En otras palabras, el éxito nunca es por casualidad. El éxito constante es el producto de un esfuerzo deliberado, una preparación minuciosa y un enfoque en la calidad. Paul J. Meyer, una autoridad reconocida internacionalmente en el tema de la superación personal, lo expresó de esta manera. Además, creo que las herramientas de productividad de la oficina son un factor clave para que las personas sean más eficientes en su día a día. Con el nivel actual de competencia, solo tiene sentido utilizar una de las muchas soluciones de productividad accesibles. Siga leyendo para descubrir las principales herramientas gratuitas de productividad empresarial para sus pequeñas empresas emergentes.
¿Qué son las herramientas de productividad?
Las herramientas de productividad son programas de computador que le ayudan a hacer más en menos tiempo. Pueden incluir funciones que lo ayuden a encontrar documentos más rápido, hacer cuadros y gráficos para visualizar mejor su trabajo y cooperar con otros en un proyecto.
¿Cuáles son los 3 tipos de herramientas de productividad de oficina?
Siempre hemos utilizado tres tipos de herramientas de productividad de oficina para realizar el trabajo.
- La persona a cargo
- La aplicación para calendarios
- Quien tomó notas
Las metodologías vienen en muchas formas y tamaños diferentes, pero sistemas como "Getting Things Done" (GTD) de David Allen alientan a mantener las cosas simples y cercanas a casa.
¿Qué son las herramientas de productividad en el lugar de trabajo?
La plataforma Workplace es un ecosistema de soluciones integradas de productividad corporativa que puede renovar por completo el método con el que realiza sus tareas diarias. El lugar de trabajo es una solución todo en uno que puede ayudar a su equipo a superar cualquier obstáculo que se interponga en el camino de su productividad. Las innovadoras aplicaciones de comunicación y colaboración del lugar de trabajo están en el centro de esto.
¿Por qué son importantes las herramientas de productividad para pequeñas empresas?
Echemos un vistazo a los beneficios de emplear herramientas de productividad de pequeñas empresas para aumentar y mejorar la productividad en la oficina.
#1. Mejore la calidad del trabajo
Las empresas que priorizan la productividad y la eficiencia tienden a tener empleados más felices y consumidores más satisfechos. Se pueden establecer objetivos, se pueden asignar y monitorear tareas, se pueden generar informes y podemos mantener al personal informado en tiempo real con la ayuda de herramientas de productividad.
#2. Colaboración más efectiva
La mayoría de las pequeñas empresas tienen dificultades para realizar un seguimiento de varios proyectos y responsabilidades a la vez. Para aumentar la producción, necesitan aplicaciones que faciliten el trabajo en equipo eficiente y la responsabilidad personal. Usted, como jefe, debe realizar un seguimiento de quién es responsable de qué y cuándo, así como asegurarse de que todos estén haciendo su trabajo en el orden correcto.
#3. Mejor comunicación
Muchas corporaciones hoy en día están tratando de encontrar medios de comunicación que consuman menos tiempo porque el correo electrónico se ha vuelto demasiado estresante. Afortunadamente, existen utilidades de chat que pueden ayudar.
Por ejemplo, en Slack, puede crear un canal separado para cada discusión. El usuario tiene la libertad de abandonar o unirse a un canal en cualquier momento, a diferencia de los hilos de correo electrónico. Las interacciones pueden ramificarse en sus propios hilos, y las personas pueden tener conversaciones individuales con otros miembros del equipo a través de mensajes directos.
#4. Fácil seguimiento del rendimiento
Los gerentes pueden utilizar herramientas de productividad comercial para delinear proyectos y establecer objetivos para sus equipos en la oficina. También puede ver el desempeño del personal en relación con sus objetivos en tiempo real.
Es útil para dar a conocer aspectos tanto positivos como negativos del desempeño de una organización, como la corrección de errores o la finalización de un hito significativo. Aumenta la producción ya que anima a otros miembros del equipo a trabajar más y aumenta la visibilidad y la responsabilidad en su sistema. La única forma de asegurarse de no perder una fecha límite es verificar constantemente su posición actual.
