El alcance del proyecto es un desglose completo de todas las facetas de un proyecto, incluidas todas las tareas asociadas, los materiales, los plazos y los entregables, así como los límites del proyecto. Las probabilidades de éxito aumentan cuando el objetivo de su proyecto está bien definido. Esto le ayudará a gestionar las expectativas de las partes interesadas y garantizar que todos los componentes del proyecto estén alineados con los objetivos. Aquí hay algunos detalles importantes sobre la definición del alcance del proyecto, cómo escribirlo y la importancia de su gestión y declaración.
Alcance del proyecto
El alcance del proyecto es parte de la planificación de un proyecto que implica hacer una lista de los objetivos, entregables, tareas, costos y plazos exactos del proyecto. Una declaración de alcance, o términos de referencia, es un documento que describe los parámetros de un proyecto. Establece las reglas para el proyecto, asigna un trabajo a cada miembro del equipo y establece reglas para validar y aprobar el trabajo terminado.
La declaración del alcance del proyecto
La declaración del alcance del proyecto es un documento importante que describe los objetivos principales del proyecto y explica su motivación para comenzar. Por lo general, se incluyen en las declaraciones de objetivos del proyecto.
- La declaración de trabajo de un proyecto (SoW) es un resumen completo de todo el trabajo que debe realizar un equipo de proyecto y cualquier factor significativo que pueda tener un impacto en la conclusión.
- Los recursos, los desafíos de adquisición, el tiempo y la falta de información son algunas de las limitaciones que podrían limitar o dañar los resultados del proyecto.
- Todos los elementos que se excluyen del alcance del proyecto y sus entregables se conocen como exclusiones del alcance.
- La fecha precisa de entrega o finalización se especifica a través de hitos.
- Los entregables finales del proyecto, como un informe, una función de software, información o análisis de procesos, o un bien o servicio del cliente.
- Estándares de aceptación con definiciones claras de cómo se medirá el éxito
- Aprobación definitiva en la que el cliente certifica que la declaración de alcance es veraz y completa y que se han tenido en cuenta todos los criterios al firmarla.
Pasos clave para definir el alcance de su proyecto
La gestión exitosa de proyectos depende de determinar con precisión el objetivo de un proyecto. Los procedimientos para definir el alcance de su proyecto se enumeran a continuación.
- Cree una declaración de alcance con las partes interesadas clave para definir lo que se cubre. La participación de las partes interesadas ayuda a evitar perder detalles cruciales.
- Determinar, registrar y compartir supuestos. Las suposiciones son los hechos subyacentes del proyecto. Durante la etapa de planificación de un proyecto, las suposiciones son para dar una cifra aproximada del precio y el tiempo para completar el objetivo del proyecto.
- Obtenga la aceptación de las partes interesadas que se verán más afectadas por la declaración de alcance para asegurarse de que todos estén en la misma página.
Ejemplo de alcance del proyecto
Imaginemos que eres un gerente de proyecto que establece los parámetros para un proyecto de marketing de contenido. Este es un ejemplo de una declaración de objetivos de proyecto muy básica.
- Introducción. Para la web de la empresa XYZ con el fin de dar a conocer su marca, se está realizando este proyecto de marketing de contenidos con el objetivo de redactar un artículo.
- Parámetros del proyecto. La investigación, la planificación de contenido, la redacción del artículo y la publicación en el sitio web de XYZ en el blog de XYZ son parte de este proyecto. Para el mes de abril de 2020, también implicará la publicación de la pieza en las redes sociales. Joe Smith, de la compañía ABC, supervisará todas las operaciones.
- Entregables del proyecto. Un entregable del proyecto consiste en una pieza completa de 1,000 palabras que se entregará a [email protected] antes de la fecha límite.
- Normas de aceptación de proyectos. Antes de que se publique el artículo final, Jane de XYZ Company lo evaluará y aprobará.
- Excluyendo el proyecto. En este proyecto no se utilizará el pago por la investigación de proveedores externos o los servicios contratados.
- Restricciones en el proyecto. Problemas de comunicación, modificaciones de alcance y problemas técnicos son algunos ejemplos de limitaciones.
¿Qué es la gestión del alcance del proyecto?
Como parte del proceso de planificación, la gestión del alcance del proyecto es un método que ayuda a identificar y registrar una lista de todos los objetivos, entregables, fechas de vencimiento y presupuestos del proyecto. Los grandes proyectos suelen sufrir cambios a medida que pasan por la gestión de proyectos.
Cuando los equipos de proyecto comienzan con un objetivo, es más fácil administrar y realizar cambios.
La importancia de la gestión del alcance del proyecto
Una de las tareas más difíciles para un gerente de proyecto es gestionar las expectativas de los clientes y las partes interesadas. además, cuando el objetivo del proyecto es claro, los gerentes pueden mantenerse al día y cumplir con todos los plazos.
- Requisitos adaptables
- Cambiar el rumbo del proyecto una vez que ya ha comenzado
- Darse cuenta de que el resultado no fue el esperado al final
- Exceder el presupuesto discutido
- Incumplimiento de los plazos del proyecto
La gestión eficaz de los objetivos del proyecto le brinda una imagen completa de las necesidades de tiempo, mano de obra y costos del proyecto. Además, hacer la distinción entre lo que se requiere y lo que no es útil para completar el proyecto. Además, el objetivo del proyecto en la gestión de proyectos también crea los factores de control del proyecto para abordar los componentes que podrían cambiar durante el ciclo de vida del proyecto.
