La automatización de procesos comerciales es el uso de tecnología avanzada para realizar tareas comerciales con la menor ayuda humana posible. Por supuesto, todos los propietarios de empresas conocen la importancia del BPA. Acelera el trabajo al enrutar la información a la persona adecuada en el momento adecuado mediante reglas y acciones definidas por el usuario. Como parte de una estrategia de transformación digital, las organizaciones a menudo usan BPA para optimizar los flujos de trabajo y hacer que sus operaciones funcionen sin problemas. Consulte este artículo para obtener más detalles sobre la automatización de procesos comerciales y las principales herramientas de software con ejemplos.
¿Por qué es importante la automatización de procesos de negocio?
El objetivo de la automatización de procesos comerciales no es solo reemplazar el papel con archivos PDF; también tiene como objetivo hacer que los procesos sean más rentables, simplificados, a prueba de errores y claros. Al automatizar los procesos para mejorar la eficiencia operativa general, las organizaciones ahorran tiempo y se aseguran de que se utilicen las mejores prácticas.
¿Qué procesos comerciales debe automatizar?
Casi cualquier proceso comercial puede mejorarse de alguna manera mediante la automatización. Al evaluar candidatos para la automatización de procesos, tenga en cuenta las siguientes características clave:
- El procedimiento requiere coherencia en toda la organización.
- Hay poco margen de error en este proceso.
- El procedimiento se puede repetir.
¿Qué son las herramientas de software de automatización de procesos comerciales?
Las organizaciones pueden utilizar herramientas de software de automatización de procesos comerciales para automatizar parcial o completamente sus procesos comerciales. El software RPA y el software BPA son similares. De hecho, tienen objetivos similares. La única diferencia es que el último software funciona más como los humanos: manipula el software usando visión artificial y raspado de pantalla. El software BPA, por otro lado, automatiza los procesos comerciales de una organización antes de integrarlos en el software que se está automatizando.
Está a cargo de todo el proceso de incorporación de empleados
Si alguna vez ha trabajado en una organización, sabe que la incorporación es un proceso altamente estructurado. (Envíe un correo electrónico a la persona A, complete los documentos B, C y D, etc.). En lugar de comenzar desde cero, puede dejar que el software de automatización de procesos comerciales lo guíe a través de todo el proceso. Siempre que un proceso comercial implique una serie de pasos predecibles y repetitivos, es probable que se pueda automatizar.
Herramientas de automatización de procesos comerciales
La automatización de procesos comerciales está transformando las operaciones organizacionales, lo que permite a las organizaciones hacer más con menos mientras se escala junto con el crecimiento del negocio. Estas son las diez principales herramientas de automatización de procesos comerciales para aumentar la resiliencia e impulsar a su empresa a nuevas alturas.
#1. ásana
Asana es un gestión de proyectos herramienta con funcionalidades tanto para directivos como para trabajadores. Su sencilla interfaz de usuario simplifica la gestión de proyectos al tiempo que fomenta el uso y la interacción. En lo que respecta a la seguridad, Asana proporciona SSO, 2FA y permisos granulares avanzados. Asana te permite administrar y planificar mediante el uso de plantillas prefabricadas, un calendario de equipo compartido, un programador de tareas, priorización de tareas y automatización de tareas repetitivas. También tiene paneles de informes para obtener información sobre proyectos, compartir archivos mediante arrastrar y soltar o manualmente, y secciones de comentarios debajo de cada tarea.
#2. Creador de procesos
ProcessMaker es una plataforma inteligente de automatización de procesos comerciales y BPM de código bajo para organizaciones que requieren escalabilidad. Puede crear rápidamente gráficos e informes personalizables utilizando su función de búsqueda filtrada. También puede asignar usuarios finales específicos a sus gráficos e informes. ProcessMaker incluye un motor de secuencias de comandos compatible con JavaScript, Java, C# y otros lenguajes. Proporciona verificación de sintaxis BPMN y validación de errores de proceso para verificar la sintaxis. Como resultado, puede mejorar la visibilidad general y la orquestación de los procesos automatizados de extremo a extremo. Los usuarios finales también pueden diseñar y rediseñar tantos procesos automatizados como deseen.
