A medida que las empresas buscan formas de reducir costos, aumentar la productividad y mejorar la calidad de sus productos y servicios, la automatización de procesos comerciales (BPA) ha ganado popularidad en los últimos años. En este blog, repasaremos qué es la automatización de procesos comerciales, por qué es útil y cómo usarla en su empresa. Dado que permite a las empresas de todos los tamaños optimizar las operaciones, aumentar la productividad y reducir los costos, la automatización de los procesos comerciales se ha vuelto esencial. Además, una organización puede beneficiarse enormemente de la automatización de procesos comerciales, que puede aumentar la productividad, reducir costos, mejorar la garantía de calidad y aumentar la agilidad. Las necesidades, las finanzas y los conocimientos técnicos de su empresa desempeñarán un papel importante para ayudarlo a seleccionar el mejor software de automatización de procesos comerciales.
Automatización de negocios
Una empresa utiliza un proceso empresarial, que es una colección de tareas o actividades relacionadas, para llevar a cabo una tarea u objetivo en particular. Es una serie de acciones reiterables y bien organizadas que acepta insumos, genera productos y, con frecuencia, involucra a varias partes interesadas, incluidos socios, proveedores, clientes y empleados. Los procesos de negocios se crean para ayudar a una organización a lograr sus metas y objetivos de manera metódica y efectiva.
El uso de tecnología de punta para automatizar las operaciones comerciales de rutina se conoce como automatización de procesos comerciales (BPA). La entrada de datos, la creación de informes, la programación y la comunicación son algunos ejemplos de estas tareas. BPA busca aumentar la productividad, reducir los gastos y aumentar el calibre de los bienes y servicios.
El uso de software para reducir y mejorar el esfuerzo humano dentro de un proceso comercial en particular se conoce como automatización de procesos comerciales. El objetivo principal de BPA es automatizar tantos componentes de proceso como sea posible porque cada proceso se compone de una variedad de tareas y flujos de trabajo.
Además, el proceso de automatización implica determinar qué tareas se pueden automatizar y crear un flujo de trabajo que pueda llevarse a cabo mediante un programa informático o una red de sistemas conectados. Una vez que se crea el flujo de trabajo, se prueba, se pone en uso y se instruye al personal sobre cómo usar el nuevo sistema.
BPA se puede encontrar en una variedad de áreas, que incluyen administración, ingreso de datos, servicio al cliente, procesos de recursos humanos, marketing y ventas.
Procesos comúnmente automatizados
- Notificaciones push y correo electrónico
- Soporte técnico
- Creación de casos de estudio para clientes.
- Recopilación y movimiento de datos.
- Copia de seguridad y restauración
- Solicitud de permisos para empleados
- Procura
- Operaciones del centro de llamadas
- Ordenes de venta
- Seguimiento de horas y asistencia
- Departamento de Nóminas
- Facturación
- Colecciones
- Lanzamiento de productos
- Crianza de plomo
Tipos de Automatización de Procesos de Negocios (BPA)
#1. Automatización robótica de procesos (RPA)
RPA es un tipo de automatización de procesos comerciales que automatiza tareas repetitivas basadas en reglas utilizando robots o bots de software. Estos bots se pueden programar para realizar una variedad de tareas, incluida la entrada de datos, el procesamiento de facturas y el cumplimiento de pedidos. RPA puede aumentar la productividad al tiempo que reduce los errores y mejora la precisión para las empresas. Los bots RPA también se pueden configurar para que funcionen de forma continua, lo que permite a las empresas procesar grandes cantidades de datos de forma rápida y eficaz.
#2. Business Process Management (BPM)
El modelado, el análisis y la optimización de procesos comerciales mediante herramientas de software es un componente de la automatización de procesos comerciales o BPM. BPM puede ayudar aún más a las empresas a localizar ineficiencias operativas, cuellos de botella y posibles áreas de mejora. BPM puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones, reducir errores y aumentar la productividad.
#3. Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML)
El procesamiento del lenguaje natural, el análisis de sentimientos y el análisis predictivo son ejemplos de tareas complejas que se pueden automatizar mediante IA y ML. Las empresas pueden mejorar su eficiencia, las experiencias de los clientes y la toma de decisiones con la ayuda de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Para el servicio al cliente, las empresas pueden automatizar los chatbots para que los clientes puedan recibir respuestas rápidas a sus preguntas sin necesidad de interacción humana.