Las mejores herramientas gratuitas de productividad para pequeñas empresas para empresas emergentes
Las siguientes son las notables herramientas gratuitas de productividad para pequeñas empresas para nuevas empresas.
# 1. Libertad
Las distracciones como monitorear el análisis del sitio web y navegar por las redes sociales pueden dificultar el cumplimiento de los plazos. Para concentrarse en la tarea en cuestión, la aplicación Freedom se puede usar para deshabilitar el acceso a sitios web específicos, notificaciones y otras interrupciones en línea.
Este programa es superior a otros porque restringe los sitios web en todos sus dispositivos a la vez, lo que significa que no puede simplemente usar su dispositivo móvil para evitar el bloqueo en su computadora de escritorio.
Dígales a sus compañeros de equipo que va a entrar en una "zona libre de distracciones" para que lo entiendan si no reacciona a sus mensajes.
#2. Calendario
Debido a que se encarga de las tediosas tareas de programar reuniones y reservar tiempo para trabajar, Calendly es una herramienta indispensable para empresarios y especialistas en marketing. Este programa le permite importar eventos de su calendario regular y conflictos de horarios. Si alguien tiene que programar una reunión con usted, puede hacerlo a través de Calendly en lugar de enviarle una solicitud de calendario o correos electrónicos de ida y vuelta.
Los búferes de esta herramienta la hacen especialmente útil. Los usuarios pueden establecer límites para las reuniones de última hora y especificar tiempos intermedios entre reuniones, como intervalos de 10 minutos para el tiempo de viaje o para estirarse. Nadie podrá meter un montón de cosas en su día o agregar algo en el último minuto con solo una hora de anticipación si implementa esta política.
#3. Noisli
Si tiene problemas para concentrarse, necesita desconectarse del ruido de fondo o simplemente quiere relajarse después de un largo día, Noisli puede ayudarlo. No debe esperar una máquina de ruido blanco estándar de esto. La combinación correcta de ruidos puede ayudarlo a concentrarse y hacer las cosas.
Trabajar en una casa con niños o compañeros de cuarto puede ser difícil debido a todo el ruido. Si tiene problemas para concentrarse, intente jugar un poco de Noisli.
#4. bala de empuje
Probablemente te muevas constantemente entre dispositivos durante el día. Desde computadoras de escritorio hasta dispositivos móviles como el iPad y el iPhone, y viceversa. Cuanto más saltes durante el día, más difícil será volver al flujo de las cosas una vez que te hayas distraído. Si todos sus dispositivos funcionaran juntos, ahorraría tiempo y tendría menos distracciones. Esta es la razón por la que realmente deberías usar Pushbullet.
#5. 1 Contraseña
No podemos enfatizar lo suficiente la necesidad de usar una contraseña segura y única para todos y cada uno de sus cuentas en línea. Se vuelve imposible recordarlos todos, y escribirlos tampoco es una opción segura. Esto es crucial al iniciar sesión en una red pública, como la proporcionada por una cafetería o una biblioteca, en lugar de su red privada cifrada en el hogar o la oficina.
Este problema es abordado por 1Password, que almacena todas sus contraseñas en una bóveda encriptada a la que nadie más que usted puede acceder. ¿Y qué pasa cuando necesitas iniciar sesión en algo? Una sola contraseña maestra es todo lo que se requiere.
#6. Despertador del ciclo del sueño
¿Alguna vez te has despertado sintiéndote más cansado que cuando te acostaste, con la cabeza palpitante y la mente nublada? En muchos casos, esta tríada no deseada se produce al despertarse en medio (o en la parte más profunda) de un ciclo de sueño.
Si duerme lo suficiente cada noche y se levanta cuando su cuerpo se despierta naturalmente, se sentirá mucho más descansado cuando se despierte. Pero, ¿cómo reconoces esta fase tan boyante? Una aplicación llamada Sleep Cycle puede controlar tus patrones de sueño y despertarte en el momento óptimo. Sintiéndose rejuvenecido y listo para enfrentar el día, no se desviará por la niebla mental o la necesidad de dormir.
