Los gastos comerciales pueden ser una gran carga para sus recursos. Si no realiza un seguimiento cuidadoso de sus gastos, podría terminar gastando de más y perdiendo dinero. En este artículo, discutiremos la importancia de realizar un seguimiento de los gastos comerciales y brindaremos consejos sobre cómo hacerlo de manera efectiva.
¿Qué son los gastos comerciales?
Los costos asociados con la operación de su empresa se conocen como gastos comerciales. Los gastos comerciales ordinarios y necesarios, también conocidos como deducciones comerciales, se deducen de sus ingresos para determinar sus ganancias, pérdidas e ingresos imponibles. Estos gastos incluyen el kilometraje, los cargos y comisiones bancarias, el software y los servicios públicos, los suministros de oficina, la impresión, el franqueo y la entrega, y los cargos de publicidad y marketing.
Cuando realiza un seguimiento de los gastos de su empresa, puede controlar las ganancias y pérdidas e investigar los patrones de la industria para ayudar en la previsión. Puede planificar el uso adecuado de las finanzas porque es consciente de su situación financiera.
Pasos para el seguimiento de los gastos comerciales
Algunos pasos están involucrados en el seguimiento de los gastos comerciales, como configurar una cuenta separada para transacciones comerciales, integrar su software de contabilidad con instituciones financieras, archivar sus recibos regularmente y, ocasionalmente, examinar los datos. Para realizar un seguimiento adecuado de los gastos de su negocio, siga las instrucciones a continuación.
#1. Crear una cuenta comercial
Crear una cuenta financiera comercial específicamente para sus actividades comerciales es el primer paso para realizar un seguimiento de los gastos comerciales. Para aceptar pagos con tarjeta de crédito de los clientes, debe abrir una cuenta de servicios comerciales, una cuenta corriente comercial y una cuenta de ahorro comercial. Sería sencillo administrar sus finanzas si tuviera una cuenta separada para su negocio. Tendrás todos los gastos de tu negocio en un solo lugar, lo que hará que sea sencillo reclamar deducciones de impuestos.
#2. Seleccione un programa de contabilidad
Elegir un software de contabilidad que pueda automatizar sus registros comerciales y realizar un seguimiento de cada gasto es el siguiente paso para realizar un seguimiento de los gastos comerciales. El control y la organización de los gastos de su negocio se simplifican con el uso de un software de contabilidad. El mejor software de contabilidad tiene funciones de generación de informes que le permiten comparar los gastos de su empresa a lo largo del tiempo. Dado que muchas plataformas de software de contabilidad gratuitas están disponibles para las empresas, no necesitará gastar más de lo que puede permitirse para tener registros precisos.
#3. Conecte sus instituciones financieras
Conectar su software de contabilidad a sus bancos facilitará el seguimiento de los gastos de su empresa. Puede categorizar sus gastos y habilitar la descarga automática de todas las transacciones bancarias. También puede integrar más funciones, lo que simplifica la conciliación de estados de cuenta ingresando sus transacciones diarias y descargando estados de cuenta bancarios.
Además, puede realizar operaciones financieras en su programa sin ingresar a su cuenta bancaria al vincular sus cuentas bancarias con su sistema contable. Gracias a esta sincronización, puede dedicar menos tiempo a realizar un seguimiento de sus costes. Además, dado que no olvidará ninguna transacción, puede estar seguro de que sus registros de ingresos y gastos son precisos.
#4. Presente sus recibos
Tenga cuidado de archivar sus recibos a medida que realiza negocios para mantener un seguimiento preciso de los gastos. El IRS exige que mantenga todos los recibos en papel y otros registros durante un mínimo de tres años. Por lo tanto, guarde los recibos en papel en carpetas y asegúrese de anotar el motivo de cada transacción en los recibos. Las carpetas también se pueden etiquetar y organizar en función de las fechas o categorías en las que se encuentran.
#5. Revise sus gastos comerciales
Revisar sus gastos de vez en cuando lo ayudará a obtener los mejores beneficios del seguimiento de los gastos comerciales. Revise los informes, mire los datos y realice un análisis. Tome nota de los patrones para observar cuánto gasta en diferentes categorías y cómo se suman los costos. Además, corrige cualquier error u omisión.
¿Cuál es el funcionamiento de los rastreadores de gastos comerciales?
