Las estructuras organizativas convencionales suelen incluir una estructura jerárquica, con una gestión de arriba hacia abajo y cada departamento centrado en un tema especializado. Si bien este método tiene ventajas, también puede generar ineficiencias inesperadas y un enfoque comercial aislado.
¿El remedio? Dentro de la organización, equipos multifuncionales. Si bien la mayoría de los departamentos están organizados de acuerdo con la competencia y el propósito, los equipos multifuncionales son grupos de personas con diversas perspectivas y experiencia que trabajan juntas para lograr un objetivo compartido. Comprenda cómo funcionan los equipos multifuncionales y por qué pueden ser la respuesta para cualquier organización que intente desarrollarse con agilidad y velocidad.
¿Qué son los equipos multifuncionales?
Los equipos multifuncionales están formados por personas de muchas áreas funcionales de la empresa, como marketing, productos, ventas y éxito del cliente. Pueden ser grupos de trabajo en los que cada miembro forma parte tanto de su equipo funcional como del equipo multifuncional, o pueden ser la estructura central de su organización.
¿Cuál es el propósito de los equipos multifuncionales?
Si alguna vez se comunicó con una corporación con una pregunta sencilla, como una aerolínea o una clínica de atención médica, y se encontró con que lo rebotaban de un departamento a otro, sin estar más cerca de su solución después de veinte minutos que cuando llamó inicialmente, ha experimentado cómo es trabajar en un silo.
Esta es una experiencia frustrante para el cliente y una oportunidad perdida para que su empresa construya una relación a largo plazo. Si bien una organización tiene varias funciones diversas, cada uno de estos departamentos existe para servir al cliente, por lo que deben trabajar juntos para brindar una buena experiencia integral al cliente.
Al fomentar una buena comunicación entre los equipos, los equipos multifuncionales ayudan a las empresas a poner a sus clientes en primer lugar.
Reunir a personas con diversas perspectivas puede mejorar la resolución de problemas y conducir a decisiones más informadas a largo plazo. En lugar de competir por los recursos, los equipos multifuncionales dentro de una organización trabajan juntos para hacer el mejor uso del tiempo, el dinero y el esfuerzo con el fin de maximizar la satisfacción del cliente y, al mismo tiempo, contribuir a los objetivos corporativos.
Los beneficios de un equipo multifuncional
Los equipos multifuncionales pueden ver el panorama general al desglosar los "silos" de una estructura organizacional típica. Al trabajar con personas que tienen diferentes perspectivas, conocimientos y antecedentes, el equipo colectivo puede abordar las dificultades y lograr los objetivos del proyecto de manera más eficiente. También pueden anticipar obstáculos antes en el proceso porque cada departamento tiene influencia durante todo el proceso, a diferencia de un proyecto que va de un departamento a otro.
#1. Los objetivos de la organización son promovidos por equipos multifuncionales
Cuando los departamentos funcionan únicamente dentro de su vertical especializado, con frecuencia no logran percibir el panorama general. Por ejemplo, el equipo de ventas puede estar interesado en adquirir nuevos clientes, pero puede pasar por alto los problemas humanos asociados con una fuerza laboral sobrecargada. El equipo de finanzas puede estar tan preocupado por el resultado final que teme asumir los riesgos de lanzar una nueva línea de productos. Y el equipo de marketing puede estar tan concentrado en lanzar una nueva marca o producto que pasa por alto los problemas de desarrollo del producto.
Al reunir a personas con objetivos diarios que aparentemente compiten entre sí, puede asegurarse de que los objetivos de la organización avancen a lo largo del proyecto.
#2. Los equipos con una variedad de funciones aumentan la productividad
En lugar de que un proyecto viaje a través de un departamento antes de pasar al siguiente, los equipos multifuncionales aumentan la eficiencia de finalización del proyecto. Cuando se trata de personas de otros departamentos, el equipo puede abordar posibles problemas antes de que se vuelvan demasiado avanzados en el proceso.
Por ejemplo, si el departamento de desarrollo de productos crea un producto nuevo y emocionante solo para descubrir que el departamento de ventas está preocupado por vender realmente el producto, se desperdiciará el tiempo del proyecto. Pero, si el departamento de ventas colabora con el desarrollo de productos en un equipo multifuncional, los posibles problemas se pueden abordar antes, lo que reduce el tiempo perdido y los costos irrecuperables.
