Comprar cosas desde la comodidad de su hogar, oficina o en cualquier lugar ahora es más fácil, mejor y sin estrés con un orden funcional para el flujo de proceso de efectivo. Todo lo que tiene que hacer es dirigirse a Amazon o al sitio web en el que desea comprar, realizar un pedido, completar la información necesaria y esperar su entrega en un tiempo récord. El proceso de pedido a efectivo, SAP ERP y otro software hacen que esto sea relativamente fácil. El flujo del proceso de pedido a efectivo no solo garantiza que un cliente obtenga lo que quiere a tiempo; también mejora la eficacia de una empresa desde el registro de transacciones hasta la realización de asientos contables y la notificación a la oficina para reabastecer los inventarios. Oye, te encantaría saber cómo funciona el orden del flujo de caja. Y esta es una descripción general del proceso OTC y cómo funciona.
¿Qué es el proceso Order to Cash?
El proceso del pedido al cobro es el flujo de actividades desde que un cliente solicita un producto o servicio hasta la entrega de los artículos. Incluye todos los pasos desde el momento en que un cliente realiza un pedido de bienes o servicios hasta que el cliente recibe el artículo y la empresa también recibe el pago. En general, detalla todas las actividades, desde los pedidos de venta hasta los pagos de los clientes, incluso hasta el cobro del artículo y cómo su empresa gestiona la transacción. Esto se debe a que el ciclo del pedido al efectivo implica cómo su empresa recibe, procesa, administra y cumple con los pedidos de los clientes.
Esto puede incluir la emisión de facturas, el envío, el cobro de pagos y la elaboración de informes sobre toda la transacción. Además, existen límites a los impactos de OTC en las empresas. Esto se debe a que tiene una gran influencia en los negocios y fortalece la relación entre usted y su cliente si se maximiza. Cualquier ineficiencia entre el momento en que un cliente ordena su producto o servicio y el momento de la entrega eventualmente conducirá a un resultado negativo para su negocio.
Razones por las que las empresas maximizan el flujo de proceso de pedido a efectivo
El flujo del proceso de pedido a efectivo es un inventario financiero clave que todo negocio en línea debe integrar en su sistema de gestión. Aparte de que es un sistema diseñado para funcionar con total precisión, es súper rápido, almacena datos y transfiere registros al instante, entre otros beneficios. Por lo general, las mercancías se envían posteriormente cuando el pedido se registra en el libro mayor de ventas. Registra cada transacción en los asientos contables correctos. Por último, en la cadena de suministro, la reposición automática de pedidos a través de la sistema ERP se activa para garantizar que el inventario se vuelva a llenar para futuras ventas.
Guía completa sobre el flujo de proceso del pedido al efectivo
Las siguientes son las guías paso a paso sobre cómo debe ser un flujo de proceso efectivo de pedido a efectivo.
1. Recepción y gestión de pedidos
Una vez que un cliente solicita bienes o servicios de su organización, el ciclo o los flujos del proceso de efectivo a pedido comienzan de inmediato. Es fundamental contar con un buen sistema de gestión de pedidos (OMS) para evitar retrasos en el envío de los pedidos de los clientes. Ya sabes, volver a ingresar un pedido puede no ser algo que a un cliente le guste enfrentar a menudo. Generalmente, los clientes pueden realizar sus pedidos a través de comercio electrónico, venta directa u otros medios posibles. Una vez hecho esto, el sistema de procesamiento de pedidos verifica los inventarios después de enviar el pedido para garantizar que los productos puedan enviarse a la ubicación designada por el cliente.
El sistema de gestión de pedidos está diseñado para enviarle notificaciones a usted o a su equipo inmediatamente después de realizar un pedido. Es ideal para resolver estas cosas temprano. ¿Por qué? Esto se debe a que su empresa puede tener muchos problemas si su sistema de gestión de pedidos no funciona correctamente. Imagine a un cliente que vuelve a ingresar un pedido con frecuencia, llama por demoras en el envío o recibe el producto incorrecto. ¡Arr! Nadie quiere eso. Para evitar esto, su OMS estima un plazo de entrega inmediatamente después de verificar la información de los clientes.