#3. lote activo
ActiveBatch es una plataforma sin código para orquestar flujos de trabajo automatizados. Su arquitectura basada en eventos le permite admitir colas de mensajes, tweets, eventos de archivos FTP, correo electrónico y otras funciones. La programación de tareas también se puede ajustar según el día y la hora hábiles. Para gestionar tickets automatizados, proporciona integraciones bidireccionales con System Center Service Manager y ServiceNow. Las API también se pueden usar para conectarse a cualquier servicio, aplicación o servidor. También incluye características como modelado y monitoreo en profundidad.
#4. flujo de besos
Kissflow proporciona un enfoque simple para la automatización de procesos comerciales. Es un grupo de más de 50 aplicaciones para administrar cosas como pagos a proveedores, órdenes de compra, incorporación de nuevos empleados e incluso reembolsos de millas. Estas aplicaciones también pueden ser personalizadas por los usuarios finales. Kissflow también proporciona formularios de captura de datos, informes de actividad y secuencias del sistema. Ofrece integración SaaS compatible con Zapier como una suite de colaboración. También puede adjuntar archivos desde Dropbox y Google Docs que son multilingües. Además, no hay restricciones sobre cuántas aplicaciones puede crear un usuario.
# 5. Hootsuite
Hootsuite es una conocida herramienta de automatización de gestión de redes sociales en el mercado actual. Con más de 150 aplicaciones en la tienda Hootsuite App Discovery, tiene la lista más completa de integraciones de redes sociales. También tiene una interfaz fácil de usar para una incorporación rápida. Puede conectar rápidamente varias cuentas, incluido YouTube. Hootsuite es una herramienta eficaz de administración de redes sociales para empresas que se comunican a través de múltiples redes sociales. También puede usar la API de Hootsuite para personalizar sus integraciones y mejorar la interoperabilidad.
# 6. Campamento base
Basecamp es una herramienta de colaboración en línea utilizada por las empresas. Es adaptable porque permite una amplia gama de integraciones. Las características destacadas de Basecamp incluyen fecha límite, archivo, tarea, anuncio y seguimiento de debates. Considere crear un centro virtual para los equipos de la empresa, que puede ser útil en un entorno de trabajo remoto. Basecamp es el centro de trabajo más adaptable y sólido. Si bien puede enfatizar la gestión de proyectos, no fue pensado para facilitar los proyectos. Sin embargo, sobresale en la gestión de debates, lo que puede ayudar a acelerar los proyectos.
#7. Rastreador Comindware
Comindware Tracker es una plataforma SaaS que automatiza el seguimiento de problemas, las comunicaciones, la gestión de proyectos, la gestión del flujo de trabajo, Gestión de recursos humanos, utilización de recursos y otros procesos. Cada característica también se puede personalizar. Comindware Tracker, por ejemplo, incluye un generador de flujo de trabajo gráfico que le permite diseñar y personalizar flujos de trabajo mediante una interfaz de arrastrar y soltar. Puede realizar un seguimiento de las alertas críticas sobre clientes, proveedores y socios para el seguimiento de problemas. Comindware Tracker también incluye un sistema de gestión de recursos humanos (HRM) para gestionar contrataciones, vacaciones, transferencias de empleados, advertencias y despidos.
#8. Ficha láser
LaserFiche es una plataforma para la gestión automatizada de contenido que funciona para clasificar el desorden digital. Le brinda una interfaz simple y fácil de usar para enrutar y rastrear documentos digitales todos los días. Los flujos de trabajo y análisis basados en IA permiten a los usuarios finales escanear y organizar documentos digitalmente en toda la organización. También incluye herramientas como formularios, informes y gestión de tareas.
#9. Quú
Quu es una herramienta para automatizar la investigación y el marketing de contenido. Sin embargo, no es un clon de HootSuite. La investigación de contenido relevante para el público objetivo siempre lleva mucho tiempo. Quu automatiza el tedioso proceso enviando alertas diarias de contenido de alta calidad en su nicho preferido. Las notificaciones contienen enlaces a podcasts, artículos, videos y publicaciones de blog, entre otras cosas. Para el contenido, hay tres opciones: curado a mano, descubrimiento y Pods by Quu. Una vez que haya recibido su contenido diario, puede programarlo con una herramienta como HootSuite.