#4. Automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo es el proceso de automatizar el intercambio de tareas e información entre varios departamentos o personas que utilizan herramientas de software. Esta automatización del flujo de trabajo puede ayudar aún más a las empresas a reducir el trabajo manual, mejorar el trabajo en equipo y aumentar la productividad. Las empresas pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo, por ejemplo, para acelerar el proceso de aprobación de órdenes de compra e informes de gastos.
Cómo automatizar su proceso comercial
#1. Identificar los procesos a automatizar
Elegir cuál de sus procesos comerciales se puede automatizar es el primer paso en el proceso de automatización. Esencialmente, comience examinando sus procesos actuales para identificar las actividades que son repetitivas, consumen mucho tiempo y son propensas a errores. Estas tareas son ideales para la automatización.
#2. Definición de flujo de trabajo
La definición del flujo de trabajo se produce después de que haya determinado qué procesos automatizar. Esto implica delinear los pasos del proceso y determinar sus entradas, salidas y puntos de inflexión. Esto le permitirá distinguir aún más entre las tareas que se pueden automatizar y las que necesitan la participación humana.
#3. Seleccione las herramientas correctas
Hacer una elección inteligente al seleccionar la herramienta de automatización ideal para su empresa es esencial. Desde sencillas herramientas de automatización de tareas hasta software sofisticado de gestión de procesos empresariales (BPM), existe una amplia variedad de herramientas de automatización en el mercado. A la hora de seleccionar la herramienta adecuada, tenga en cuenta el grado de automatización que necesita y la complejidad de sus procesos.
#4. Crear y construir la automatización
Diseñar y desarrollar la automatización es el siguiente paso después de seleccionar las herramientas adecuadas. Para lograr esto, la herramienta debe configurarse para automatizar las tareas designadas e integrarse con otros sistemas organizacionales. Además, dependiendo de cuán complicados sean sus procesos, este paso también podría requerir la participación de un grupo de desarrolladores.
#5. Probar y mejorar
Cualquier proyecto de automatización debe incluir pruebas como un paso crucial. Después de crear la automatización, pruébela minuciosamente para asegurarse de que funciona según lo previsto. En este paso, puede ejecutar pruebas en datos ficticios, buscar y corregir errores y perfeccionar la automatización hasta que satisfaga sus necesidades.
#6. Formación de los empleados
La capacitación de su personal es el siguiente paso después de haber probado y mejorado la automatización. Esto implica enseñarles cómo usar la automatización, darles documentación y materiales de capacitación, y asegurarse de que comprendan sus ventajas.
#7. Evaluación del Monitoreo del Desempeño
Una vez que la automatización esté en su lugar, verifique y evalúe periódicamente su desempeño. Esto le permitirá detectar cualquier problema o áreas potenciales de mejora y hacer los ajustes necesarios para garantizar que la automatización continúe satisfaciendo sus necesidades.
Beneficios de Automatización de Negocios
#1. Eficiencia mejorada
BPA puede ayudar en la simplificación de procesos y acortar los tiempos de respuesta mediante la automatización de tareas repetitivas y manuales. Los ahorros de costos pueden resultar de una mayor productividad y eficiencia como resultado de esto.
#2. Medidas de ahorro de costos
Al automatizar procesos que de otro modo requerirían la participación humana, BPA puede ayudar a reducir costos. Esto puede resultar en costos de mano de obra reducidos, menos errores y un mejor control de calidad.
#3. Tiempos de reacción más rápidos
Los tiempos de respuesta también se pueden acelerar con la asistencia de BPA al automatizar los procedimientos de aprobación y comunicación. Esto puede ayudar a las empresas a responder rápidamente a las consultas de los clientes y resolver los problemas a tiempo.
#4. Simplificación de procesos
Los procesos simplificados son uno de los maravillosos beneficios de un sistema de automatización de procesos. En esencia, la eliminación de actividades inútiles y la concentración se simplifican mediante una rendición de cuentas clara, notificaciones personalizables, información valiosa y tiempos de respuesta más rápidos.
#5. Mejoras en la gestión de datos
La entrada, el almacenamiento y la recuperación de datos se pueden automatizar con BPA para ayudar con la gestión de datos. Tomar mejores decisiones comerciales puede resultar de tener datos más precisos y confiables.
#6. Una mejor distribución de los recursos
Al automatizar las tareas de administración de recursos, como la programación y la planificación de la capacidad, BPA también puede ayudar a las organizaciones a asignar recursos de manera más eficiente.
