Nada es absoluto tanto en los negocios como en la vida. El análisis de escenarios es el proceso estratégico para negociar la imprevisibilidad del futuro mediante el análisis de los impactos comerciales potenciales de eventos futuros y la consideración de posibles resultados alternativos. Además, la mayoría de los dueños de negocios usan el ejemplo del análisis de escenarios durante su proceso de toma de decisiones para descubrir el mejor de los casos y el peor de los casos mientras esperan ganancias o pérdidas potenciales. Siga leyendo para obtener información sobre el análisis de escenarios en Excel.
General
El análisis de escenarios es una práctica que permite a los expertos financieros examinar los eventos que probablemente sucedan en el futuro para poder predecir los posibles resultados. Este método les ayuda a realizar un análisis de riesgo y comprender mejor las finanzas de su empresa. Por lo general, el objetivo del análisis de escenarios es comprender los posibles cambios en el flujo de caja o la valoración empresarial. También conocido como "planificación de escenarios" o "pensamiento de escenarios", este método también ayuda a las organizaciones a evitar pérdidas potenciales a largo plazo y atraer a más inversores.
Pasos involucrados en la planificación y el análisis de escenarios
El proceso de desarrollar escenarios y luego realizar negocios de acuerdo con la información que revelan los escenarios facilita la identificación y el desafío de hipótesis cuestionables. También expone áreas de vulnerabilidad y permite una sólida planificación y preparación para contingencias. Esto se debe a que permite probar y comparar opciones estratégicas. Los escenarios también ayudan a las empresas a centrar su atención en las tendencias e incertidumbres que probablemente tendrán el mayor impacto potencial en su futuro. Siga estos pasos al realizar la planificación y el análisis de escenarios para su organización:
#1. Elija un marco de tiempo
Para realizar su análisis de escenario, primero establezca un marco de tiempo para su evaluación. Por ejemplo, David, el dueño de una compañía telefónica, puede optar por mirar un escenario de cinco años ya que espera que su compañía telefónica duplique sus ganancias en los próximos cinco años. Luego reflexiona sobre las condiciones para el conjunto de tiempos elegido para ver qué cambios ocurrieron para ayudarlo a predecir cambios futuros. Entonces, David miraría los últimos cinco años y consideraría los cambios que ocurrieron en el entorno, como la economía o el gobierno. Al elegir su marco de tiempo, considere lo que espera lograr. Hay factores que podrían afectar su marco de tiempo, que incluyen,
- El ciclo de vida de tu producto
- Avances tecnológicos
- Condiciones políticas en tu país
- El análisis de tu competencia
#2. Identificar fuerzas externas
Determine qué grandes cambios es probable que ocurran en la sociedad que puedan afectar a su empresa. Para hacer esto, realice un análisis ambiental o PESTLE para observar factores como las políticas gubernamentales. David puede analizar factores como las tendencias sociales que hacen que más personas compren teléfonos.
#3. Encuentre incertidumbres críticas
De su lista de factores impulsores, seleccione dos incertidumbres o riesgos críticos con el mayor impacto potencial en su negocio. Luego considere el extremo de cada incertidumbre. En la situación de David, puede destacar las siguientes incertidumbres:
- El potencial de los teléfonos de la competencia
- Renta disponible de los consumidores
#4. Originar un escenario
Cree un gráfico con su primera incertidumbre crítica en el eje x y su segunda incertidumbre crítica en el eje y. Cada extremo del gráfico representa un extremo diferente de incertidumbre, creando cuatro escenarios separados. En el gráfico de David, colocaría la presencia de un competidor telefónico en la parte superior de su eje y y la ausencia de un competidor telefónico en la parte inferior de su eje y. Para el eje x de David, colocaría a los consumidores sin ingresos disponibles en el lado izquierdo y a los consumidores con muchos ingresos disponibles en el lado derecho.
#5. Evaluar un escenario
Después de crear un escenario, reúnase con su equipo para evaluar las implicaciones de cada escenario. Trate de determinar en qué escenario se encuentra actualmente su organización y en qué dirección puede moverse en el marco de tiempo designado. Una vez que tenga una idea general del futuro de su organización, considere qué preparativos puede hacer para manejar el escenario que se avecina.