#dieciséis. Scoro
Scoro es un programa integral para administrar las operaciones de una empresa. Su propósito es automatizar las operaciones mundanas para que pueda dedicar más atención a lo que realmente importa: satisfacer a los consumidores. Puede administrar fácilmente su equipo, crear y enviar facturas y realizar un seguimiento del tiempo con Scoro.
Una de las partes más útiles es el tablero del equipo. En una ubicación conveniente, encontrará toda la información que necesita para monitorear el progreso de los proyectos, desde los ingresos hasta el estado del presupuesto y las próximas acciones. Cuando todos los miembros del equipo tienen acceso a estos datos en tiempo real, es mucho más sencillo cumplir con los plazos y, lo que es más importante, con el presupuesto establecido.
#8. Cyfe por Traject
Lo más probable es que emplee una amplia gama de programas, sistemas y recursos para manejar cosas como redes sociales publicidad, análisis, servicio al cliente, etc. Cyfe le permite a su equipo de marketing manejar todo en una ubicación central, en lugar de tener que hacer malabarismos con muchas herramientas. Freshbooks, Alexa, Basecamp, Instagram y muchos otros son solo algunos de los servicios que se pueden integrar.
#9. Mejor equipo
El proceso de contratación puede ser arduo y agotador. Publicar posiciones en muchos sitios, clasificar las solicitudes y realizar entrevistas es un proceso que consume mucho tiempo. Simplificar incluso una pequeña parte de ese procedimiento sería de gran ayuda.
El primer paso, anunciar los roles disponibles, se simplifica con Betterteam. Solo toma unos minutos distribuir sus ofertas de trabajo a más de 100 de las bolsas de trabajo más destacadas, que es mucho más de lo que podría lograr por su cuenta. Podrá llegar a decenas de miles de personas más interesadas y calificadas mientras se ahorra mucho tiempo. Aproveche los beneficios de trabajar de forma remota, que incluyen una mayor capacidad para establecer contactos con clientes y clientes potenciales.
#10. Goco
Puedes centralizar todos los datos de tus empleados en un solo lugar gracias a la plataforma de GoCo, que integra Gestión de recursos humanos, administración de beneficios y procesamiento de nómina en una sola aplicación fácil de usar. Además, la aplicación puede integrarse con su sistema de nómina, por lo que nunca tendrá que preocuparse por si está cumpliendo o no con la ley. Por último, pero no menos importante, proporciona un método simplificado para que los trabajadores presenten reclamos de beneficios, solicitudes de vacaciones y otras tareas administrativas, lo que reduce la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta innecesarios.
#11. Escenario de archivos
Si los proyectos se estancan con frecuencia en la revisión y aprobación porque demasiados líderes de equipo brindan comentarios y producen numerosas iteraciones, es necesario un nuevo procedimiento. Filestage es un recurso vital para los equipos que participan con frecuencia en este tipo de colaboración. Es una plataforma centralizada para revisar y revisar el trabajo creativo, donde tanto la gerencia como los artistas pueden dejar comentarios y solicitudes de cambios. La versatilidad de Filestage lo hace ideal para cualquier esfuerzo artístico, ya que puede procesar múltiples tipos de archivos.
#12. Equipo de conexión
Es posible que a medida que su equipo remoto se expanda, los miembros no tengan la oportunidad de conocerse o formar los mismos lazos estrechos con sus colegas que antes. Aquí es cuando Connecteam resulta útil. El software puede ser pensado como una red interna para el personal de su empresa, facilitando la comunicación y el trabajo en equipo entre ellos.
Los trabajadores pueden buscar la cooperación de otros miembros del equipo en la organización, los gerentes pueden enviar mensajes a todo el personal y cualquiera puede participar en encuestas y sondeos para hacerse una idea de la mente colmena de la empresa. Si su empresa ha ampliado su fuerza laboral en respuesta a la pandemia de COVID-19, esta es una forma divertida de ayudar a sus trabajadores remotos a conectarse con quienes están en su oficina.
#13. Hubgets
Frontpage publicó los resultados de una encuesta en agosto de 2020, que indicaba que las cuentas de correo electrónico del trabajo tienden a estar más congestionadas que las privadas. Durante las horas de trabajo, la persona promedio recibe un correo electrónico una vez cada seis minutos (10 por ciento de la población). Sin una estructura adecuada, estas comunicaciones son propensas a extraviarse o confundirse, lo que puede retrasar el progreso de las iniciativas que requieren respuestas.