#2. Administrar crédito y pago
Dependiendo del método de pago que elija un cliente, y también para ver si el pedido fue aprobado en los términos de crédito existentes, se verificará la línea de crédito del cliente. Justo antes de eso, la mayoría de B2B se realiza a crédito. Con eso, hay suficiente tiempo para crear, recibir y pagar una factura sin demorar el cumplimiento del pedido. Evaluar cuidadosamente el crédito a tiempo reduce en gran medida los riesgos de pago. El OMS ayuda con este paso. Entonces, cuando un consumidor realiza un pedido, el sistema enviará el pago a través de un proceso de aprobación automáticamente. Si y cuando se aprueba el pago, el sistema lo aceptará o rechazará y luego procederá al cumplimiento. Sin embargo, esto es para clientes existentes. Los nuevos clientes tendrán que aceptar o rechazar la transacción.
#3. Prepárese para el envío
En esta etapa del proceso de pago contra pedido, se realiza la preparación para enviar el pedido de un cliente, ya sea de bienes o servicios. Si tiene un sistema eficaz, los pedidos estarán directamente vinculados a su software de pedidos. Esto significará que los encargados del almacén donde se almacenan los productos recibirán la información del pedido y lo prepararán tal y como lo demanda el cliente. Debe asegurarse de enviar los productos a tiempo para evitar demoras o que un cliente llame para informarle que no recibió el producto como se prometió. Independientemente del método que utilice, asegúrese de que su paquete esté preparado para el envío utilizando sus datos de cumplimiento. Esto garantizará que se envíe el artículo correcto a la ubicación del cliente.
#4. Generación de facturas y cuentas por cobrar
Dependiendo del sistema de pago que adopte, el procedimiento de cuentas por cobrar comienza cuando se realiza una venta y se despachan los productos. Si adopta un sistema que permite a los clientes pagar una vez que se realiza un pedido, no lo hará. Pero si sus clientes completan el pago del pedido inmediatamente después de que se realiza la entrega, debe establecer un sistema funcional que genere una factura, la entregue, realice un seguimiento y también la reconcilie con su libro mayor.
Una factura de cliente es un documento que enumera las cosas que se compraron, así como el precio al que se vendieron al cliente. Luego, una factura incluirá toda la información pertinente, como los artículos comprados, la información de pago, la fecha del pedido y la dirección postal. La facturación es otro paso crucial en el proceso del pedido al cobro. Hacerlo mal puede desanimar a un cliente. Imagine pedir productos por valor de $250 y recibir una factura de $2500. ¿Alarmante verdad? Puede obtener un software de facturación para ayudarlo a resolver esto. Una de las mejores formas de evitar discrepancias es crear una factura por cada pedido realizado.
#5. Recibir su pago
El método de pago aceptado por su empresa debe indicarse claramente en el momento de la compra y también en la factura. Cuando un cliente realiza un pedido, se genera un número de orden de compra. Un número de pedido de compra es una referencia de seguimiento común que garantiza que cada pago esté correctamente vinculado al pedido correspondiente. Además, también se utiliza para controlar y compensar los pagos.
La mayoría de las veces, los clientes pagan en línea mediante transferencias bancarias o múltiples opciones de pago, como transferencias electrónicas de fondos, pagos con tarjeta de crédito o débito. Si bien puede brindarles a los clientes la opción de enviar un cheque o giro postal, esto puede causar demoras. El envío de un cheque o giro postal es otro medio de pago en el que los clientes envían el pago y estos se cobran posteriormente. Sin embargo, puede recibir pagos más rápido si facilita que sus clientes paguen en línea.