#6. Actualizar políticas y estrategias en consecuencia
Realice ajustes a sus políticas y estrategias actuales en función de la evaluación de su escenario. Sus escenarios pueden ayudarlo a tomar decisiones basadas en la dirección que parece tomar su empresa. Al observar su escenario futuro, puede planificar cómo su negocio puede necesitar adaptarse. En general, la planificación de escenarios como proceso no se trata solo de prepararse para un desastre, sino que también se puede usar de manera muy efectiva para identificar mejores formas de hacer las cosas, mejorar la eficiencia operativa y encontrar ahorros de costos.
Análisis de escenarios en Excel
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y sustituye automáticamente en su hoja de trabajo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores como escenarios y luego cambiar entre estos escenarios para ver los diferentes resultados. Cuando se trata de usar el análisis de escenarios en Excel, primero debe saber qué es un escenario y cómo se usa. Un escenario es un conjunto de diferentes valores en Excel que creas y guardas para ver resultados basados en cada uno de ellos. Puede tener hasta 32 valores diferentes para cada escenario, y cada vez que cambie un valor, el resultado cambiará automáticamente en función de eso.
Por lo tanto, Microsoft Excel le permite administrar, analizar y comparar datos para ayudarlo a avanzar en su carrera. Algunas funciones de Excel, como el administrador de escenarios, pueden permitirle tomar decisiones comerciales sólidas y predicciones basadas en diversas situaciones. Es decir, comprender cómo usar esta función puede ayudarlo a avanzar en su carrera empresarial a medida que desarrolla habilidades de análisis de datos.
Cómo usar el análisis de escenarios en Excel
Siga los pasos para usar el análisis de escenarios en Excel,
#1. Encuentre el administrador de escenarios
Para usar el análisis de escenarios en Excel, comience usando el administrador de escenarios, para ubicarlo en Excel. En la parte superior de la pantalla, puede seleccionar "Datos". A partir de ahí, identifique el icono "Análisis de qué pasaría si" y haga clic en el menú desplegable junto a él. Desde el menú, seleccione la opción "Administrador de escenarios".
#2. Ingresar información en la hoja de cálculo
Para convertir un conjunto de valores en un escenario, ingrese sus datos en la hoja de cálculo. Un escenario puede tener un máximo de 32 celdas cambiantes, por lo que suele ser útil preparar esta información antes de comenzar este proyecto. Puede comenzar ingresando las celdas cambiantes, que representan los valores que componen el escenario. Una vez hecho esto, ingrese estas celdas cambiantes, y puede agregar una fórmula para reflejar cómo las celdas cambiantes se relacionan entre sí. Para ingresar una fórmula, seleccione la celda donde desea insertar sus cálculos y escriba el signo igual. Luego, puede agregar el resto de la fórmula.
#3. Crear un escenario
Para usar el análisis de escenarios en Excel, seleccione la opción "Agregar" en el administrador de escenarios. En algunas versiones de Excel, esta opción puede parecer un signo más. Una vez que se abre la pantalla "Agregar", puede ingresar el nombre de su escenario en la sección "Nombre del escenario". Considere un nombre descriptivo que pueda reconocer fácilmente a medida que analiza cada conjunto de valores. Luego, para nombrar su escenario, puede ingresar los nombres de sus celdas cambiantes en la sección "Celdas cambiantes", separados por una coma. Según las preferencias de una empresa, también puede seleccionar "Prevenir cambios" para protegerse contra las ediciones de escenarios. Una vez que hayas hecho esto, presiona el botón “OK” para generar el escenario.
#4. Crear otro escenario
Una vez que haya creado un escenario, puede seguir pasos similares para crear otro. Para comenzar, puede agregar los nuevos valores a las celdas modificadas de antes. Por ejemplo, puede reemplazar los costos operativos más altos posibles con los más bajos. Dado que la celda de la fórmula seguirá siendo la misma para cada conjunto de valores, puede dejarla sin editar. Desde allí, puede abrir el administrador de escenarios y agregar o nombrar un nuevo escenario.
