Controlar el gasto en adquisiciones es una tarea difícil. El panorama competitivo está en constante evolución y el riesgo de proveedores externos es cada vez más común. Obtener el mejor precio, o la mejor experiencia, no siempre implica obtener el precio más bajo. ¿Cómo puede asegurarse de recibir las cosas que su empresa requiere al precio adecuado sin perder calidad o exponer a su empresa a responsabilidad? El abastecimiento estratégico es la respuesta. Este método integral ayuda a las empresas a evitar los problemas de la fijación de precios de carrera a la baja al mismo tiempo que se da cuenta de los beneficios de asociarse con los proveedores elegidos.
Esta publicación le brindará el conocimiento que necesita para adoptar un proceso de gestión de abastecimiento estratégico en su adquisición.
¿Qué son las adquisiciones?
Para comprender cómo funciona el abastecimiento estratégico, debe estar familiarizado con el proceso de adquisición y el concepto de abastecimiento en general.
Adquisiciones y compras son sinónimos, y las responsabilidades corporativas de este departamento han evolucionado con el tiempo. Tan recientemente como en la década de 1980, los departamentos de adquisiciones solo se consideraban "colocadores de pedidos", con un deber relativamente sencillo que no requería mucha planificación estratégica. De ninguna manera fue un proceso cerebral.
Las compras comenzaron emitiendo órdenes de compra sin tener en cuenta el logro de los objetivos de la empresa. La técnica de compras ahora se describe como una función orientada a transacciones y un subconjunto de compras.
Las adquisiciones se consideran una función de gestión corporativa que implica una serie de cuestiones, entre ellas:
- Elección de proveedores potenciales
- Se negocian contratos y arreglos de pago.
- Hacer cumplir las obligaciones de cumplimiento normativo
- Ejecución de contrato
Es la palabra paraguas para los dos elementos principales del proceso de adquisición, compras y abastecimiento.
¿Qué es el abastecimiento?
El abastecimiento se incluye en las adquisiciones, al igual que las compras. Este es el proceso de encontrar una “fuente” para sus bienes y servicios. Una estrategia de abastecimiento sencilla implica localizar al proveedor de artículos más rentable. Se lleva a cabo en una variedad de dominios y para una variedad de propósitos comerciales. La gestión de la cadena de suministro es una de las formas más frecuentes de abastecimiento.
¿Qué es el abastecimiento estratégico?
El abastecimiento estratégico es un tipo de abastecimiento que implica el empleo de varias tácticas al obtener artículos o servicios. Las estrategias se eligen según las circunstancias en tiempo real de cada adquisición y están determinadas por criterios como el valor del gasto, la categoría de riesgo y el carácter del mercado de suministro.
Entre las diversas tácticas de abastecimiento se encuentran el crowdsourcing, el outsourcing, el abastecimiento global y el abastecimiento nacional de bajo costo.
¿Por qué es importante el abastecimiento estratégico?
El abastecimiento estratégico permite que las empresas descubran proveedores que cumplan con los estándares y presenten pocos riesgos al menor costo posible. Las empresas también pueden crear perfiles completos de proveedores potenciales y compararlos según sea necesario.
Los proveedores son vistos como socios valiosos en el abastecimiento estratégico. Ayuda a las empresas a mantener relaciones a largo plazo con los proveedores.
Este método permite a las empresas aunar su poder adquisitivo. Las empresas pueden así asegurar un menor costo de propiedad y restringir los elementos de riesgo en su cadena de suministro, haciendo que la cadena de suministro sea más sostenible.
¿Cuáles son los beneficios del abastecimiento estratégico?
#1. Aumento de Ahorros
Mayores reducciones de costos son el beneficio práctico inmediato del abastecimiento estratégico.
#2. Cambio de fuentes y objetivos comerciales
Cuando las estrategias/actividades de abastecimiento de una organización están alineadas con sus metas y objetivos organizacionales, el desempeño comercial y las capacidades de mitigación de riesgos mejoran.
#3. Mejora de proveedores
Cuando una empresa puede identificar a sus proveedores de alto valor, obtiene instantáneamente reducciones significativas de costos mientras mantiene la calidad del producto o servicio.
