto, los empleados deben asegurar a la empresa que nunca dejarán de cumplir con sus responsabilidades tan pronto como regresen o que realicen actividades adicionales antes de la fecha exacta. Ofrecerte a trabajar mientras estás fuera es un buen punto de partida.
#4. Notifique a sus compañeros de trabajo
Informa a tu equipo y a otros colegas sobre tu tiempo libre, especialmente si pueden cubrirte mientras estás fuera. Pero luego, haga esto solo cuando haya recibido la aprobación para su tiempo libre.
¿Necesito una razón para solicitar tiempo libre?
¿Es necesario indicar por qué está tomando un permiso de ausencia? No, pero también depende de las políticas corporativas. La mayoría de las empresas tienen una cierta cantidad de días de vacaciones pagados. A menos que se indique específicamente, muchos empleadores no requieren una justificación para el tiempo libre.
¿Puede un trabajo decirte que no puedes tomarte un tiempo libre?
Tiene la autoridad para aceptar o rechazar el uso del tiempo de vacaciones acumulado. Pero si lo hace, debe tener una buena razón comercial que pueda probar. Además, esto supone que usted rechaza de manera constante e imparcial las solicitudes de vacaciones.
¿Puedes tomarte un tiempo libre por motivos personales?
Tiene derecho a dejar el empleo para atender una situación que involucre a un dependiente suyo. Esto se conoce como "licencia compasiva" a veces. Siempre que sus justificaciones sean sinceras, su empleador no puede sancionarlo por tomarse el tiempo libre.
¿Cómo obtengo tiempo libre del trabajo por estrés y ansiedad?
Informe al departamento de recursos humanos de su empleador que le gustaría tomar una licencia por estrés que le ha sido otorgada bajo la FMLA. Recibirá los documentos esenciales para llevar a su médico de ellos.
¿Cuándo debo informar a mi empleador sobre el tiempo libre?
La información debe difundirse tan pronto como pueda hacerlo profesionalmente. Su franqueza será valorada por especialistas en recursos humanos y gerentes de contratación. También será obvio que eres consciente de los efectos potenciales que tu ausencia de la oficina puede tener en los demás.
¿Necesito dar una razón para un día personal?
No siempre se requiere una justificación válida para tomar un día personal. Si ha pasado un tiempo desde sus últimas vacaciones o día libre, es posible que de vez en cuando solo necesite tomar un descanso para recargar energías.
¿Puede un jefe preguntar por qué está enfermo?
¿Está permitido que un jefe pregunte sobre su enfermedad? Los empleadores pueden preguntar sobre las ausencias médicas de sus empleados sin violar ninguna ley federal. Son libres de hacerle preguntas, como cuándo piensa volver a trabajar. Además, pueden solicitar documentación de su dolencia, como una nota del médico.
Conclusión
La gestión de las solicitudes de tiempo libre de los empleados es algo que toda empresa debe inculcar en sus sistema de gestión. Si no lo hace, es posible que le resulte difícil tratar con empleados desconsiderados que se aprovechan de sus empleadores. Si es un empleado, no dude en solicitar tiempo libre si surge la necesidad.
Preguntas frecuentes sobre la solicitud de tiempo libre
¿Puedes tomarte un día libre por motivos personales?
Puede, pero esto depende de su definición de razón personal. Primero, no puede tomarse tiempo libre sin una razón válida. Debe indicar el motivo y luego le toca al gerente aprobar su solicitud.
¿Cómo pido una baja por estrés en el trabajo?
Para solicitar una licencia por estrés del trabajo, simplemente comuníquese con su gerente y explíquele la necesidad de una licencia basada en el estrés que ha enfrentado en los últimos tiempos, así como los síntomas que está experimentando. No olvide agregar un informe médico si tiene uno.
¿Hay una sola plantilla para la solicitud?
A excepción de las empresas que tienen un formulario de solicitud de tiempo libre, no existe una plantilla para solicitar un permiso.
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