# 10. TrackVia
TrackVia es una plataforma de desarrollo low-code bien diseñada para la gestión del flujo de trabajo. Proporciona a los usuarios finales una función de arrastrar y soltar basada en la interfaz de usuario para crear aplicaciones y automatizar procesos. Los flujos de trabajo móviles con la integración de Zapier y los paneles receptivos son el enfoque principal. Sin embargo, la personalización está limitada debido a los diseños predeterminados. TrackVia también podría beneficiarse de más integraciones de aplicaciones de terceros.
¿Cuál es la diferencia entre la automatización de procesos comerciales (BPA) y la automatización de procesos robóticos (RPA)?
BPA automatizó un proceso comercial completo de principio a fin, mientras que RPA delegó tareas individuales a robots de software para simplificar.
Usos y ejemplos de herramientas de software de automatización de procesos comerciales
Estos son algunos ejemplos convincentes de cómo las herramientas de software de automatización de procesos comerciales se han utilizado en el mundo empresarial.
#1. Incorporación de empleados
La contratación de empleados es un proceso lento y laborioso. Esto se debe a que hay una gran cantidad de papeleo involucrado en el proceso de contratación, incluida la documentación legal, la apertura de cuentas bancarias, la organización de capacitación y orientación, y el llenado de varios formularios. Este proceso de contratación se vuelve inconsistente, informal e inconexo sin el software BPA, lo que incluso puede conducir a:
Este proceso de contratación se vuelve inconsistente, informal y desarticulado sin ejemplos de software de automatización de procesos comerciales, lo que incluso puede conducir a:
- Bajos niveles de satisfacción entre los trabajadores.
- No completar algunos pasos necesarios.
- Innumerables formularios para completar al contratar nuevos empleados.
Al automatizar el proceso de incorporación de empleados, puede garantizar una transición fluida de una tarea a la siguiente. Es posible mantener informados a sus posibles empleados sobre el proceso de contratación gracias al software BPA.
#2. Ordenes de compra
Las órdenes de compra son una tarea cotidiana recurrente en la mayoría de las organizaciones que requiere una cantidad significativa de papeleo. Los empleados completan un formulario y lo envían al equipo de compras. Se crea una orden de compra y se envía una copia al proveedor y al equipo de inventario después de que haya sido revisada y aprobada por la autoridad correspondiente. Si se deniega la solicitud, por ejemplo, debido a restricciones presupuestarias o información insuficiente, la orden de compra se devuelve al equipo solicitante. Podrían surgir varios problemas si este proceso comercial no está automatizado, incluidos (entre otros):
- Se produjeron errores durante la entrega de suministros.
- Errores en la orden de compra.
- Registros que están incompletos.
- La productividad se vio afectada.
- La aprobación de la orden de compra se retrasó.
Los ejemplos de software de automatización de procesos comerciales facilitan y aceleran la ejecución del flujo de trabajo y también mejoran la precisión, la transparencia y la responsabilidad de los datos en una organización.
¿Cuáles son los objetivos de la automatización de procesos de negocio?
El objetivo principal de la automatización de procesos es mejorar el flujo de trabajo de una empresa. puede reducir los costos, el tiempo y el desperdicio al tiempo que aumenta la productividad, reduce los errores y controla todos los procesos comerciales en tiempo real con la automatización.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos comerciales?
Hay muchos resultados positivos que pueden resultar de la automatización de procesos, incluida una mayor satisfacción del cliente y una ventaja competitiva.
#1. Ahorra dinero
Cada año, las organizaciones pierden al menos el 30 % de sus ingresos debido a procesos comerciales ineficientes. En otras palabras, los procesos comerciales manuales suelen dar lugar a un importante desperdicio de recursos. La transición de procesos comerciales manuales a automatizados permite la reducción de errores. Las organizaciones pueden aumentar significativamente márgenes de beneficio y reducir los costos operativos a través de los ejemplos de procesos de automatización empresarial. Debido a que se elimina el desperdicio y los recursos se utilizan de manera óptima, tiene más espacio para renegociar términos favorables y administrar contratos de manera eficiente.