#4. Relaciones con proveedores a largo plazo
Este método ayuda a las empresas a desarrollar relaciones comerciales a largo plazo con sus proveedores. Una relación a largo plazo no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también conduce a un mejor desempeño del proveedor.
Mejores prácticas para el abastecimiento estratégico
- Use eventos eRFX y eAuctions – El abastecimiento permite a los compradores automatizar y estandarizar la creación, distribución, recopilación y almacenamiento de eventos de abastecimiento, lo que resulta en una mayor eficiencia en comparación con la gestión manual de eventos.
- Uso software de gestión de contratos – El software de administración de contratos puede ayudarlo a administrar cualquier cantidad de contratos al fusionar los detalles del proveedor preferido de los eventos de eSourcing con el uso de campos personalizados para capturar datos específicos del contrato. Los acuerdos con los proveedores pueden extenderse al próximo año si no tiene las herramientas de gestión necesarias, atrapándolo en condiciones de servicio y precios deficientes.
- Seguimiento de gastos y ahorros – En lugar de depender de hojas de cálculo para medir e informar los ahorros, un sistema de seguimiento de ahorros puede ayudarlo a producir proyecciones de ahorros y documentos de seguimiento, y generar informes que demuestren sus entregables y valor.
¿Cómo son los pasos del proceso de abastecimiento estratégico?
Paso #1: perfila la categoría
Defina la categoría de gasto y sus productos básicos. ¿Cuál es la cantidad actual en uso? ¿Quiénes son los usuarios y dónde se pueden encontrar? ¿Qué procesos se emplean y quién está involucrado en la cadena de suministro?
Paso 2: Analizar el mercado de oferta para identificar posibles proveedores globales y locales.
Examine los componentes de costo del producto o servicio y el mercado del proveedor en busca de riesgos y posibilidades. Variables como el precio de las principales materias primas, la mano de obra y el transporte deben fijarse, así como los elementos de costo de los proveedores.
Paso #3: Crea una estrategia
El siguiente paso es decidir dónde comprará mientras reduce el riesgo y el costo. Los proveedores alternativos y la competitividad del mercado deben evaluarse con las partes interesadas a bordo.
Paso #4: Determinar el proceso de abastecimiento
A continuación, una empresa debe diseñar una estrategia de abastecimiento. El proceso más habitual para obtener ofertas es una Solicitud de propuesta, que incluiría especificaciones del producto/servicio, criterios de entrega y servicio, desglose de precios y parámetros legales y financieros.
Paso #5: Negociar y seleccionar proveedores
A medida que comiencen las discusiones y se elijan ofertas viables, los proveedores solicitarán explicaciones e información adicional según sea necesario. Realice numerosas rondas de conversaciones con sus proveedores antes de seleccionarlos de acuerdo con el proceso de aprobación de su empresa.
Paso #6: Implementar e integrar
Informar a los proveedores exitosos e incluirlos en el proceso de implementación. Las mejoras a las especificaciones o procesos, así como los cambios en las necesidades de entrega o servicio, serán parte de su plan de abastecimiento.
Paso #7: Evaluación comparativa y seguimiento de los resultados
La fase final es el comienzo de un ciclo continuo que comienza con la evaluación comparativa del estado actual del producto o categoría, el seguimiento de los resultados y la garantía de que se obtiene el valor total. Luego, una empresa regresa al Paso 1 para volver a evaluar el mercado de suministro y reiniciar el proceso.
¿Cuál es la diferencia entre el abastecimiento estratégico y el abastecimiento?
La distinción principal entre el abastecimiento estratégico y regular es que el abastecimiento estratégico se ha convertido en un proceso dinámico, mientras que el abastecimiento general se ha mantenido sencillo. Solo considera los precios de los proveedores. La idea es encontrar algo con el costo total de propiedad más bajo.
El costo es simplemente un elemento de la ecuación en el abastecimiento estratégico. Es un componente de una jerarquía de necesidades corporativas. Un equipo de abastecimiento tiene en cuenta una serie de factores diferentes que pueden afectar su conexión con la "fuente", es decir, el proveedor. Esto incluye el aseguramiento de factores tales como:
- Quality
- Suministro
- Service
- Innovation
- Cumplimiento de las normas
Nada de esto debe entregarse nunca solo por el bien del costo. Ese es el proceso conceptual general que sustenta el abastecimiento estratégico.
