Como propietario de una pequeña empresa, debe conocer la plataforma QuickBooks Online y cómo puede ayudarlo a administrar todo, desde los impuestos hasta la nómina. Con la Guía de capacitación de QuickBooks Online, también puede aprender a usar QuickBooks Online para administrar sus finanzas personales y propiedades de alquiler. Veamos cómo puedes empezar.
Cómo usar QuickBooks Online para su pequeña empresa
#1. Aprenda a usar el panel de control de QuickBooks Online.
El primer paso para aprender a usar QuickBooks Online para empresas es familiarizarse con el tablero.
Cuando inicie sesión en su cuenta de QuickBooks en línea, esto es lo primero que verá, y es desde aquí que puede navegar a todo lo que necesitará como usuario de QuickBooks. Dedique algún tiempo a explorar los diversos menús del tablero y determine dónde puede encontrar todo.
#2. Incluye información sobre tu empresa.
Configure la información y las preferencias de su empresa después de su primer inicio de sesión en QuickBooks. Haga clic en el ícono de ajustes en su tablero, luego seleccione "cuenta y configuración", luego la pestaña "empresa". Puede ingresar información sobre su empresa aquí, como:
- Nombre de la compania
- Tipo de negocio
- Estar en contacto
- Dirección
- el logotipo de la empresa
#3. Seleccione sus preferencias financieras.
Mientras actualiza la información de su empresa, también puede cambiar sus preferencias financieras en esta sección de su cuenta de QuickBooks Online usando las pestañas de ventas, gastos y avanzada. Actualice sus pagos con tarjeta de crédito, la automatización de facturas, los detalles del IVA y la fecha de fin de año de su empresa para que toda la información en sus informes sea correcta.
#4. Importa los datos de tu empresa
Es rápido y sencillo importar los datos de su empresa a su aplicación QuickBooks Online, lo que le evita tener que empezar desde cero. Puede importar datos como transacciones bancarias, planes de cuentas, facturas de proveedores, empleados, presupuestos e información de clientes o proveedores.
QuickBooks Online ofrece varias opciones para importar datos comerciales, lo que le permite seleccionar la que mejor se adapte a usted y a su empresa. Entre los diversos métodos disponibles se encuentran:
- Hojas de cálculo MS Excel
- Documentos CSV
- El formato de archivo de texto propietario de QuickBook es Intuit Interchange Format (IIF).
- Archivo para Web Connect
#5. Personaliza tu plan de cuentas
La lista de diferentes categorías utilizadas en QuickBooks para categorizar el dinero para los estados financieros de su empresa se conoce como plan de cuentas. QuickBooks Online tiene cinco categorías predeterminadas: ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Muchas personas que usan QuickBooks para negocios dejarán la configuración predeterminada, pero es posible que desee modificar las categorías para cumplir con sus requisitos específicos. Es posible que desee cambiar el nombre de las categorías, o tal vez descubra que necesita configurar una categoría adicional que no se encuentre dentro de las cinco ya enumeradas.
Simplemente navegue hasta "Contabilidad" en el tablero y luego haga clic en "Plan de cuentas". Elija "Nuevo", luego "Gastos" u "Otros gastos" como "Tipo de cuenta". Seleccione un "tipo de detalle", luego ingrese el nombre y la descripción de su nueva categoría de gastos.
#6. Vincula tus tarjetas bancarias y de crédito.
En este punto, puede sincronizar su cuenta de QuickBooks Online con sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito. Esto significa que QuickBooks descargará y categorizará automáticamente las transacciones anteriores de sus cuentas, ahorrándole tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de ingresar manualmente cualquier detalle.
Vaya a la sección 'Cuentas bancarias' de su tablero y haga clic en 'Conectar cuenta', luego busque su banco e inicie sesión con el mismo nombre de usuario y contraseña que usa para la banca en línea. Una vez conectado, podrá ver todas las cuentas que tiene con este banco, así que elija su cuenta comercial y luego las transacciones que desea transferir a su cuenta de QuickBooks. La mayoría de los bancos solo mostrarán transacciones de los últimos 90 días, pero algunos retrocederán hasta 24 meses.
QuickBooks descargará automáticamente las transacciones relevantes una vez que las haya seleccionado. Después de que se hayan descargado sus transacciones, solo necesitará aprobar cómo se clasificaron.
#7. Aumentar el número de usuarios.
Puede agregar usuarios adicionales a QuickBooks para una pequeña empresa, desde su gerente de ventas hasta su contable.