#5. Combina los escenarios
Con el uso de un administrador de escenarios, puede agregar varios escenarios de diferentes fuentes para comparar y analizar los datos. Para comenzar, reúna todas las hojas de cálculo relevantes que contengan escenarios. Verifique que todos los participantes escribieron escenarios en el mismo formato de celda para que pueda simplificar una comparación de datos. Después. puede abrir el administrador de escenarios y seleccionar la opción "Fusionar". Cuando aparezca una lista de posibles escenarios, elija los que le gustaría fusionar y seleccione el botón "Aceptar". Esta acción coloca todos los escenarios en una hoja de trabajo.
#6. Generar un informe de resumen de escenario
Antes de usar el análisis de escenarios en Excel, cree un informe de resumen de escenarios para comparar los resultados de varios escenarios en paralelo. Esto puede crear una representación clara de los posibles resultados de cada escenario. La información resumida puede ayudar a una organización a visualizar los efectos de diferentes valores o variables.
Para hacer esto, abra el administrador de escenarios y seleccione "Resumen". A partir de ahí, puede elegir un "resumen de escenario" o una "tabla dinámica". Esto le permite colocar grandes conjuntos de datos dentro de filas o columnas en la misma celda. El siguiente paso es verificar que la sección "Celdas de resultados" contiene las celdas de fórmula dentro de su escenario y hacer clic en "Aceptar" para generar el informe.
Ejemplo de análisis de escenario
Ser capaz de pensar en diferentes escenarios y luego dar vida rápidamente al análisis financiero en un modelo es clave. Y si bien eso no es fácil, los mejores equipos financieros pueden tener una buena idea de hacia dónde se dirige el negocio con una planificación ágil y flexible. Aquí hay algunos ejemplos de análisis de escenarios que muestran cómo puede pensar y encajar diferentes situaciones en sus ciclos de planificación.
Ejemplo 1: Planificación de la plantilla de ventas
La previsión de ingresos es el punto de partida de toda planificación financiera, por lo que el recuento de ventas es uno de los casos de uso más comunes para el análisis de escenarios. Por lo tanto, al crear su modelo de capacidad de ventas, primero descubra sus parámetros de ingresos en función de la cantidad de nuevos representantes de ventas que planea contratar.
Si establece su suposición para el logro de la cuota en función de los datos históricos, tendrá un escenario establecido como caso base para el crecimiento de los ingresos. Pero, ¿y si su plan de contratación se queda corto? Aquí es donde comienza a desarrollar diferentes ejemplos de análisis de escenarios. Con estos hallazgos, puede expandirse a múltiples escenarios con un análisis hipotético más granular:
- ¿Qué pasa si no alcanzamos los objetivos de contratación en nuestro marco de tiempo?
- ¿Qué sucede si las velocidades de incorporación y rampa son más lentas o más rápidas?
- ¿Qué pasa si contratamos a cinco representantes adicionales (por encima del plan de personal original)?
- ¿Qué pasa si la tasa de rampa de nuestro representante de ventas es un 20 % más larga de lo esperado y cómo afecta eso a los objetivos generales de ingresos?
No importa qué tan bueno sea para hacer pronósticos, cualquiera de estas preguntas hipotéticas podría descarrilar sus planes. Y el trabajo de finanzas es proporcionar a los ejecutivos, socios comerciales y partes interesadas clave una imagen completa de todos los resultados potenciales y escenarios futuros. Cuando puede actualizar rápidamente un modelo para responder a estas preguntas, se coloca en una posición para tomar decisiones más informadas sobre cuándo ser agresivo con la contratación y cuándo es un mejor momento para ser más conservador.
Ejemplo 2: Planificación del espacio de oficinas
La planificación del espacio de oficinas es un ejemplo clásico de análisis de escenarios, donde los analistas financieros y los líderes realizan análisis de escenarios. Pero en el proceso de una pandemia global y el cambio hacia el trabajo remoto, el proceso de pensamiento ha cambiado. Dicho esto, el espacio de oficinas y la expansión siguen siendo consideraciones importantes. ¿Qué pasaría si abriera nuevas oficinas en dos ciudades diferentes? Deberá determinar los costos del personal nuevo (como los gerentes de oficina), los costos de los nuevos equipos para el número de empleados ampliado y el costo de los pies cuadrados para acomodar los planes de número de empleados.