Crear un sistema de pago fácil y súper rápido le da una ventaja. Por lo tanto, configure sus sistemas de facturación y gestión de pedidos para automatizar esta parte del ciclo. Finalmente, haga que su personal de cuentas por cobrar se comunique con los clientes si hay un problema con el cobro de pagos. Los problemas con el pago incluyen los siguientes: retraso en el pago, falta total de pago debido a un error que ocurrió después de la facturación, etc. Hay pocos casos de saldos impagos pendientes, pero estos se cancelan como deuda incobrable o se remiten a una agencia de cobranza de terceros.
#6. Gestión de datos y análisis e informe
Si su negocio eventualmente escalará a través de este proceso, debe priorizar informes y análisis de datos. Asegúrese de incluir el sistema de planificación de recursos empresariales de SAP en su pedido para procesar el inventario de efectivo para una gestión de datos eficaz. El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP lo ayuda a colaborar entre sistemas para identificar niveles de existencias, completar pedidos y desencadenar nuevos pedidos.
¿Como funciona?
Un pedido comercial para procesar el efectivo del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP está diseñado de tal manera que cuando se completan los pedidos, el sistema de facturación debe aceptar un disparador para generar una factura. Luego, el sistema recupera datos sobre el pedido, verifica los límites de crédito del cliente y los términos de pago acordados, y luego genera y entrega una factura al contacto correcto.
Además, para garantizar que los pagos se reconcilien con el pedido correcto, el mecanismo de cobro de pagos debe estar vinculado al libro de compras. Además, todos estos pasos están automatizados en el proceso de pedido a cobro para aumentar la eficiencia y la precisión. También podrá asegurarse de que está llenando y enviando los pedidos a tiempo con precisión para sus consumidores al mismo tiempo que aumenta sus ingresos.
Proceso de pedido a efectivo SAP
El proceso Order to Cash de SAP es un medio para crear un pedido de ventas para un cliente y cumplir con esos pedidos a través de la entrega. Aunque obtienes tu efectivo entre el pedido y la entrega. Antes de que un cliente haga un pedido, ciertas cosas deben estar en su lugar. Estos incluyen un sistema automatizado de datos y registros, un área de ventas, un sistema de pago, etc.
SAP tiene una función útil que replica datos de documentos de preventa a pedidos de venta. Con eso, los detalles de los clientes se almacenan en el inventario de ERP. ¿Qué implica esto? Significa que no será necesario que un cliente vuelva a ingresar la misma información en el sistema SAP ERP cada vez que desee realizar un pedido. Esto a su vez acelera las operaciones de ventas de una empresa.
Etapas en el proceso Order to Cash SAP
En general, hay cuatro etapas principales de actividades que tienen lugar en un proceso típico de pedido a pago de SAP.
- Actividades de preventa
- procesando orden
- Envíos
- Facturación
Proceso SAP OTC: actividades de preventa
Las actividades de preventa ocurren antes de que se complete una transacción de venta. Esto lo convierte en el primer paso en el proceso de SAP ERP. Los siguientes procedimientos y documentos forman parte de las actividades de preventa del proceso de pedidos de SAP para cobrar.
#1. Consulta
El primer paso en las actividades de preventa es una consulta. Aquí, un cliente pregunta sobre el precio y el servicio del producto. Se genera un número de consulta una vez que un cliente envía una consulta. Generalmente, VA11 es el código de transacción utilizado para crear una consulta. Aunque el proceso de SAP comienza con una consulta, este proceso no tiene impacto en las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, no genera asientos contables. Consultar sobre un producto o servicio en el inventario de SAP no obliga al cliente a realizar un pedido. Sin embargo, la información se puede guardar como un documento en SAP.
#2. Cita
Una cotización es un documento que describe la oferta de una empresa a los clientes. Es más como una cotización de precio. El documento de cotización incluye productos, precios y otra información como colores y tallas en el caso de los zapatos. Un cliente puede generar una cotización de un producto o servicio incluso sin tener el número de referencia de la consulta. Además, el código de transacción VA21 genera una cotización.