En línea o a través de una aplicación móvil, los monitores de costos comerciales generalmente están disponibles. Se le dará acceso a una cantidad específica de empleados cuando se una a un proveedor.
Aunque los procedimientos de registro varían de un producto a otro, la mayoría de los rastreadores requieren detalles financieros y de la empresa relativamente sencillos. Debe conectar el software a su cuenta corriente comercial o tarjeta de crédito comercial para aprovecharlo al máximo. Además, los miembros de su personal tendrán la opción de vincular sus cuentas bancarias personales para que puedan obtener un reembolso luego de enviar los recibos de los gastos autorizados relacionados con el negocio.
Las áreas más costosas de sus gastos se destacan mediante rastreadores de gastos comerciales, que clasifican sus gastos. También pueden ayudarlo a limitar sus gastos. Por ejemplo, puede agregar todos los gastos relacionados con el inventario o el marketing para verificar si se mantiene por debajo del presupuesto para cada artículo de línea. Mantener el flujo de efectivo se simplifica gracias a estas ideas.
¿Cómo se deben llevar los libros de mi pequeña empresa?
Debe completar los siguientes pasos para configurar registros contables para su pequeña empresa:
#1. Seleccione un programa de contabilidad
La contabilidad de entrada única o de entrada doble son los dos métodos que utilizan las empresas para realizar un seguimiento de las transacciones financieras. Debido a su simplicidad, la contabilidad de una sola entrada es el método preferido para las pequeñas empresas cuando recién comienzan.
La contabilidad de caja se utiliza en la contabilidad de una sola entrada. Con este método, realiza un seguimiento de los ingresos comerciales a medida que los recibe y de los gastos a medida que los incurre. Este enfoque es el más sencillo cuando utiliza hojas de cálculo para su contabilidad.
#2. Seleccione una técnica de grabación
Tanto el ingreso manual de transacciones como la creación de una hoja de cálculo personalizada son opciones. Sin embargo, use un software de contabilidad que realice los cálculos por usted para reducir los errores. Al usar un software de contabilidad para pequeñas empresas, puede mantener todos sus datos financieros de manera precisa y actual, lo que le facilitará las tareas futuras.
#3. Crear una cuenta bancaria de la organización
Tener cuentas bancarias personales y de empresa separadas es ventajoso durante la temporada de impuestos. No tiene que preocuparse por importar involuntariamente su membresía personal de Netflix cuando conecta sus cuentas corporativas a su software de contabilidad.
Asegúrese de conciliar sus libros con su extracto bancario mensualmente. Esto implica comparar los datos de sus extractos bancarios con las entradas en su software de contabilidad.
#4. Crear una plantilla de factura
ya sea que lo haga en línea o en su programa de contabilidad. La mayoría de las pequeñas empresas que prestan servicios lo hacen a crédito, lo que implica enviar una factura cuando finaliza un proyecto y permitir que el cliente pague más tarde.
Cada factura debe especificar las condiciones de pago. Esto debe incluir su información de contacto, instrucciones de pago y la fecha de vencimiento de la factura. La información sobre el procesamiento de pagos garantiza que nada salga mal más adelante y que el dinero llegue a su cuenta en la cantidad correcta.
Seguimiento de gastos de pequeñas empresas
#1. Rampa
La rampa es una plataforma para administrar tarjetas de crédito comerciales y gastos que está diseñada para ayudar a las pequeñas empresas a optimizar la automatización y reducir costos. Al manejar tarjetas corporativas, administración de costos, pagos de facturas, contabilidad e informes, este software de administración de gastos 5 en 1 ahorra un tiempo valioso.
La conciliación automatizada facilita la gestión de la contabilidad, además de automatizar el seguimiento de gastos. Más de 100 aplicaciones, incluidas
- Flojo
- Okta
- Xero
- NetSuite de Oracle
- QuickBooks
- Y las empresas pueden integrar Sage con Ramp.
#2. Rydoo
Rydoo ayuda a su personal de finanzas a controlar los gastos mientras mejora los pronósticos y análisis financieros. Con esta aplicación de administración de finanzas para pequeñas empresas, puede realizar un seguimiento de los costos de transporte, controlar los viáticos y centralizar los recibos de los empleados.
#3. Circula
Puede administrar los gastos de los empleados y los beneficios de la empresa con Circula, una sofisticada plataforma de finanzas para empleados. Este programa está hecho para proporcionar una interfaz de usuario simple, ayudar en la reducción de costos de proceso y mantener la conformidad de su pequeña empresa.