Adquisiciones vs. Abastecimiento Estratégico
Adquisición no es lo mismo que abastecimiento estratégico. Las operaciones de adquisición consisten en transacciones tácticas del día a día, como la emisión de órdenes de compra a los proveedores. El abastecimiento estratégico, por otro lado, abarca una amplia gama de actividades de abastecimiento, tales como:
- Expansión de proveedores
- Pensamiento estrategico
- Negociación de contratos
- Modelos de externalización
- Infraestructura para la gestión de la cadena de suministro
Matices de la terminología de adquisiciones
La jerga de adquisiciones puede ser desconcertante. Es difícil comprender las sutilezas de la convención de nombres. Existen diferencias significativas entre los términos “adquisición” y “abastecimiento”.
Por ejemplo, la mayoría de las empresas consideran que comprar es más estratégico que táctico. Mientras que el abastecimiento se considera un proceso largo. Esta distinción se enfatiza por el hecho de que los KPI (indicadores clave de rendimiento) para una actividad de adquisición son muy diferentes de los de abastecimiento.
Estas distinciones también se aplican a otra terminología relacionada con las adquisiciones, como "abastecimiento estratégico" y "gestión de la cadena de suministro", que, si bien se refieren a lugares a lo largo del mismo proceso continuo, nunca deben usarse indistintamente. Las técnicas, la dinámica y las implementaciones difieren significativamente.
Todas estas actividades son tareas corporativas interconectadas que están relacionadas con la red de proveedores potenciales y existentes de una empresa.
Gestión de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico
Las adquisiciones y la gestión de la cadena de suministro están inextricablemente vinculadas, al igual que el abastecimiento estratégico. Mientras que la adquisición es el proceso de obtención de los productos y servicios que requiere una empresa, la gestión de la cadena de suministro es la administración de la infraestructura y los servicios necesarios para obtener esos artículos. Una cadena de suministro incluye a todos (internos o externos) involucrados en poner un producto o servicio en manos de un consumidor.
En general, la palabra “cadena de suministro” se refiere a la fase poscontractual del proceso de contratación. Esto cubre las preocupaciones logísticas, así como los asuntos relacionados con todos los proveedores, desde el Nivel 1 hasta el Nivel 3.
Mientras que las adquisiciones se ocupan de todos los análisis precontractuales y las conversaciones con los proveedores antes del inicio del contrato, la gestión de la cadena de suministro se ocupa de lo que sucede DESPUÉS de la firma del contrato.
Entonces, ¿puedes ver cómo están vinculados pero no son lo mismo?
Los expertos en adquisiciones ahora están considerando el abastecimiento estratégico para optimizar las decisiones de gestión de la cadena de suministro a fin de obtener una ventaja competitiva.
Un objetivo importante del abastecimiento estratégico es mejorar la relación comprador-proveedor. La idea es utilizar estos encuentros para obtener una mejor comprensión de las capacidades genuinas de un proveedor y lo que pueden ofrecer a su empresa. Una organización logra esto al combinar y complementar las capacidades básicas con múltiples socios de la cadena de suministro.
La transición de las principales empresas al abastecimiento estratégico ha sido un agente de cambio clave en la gestión de grandes flotas de la cadena de suministro. Requiere una transformación en áreas tales como:
- Abastecimiento de vehículos
- Discusiones de contratos
- Elegir un proveedor
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Evaluaciones de proveedores de flotas
- Perfeccionamiento de la gestión de la cadena de suministro
Comprender bien estos procesos ayudará a la función de adquisiciones y la gestión de flotas a lograr un objetivo común. Esa es una compra arbitraria y habitual por parte de las partes interesadas y las operaciones de campo. Promueve la innovación requerida para lograr el mejor valor de los activos.
¿Cuándo es beneficioso el abastecimiento estratégico?
Si bien el abastecimiento estratégico tiene muchas ventajas, no es adecuado para todos los proyectos de adquisiciones. Después de todo, es un proceso sofisticado y, en ocasiones, lento. Algunas tareas simplemente no requieren ese nivel de detalle. Como resultado, es fundamental lograr un equilibrio entre el valor del artículo que se adquiere y el compromiso de tiempo requerido para completar un proyecto de abastecimiento estratégico.
