Un análisis de puestos es un método eficaz para determinar las responsabilidades y necesidades de un puesto. Al establecer un puesto en una empresa o contratar personal nuevo, los empleados, gerentes y especialistas en recursos humanos pueden realizar un análisis de puestos utilizando un proceso comprobado. Se debe recopilar y analizar una gran cantidad de datos e información durante el proceso. En este artículo, discutiremos métodos y análisis de trabajo seguro.
¿Qué es un análisis de puestos?
Un análisis de trabajo es un proceso de identificación de deberes, responsabilidades, habilidades, objetivos y ambiente de trabajo para un determinado puesto. Se usa comúnmente para crear la descripción de trabajo perfecta, pero cubre mucho más. Cuando el reclutamiento se realiza correctamente, ayuda a sus empleados a hacer la transición a su nueva carrera y respalda su crecimiento a largo plazo.
En la cultura empresarial actual, debemos ampliar la definición de un análisis de puestos. Ahora incorpora expectativas, objetivos, habilidades y competencias, requisitos de incorporación, información de revisión de desempeño y cualquier otra cosa necesaria para educar a un empleado para lograr el dominio del puesto. Cuando se hace correctamente, este grado de detalle en una publicación de trabajo puede aumentar la cantidad de solicitudes que recibe debido a su transparencia. Los gerentes, colegas y líderes pueden confiar en el mismo excelente trabajo para diferentes objetivos. Entonces, en lugar de usarlo para una descripción del trabajo, redefinámoslo para explicar cómo un rol aporta valor a un equipo y una organización.
¿Por qué es esencial realizar un análisis de puestos?
Esto incluye información sobre el rol, las expectativas, las competencias, los planes de incorporación, las tareas diarias y otros elementos similares (en lugar de solo una descripción del trabajo), su negocio puede utilizar la información para iniciativas tales como:
- Reclutamiento
- Selección
- Inmersión
- Formación
- Avance de la carrera de uno
- Salud y seguridad
- Cumplimiento
- Trabajadora
- Terminación
- desvinculación
- ¡Y aún más!
Un beneficio de diseñar un análisis de puestos con este grado de profundidad es que mejora la comprensión de su candidato sobre cómo ofrecer valor a la empresa y si está calificado para hacerlo. Esto ayudará en la calificación de los candidatos y luego fluirá inmediatamente en su experiencia de incorporación, donde los gerentes pueden revisar los objetivos y tareas y crear metas precisas de 30-60-90 días. Esto también sirve como base para sus evaluaciones de productividad y cómo pueden cumplir con los requisitos del puesto.
Establecer expectativas claras durante la fase de incorporación agrega valor al proceso de análisis de puestos de trabajo. Si la gerencia hace un buen trabajo al crear expectativas claras para el puesto y el candidato no cumple con esos estándares, no debería sorprender que no funcionó. Al incluir esta información en un análisis de trabajo completo, evaluarlo con anticipación y luego compararlo con las mismas expectativas, ambas partes tendrán un conocimiento claro de dónde no se satisficieron las necesidades, lo que dará como resultado una salida más amigable.
Proceso de análisis de puestos
El siguiente es el proceso de análisis de trabajo paso a paso que debe considerar.
#1. Determinar el propósito de realizar un análisis de puestos
El propósito debe estar vinculado con el éxito y las metas estratégicas de la organización. Una razón importante para realizar esfuerzos de análisis de empleo es que los trabajos son mucho más dinámicos que nunca. La tecnología y las exigencias de una economía competitiva modifican con frecuencia la naturaleza de la profesión, obligando a la reevaluación. El rápido crecimiento organizacional frecuentemente involucra el establecimiento de nuevos tipos de empleo, lo que requiere el desarrollo de descripciones de puestos. La alta rotación o la baja satisfacción laboral también podrían ser signos de la necesidad de actividades de análisis de puestos.