Puede establecer el análisis de escenario de ejemplo del peor de los casos preguntando: "¿Qué pasa si nadie usa el espacio?" lo que lleva a considerar lo que costaría romper el contrato de arrendamiento. Su mejor caso, por supuesto, es que las personas utilicen el espacio, donde reservarían un tiempo para visitar un espacio de oficina o entrarían regularmente, y podría renegociar un mejor contrato de arrendamiento en el futuro. Y si su equipo es remoto, debe considerar los costos de transporte y alojamiento para cualquier colaboración en persona en estos nuevos espacios.
Ejemplo 3: Planificación de lanzamiento de productos
Este ejemplo de análisis de escenarios es crucial para las nuevas empresas. No hay ingresos iniciales, pero debe demostrar que el producto se ajusta al mercado. Debido a que no está ganando dinero a medida que demuestra que el producto encaja en el mercado, el pensamiento de escenarios se trata de proyectar su flujo de efectivo a medida que planifica los lanzamientos de productos y los movimientos de comercialización. Hay dos lados a considerar en este ejemplo de análisis de escenarios desarrollando su producto y promocionándolo.
La planificación comienza con conversaciones profundas con ingeniería sobre el número de empleados. Esto se debe a que deberán alcanzar los objetivos de lanzamiento de productos y comercializar sus planes para generar demanda. No es fácil lograr ese equilibrio, pero realizar ejercicios de análisis de escenarios tanto en el lado de la ingeniería como en el del marketing lo ayudará a comprender cómo todos los posibles resultados futuros impactan en su pista.
¿En qué se parecen la sensibilidad y el análisis de escenarios?
El análisis de escenarios y de sensibilidad son métodos útiles que permiten a los gerentes financieros y directores financieros evaluar el impacto de estos cambios potenciales. En otras palabras, les permite comprender los impulsores clave de una empresa y cómo responderán a los cambios que probablemente ocurran.
Importancia de realizar análisis de escenarios
Hay muchas razones por las que los gestores e inversores realizan este tipo de análisis. Predecir el futuro es un negocio inherentemente riesgoso, por lo que es importante explorar tantos casos diferentes de lo que podría suceder como sea razonablemente posible.
#1. Planificación futura
Esto les da a los inversores una mirada a los rendimientos esperados y los riesgos involucrados al planificar futuras inversiones. El objetivo de cualquier empresa comercial es aumentar los ingresos con el tiempo, y es mejor utilizar el análisis predictivo cuando se decide incluir una inversión en una cartera.
#2. Proactivo
Las empresas pueden evitar o disminuir las pérdidas potenciales que resultan de factores incontrolables al ser agresivamente proactivas durante los peores escenarios y al analizar eventos y situaciones que pueden conducir a resultados desfavorables. Como dice el refrán, es mejor ser proactivo que reactivo cuando surge un problema.
#3. Evitar el riesgo y el fracaso
Para evitar malas decisiones de inversión, el análisis de escenarios permite a las empresas o inversores independientes evaluar las perspectivas de inversión. El análisis de escenarios también tiene en cuenta las mejores y peores probabilidades para que los inversores puedan tomar una decisión informada.
#4. Proyección de rendimientos o pérdidas de inversión
El análisis hace uso de herramientas para calcular los valores o cifras de ganancias o pérdidas potenciales de una inversión. Esto brinda datos concretos y medibles en los que los inversores pueden basar los enfoques que toman para (con suerte) un mejor resultado.
Referencias
- .en efecto.
- .mosaico
- instituto de finanzas corporativas
- ciencia directa.
- ibm.
- PLAN DE MANEJO DE CRISIS: Pasos para manejar una crisis
- HERRAMIENTAS GRATUITAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS EXCEL: todo lo que necesita saberw
- Definición de Key Money: ¿Qué es Key Money? (+ Guía Rápida)
- Definición de Key Money: ¿Qué es Key Money? (+ Guía Rápida)
- Herramientas de gestión de proyectos Excel gratis: todo lo que necesita saber, tipos y herramientas gratuitas para usted