El abastecimiento estratégico es apropiado para los siguientes proyectos:
- Alto valor, adecuadamente definido y crítico para la empresa.
- Altamente especializado y complejo.
- Hay mucho en juego, y esto es parte de un proyecto de reestructuración organizacional.
Las situaciones que involucran el abastecimiento estratégico incluyen las siguientes:
- Selección de software de gestión de relaciones con los clientes
- Evaluación de servicios financieros o beneficios para empleados
- Elegir un arquitecto para un nuevo proyecto de construcción
Escenarios que se prestan mejor a métodos alternativos de adquisición
Debido al nivel de detalle y tiempo requerido para el abastecimiento estratégico, algunas circunstancias simplemente no serán adecuadas para el proceso. Aquí hay un par de tales casos.
- Encontrar una solución de gestión de proyectos para un solo departamento es un ejemplo de adquisición de bajo valor y bajo riesgo.
- Recopilación de ofertas para cumplir con los requisitos de la política cuando ya existe una fuerte preferencia por un proveedor específico
- Pruebe una luz RFP para una compra transaccional normal de suministros de oficina.
- Considere una solicitud de información (RFI) mientras recopila ideas, cotiza y organiza una compra futura.
- Usar una solicitud de calificaciones (RFQ) para encontrar al mejor experto para consultar sobre un esfuerzo de marketing.
- Obtener el mejor trato en una transacción simple: considere una solicitud de cotización (RFQ).
¿Quién participa en el proceso de abastecimiento estratégico?
Una variedad de empleados y departamentos dentro de su empresa participarán en sus iniciativas de abastecimiento estratégico. Por lo general, el departamento de adquisiciones posee y administra el proceso. Para fomentar la especialización en esta área, muchas empresas han desarrollado recientemente puestos de gerente de abastecimiento estratégico.
Como ocurre con la mayoría de los proyectos de adquisición, inevitablemente otras partes estarán involucradas. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de adquisición de CRM, estarían involucradas las partes interesadas de ventas, marketing y operaciones. Además, la tecnología legal, financiera y de la información se involucra con frecuencia.
Finalmente, prácticamente todos los esfuerzos de abastecimiento estratégico requerirán la aprobación y evaluación ejecutivas.
Abastecimiento estratégico: cómo hacer la transición
Una iniciativa de adquisición a la vez, se implementa el abastecimiento estratégico. Puede parecer un cambio significativo al principio, pero los elementos del proceso se sentirán familiares. De hecho, el abastecimiento estratégico y la adquisición tradicional comparten una serie de principios.
Avanzará a través del ciclo de abastecimiento estratégico a medida que encuentre compras o relaciones con proveedores actuales que se ajusten al enfoque, comenzando con el análisis de gastos, luego con la selección de proveedores y, en última instancia, con el compromiso continuo.
Herramientas de abastecimiento estratégico
El software de abastecimiento estratégico es esencial para las empresas que priorizan los ahorros en adquisiciones. Estos sistemas, que a menudo están basados en la nube y son colaborativos, están diseñados para centralizar y automatizar el abastecimiento estratégico, aumentando la eficiencia y la eficacia.
Las características del software de abastecimiento estratégico pueden incluir:
- Gestión de proyectos
- Seguimiento de sus ahorros
- Distribución y evaluación de RFP digital
- Repositorio de plantillas RFP
- Recopilación y análisis de datos
- Colaboración tanto interna como externa
- Gestión de las relaciones con los proveedores.
- Gestión de las categorías
- mercado de proveedores
Conclusión
Finalmente, el abastecimiento estratégico es el proceso de recopilar información, colaborar con los mejores proveedores y garantizar el valor y la eficiencia continuos de la adquisición. Va más allá de las simples compras transaccionales y se enfoca en el panorama general: cómo ayudar a la empresa a lograr sus objetivos.
De manera similar, las alianzas de proveedores formadas como consecuencia del abastecimiento estratégico ayudan a superar los obstáculos a medida que surgen, al mismo tiempo que aumentan los resultados y reducen los costos.
Las complejidades del abastecimiento estratégico, por supuesto, diferirán de una empresa a otra. Sin embargo, la base y los objetivos del proceso permanecen sin cambios. Afortunadamente, puede comenzar sus esfuerzos de abastecimiento estratégico con un proyecto a la vez.
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Referencias