Puede cambiar la configuración de cada usuario para permitirle realizar tareas específicas, pero su nivel de suscripción determinará cuántos usuarios puede tener, por lo que si ve un límite de usuarios, debería considerar actualizar al siguiente nivel. .
Para invitar a un nuevo usuario, vaya a la "Configuración" de su tablero y luego a "Administrar usuarios". Seleccione "Agregar usuario" y el tipo de usuario que desea crear.
#8. Crear un sistema de nómina.
Vaya a "Configuración de nómina" y luego a "Configuración general". Aquí puede ingresar información importante para su nómina de QuickBooks, como:
- Las políticas de pago cubren todo, desde calendarios de pago hasta políticas de vacaciones.
- La configuración de impuestos es necesaria para garantizar que los pagos de impuestos se procesen correctamente.
- Deducciones: agregue cualquier deducción estándar para todos los empleados, como seguro médico o planes de jubilación, aquí.
- Preferencias: Esto incluye contabilidad e impresión de cheques.
Una vez que haya ingresado esta información, vaya a la pantalla de descripción general de la configuración y seleccione "Contabilidad", luego "Empresa y cuenta". Seleccione la cuenta que se utilizará para realizar un seguimiento de los gastos de nómina.
Para agregar empleados a su nómina, vaya a su tablero y seleccione "Empleados". Puede ingresar la información de sus empleados aquí. Vale la pena señalar que todos los empleados tendrán las políticas de pago estándar y las deducciones que ya ha establecido, pero puede optar por agregarlas cuando agregue empleados. Se le guiará a través del proceso de ingresar su información fiscal, detalles salariales y otra información, como su calendario de pago, como se muestra en el video a continuación.
#9. Conecta tus aplicaciones
QuickBooks Online le permite acceder a sus cuentas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sin embargo, también se integra con miles de aplicaciones compatibles disponibles en la tienda de aplicaciones de QuickBooks, todas las cuales garantizan que harán su vida más fácil. El 86 % de los clientes de QuickBooks está de acuerdo en que las aplicaciones les ahorran tiempo. Desde la gestión de gastos hasta la previsión de flujo de efectivo, hay una variedad de aplicaciones disponibles para ayudarlo a optimizar sus procesos y mantenerse al tanto de las finanzas de su empresa.
Puede explorar las diversas categorías de la tienda de aplicaciones o, si sabe lo que está buscando, simplemente busque el nombre de la aplicación. La aplicación Float es el complemento de pronóstico de flujo de efectivo operativo más popular de QuickBooks, por lo que si desea saber cuál será su saldo bancario futuro, únase a los miles de usuarios que ya están ahorrando horas cada semana usando Float.
#10. Conciliar regularmente
QuickBooks Online le ahorrará tiempo y esfuerzo, pero solo funcionará correctamente si lo mantiene actualizado. Debe conciliar sus cuentas regularmente (QuickBooks recomienda una vez al mes) para que sus cuentas coincidan con los estados de cuenta de su banco y tarjeta de crédito. La conciliación regular garantiza que su pronóstico de flujo de caja sea siempre preciso porque Float extrae información en tiempo real de QuickBooks Online.
Dedicar unos minutos cada día, semana o mes a conciliar sus cuentas le ahorrará dolores de cabeza más adelante. Así es como se hace:
- Haga clic en el ícono de ajustes en la pantalla de inicio, luego en "Conciliar".
- Seleccione la cuenta bancaria a conciliar.
- Ingrese el saldo final y la fecha de su estado de cuenta.
- Haga clic en 'Comenzar a conciliar' para que aparezcan las transacciones para el período de tiempo especificado.
- Compare las transacciones en QuickBooks con las de su extracto bancario.
- Marque las transacciones apropiadas en QuickBooks.
- El monto de la diferencia debe ser cero; esto significa que las transacciones coinciden.
- Si hay una diferencia, asegúrese de que el número de transacciones para ambas fuentes sea el mismo. Si falta alguna transacción en QuickBooks, puede ingresarla manualmente.
- Si el problema es con la fecha de las transacciones, simplemente haga clic en ella y cámbiela a la correcta de su extracto bancario.
- Si ninguno de estos soluciona el problema, verifique dos veces el monto de cada transacción en QuickBooks.
- Haga clic en el botón 'Finalizar ahora'.
Capacitación en línea de QuickBooks
Habiendo visto cómo puede usar QuickBooks Online para su pequeña empresa, aquí hay algunos recursos para comenzar con la capacitación de QuickBooks Online:
- Comenzando en QuickBooks Pro
- Capacitación esencial de QuickBooks Pro 2020
- Técnicas avanzadas de contabilidad de QuickBooks
- Aprenda QuickBooks en línea de Héctor García, CPA
- QuickBooks en línea en funcionamiento.