#3. Crear contrato
Un contrato es un acuerdo escrito entre una corporación y un cliente para proporcionar productos o servicios por un período determinado y bajo circunstancias específicas.
#4. Acuerdo de programación
Un acuerdo de programación es un acuerdo legal entre una corporación y un cliente para ofrecer artículos o servicios con cantidades y fechas de entrega. El sistema automatizado SAP ERP cruza la información del cliente y fija una posible fecha de entrega en base a la información proporcionada.
Proceso SAP OTC: proceso de pedido
En el proceso de pedido, tenemos la orden de venta. La orden de venta entra en juego inmediatamente después de que un cliente realiza un pedido de productos o servicios.
#1. Órdenes de venta
Una orden de venta es un documento que registra la solicitud de bienes o servicios de un cliente. Si su empresa incluye los pasos de consulta y cotización, la orden de venta aparece a continuación. El código de transacción que genera una orden de venta es VA01. Una característica clave del sistema de pedido al cobro de SAP es que se puede realizar un pedido de venta sin una referencia de cotización. Generalmente, el documento de pedido de cliente contiene una amplia gama de información. Estos incluyen lo siguiente;
- Información de precio
- Información de facturación: esto incluye las condiciones de pago y la gestión de riesgos.
- Información del producto y/o servicio
- Información de entrega: Esto incluye la fecha y la cantidad de bienes y/o servicios.
- Información sobre el envío. Esto incluye la ruta de envío.
Proceso SAP OTC: envío
El envío en el proceso de pedido a efectivo de SAP tiene que ver con la entrega de bienes o servicios a la dirección del cliente.
Para que se produzca la entrega, se necesita el documento de entrega saliente de SAP. El documento de entrega saliente de SAP es un documento que permite enviar artículos a un cliente específico. Este documento es bastante útil para realizar las distintas actividades relacionadas con el envío. El código de transacción para el envío o la entrega del proceso de pedido a efectivo de SAP ERP es VL01. Un documento de entrega saliente típico incluye lo siguiente;
- Empaque
- Recogida y Confirmación. Esto es en realidad para verificar una orden de transferencia.
- Transporte y entrega (Documento de envío)
- Publicar salida de mercancías IGP
Proceso SAP OTC: Facturación
La facturación es la última etapa de las actividades de preventa. También implica el uso del documento de facturación. Un documento de facturación sirve como base para crear facturas de clientes. Generalmente, hay dos formas de facturar y recibir el pago de los clientes. El primero es enviar la factura con los bienes y servicios. De esta forma, los clientes pagan después de recibir la mercancía. Es la forma más común en el proceso de pedido a cobro de SAP.
El segundo es integrar un sistema de pago antes del sistema de entrega. De esta manera, las personas pagan por adelantado, tan pronto como hacen un pedido. El proceso de pedido a cobro de SAP ERP hace posible que la automatización de facturas contabilice automáticamente las entradas. Tan pronto como SAP ERP anota el pago de un cliente, carga la cuenta del cliente, la cuenta de efectivo de crédito y el impuesto de crédito. Además, el código de transacción para la facturación es VF01. El documento de facturación hace lo siguiente;
- Crea facturas
- También crea notas de crédito y débito.
- Cancele todos los documentos de facturación que ya se hayan preparado.
- Publica automáticamente en la cuenta de mayor con la integración de SAP
Proceso SAP OTC: entre entrega OTC y etapa de facturación
La entrega y la facturación son etapas del proceso del pedido al cobro. Sin embargo, existe una actividad clave que tiene lugar entre la entrega y la facturación del pedido de un cliente. Esta es la IGP posterior a la salida de mercancías.
¿Qué es la IGP posterior a la salida de mercancías?