#3. La creatividad puede ser impulsada por equipos multifuncionales
Los departamentos con frecuencia pierden de vista el panorama general al concentrarse demasiado en perfeccionar sus habilidades particulares y lograr sus objetivos específicos. Los departamentos aislados pueden atascarse. Sin embargo, los equipos multifuncionales pueden impulsar la innovación tanto de procesos como de productos al fusionar diferentes perspectivas y conocimientos. Debido a que pueden ver las perspectivas de diferentes funcionalidades, pueden encontrar soluciones integrales para satisfacer las necesidades de la organización.
Inconvenientes de un equipo multifuncional
Los equipos multifuncionales tienen algunos inconvenientes. Algunos expertos, por ejemplo, advierten que pueden impedir el avance profesional de los miembros individuales porque están enfocados en alcanzar las metas del proyecto. Para evitar esto, varias empresas implementan términos restringidos para los miembros del grupo, con personas de otros departamentos rotando dentro y fuera del equipo para evitar el estancamiento.
Otro riesgo es que los equipos multifuncionales puedan flotar sin rumbo fijo si un proyecto es demasiado amplio o está mal especificado. Los miembros del equipo pueden sentirse insatisfechos si la organización no implementa esquemas de remuneración adecuados. Sin embargo, estos posibles inconvenientes se pueden mitigar con una planificación adecuada, como la implementación de un marco de trabajo ágil de gestión de proyectos.
Cómo formar un equipo multifuncional eficiente
#1. Garantizar la diversidad del equipo
La diversidad es esencial para los equipos multifuncionales, pero no se limita a la competencia. Cuanto más diverso sea el grupo, más efectivo y productivo será en el logro de sus objetivos. Esto incluye la edad, el estado, los antecedentes, el punto de vista, el género, la raza y la permanencia en la organización.
#2. Incluyendo personas influyentes
Es fundamental que el equipo incluya personas de varios departamentos que sean influyentes no solo dentro de sus propios departamentos sino también dentro de la organización en su conjunto. En algún momento, el equipo multifuncional necesitará la aceptación de la organización y sus diversos departamentos, por lo que es fundamental incluir personas que puedan transmitir con éxito los cómo y por qué del trabajo del equipo a otros en la organización.
#3. Establecer objetivos específicos para el equipo multifuncional
Como se dijo anteriormente, si el proyecto es demasiado amplio o sin objetivos claros, el equipo puede tener dificultades. Pero, si define objetivos explícitos con plazos o hitos específicos, puede aumentar la posibilidad de que el equipo alcance los objetivos del proyecto. El uso de software de gestión de proyectos también puede ayudar al equipo a mantenerse al día y comunicar el progreso.
#4. Fomentar jerarquías y fortalecer la autoridad del equipo
Los miembros del equipo deben ser apreciados dentro de la organización para que el equipo sea productivo y eficiente. Es fundamental establecer su autoridad sobre el proyecto y enfatizar sus objetivos a lo largo del trabajo.
De manera similar, el liderazgo organizacional debe desalentar un enfoque jerárquico dentro del grupo. Si bien la diversidad es un aspecto importante de un equipo multifuncional, aquellos con menos experiencia deben sentirse cómodos compartiendo sus perspectivas.
#5. Promover la resolución constructiva de conflictos.
Los conflictos pueden desarrollarse en cualquier circunstancia, pero los equipos multifuncionales pueden ser más propensos a ellos debido a la diversidad de opiniones, experiencias y conocimientos. Al organizar la capacitación en resolución de conflictos para todos los miembros del equipo y garantizar que tengan la oportunidad de participar a nivel personal, el liderazgo puede ayudar a reducir el impacto dañino de los desacuerdos. Esto se puede lograr acercando a los miembros del equipo en el trabajo, a través de ejercicios de formación de equipos y fomentando la comunicación productiva.
¿Quién debería estar en su equipo multifuncional?
Después de conocer los objetivos de su equipo, puede decidir quién debe estar en el equipo. Estos son algunos criterios para pensar:
- ¿Qué tipos de conocimientos requieres? ¿Quién en su organización tiene la capacidad de darlo?