- 39 tutoriales gratuitos de QuickBooks: aprende QuickBooks rápido
- Capacitación en línea gratuita de QuickBooks
- Capacitación de QuickBooks
- Centro de aprendizaje de QuickBooks
- QuickBooks para principiantes
¿La capacitación en línea de QuickBooks es gratuita?
La capacitación y los exámenes de certificación de QuickBooks Online están disponibles en QuickBooks Online Accountant de forma gratuita para los profesionales de la contabilidad.
¿QuickBooks Online es fácil de aprender?
Aprender a usar QuickBooks es simple para quienes están familiarizados con los conceptos de contabilidad y cómo funciona el software de contabilidad, pero puede ser difícil para quienes tienen problemas tecnológicos o no tienen conocimientos de contabilidad.
Cómo usar QuickBooks Online para finanzas personales
En un solo lugar, puede realizar fácilmente un seguimiento de sus gastos, ingresos y presupuesto. No solo eso, sino que Quickbooks Online para finanzas personales también le permite pagar sus facturas a tiempo, calcular impuestos y actualizar automáticamente sus finanzas. Con la aplicación móvil, puede ejecutar la nómina mientras viaja, recibir recordatorios automáticos por correo electrónico, descargar sus transacciones bancarias en QuickBooks y más.
Repasemos las funciones clave de QuickBooks Online para finanzas personales que se enumeran a continuación:
#1. Seguimiento de los gastos
Al conectar sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito a Quickbooks, puede realizar fácilmente un seguimiento de sus gastos. Puede categorizar aún más sus gastos y eventualmente generar informes financieros para comprender mejor sus gastos.
#2. Cálculo de impuestos
Como se indicó anteriormente, Quickbooks clasifica y organiza automáticamente los gastos, lo que le permite realizar un seguimiento de los gastos durante todo el año. Como resultado, no tiene que preocuparse por la declaración de impuestos y las deducciones de impuestos.
#3. Escaneo de recibos
Puede cargar recibos en la aplicación móvil de Quickbooks y hacer coincidir la información del recibo con una transacción existente.
#4. Gestión del flujo de efectivo
La administración del flujo de efectivo es uno de los aspectos más importantes del uso de QuickBooks Online para administrar las finanzas personales. Al ingresar sus datos financieros en QuickBooks de manera regular, puede obtener una mejor comprensión y control sobre su flujo de caja. Puede ingresar información de transacciones pasadas, así como transacciones futuras anticipadas, como planes de inversión sistemáticos (SIP), pagos de arrendamiento y más, lo que permite que QuickBooks pronostique fácilmente sus gastos en los meses futuros.
#5. Pago por Internet
QuickBooks le permite aceptar todo tipo de pagos, incluidas transferencias bancarias, tarjetas de crédito/débito, etc., lo que resulta en pagos más rápidos. QuickBooks recupera sus transacciones automáticamente, ahorrándole tiempo y dinero.
#6. Automatización de Facturas
QuickBooks Personal le permite administrar y pagar sus facturas en un solo lugar. Puede configurar pagos automáticos para sus facturas para asegurarse de que nunca se pierda un pago. De lo contrario, puede optar por recordatorios automáticos de pago de facturas. Con la función "Transacciones memorizadas", puede guardar sus credenciales de pago para realizar un pago más rápido. También puede pagar a varios proveedores a la vez y especificar un método de pago para cada uno de ellos. Además, como los recibos y las facturas se guardan automáticamente en la nube, no se pueden pasar por alto.
Cómo usar QuickBooks Online para propiedades de alquiler
Las hojas de cálculo, el software diseñado específicamente para bienes raíces y el software de contabilidad de uso general, como QuickBooks Online, son opciones para realizar un seguimiento de las propiedades de alquiler.
Muchos inversores están confundidos acerca de cómo configurar propiedades de alquiler en QuickBooks Online porque el software es muy conocido. Le mostraremos un proceso paso a paso para configurar propiedades de alquiler en QuickBooks, así como también discutiremos una alternativa gratuita a QuickBooks Online.
¿Cómo se configuran las propiedades de alquiler en QuickBooks Online?
Debido a que QuickBooks Online es un software de contabilidad general diseñado para todo tipo de negocios, hay varios obstáculos que un arrendador debe superar para poder usarlo para un negocio de alquiler de propiedades.
Estos son algunos pasos para configurar propiedades de alquiler en QuickBooks Online:
- Cree una empresa y asígnele un nombre como Music City LLC o Orange Drive Rental.