Las soluciones de IA que ofrece Circula son bastante beneficiosas para automatizar pólizas y administrar gastos. Además, puede conectarse con programas de recursos humanos y nómina, sitios web de reserva de viajes como TravelPerk y programas ERP.
#4. halcón de pago
Payhawk es una pieza integral de software financiero que ayuda a automatizar y administrar sus requisitos bancarios y contables. Y también ofrece todo para empresas de todos los tamaños, incluida la gestión de gastos, el pago de facturas y la automatización de la contabilidad.
Además, es compatible con una amplia gama de programas ERP, que incluyen:
- NetSuite de Oracle
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Sage
- Exacto
- y Datev.
#5. Gastar
Expensify es un servicio de seguimiento de costos que ofrece una serie de funciones gratuitas, que incluyen reserva de viajes, tarjetas corporativas, facturación, pagos y control de gastos. Además, la función distintiva de monitoreo de recibos y gastos con un solo clic ha ayudado a que sea muy apreciado por organizaciones de todo tipo, desde empresas unipersonales hasta empresas Fortune 500.
Aplicación de seguimiento de gastos comerciales
El primer paso para utilizar técnicas contables más complejas, que podrían contribuir al crecimiento de su empresa, es realizar un seguimiento de sus gastos.
# 1. Capital personal
Contrate a un administrador de inversiones con todas las funciones como Personal Capital. Todas las compras que realizas con tu tarjeta de crédito o débito son monitoreadas y categorizadas. La aplicación genera gráficos utilizando su flujo de efectivo mensual y un desglose de sus gastos mensuales. El servicio de gestión de patrimonio y el panel financiero gratuito son dos variaciones.
La opción de gestión de patrimonio ofrece una opción de gestión de inversiones, que actúa como un asesor robótico y ofrece soporte en vivo. El panel financiero gratuito ofrece análisis de flujo de efectivo y herramientas de elaboración de presupuestos. Puede usar la aplicación para verificar sus inversiones y planificar su jubilación.
#2. Gastar
Esta es una excelente aplicación para crear informes de gastos mientras está en movimiento y está disponible para teléfonos inteligentes iOS y Android. Expensify, que le permite realizar un seguimiento de los gastos y tomar imágenes de los recibos manualmente, es imprescindible para las personas que viajan por trabajo con frecuencia. Expensify interpreta automáticamente los recibos cuando les tomas una foto y los convierte en gastos documentados. También puede categorizar sus gastos, como kilometraje, viajes y comida. La mejor parte es que Expensify no cuesta nada para individuos y $5 mensuales para equipos.
#3. SAP Concur
SAP Concur es la herramienta de informes de gastos ideal para organizaciones pequeñas y medianas establecidas (y en expansión). Ofrece flujos de trabajo integrados para el reembolso de empleados, envíos y aprobaciones, seguimiento de facturas, pagos de proveedores, reserva de viajes y más, además de la capacidad de realizar un seguimiento de los gastos. La mejor parte de SAP Concur es que puede personalizarlo como desee y le facturará adecuadamente (según las funciones y el número de usuarios). Otra razón por la que SAP Concur es una excelente opción es que proporciona una variedad de productos para organizaciones pequeñas, lo que le permite agregar más capacidad según sea necesario. Los usuarios existentes de Concur pueden descargar la aplicación de las tiendas de aplicaciones de iOS o Android de forma gratuita.
# 4. Criajo
Wally es un software vibrante con un montón de útiles funciones de seguimiento de gastos. Este es un software de iOS que puede usar, y la versión básica es gratuita. Al igual que otras aplicaciones de seguimiento de gastos, le permite ingresar manualmente los gastos y asignarles categorías o tomar imágenes directas de los recibos. Esta aplicación también puede realizar un seguimiento de sus ingresos y proporcionarle proyecciones mensuales de sus ahorros. Finalmente, es una opción fantástica para las personas que manejan microempresas o negocios secundarios porque se enfoca más en las finanzas personales que en las finanzas comerciales.
# 5. Msobres
Mvelopes adopta una estrategia de gasto sugerido. Le impide gastar demasiado y afirma poder ayudar a los usuarios a crear un presupuesto en solo 15 minutos. El programa funciona haciendo que deposites dinero en varios "sobres" virtuales, creando un presupuesto mensual que no puedes superar. Tanto Android como iOS lo admiten.