- Los miembros del equipo deben tener atributos personales que los conviertan en valiosos contribuyentes además de sus habilidades específicas. ¿Tienen experiencia previa con colaboraciones multifuncionales? ¿Pueden trabajar libremente y hacer recomendaciones o decisiones?
- No pase por alto los aspectos más prácticos de la política. ¿Quiénes son las partes interesadas si su equipo está enfocado en lanzar un proyecto o tomar una decisión? Su equipo debe incluir representantes de cada grupo de partes interesadas.
Selección de un líder
Su equipo multifuncional no necesita un líder, pero funcionará mucho mejor si lo necesita. Entonces, ¿quién debería ser esa persona?
El líder de un equipo multifuncional debe ser capaz de dirigir conversaciones, delegar y responsabilizar a otros miembros del equipo. Deben poder hacer esto incluso si ciertos miembros del equipo están más arriba en la jerarquía de la empresa. En otras palabras, ¿pueden persuadir a las personas para que hagan cosas aunque no tengan la autorización formal para hacerlo? ¿Pueden influir y persuadir a otros?
Crear reglas básicas para un equipo multifuncional
Una vez que un líder está en su lugar, una de las primeras cosas que debe hacer es trabajar con el resto del equipo para crear reglas básicas sobre cómo se harán las cosas. Nuevamente, esto es extremadamente beneficioso cuando un equipo está comenzando, pero nunca es demasiado tarde para implementarlo en un equipo existente.
Primero, todos deben entender exactamente lo que se espera de ellos. Cada miembro debe contribuir para que nadie se sienta sobrecargado.
Su equipo requiere una idea clara de cómo se espera que se comporten todos, además de expectativas claras sobre las contribuciones. Los miembros del equipo deben sentirse cómodos hablando, incluso si no están de acuerdo. Los equipos multifuncionales tienen que ver con reunir a personas diversas para crear mejores respuestas. Sin embargo, no puede llegar allí hasta que pueda negociar con éxito sus diferencias.
Finalmente, todos en su equipo deben entender cómo se tomarán las decisiones. ¿Todo el mundo tiene una opinión sobre todo? ¿Cuándo puede el líder del equipo operar solo?
Elegir las herramientas de comunicación correctas es otro paso crítico para formar un equipo multifuncional exitoso. No se verán todos los días, por lo que usarán estas herramientas con frecuencia.
Además, si tiene personas en ubicaciones interregionales, sus herramientas de comunicación serán los medios clave de colaboración. Piense fuera de la caja aquí. En lugar de enviar muchos correos electrónicos, tal vez un blog compartido funcione bien para su equipo.
Es posible que se requieran otras herramientas y recursos además de sus rutas de comunicación. Considere las siguientes consultas:
- ¿Todos los miembros del equipo tienen el hardware y el software que necesitan para trabajar juntos?
- ¿Requieres espacio de almacenamiento físico o virtual para tus herramientas y materiales de trabajo? ¿Todos los miembros del equipo pueden usar este espacio?
- ¿Dónde se llevarán a cabo las reuniones en persona de su equipo?
Reuniones de equipos multifuncionales.
Ya sea que esté formando un nuevo equipo multifuncional o perfeccionando uno existente, esperamos que esta publicación le haya dado una nueva sensación de claridad e impulso. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para mantener eso en marcha:
- Vigile el desarrollo de su equipo de forma regular. Aquí es cuando tener objetivos bien definidos es útil. ¿Estás cumpliendo tus objetivos? Intente usar el monitor de salud del equipo para llegar al fondo del problema. Para comenzar, use las plantillas de Confluence.
- Mantén tu adaptabilidad. ¿Qué debe hacer de manera diferente si no está alcanzando los hitos? También es posible que deba ajustar sus planes en respuesta a otros cambios. Por ejemplo, el CEO puede cambiar su fecha límite o los despidos inesperados pueden afectar a algunos de los miembros de su equipo.
- Recuerda que no estás obligado a hacerlo solo. Confluence tiene recursos para ayudarlo a manejar los problemas de los equipos multifuncionales, desde el establecimiento de objetivos hasta las reuniones y la toma de decisiones.
Conclusión
Dos cabezas siempre son preferibles a una. Del mismo modo, los equipos multifuncionales siempre superan las estructuras comerciales jerárquicas tradicionales. Esperamos que la información de esta publicación inspire nuevas ideas y mantenga las probabilidades de éxito a su favor.
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Referencias