Cuando un cliente hace un pedido, recibe los artículos en la puerta de su casa. ¿Alguna vez te has preguntado de dónde vienen los dioses? Sí, el almacén. La salida posterior de mercancías es la etapa OTC en la que las mercancías se recogen del almacén, se embalan y se envían a la dirección de envío especificada por el cliente. El personal del almacén tiene mucho cuidado de no estropear un pedido. Por tanto, hace un buen uso de la información enviada desde la realización del pedido. También tiene asientos contables en los que se carga el inventario mientras se acredita el costo de los bienes vendidos.
Beneficios de SAP ERP & Order Management to Cash Process
El uso de software de automatización para el proceso del pedido al cobro tiene muchos beneficios. Estos incluyen lo siguiente;
#1. Ahorra tiempo
¿Alguna vez pensó que se podía lograr más y eso también con el tiempo? Bueno, eso es lo que la automatización de procesos de pago a pedido de SAP ERP y OM tiende a lograr. Imagine la generación de facturas, facturación, asientos contables, envío por correo y seguimiento del pago realizado por humanos y luego compararlo con un sistema de automatización que procesa esto instantáneamente. Otra forma en que la automatización del proceso de pago a pedido de SAP ERP y OM ahorra tiempo es evitando el reingreso. Almacena automáticamente la información de los clientes. Entonces, un cliente existente que desea realizar otro pedido ya tiene su información en el sistema.
#2. Simplemente vuelve a publicar y auditar
SAP ERP y OM efectivo para ordenar el proceso de automatización registra y almacena toda la información y las transacciones de los clientes. Como resultado, es muy fácil evaluar y analizar estos registros.
#3. Mejora el Flujo de Caja
Todas las empresas tienen un objetivo común: aumentar la entrada de efectivo y las ganancias. La automatización de procesos de pago a pedido de SAP ERP y OM para reducir el tiempo y aumentar la eficiencia tiene un resultado. Rentabilidad y aumentos flujo de fondos.
#4. Reduce Costos
El costo que surgirá de pagar al personal para administrar la colocación de pedidos, ordenar pedidos, registrar transacciones y otras actividades no aumentará. Imagínese pagar por el manejo de pedidos telefónicos, y el resto de actividades que se realizan en el proceso de pedido a cobro.
#5. Obtenga visibilidad en tiempo real
En general, el proceso de automatización de pago a pedido de SAP ERP y OM es un software que realiza un seguimiento de las transacciones y también administra la información. Esto da lugar a la visibilidad en tiempo real.
#6. Resulta en precisión
La automatización del proceso de pago a pedido de SAP ERP y OM conduce a una mayor precisión en los registros. El sistema no da lugar a errores de omisión o comisión, que son más comunes en el mantenimiento de registros humanos. Los datos simplemente pasan de una etapa del pedido al proceso de efectivo con facilidad, rapidez y precisión.
#7. Mejora la experiencia de los clientes
El proceso de automatización de efectivo a pedido de SAP ERP y OM mejora la uniformidad del proceso, la confiabilidad del cumplimiento, la percepción de la marca y la simplicidad de pago, todo lo cual promueve las relaciones con los clientes.
Maximización del proceso de pedido a efectivo
Las empresas que invierten en su proceso OTC registran grandes retornos de su inversión. Maximizar el proceso conduce a la eficiencia y la eficacia. Ahorra tiempo, minimiza en gran medida los errores y es rentable a largo plazo. Algunas empresas integran tecnología como SAP y gestión de pedidos, servicios de consultoría y financieros para proporcionar resultados óptimos. Por lo tanto, la integración de software como el programa SAP ERP es más eficaz que el uso de papel y la operación manual.
SAP Order To Cash Proceso y gestión de pedidos
La gestión de pedidos es un proceso administrativo que forma parte de la integración de SAP. La combinación de la gestión de pedidos y el proceso de pago a pedido de SAP da como resultado un ciclo de ventas más rápido, un manejo más sencillo de los artículos y un procesamiento de pedidos más rápido.