Una alta tasa de rotación puede indicar que los empleados están subvaluados en comparación con el mercado laboral externo. Es posible que sea necesario modificar los hallazgos de análisis de puestos anteriores porque las decisiones de compensación dependen del análisis de puestos. El trabajo aburrido o repetitivo a veces provoca una baja satisfacción laboral. El análisis de puestos puede ayudarlo a desarrollar nuevas estrategias para diseñar trabajos más interesantes y exigentes.
#2. Identificar los puestos de trabajo a analizar
Después de determinar el propósito, es posible determinar qué puestos consideraremos en el análisis de puestos. Por otro lado, las restricciones financieras y de tiempo suelen limitar el número total de puestos de trabajo que se pueden incorporar al proceso. Por ejemplo, si la organización tiene una alta tasa de rotación, debemos evaluar los datos para descubrir qué divisiones están experimentando más dificultades. Este estudio determina la dirección del proyecto. Lo mismo ocurre si la empresa se está expandiendo o cambiando sustancialmente en algunas ubicaciones. Estos son los trabajos que se prestan bien para el análisis de puestos.
#3. Revisar los datos de antecedentes relevantes
Los análisis de trabajo exitosos frecuentemente usan trabajo completado previamente y nuevos datos. Examinar las descripciones de puestos y organigramas existentes le proporcionará el conocimiento básico necesario para comenzar a trabajar en el proyecto. El análisis de puestos ayuda a comprender las responsabilidades del puesto y dónde encajan en el proceso de trabajo más amplio.
#4. Planificar y ejecutar el proyecto de análisis de puestos
Una empresa exitosa requiere una planificación cuidadosa. Es necesario diseñar un plan de acción del programa que incluya las tareas y los plazos del proyecto, así como los métodos de análisis de trabajo más efectivos para la recopilación de datos.
#5. Escriba la descripción del trabajo y las especificaciones del trabajo
Una vez que se han recopilado y procesado los datos, se deben crear resultados de mano de obra textuales, descripciones de puestos y especificaciones de puestos. Antes de que estos documentos estén terminados, una muestra representativa de los trabajadores afectados y sus gerentes deben evaluarlos. Si se requieren cambios en la documentación, se pueden realizar y obtener las aprobaciones finales pertinentes.
#6. Revisión periódica
Es una práctica apropiada de recursos humanos realizar una revisión periódica metódica de las descripciones y especificaciones de los puestos. Muchos negocios utilizamos un enfoque rotativo en el que examinamos un elemento de la organización cada año y revisamos todo el negocio cada tres, cuatro o cinco años.
Para asegurarse de que las descripciones y especificaciones del trabajo sean precisas a lo largo de la evaluación, es necesario contar con supervisores del sector de la organización que esté disponible. Si los supervisores identifican que las descripciones de puestos están desactualizadas, incluyen esas descripciones en la evaluación del análisis de puestos. También proporcionó una muestra aleatoria de trabajos para su inspección.
Análisis de trabajo seguro
El Análisis de trabajo seguro (SJA) se utiliza en muchas industrias, pero es más conocido en el negocio del petróleo y el gas y en la industria de la construcción. La técnica para una SJA es con frecuencia idéntica, aunque el alcance de la SJA puede diferir dependiendo de una industria en particular.
Un análisis de trabajo seguro es un método de revisión sistemática de una tarea o actividad de trabajo dividiéndola en subtareas más pequeñas y revisando cada una para evaluar el riesgo asociado con ella. Esto permite el uso de estrategias para disminuir o eliminar el riesgo relacionado con cada subtarea.
Un análisis de trabajo seguro no pretende reemplazar el requisito de evaluaciones de riesgo de HSE y análisis de riesgo y exposición (RVA, también conocido como ROS), sino mejorarlos en circunstancias en las que las evaluaciones de riesgo existentes no cubren un trabajo o actividad determinada.
Podríamos pensar en un análisis de trabajo seguro de hacer una pausa y reflexionar antes de realizar una tarea o actividad laboral potencialmente peligrosa. Al dividir la tarea o actividad del trabajo en subtareas más pequeñas, puede examinar el trabajo que está haciendo con mayor profundidad e identificar los peligros potenciales. Esto le permite implementar acciones preventivas antes de la tarea/actividad de trabajo.
