¿Qué es la externalización de procesos empresariales (BPO): descripción general, ejemplos y beneficios?

Significado de externalización de procesos de negocio

Empresa La externalización de procesos (BPO) es una práctica empresarial en la que una organización contrata a otra empresa para realizar una tarea de proceso que la organización contratante necesita para que su propia empresa tenga éxito.

BPO tiene sus raíces en la industria manufacturera. Los fabricantes contratan a otras empresas para manejar ciertos procesos, como: B. Partes de sus cadenas de suministro que no están relacionadas con las competencias básicas necesarias para fabricar sus productos finales.

Tipos de BPO

Dado que las empresas de todo el mundo brindan servicios BPO a otras organizaciones, BPO se puede dividir en varios tipos según la ubicación del proveedor de servicios:

• Subcontratación en tierra: cuando una organización contrata a un proveedor de servicios que se encuentra en el mismo país. También se conoce como subcontratación nacional.
• Subcontratación cercana a la costa: cuando una organización contrata a un proveedor de servicios en un país vecino.
• Contratación en el extranjero: cuando una organización contrata a un proveedor de servicios en otro país. También llamado deslocalización.

¿Cómo funciona BPO?

Los ejecutivos organizacionales toman la decisión de subcontratar un proceso comercial de varias maneras. Por ejemplo, las nuevas empresas a menudo tienen que subcontratar las funciones de back office y front office porque no tienen los recursos para desarrollar la fuerza laboral y las funciones de apoyo para llevarlas a cabo internamente. Por otro lado, una empresa establecida puede optar por subcontratar una tarea que ha estado haciendo todo el tiempo después de que el análisis muestre que un proveedor subcontratado puede hacer el trabajo mejor ya un costo menor.

Los expertos en administración recomiendan que los ejecutivos corporativos identifiquen las funciones que se pueden subcontratar y luego sopesen esa función con los pros y los contras de la subcontratación para determinar si tiene sentido estratégico para la empresa trasladar esa función a un proveedor subcontratado.

En este caso, la organización no solo necesita identificar al mejor proveedor para hacer el trabajo, sino que también debe trasladar el trabajo del proveedor interno al externo.

Esto requiere una cantidad significativa de gestión de cambios, ya que cambiar a un proveedor subcontratado generalmente tiene un impacto en las personas, los procesos establecidos y los flujos de trabajo existentes.

La reubicación también afecta las finanzas de la empresa, no solo en términos de trasladar los costos de la función interna a los proveedores subcontratados, sino también en términos de impuestos y requisitos de información.

Es posible que la organización también necesite invertir en una solución tecnológica para permitir un flujo fluido de trabajo desde la propia organización hasta el proveedor de subcontratación. El alcance y los costos de esta solución tecnológica dependen del alcance de la función subcontratada y la madurez de la solución. La infraestructura tecnológica está disponible en ambas empresas.

¿Para qué se utiliza BPO?

Las empresas contratan a proveedores de BPO para dos áreas principales:

• back-office Operaciones: Esto incluye procesamiento de pagos, servicios de tecnología de la información, control de calidad, etc.
• Operaciones de recepción: Esto incluye marketing, ventas, relaciones con los clientes y procedimientos de quejas.

En muchos casos, las organizaciones subcontratan una o más funciones. Por ejemplo, en lugar de subcontratar todas las funciones de recursos humanos, la empresa solo subcontrata los procesos contables.

A lo largo de los años, la industria de BPO ha crecido significativamente, ofreciendo una amplia gama de servicios y funciones a las empresas.

Tipos de servicios BPO

Los servicios de BPO generalmente se dividen en servicios horizontales y verticales. Estos se explican a continuación:

#1. BPO horizontales

La BPO horizontal incluye la subcontratación centrada en funciones. El proveedor se especializa en realizar ciertas funciones en varias industrias. Ejemplos de BPO horizontal son la subcontratación en las áreas de adquisiciones, nómina, recursos humanos, administración de instalaciones y funciones similares. Getix se enfoca en brindar servicios en funciones horizontales como nómina, recursos humanos, administración de beneficios, soluciones fiscales, etc. Sin embargo, Gartner dice que las empresas deben enfocarse en brindar servicios verticales a medida que el mercado madura.

#2. BPO verticales

Un BPO vertical se enfoca en demostrar varios servicios funcionales en un número limitado de sectores industriales. El cuidado de la salud, los servicios financieros, la fabricación y el comercio minorista son ejemplos de dominios verticales de BPO.

Tipos de trabajos de BPO hechos desde casa

#1. Centro de llamadas

Uno de los procesos comerciales más comunes subcontratados en los EE. UU. es el trabajo del centro de llamadas. Si bien la mayoría de los trabajos de los centros de llamadas se realizan en centros de llamadas estacionarios, cada vez más BPO utilizan agentes de centros de llamadas internos. Estos pueden ser trabajos independientes o contratos.