Proceso de gestión del alcance del proyecto
Hablemos de los seis procedimientos involucrados en la determinación precisa del alcance del proyecto:
#1. Gestión del alcance de la planificación
En primer lugar, produce un documento de plan de alcance en la etapa inicial de la gestión del alcance del proyecto, que luego puede usar más adelante. El documento ayuda principalmente a establecer, administrar, validar y regular el alcance del proyecto.
#2. Recopilación de requisitos
La siguiente fase es determinar las demandas y expectativas de las partes interesadas. Con entrevistas, encuestas y grupos focales, registrará los requisitos, metas, presupuestos y entregables del proyecto.
#3. Delinear el alcance
Además, ahora debe describir el producto o servicio del proyecto en detalle. Después de eso, tendrá una declaración de objetivos del proyecto que puede usar a lo largo del proyecto.
#4. Creación de una estructura de desglose del proyecto
Las estructuras de desglose del proyecto coordinan y asignan tareas del proyecto a los miembros del equipo. Incluye una lista de los entregables necesarios y sus correspondientes fechas de vencimiento.
#5. Verificación del alcance
En este paso, informará a los ejecutivos del proyecto y a las partes interesadas sobre el objetivo y los entregables que ha escrito. Además, esto le ayudará a obtener las aprobaciones que necesita. la validación de objetivos debe realizarse antes de iniciar el proyecto para identificar los problemas con prontitud.
#6. Administrar el alcance
Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que el proyecto siempre se mantenga dentro de los límites del alcance definido desde el momento en que comienza. Si es necesario realizar algún cambio, se debe utilizar el procedimiento de control de cambios adecuado.
¿Cuáles son los 3 aspectos del alcance del proyecto?
#1. Definicion del alcance
Los equipos de proyecto son los que primero deciden sobre el alcance de un proyecto. Además, el proyecto no se considerará exitoso y completo hasta que se hayan entregado todos los elementos incluidos en el alcance. Además, debido a que puede comprender los objetivos generales y comenzar a desglosar los requisitos en componentes más manejables para la programación, la descripción del alcance es útil para la planificación.
#2. Descomposición del trabajo/WBS.
La descomposición del trabajo es el siguiente componente importante de la gestión del alcance del proyecto. Además, esto ocurre como resultado de la división del equipo del proyecto de los componentes del alcance del proyecto en unidades más manejables. Los paquetes de trabajo se refieren a estas divisiones.
#3. Gestión del alcance.
Como último paso, el alcance también debe gestionarse activamente. Junto con otros miembros del equipo y el patrocinador del proyecto, el gerente del proyecto a menudo se encarga de esto. Los cambios en el alcance se estudian, comprenden y preparan a través del proceso de gestión del alcance. A lo largo de un proyecto, es típico que el objetivo varíe.
¿Cuáles son las 5 partes de un plan de alcance del proyecto?
El alcance del proyecto, o “la carne y las papas” de un proyecto, es un resumen de las condiciones de toda la empresa. Las cinco partes de una declaración efectiva del alcance del proyecto son metas, objetivos, entregables, un plan de trabajo, costos y plazos. Además, delegó tareas y responsabilidades.
¿Cuáles son los seis elementos del alcance?
Los seis elementos básicos de una buena declaración del alcance son la descripción del alcance del producto, los criterios de aceptación, los entregables, las exclusiones del proyecto, las restricciones y las suposiciones. Una declaración de alcance bien escrita es esencial para un proyecto exitoso.
¿Cuáles son los dos tipos de gestión de proyectos?
Hay dos enfoques diferentes de gestión de proyectos:
#1. Definición del producto
El alcance de un producto o servicio describe sus características y capacidades. Estos criterios incluyen tamaño, material y función. El propósito y el uso son factores funcionales.
El resultado real, o la oferta, es el énfasis del alcance del producto. Aquí está el producto final. Un “producto” es un servicio u objeto de uso del cliente. Es importante destacar que el alcance del producto a menudo se considera al evaluar el progreso y el resultado de un objeto.
#2. Alcance del proyecto
Sin embargo, el alcance del proyecto incluye esfuerzos de entrega de productos o servicios. El alcance del proyecto describe cómo completar la misión. Documente los objetivos, los entregables, las tareas, los participantes, las fechas de vencimiento y los hitos del proyecto.
El alcance del proyecto describe lo que el alcance del plan no incluye, estableciendo así los límites del proyecto. Se puede incluir el presupuesto o los recursos que están disponibles para el proyecto. El alcance del proyecto puede incluir detalles sobre el plazo del proyecto y las asignaciones de tareas.
Conclusión
En conclusión, tener una comprensión clara del alcance del proyecto es crucial para llevar a cabo la implementación de un nuevo proyecto o producto de manera efectiva. Además, el objetivo es una idea muy importante para los gerentes de proyecto y las organizaciones en su conjunto porque brinda una visión completa de las actividades y los activos de una empresa.
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Referencia