#2. Acelera la revisión y aprobación de documentos
El mantenimiento manual de datos y documentos puede ser una pesadilla que consume mucho tiempo, y las posibilidades de cometer errores aumentan. Cuando automatiza los procesos de administración de documentos, reduce el tiempo que lleva revisar y aprobar documentos, lo que lo hace más conveniente.
#3. Mejora la transparencia
Con el software BPA, puede rastrear y monitorear múltiples procesos mientras se ejecutan y establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Este nivel de transparencia proporciona información sobre las áreas de su organización que requieren una mejora crítica.
#4. Ayudas en el seguimiento del progreso de documentos
Considere tener que llamar y hacer un seguimiento con un empleado. Luego, por correo electrónico, participe en un ida y vuelta para aclarar ciertos detalles. De forma manual, dicho proceso puede demorar hasta una semana o más para enviar la información a la persona adecuada en el momento adecuado. El software BPA reduce el tiempo de procesamiento de documentos e información a unas pocas horas. La automatización también le permite realizar un seguimiento del progreso y el estado de los documentos, con una trazabilidad completa de los documentos enviados, abiertos y firmados.
#5. Mantiene las políticas de la empresa
El incumplimiento de las regulaciones legales y de la industria relevantes es un movimiento costoso para las empresas en todas partes. La buena noticia es que las herramientas de software de automatización de procesos comerciales ayudan a las empresas a cumplir con las normas. Estos datos son útiles porque son rastreables y están bajo control, lo que se traduce en un mejor cumplimiento de las reglamentaciones pertinentes.
#6. Facilita la comunicación
Para averiguar qué está pasando con sus procesos comerciales, comuníquese con un supervisor o líder de equipo. Incluso entonces, es probable que haya problemas de comunicación, lo que puede conducir a errores costosos. El software de automatización de procesos comerciales ayuda a optimizar dichas comunicaciones internas. Incluso puede ayudar en la simplificación de los procesos de cara al cliente, como las ventas y el servicio al cliente. La automatización de procesos también mantiene toda la comunicación relacionada con el proceso dentro del flujo de trabajo, lo que hace que la ejecución del proceso sea más fácil y rápida.
#7. Reduce la dependencia de los procesos manuales
Según un estudio reciente, los trabajadores de oficina dedican casi dos horas y media al día a tareas destructivas como el procesamiento de documentos, la aprobación de documentos y la búsqueda de información. El software de automatización de procesos comerciales puede completar rápidamente tareas repetitivas. La automatización ahorra dinero porque requiere menos intervenciones manuales. También ahorra tiempo, que es el principal beneficio de todo el software BPA.
#8. Reduce las reuniones
Debido a que el software BPA puede manejar de manera efectiva todas las tareas recurrentes mundanas en una organización, puede reducir las reuniones para mejorar la asignación de la fuerza laboral. Esto también le permite redirigir la atención de sus empleados a tareas que involucran más sus cerebros en el desarrollo de estrategias y la realización de funciones más importantes.
#9. Mejora los flujos de trabajo
La automatización de procesos mejora la consistencia del flujo de trabajo, especialmente en organizaciones grandes con muchos empleados y partes interesadas. Y aquí es donde las cosas pueden complicarse un poco: todos tienen múltiples tareas que completar, diferentes métodos de archivo, diferentes hábitos, etc. Un software BPA con pasos que se suceden sistemáticamente es un atajo inteligente para mejorar el flujo de trabajo y hacer que el proceso comercial sea más efectivo.
#10. Disminuir el error humano
El error es humano, sin importar cuán capaces sean sus empleados. Los errores siempre ocurrirán. Son, de hecho, inevitables. Sin embargo, la automatización de los procesos comerciales le permite detectar y corregir errores comunes en el lugar de trabajo, como demoras constantes, puntos de ineficiencia, errores manuales y muchos más. Al eliminar el riesgo de estos errores (mediante la automatización de procesos), sus procesos comerciales se ejecutarán con mayor fluidez. Le ayuda a evitar operaciones comerciales redundantes. El software BPA también puede ayudarlo a prevenir errores recurrentes en su negocio.
Tipos de automatización de procesos
Aquí hay cuatro tipos diferentes de automatización empresarial, sus funciones y cuándo deben usarse.