- Crear un plan de cuentas
- Agregue la propiedad de alquiler al plan de cuentas como un activo fijo para que la depreciación se pueda deducir manualmente al final de cada año y se pueda actualizar el valor justo de mercado de la propiedad.
- Incluya cuentas corrientes, de ahorros, de tarjetas de crédito e hipotecas para cada cuenta bancaria comercial utilizada para la propiedad.
- Configure la propiedad como una Clase, generalmente con la dirección exacta, como 1411 Orange Drive.
- Cree un Cliente para el inquilino, generalmente usando los nombres en el contrato de arrendamiento, para garantizar que los ingresos por alquiler y los depósitos de seguridad se acrediten correctamente.
- Cree un producto para los ingresos por alquiler, luego cree subproductos para los diversos tipos de ingresos por alquiler recaudados, como el alquiler mensual, los cargos por pagos atrasados y los cargos por mascotas.
- Si desea enviar una factura a un inquilino cada mes en lugar de utilizar un servicio de pago de alquiler en línea gratuito, configure facturas recurrentes para pagos de alquiler.
Agregar varias propiedades de alquiler a QBO
El proceso para configurar varias propiedades de alquiler en QuickBooks Online es similar al descrito anteriormente, con algunos pasos adicionales.
Suponga que un inversionista posee una casa de alquiler unifamiliar (SFR) y un dúplex multifamiliar de dos unidades. Un enfoque para usar QBO para varias propiedades de alquiler es crear una empresa con varias clases, mientras que el otro es crear dos empresas separadas.
¿QuickBooks Online es la mejor opción para administrar propiedades de alquiler?
QuickBooks Online se puede utilizar para administrar propiedades de alquiler. Sin embargo, un inversionista debe planear gastar tiempo o pagarle a un profesional para configurar el software.
¿Cómo puedo aprender QuickBooks por mí mismo?
Puede tomar tutoriales en video, participar en seminarios web o buscar tutoriales de QuickBooks en línea.
¿Cuánto tiempo lleva aprender QuickBooks en línea?
Se tarda entre 2 y 3 semanas en aprender QuickBooks en línea.
¿Cómo agrego y administro clientes en QuickBooks Online?
Para agregar un nuevo cliente, vaya al menú "Clientes" y haga clic en "Nuevo cliente". Ingrese la información del cliente y guarde. Para administrar los clientes existentes, vaya al menú "Clientes" y seleccione "Clientes" para ver una lista de todos sus clientes. Puede editar o eliminar clientes de esta lista.
¿Cómo creo y envío facturas en QuickBooks Online?
Para crear una nueva factura, vaya al menú "Ventas" y haga clic en "Nueva factura". Ingrese la información del cliente, agregue elementos de línea para los productos o servicios que se facturan y guarde. Para enviar la factura, haga clic en "Enviar" y seleccione la dirección de correo electrónico para enviarla.
¿Cómo realizo un seguimiento de los gastos en QuickBooks Online?
Para realizar un seguimiento de los gastos, vaya al menú "Gastos" y haga clic en "Nuevo gasto". Ingrese la información del proveedor, agregue elementos de línea para los productos o servicios que se compran y guarde. También puede conectar su cuenta bancaria a QuickBooks Online para importar y clasificar los gastos automáticamente.
¿Cómo ejecuto informes financieros en QuickBooks Online?
Para ejecutar informes financieros, vaya al menú "Informes" y seleccione el informe que desea ejecutar. Puede personalizar el rango de fechas y otras opciones para el informe antes de ejecutarlo. También puede guardar la configuración del informe para uso futuro.
En conclusión,
QuickBooks es el software de contabilidad más utilizado para pequeñas empresas. Está disponible en una variedad de ediciones, tanto en línea como en su computadora de escritorio. Con los pasos descritos en este artículo, puede usar QuickBooks Online para administrar sus finanzas personales, así como su pequeña empresa y propiedades de alquiler. También hemos enumerado algunos recursos de capacitación de QuickBooks Online disponibles para usted.
Preguntas frecuentes
¿Hay un manual para QuickBooks?
QuickBooks Online tiene un manual de capacitación que sirve como recurso para todos los SWCD que usan QuickBooks.
¿Cómo puedo conciliar en QuickBooks?
Elija Configuración, luego Conciliar. Si es la primera vez que realiza una conciliación, haga clic en "Comenzar" para continuar. Seleccione la cuenta para conciliar desde la selección de Cuenta. Comprueba que coincida con el de tu estado de cuenta.
¿Qué significa C en QuickBooks Online?
En QuickBooks Online, C significa Borrado,
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Referencias