Métodos de análisis de puestos
Los siguientes son los numerosos métodos de análisis de puestos:
#1. Método de observación
Tres métodos de análisis de puestos se basan en la observación. Estos son: Observación Directa; Análisis de métodos de trabajo, incluidos estudios de tiempo y movimiento y análisis de micromovimiento; y método de incidentes críticos.
#2. Método de entrevista
Las discusiones tienen lugar entre los analistas de puestos y los ocupantes o especialistas del puesto. Además, alguien complementó con frecuencia las entrevistas con empleados individuales y de equipo con material de gerentes de empleados cuyas actividades se van a analizar.
#3. Método diario
Es necesario que los trabajadores registren meticulosamente sus actividades diarias.
#4. Método de la conferencia técnica
Con la ayuda de una conferencia de supervisores, esta estrategia emplea los servicios de supervisores que tienen una comprensión integral de un trabajo. El analista inicia la conversación, que proporciona información sobre el trabajo.
#5. Análisis funcional de puestos (JFA)
Es una estrategia para documentar el contenido del trabajo que emplea una terminología precisa y un “horario” sistemático de análisis del trabajo. Es particularmente beneficioso para las funciones de reclutamiento y selección.
#6. Método del Cuestionario
Bajo los métodos de análisis de puestos, esto habla de cuándo los empleados pueden completarlos individualmente o por analistas de puestos para un grupo de empleados.
#7. Inventarios de trabajo o listas de verificación
Estas son encuestas de cuestionario que piden a los encuestados que verifiquen o califiquen el comportamiento y/o las características del trabajador requeridas para un campo de trabajo específico. Además, están disponibles inventarios de puestos de trabajo orientados a tareas o cualificaciones/trabajadores.
#8. Método de desempeño laboral
En este método, el analista de trabajo realmente hace el trabajo en cuestión, obteniendo conocimiento de primera mano sobre los aspectos contextuales del trabajo, como los riesgos físicos, las demandas sociales, las demandas emocionales y las necesidades mentales.
¿Cómo analizo exactamente un trabajo?
Hay seis pasos involucrados en hacer un análisis de trabajo exitoso. Esto comprende:
- revisar las funciones de cada uno de los empleados
- investigando roles de la industria relacionados
- definir y enumerar los resultados requeridos para el puesto
- Encontrar la educación, la formación y las habilidades adecuadas
- definir el salario y cualquier beneficio que pueda proporcionarse
- modificando y mejorando los análisis de trabajo para cada rol a lo largo del tiempo
Propósitos del análisis de puestos
En esta sección, discutiremos la bolsa de análisis de puestos de forma detallada.
#1. Descripciones de trabajo
Una descripción del puesto es una declaración escrita que describe las actividades del titular del puesto y cómo deben llevarse a cabo. Describe con precisión el contenido del trabajo, el entorno y las condiciones de empleo. En general, las descripciones de puestos siguen un formato estándar que contiene el título del puesto, las funciones que se deben realizar durante el tiempo de empleo, ciertas características definitorias del puesto y la autoridad y responsabilidades del titular del puesto. Una descripción del puesto es un recurso valioso para el reclutamiento, la selección y la evaluación. Durante el proceso de reclutamiento, la descripción del trabajo describe el trabajo al posible candidato. Cuando una organización contrata a alguien, una descripción del trabajo ayuda al empleado a comprender lo que la organización espera de él o ella.
#2. Especificaciones de trabajo
Una especificación de trabajo especifica las calificaciones mínimas aceptables que un candidato potencial debe poseer para ejecutar un trabajo. El análisis del trabajo y la información de las especificaciones del trabajo identifican las habilidades, los conocimientos y las habilidades necesarias para realizar un trabajo. Es crucial durante el proceso de elección.