#1. Marketing de automatización
El marketing es una parte importante de la gestión de una empresa, pero puede llevar mucho tiempo y ser costoso, lo que lo convierte en un buen candidato para la automatización. Las empresas pueden generar clientes potenciales altamente calificados listos para el compromiso de ventas utilizando herramientas de automatización de marketing. Estas herramientas también proporcionan un marco para que los equipos apunten, construyan, ejecuten y midan el éxito de campañas de marketing, simplificando la calificación y conversión de clientes potenciales.
#2. Automatización de Contabilidad y Teneduría de Libros
Las empresas pueden ahorrar mucho tiempo en cuentas por cobrar (AR), cuentas por pagar (AP), facturación, cobros, solicitudes de tarjetas de crédito, respaldo de datos y otros procesos financieros que deben administrarse diariamente o semanalmente mediante la automatización de sus funciones de contabilidad y teneduría de libros. . También pueden automatizar procesos básicos como la contabilidad, la gestión del libro mayor (GL) y la gestión de cuentas bancarias. La automatización simplifica un proceso complejo al eliminar elementos manuales del equipo contabley el manejo del trabajo transaccional y de procesamiento de números.
#3. Automatización de procesos
La automatización de procesos comerciales (BPA) se extiende más allá de la automatización básica al incorporar la integración de aplicaciones para ayudar a las empresas a mejorar el valor y la eficiencia. La automatización robótica de procesos (RPA), un subconjunto de BPA, se centra en la automatización de tareas rutinarias, mientras que BPA ayuda a las empresas a sacar más provecho de sus inversiones en automatización. BPA logra esto agregando datos de múltiples fuentes para crear análisis que serían difíciles de lograr manualmente.
Las empresas usan BPA para una variedad de propósitos, que incluyen:
- Entrada de pedidos automatizada
- Automatización de correo electrónico
- Procesamiento por lotes automatizado
- Transferencias de archivos automatizadas
- Generación y distribución automática de informes
#4. Automatización de Recursos Humanos
La contratación de nuevos empleados es un proceso de varios pasos que comienza con una publicación de trabajo en línea o un esfuerzo de contratación y finaliza con la incorporación oficial del empleado. Muchos de los pasos de este proceso son automatizables. un recurso humano sistema de gestión (HRMS) es una herramienta útil en este sentido. Estos sistemas automatizan el proceso de gestión de candidatos como parte de un conjunto más amplio de funciones. Esto se refiere específicamente a las ofertas de trabajo automatizadas que se envían directamente a los candidatos, lo que ayuda a correr la voz sobre los puestos vacantes tanto para el mundo exterior como para los empleados actuales que deseen postularse para puestos internos o hacer referencias.
¿Cuáles son los dos tipos de automatización de procesos?
En general, existen dos tipos principales de automatización de procesos cuando se trata de automatización de energía. Estos son flujos en la nube, automatización de procesos digitales basada en API y automatización de procesos robóticos (RPA) basada en UI.
¿Qué país es mejor para RPA?
Hay varios países que son conocidos por su RPA avanzado. Los expertos en robótica a menudo buscan empleo en países que les permitan realizar investigación y desarrollo sin restricciones y Corea del Sur es uno de los mejores lugares para ir.
¿Qué es mejor SAP o RPA?
No hay tecnología o herramienta que sea inferior o superior. Tanto SAP como RPA tienen la misma importancia en el mercado. Ambos son diferentes. De hecho, al usar herramientas RPA, SAP se está automatizando, lo que no significa que SAP sea inferior.
¿La RPA tiene una gran demanda?
Dentro de cada entorno empresarial, SAP y RPA son vitales y útiles. Sin embargo, ambos juegan papeles distintos independientemente de su utilidad.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la automatización de procesos empresariales?
La automatización de procesos comerciales (BPA) es el uso de software para automatizar transacciones comerciales que ocurren una y otra vez y tienen muchos pasos.
¿Es la automatización de procesos una buena carrera?
Sí, deben crear aplicaciones integradas que puedan acomodar y mejorar la conectividad de red. Este es uno de esos trabajos bien remunerados y orientados a las habilidades que pueden hacerte rico rápidamente.
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Referencias