# 14. Nextiva
Nextiva mejora la eficiencia al agilizar la comunicación y facilitar la finalización más rápida del proyecto. Los equipos pueden hablar por teléfono, enviarse mensajes de texto, realizar videollamadas o enviar correos electrónicos, y todas estas conversaciones se pueden archivar en una sola ubicación. Ya no es necesario revisar montones de mensajes o ingresar palabras clave amplias en un motor de búsqueda de correo electrónico solo para descubrir el último hilo en el que estaba trabajando. Todo lo relacionado con sus conversaciones se puede encontrar en un solo lugar.
#15. kayako
¿Cuál es una gran estrategia para retener a los clientes leales? Ayuda que es rápida y adaptada a las necesidades del individuo. El software de mesa de ayuda Kayako se puede utilizar para este propósito, e incluso simula una conversación con una persona real durante su ausencia.
Kayako es único entre productos similares en el sentido de que consolida los canales de soporte de su equipo como el correo electrónico, las redes sociales y el chat en vivo en una sola ubicación. Los empleados también tienen acceso a un centro de soporte interno, lo que mejora la eficiencia y la productividad.
#dieciséis. flujo de trabajo
Esas notas post-it, blocs de notas y trozos de papel pueden quedarse atrás. En su lugar, haga que todos en su equipo usen Workflowy para crear y administrar sus listas de tareas compartidas. No se preocupe de que esto resulte en una lista larga y desorganizada.
Con la ayuda de un diseño cuidadoso, las listas relacionadas se pueden distinguir rápida y fácilmente unas de otras. De manera similar, la función #tags facilita la gestión de listas y el trabajo en equipo al etiquetar elementos con ciertos temas. Aunque es un programa simple, es una de las herramientas de colaboración más efectivas disponibles.
#17. Rastrear
Si estrategia de comercialización incluye el uso de personas influyentes, entonces es crucial que todos los miembros del equipo de marketing tengan acceso a la información sobre qué personas influyentes son responsables de las campañas más exitosas y cuáles se están quedando cortas. Con Traackr, cualquiera puede controlar esta información y asumir la responsabilidad de administrar personas influyentes. Además, facilita la capacidad de los supervisores para registrarse en cualquier momento y monitorear el progreso de los empleados.
#18. nTarea
Mantenerse ocupado cuando hay tantas partes móviles en un proyecto puede ser difícil, pero un software como nTask ayuda a aliviar la carga.
Hacer un seguimiento de las tareas del proyecto, visualizar su progreso, obtener actualizaciones de estado y más es muy fácil con la ayuda de nTask, un software de gestión de tareas y gestión de proyectos todo en uno.
#19. Gantt Pro
Uno de los aspectos más importantes de cualquier proyecto es asegurarse de que todos estén en sintonía. Usted y su equipo perderán tiempo tratando de averiguar qué sucede una vez que se desorienten, lo que tendrá un impacto negativo en su rendimiento.
Todos los miembros de su equipo estarán en sintonía con la ayuda de GanttPRO, el software de gráficos de Gantt basado en la web. Los participantes en un proyecto pueden obtener una instantánea rápida del estado del plan gracias a una línea de tiempo de diagrama de Gantt visualmente atractiva. La capacidad de trabajar juntos garantiza que no se pasará por alto ninguna información.
# 20 holgura
Es el mejor software para proyectos grupales porque agiliza la comunicación en todos los ámbitos. Funciona con los programas en los que ya confía, incluidos Google Drive, Dropbox y Box.
¿Qué herramienta de productividad es mejor para usted?
Si necesita capacidades más sofisticadas, una plataforma de suscripción puede valer más la pena, pero debe sopesar sus demandas cuidadosamente antes de elegir qué herramienta de productividad descargar y usar. También debe tener una idea sólida de las funciones que cree que puede necesitar, ya que las soluciones de software gratuitas y económicas a menudo pueden resultar restrictivas en términos de la gama de herramientas ofrecidas, mientras que el software de gama alta puede satisfacer todas las demandas.