Hoja de cálculo de seguimiento de gastos comerciales
Una hoja de cálculo para gastos comerciales es una plantilla estandarizada que realiza un seguimiento y registra los gastos de una empresa. El "qué", "por qué", "quién" y "cómo" del uso de fondos corporativos se tratan específicamente, por ejemplo:
- ¿En qué se gastó el dinero?
- ¿Por qué se agotó?
- ¿Quién lo gastó?
- ¿Cuál fue el costo?
Algunas de estas hojas de cálculo realizan un seguimiento de los gastos comerciales particulares, mientras que otras le brindan una descripción general rápida y de alto nivel de sus gastos anteriores. Por ejemplo, una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los gastos relacionados con los viajes, como el alojamiento y la comida. Los totales de sus gastos mensuales se pueden ver en una hoja de cálculo de gastos.
Use una hoja de cálculo de Excel para gastos comerciales
Examinemos algunas de las principales ventajas de realizar un seguimiento de los gastos de su empresa con una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
#1. Sus decisiones financieras serán más inteligentes
Hacer juicios financieros más inteligentes es posible cuando está más consciente de los gastos de su empresa. Un paso crucial es condensar los datos de gastos en una hoja de cálculo comprensible. Por ejemplo, imagine que tiene una panadería y está tratando de decidir si comprar sus productos localmente es rentable.
#2. Se ahorrará tiempo y dinero
Cuando utiliza una hoja de cálculo estandarizada para realizar un seguimiento de sus gastos, puede ahorrar tiempo al calcular los totales y los promedios utilizando fórmulas integradas. Como resultado, puede concentrarse en sus objetivos financieros en lugar de hacer los cálculos.
#3. Es más sencillo identificar gastos erráticos o fraudulentos
Puede identificar cambios extraños haciendo un seguimiento de sus gastos. Una hoja de cálculo de gastos, por ejemplo, simplifica la visualización de los cambios en los gastos, por ejemplo, si normalmente gasta $100 por mes en suministros de oficina pero en cambio gasta $500 el próximo mes. La detección temprana de estas "banderas rojas" hace posible la detección e investigación de gastos fraudulentos o ilegales.
¿Cómo controlan los gastos las pequeñas empresas?
Tenga cuidado de archivar sus recibos a medida que realiza negocios para mantener un seguimiento preciso de los gastos. El IRS exige que mantenga todos los recibos en papel y otros registros durante un mínimo de tres años.
¿Cuál es la mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos de una empresa?
- Abra una cuenta comercial
- Elige un programa de contabilidad.
- Conecte sus instituciones financieras
- Archiva tus recibos
- Revise sus gastos comerciales
¿Cómo realizo un seguimiento de los gastos comerciales automáticamente?
Las formas de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio son las siguientes:
- Establecer una cuenta bancaria de la empresa.
- Seleccione un sistema de contabilidad adecuado.
- Seleccione la contabilidad de devengo o de caja.
- Afiliarse a establecimientos financieros.
- Comience a manejar los recibos correctamente.
- Registre rápidamente todos los gastos.
- Piense en usar un software de presupuesto.
¿Cómo hago un seguimiento de los gastos por cuenta propia?
Un libro mayor de trabajo por cuenta propia, a veces conocido como "libro mayor de impuestos", es un término elegante para el lugar donde registra todas las ganancias y gastos de su empresa. Puede registrar información en un libro de "libro mayor" escrito a mano, una hoja de cálculo en línea o un software de contabilidad.
¿Por qué debo realizar un seguimiento de los gastos?
El objetivo básico del seguimiento de gastos es encontrar y eliminar patrones de gastos ineficientes en su vida financiera. Además, mantener el control sobre sus finanzas y fomentar mejores prácticas financieras como ahorrar e invertir se logrará al realizar un seguimiento continuo de sus costos.
Conclusión
Hacer un seguimiento de los gastos de su negocio lo ayudará a comprender su situación financiera. Por lo tanto, tome las medidas adecuadas para asegurarse de que no se pase por alto un gasto. Tomar decisiones financieras más inteligentes y calificar para exenciones de impuestos y otras ayudas financieras comerciales es posible al mantener un registro de gastos organizado.
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Referencias