Permite que el selector evalúe las habilidades, el conocimiento y las capacidades del posible candidato y evalúe si el candidato está calificado o no para ejecutar el trabajo. Un candidato que tiene un rasgo personal en los requisitos del trabajo se desempeñará mejor que un candidato que carece de estos atributos.
#3. Evaluaciones de trabajo
El análisis de puestos también proporciona datos para comparar el desempeño laboral actual con el desempeño laboral esperado. Para administrar los salarios de manera efectiva, se requieren revisiones periódicas del desempeño de los empleados. Distingue y proporciona información para comparar dos o más trabajos del mismo tipo. El análisis de puestos proporciona información fundamental sobre el puesto.
Luego, la evaluación del trabajo evalúa el desempeño de los empleados en trabajos similares. Si alguien no puede cumplir con el nivel de expectativa establecido para un puesto, se le pagará menos que a aquellos que pueden cumplir con las expectativas de la organización.
Ejemplo de análisis de trabajo
Este ejemplo lo guiará al crear un análisis de puestos.
- Título del puesto: Región Centro Representante de ventas
- Clasificación de los empleados: tiempo completo
- División de manufactura
- Louisville, Kentucky es la ubicación.
- Nivel III, pago base y comisión
Requisitos del puesto
Resumen de funciones: Identifica y promueve nuevos clientes que encajen bien con el material de ingeniería de la empresa. Crea e implementa un proceso de ventas que incluye llegar a consumidores potenciales, dar seguimiento a clientes nuevos y actuales, presentar artículos y cerrar negocios. Mantiene registros digitales de todas las interacciones con los clientes y las cifras de ventas. Produce informes y previsiones de ventas. Debemos cumplir con los objetivos de ventas anuales.
Responsabilidades de trabajo
- Encuentra nuevos clientes ubicados en la región central
- Crear listas de clientes
- Establecer contacto con clientes potenciales.
- Realice un seguimiento frecuente de los consumidores actuales y potenciales.
- Entregar presentaciones de ventas
- Debería visitar clientes potenciales.
- Aumenta tus ventas.
- Lleve un registro de los informes de ventas.
¿Cuál es exactamente el objetivo de realizar un análisis de puestos?
Un resumen de las tareas, responsabilidades y actividades requeridas para un determinado trabajo se conoce como "análisis de trabajo". Un análisis de trabajo preciso es esencial para determinar la remuneración y los beneficios correctos para cada puesto, así como para reclutar a los mejores talentos, capacitar a los empleados actuales, delinear el camino hacia la promoción profesional y establecer el camino hacia el avance profesional.
¿Cuáles son los 3 componentes del análisis de puestos?
Las actividades laborales, las cualidades de los trabajadores y el entorno laboral son las tres categorías básicas de datos que se utilizan en el análisis de puestos. En este post, nos concentraremos casi por completo en las acciones relacionadas con el trabajo. Junto con la cultura de la organización, las acciones del puesto sirven como base sobre la cual se asientan las características de los trabajadores.
¿Cuáles son los desafíos del análisis de puestos?
Hay una variedad de problemas adicionales que pueden surgir durante el proceso de análisis de puestos. Algunos de estos problemas incluyen la falta de tiempo y recursos adecuados, la distorsión de la persona que actualmente realiza el trabajo, la interrupción de la comunicación, el uso de cuestionarios y otros formularios inapropiados, la falta de verificación y revisión del proceso de análisis del trabajo y una ausencia de recompensa o reconocimiento por proporcionar información relevante.
Preguntas Frecuentes
¿Quién lleva a cabo un análisis de puestos?
El departamento de Recursos Humanos de la empresa o un Analista de Trabajo/Consultor capacitado puede realizar un Análisis de Trabajo.
¿Cuáles son los 3 componentes del análisis de puestos?
Ellos son: las actividades laborales, los atributos del trabajador y el contexto laboral.
¿Quién creó el análisis de puestos?
A principios del siglo XX, Frederick Winslow Taylor y Lillian Moller Gilbreth, dos de los fundadores de la psicología IO, también propusieron la idea del análisis de puestos.
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