#2. Entrada y transcripción de datos

La entrada de datos es otro tipo de trabajo común que los BPO ofrecen a sus clientes, y muchos de los trabajos en esta área son desde casa. Por lo general, los trabajos de ingreso de datos de trabajo desde el hogar están destinados a contratistas independientes. A menudo pagan por pieza, lo que puede significar menos del salario mínimo. Muchas empresas de ingreso de datos utilizan el crowdsourcing para distribuir el trabajo disponible entre una gran fuerza laboral remota. La transcripción es ingeniosa y generalmente vale más la pena que ingresar datos.

#3. BPO médica

Los hospitales, los consultorios médicos y las compañías de seguros a menudo contratan BPO que se especializan en procesos comerciales médicos, como codificación médica, facturación y transcripción.

#4. Contabilidad/teneduría de libros

Contabilidad y las funciones de contabilidad a menudo se subcontratan a BPO. Sin embargo, relativamente pocos BPO utilizan trabajadores a domicilio para este tipo de trabajo. Sin embargo, hay algunos en esta lista para trabajos de contabilidad desde casa.

Empresas BPO

A continuación se muestran las principales empresas de BPO

• Accenture
• Trinitro
• IBM
• Competente
• Concentración
• Wipro
• Genpacto
• ADP
• Servicio EXL
• invensis
• Suntec India
• Intetics
• Comunicaciones de unidad
• software de ayuda
• Tecnologías plaxónicas
• Tecnología pulpo

Beneficios de BPO

#1. Costo más bajo

Una de las principales razones para la subcontratación de negocios es la reducción de costos. En lugar de comprar equipos de TI y contratar más empleados para diferentes tareas, pueden subcontratar las tareas a un proveedor de servicios y así reducir o incluso eliminar los costos generales.

#2. Mayor eficiencia

Las empresas de BPO tienen experiencia en diversas áreas y trabajan al más alto nivel. También adoptan las mejores prácticas y utilizan la última tecnología. Esto, por supuesto, conduce a una mayor eficiencia y productividad.

#3. Concéntrese en las funciones comerciales centrales

Muchas empresas, generalmente nuevas empresas, luchan con actividades comerciales difíciles. Al transferir procesos secundarios a una empresa de BPO, la empresa tiene más tiempo para concentrarse en sus actividades comerciales principales.

#4. Expansión mundial

Cuando una organización decide ingresar a un mercado extranjero, algunas actividades que requieren conocimiento del mercado local, conocimiento legal nacional o fluidez en idiomas extranjeros pueden asignarse a una empresa de BPO. Ayuda a aumentar la eficiencia y expandirse más rápido.

#5. Beneficios económicos

Las organizaciones a menudo descubren que un proveedor subcontratado puede ejecutar un proceso comercial a un costo menor, o descubren que contratar a un proveedor subcontratado puede ahorrarles dinero de otras maneras debido a la relación; B. en el ahorro fiscal.

#6. Flexibilidad

Con los contratos BPO, las empresas pueden adaptar con mayor flexibilidad la forma en que se completa el proceso comercial subcontratado y, por lo tanto, reaccionar mejor a la dinámica cambiante del mercado.

#7. Ventaja competitiva

Con BPO, las empresas pueden subcontratar procesos que no están en el centro de su negocio o misión, lo que les permite concentrar más recursos en lo que las diferencia del mercado.

#8. Mayor calidad y mejor rendimiento.

Dado que el negocio principal de los proveedores de BPO es ejecutar los procesos específicos para los que están obligados, teóricamente pueden concentrarse en entregar esos procesos al más alto nivel, a menudo con mayor precisión, eficiencia y velocidad.

Contras de BPO

#1. Temas de seguridad

Existe la posibilidad de una violación de la seguridad cuando se trabaja con una empresa de BPO, ya que los datos confidenciales deben compartirse y procesarse.

#2. Dependencia excesiva de la empresa BPO

Cuando el trabajo se subcontrata a una empresa de BPO durante un período prolongado, una organización puede acostumbrarse a la forma en que funciona y tender a depender demasiado de ella. Esto da como resultado que la organización pague costos más altos de lo habitual cuando sea necesario.

#3. Problemas de comunicación

Cuando se trabaja con una empresa de BPO en el extranjero, la barrera del idioma puede ser un obstáculo para la eficiencia. La subcontratación de trabajos como el desarrollo o los servicios de TI, que involucran a muchas personas, puede generar errores debido a malentendidos. A veces puede ser muy costoso.

#4. Costos inesperados u ocultos

Dado que el trabajo no siempre es duro y rápido, la organización puede subestimar la cantidad de trabajo y generar costos más altos de lo esperado. Trabajar con una empresa de BPO puede incurrir en costos legales en caso de disputa o desacuerdo. Los retrasos en la entrega del trabajo también pueden generar costos indirectos.

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