Características clave de la gestión de pedidos y el proceso de pedido a efectivo de SAP
La característica clave del software de automatización es que automatiza el procesamiento de pedidos e integra datos de muchos módulos sin problemas. Además, incluye la base de datos maestra de clientes, devoluciones y reembolsos, información de facturación, información de envío, términos de pago, condiciones de pago y otra información relevante.
¿Qué es O2C y P2P?
En general, el procedimiento que utiliza una empresa cuando realiza compras a proveedores se conoce como “Procure to Pay” o P2P. Order to Cash, o O2C, es el proceso de obtener el pago de los bienes o servicios proporcionados. Es la otra cara de la moneda.
¿Qué es el ciclo de vida de O2C?
El ciclo del pedido al cobro, a menudo conocido como O2C u OTC, describe cómo su empresa recibe, maneja, administra y completa los pedidos de los consumidores. Esto implica administrar cada paso de la transacción, desde el envío de los bienes hasta el cobro del pago, la generación de facturas y la generación de informes sobre la transacción completa.
¿Qué es P2P y O2C en SAP?
Los procesos comerciales Order to Cash (O2C) y Procure to Pay (P2P), que se complementan entre sí, se ejecutan casi exactamente de la misma manera. Todo el proceso de pedido y cumplimiento del cliente está cubierto por el proceso O2C, mientras que la función P2P se ocupa del ciclo de adquisición de una empresa.
¿Qué es KPI para cobrar?
Analice el costo total del flujo de valor del pedido al efectivo o el costo total de los procesos separados que componen el flujo de valor. Eche un vistazo preliminar al costo del proceso dividido por los ingresos u otro normalizador utilizando el conjunto equilibrado de KPI para realizar un seguimiento.
¿Qué es P2P y P2R?
Determinar si ejecutar todo el proceso Procure to Pay (P2P) o una implementación parcial, como Procure to Receipt, es una decisión que las empresas deben tomar con frecuencia (P2R).
¿Qué es el ciclo R2R en SAP?
Record to report (R2R) es el proceso de recopilación, análisis y presentación de datos financieros precisos. R2R ofrece retroalimentación a la gerencia y otras partes interesadas sobre el desempeño de la organización desde un punto de vista estratégico, financiero y operativo.
¿Cómo auditar O2C?
Un proceso O2C estándar incluye tomar pedidos de clientes, otorgar crédito o autorizarlos, completar pedidos, emitir facturas y recibir pagos de clientes. También incluye el seguimiento de las cuentas por cobrar y su conciliación con los registros bancarios.
Conclusión
Incorporar inventario ERP como el SAP El procesamiento de pedidos en efectivo en su sistema de gestión comercial no solo es rentable sino también eficiente. Por lo tanto, es un modelo de negocio que todo negocio online debe adoptar.
Preguntas frecuentes sobre el proceso de pedido a efectivo
¿Qué es el ciclo de pedido a pago?
Hay momentos en que una empresa puede ofrecer descuentos en algunos bienes o servicios. Cuando esto sucede, al cliente le encanta ponerse al tanto de tales ofertas al realizar el pago mientras dure el pedido. De esto se trata el ciclo de pedido a pago o flujo de proceso.
¿Qué es P2P?
P2P es un acrónimo de procure to Pay. Es un término utilizado para describir el proceso por el que pasará una empresa al realizar compras a los proveedores.
¿Cuál es la importancia de O2C para las empresas?
Todo el mundo ama cualquier cosa que ahorre tiempo y produzca más resultados. Este es uno de los significados clave del proceso del pedido al cobro. Si una empresa puede vender su producto rápidamente, habrá una entrada de efectivo. Por lo tanto, el proceso de pedido a efectivo hace que un negocio sea efectivo y eficiente.
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