¿Es Microsoft Excel una herramienta gratuita de productividad para pequeñas empresas para empresas emergentes?
El software diseñado para aumentar la eficiencia incluye las hojas de cálculo y los procesadores de texto antes mencionados, así como programas de presentación como PowerPoint, editores de gráficos de presentación como Kid Pix y programas de publicación como Microsoft Publisher. Con el uso de estas herramientas, los educadores pueden enriquecer sus lecciones e involucrar a los estudiantes de maneras significativas que van mucho más allá de lo que se puede lograr a través de los métodos de lectura tradicionales. Excel, como ejemplo de una herramienta gratuita de productividad para pequeñas empresas, es muy útil en las aulas de matemáticas y ciencias.
Excel puede transformar instantáneamente la información numérica en una representación gráfica. Este método le permite al instructor usar un cuadro o gráfico para demostrar la variación en los resultados de un experimento o encuesta. Esta representación visual es tan crucial como los números subyacentes. Para algunos niños, visualizar los datos en un cuadro o gráfico es esencial para comprender las diferencias.
¿Cuáles son las formas de medir la productividad?
Los siguientes consejos podrían ayudarlo a medir su productividad;
- Hacer todo el trabajo.
- Excelente manejo del tiempo
- Concentrándose en las ganancias
- Retroalimentación y evaluación por pares.
- Comparación del tiempo de trabajo con los bienes producidos.
- Seguimiento del progreso de los empleados.
- La satisfacción del cliente.
¿Cómo se determina la productividad empresarial?
Al dividir la producción total por la entrada total, la ecuación de productividad laboral se puede usar para calcular la productividad de los empleados. Supongamos que su empresa gastó 1,500 horas de trabajo para producir bienes o servicios (insumos) por un valor de 80,000 80,000 dólares. Para determinar la productividad laboral de tu empresa, divide 1,500 entre 53, lo que da como resultado el número XNUMX.
¿Cuáles son los usos comunes de las herramientas de productividad?
Las empresas pueden mejorar sus ofertas y la satisfacción de su clientela a través de una mayor productividad y eficiencia. Se pueden establecer objetivos, se pueden asignar tareas, se puede monitorear el progreso, se pueden generar informes y los trabajadores pueden mantenerse informados gracias a la comunicación en tiempo real y otras características posibles gracias al software de productividad.
¿Cuáles son los factores que aumentaron la productividad?
Estos son los principales factores más relevantes que pueden ayudarlo a aumentar la productividad;
- Actitud positiva e implicación de la dirección,
- empleados proactivos,
- Buenas condiciones laborales
- Herramientas y equipos para aumentar la productividad
- Disponibilidad de agua, energía y otros suministros de insumos”
Conclusión
Está claro que hay muchos beneficios en el uso de estas herramientas de productividad empresarial gratuitas y basadas en la oficina para nuevas empresas. Pueden ayudarlo a maximizar su eficiencia mediante la automatización de tareas cotidianas, la división equitativa de su tiempo y energía entre proyectos, el aprovechamiento máximo de su tiempo disponible y el mantenimiento de un alto nivel de producción en general. Puede organizar mejor su trabajo, evitar desviarse y terminar su trabajo a tiempo con su ayuda.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué se llama herramientas de productividad?
Sus orígenes se remontan al hecho de que las herramientas gratuitas de productividad empresarial para empresas emergentes aumentan la capacidad en la oficina, en particular entre los mecanógrafos y los trabajadores del conocimiento en la oficina, aunque su aplicación actual es mucho más amplia.
¿Es Google Docs un software de productividad?
Google Docs es un conjunto de herramientas gratuitas de productividad de oficina basadas en la web. Por lo tanto, es un conjunto de programas diseñados para facilitar la creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, todos los cuales son estándar en el mundo empresarial.
¿Qué tecnología se utiliza en los negocios?
El uso de computadoras, redes, impresoras, dispositivos móviles y aplicaciones de software por parte de los empleados contribuye al objetivo general de aumentar la productividad y reducir el desperdicio.
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