#7. Uniformidad Operacional
Puede contar con un estándar constante de resultados cada vez que automatice un proceso comercial. Al posicionar su negocio como confiable, la estandarización puede ayudarlo a obtener más clientes.
#8. Experiencia de cliente mejorada
BPA puede mejorar la experiencia del cliente al disminuir la carga de trabajo de los representantes de servicio al cliente y al mismo tiempo mejorar los tiempos de respuesta al automatizar las tareas de servicio al cliente, como los sistemas de emisión de boletos y los chatbots.
Inconvenientes de la automatización empresarial
#1. Costo de implementación
La mayoría de las herramientas de automatización empresarial cuestan una tarifa de configuración única y una tarifa de suscripción mensual para su uso.
#2. Necesidad de Personal Calificado
Se requiere la incorporación y capacitación de los empleados para ayudarlos a usar las nuevas herramientas de automatización. Por lo tanto, esto podría requerir un compromiso significativo de tiempo y esfuerzo.
#3. Temas de seguridad
La recopilación de datos comerciales es un componente crucial de la automatización comercial contemporánea. Esto puede aumentar la vulnerabilidad de sus datos frente a infracciones y ataques maliciosos, aunque promueve la eficiencia y las decisiones basadas en datos. Los sistemas de automatización digital pueden exponer los datos de su empresa a piratería y otros ataques externos si no están debidamente protegidos.
Ejemplos de automatización empresarial
#1. Recursos humanos
Los profesionales de recursos humanos pueden ahorrar tiempo y aumentar la precisión al automatizar los procedimientos de recursos humanos, como la contratación, la evaluación del desempeño y la nómina. Muchas empresas automatizan estos procesos utilizando herramientas BPA, por lo tanto, brindan a los profesionales de recursos humanos más tiempo para trabajar en proyectos más importantes.
# 2. Servicio al Cliente
La automatización de los procesos de servicio al cliente, como los sistemas de emisión de boletos, el soporte por chat y el soporte telefónico, es posible con la ayuda de los chatbots y otras herramientas de automatización. Además de acelerar los tiempos de respuesta, esto mejora la experiencia del cliente.
# 3. Fabricación
La automatización se utiliza para mejorar los procedimientos de fabricación, como el procesamiento de pedidos, la gestión de inventario y el control de calidad. Las empresas de fabricación también pueden aumentar la precisión, la coherencia y la productividad mediante la automatización de estos procesos.
# 4. Contabilidad
Las tareas de contabilidad que se pueden automatizar incluyen cuentas por pagar, cuentas por cobrar e informes financieros. Además, esto puede ayudar a mejorar la precisión, disminuir los errores y ahorrar tiempo. Para automatizar estos procesos, muchas empresas utilizan herramientas BPA como el software de contabilidad.
#5. Entrada y gestión de datos
La entrada y la gestión de datos se pueden automatizar mediante el uso de herramientas de software, lo que reduce los requisitos de mano de obra y el riesgo de error. Esto también incluye acciones como ingresar pedidos, procesar facturas y administrar datos de clientes.
# 6. La gestión del inventario
Utilizando programas informáticos que realizan un seguimiento de los niveles de existencias, procesan pedidos automáticamente y administran los niveles de existencias, la gestión de inventario puede automatizarse. Esto también puede ayudar a las empresas a reducir los desabastecimientos y el exceso de inventario, mejorando la productividad y la rentabilidad.
Software de automatización empresarial
El software para la automatización de procesos comerciales (BPA) permite a las organizaciones automatizar tareas manuales y repetitivas, reestructurar los flujos de trabajo y mejorar las operaciones. Estos programas de software ofrecen una variedad de funciones, que incluyen generadores de flujo de trabajo de arrastrar y soltar, asignación y seguimiento de tareas, informes y análisis en tiempo real e integraciones con otros programas de software.
La tecnología utilizada para planificar, llevar a cabo y realizar un seguimiento de la automatización de procesos se conoce como software de automatización de procesos comerciales (o simplemente software BPA). Los nombres adicionales incluyen herramienta BPA, plataforma BPA y solución BPA.
Factores a considerar al elegir el software BPA
#1. Administración de tareas
La delegación de tareas, la configuración de fechas límite y recordatorios, y el seguimiento del progreso en tiempo real deberían ser posibles con el software. Además, necesita enviar notificaciones y alertas para mantener a todos informados y al día.
#2. Análisis de datos e informes
Es igualmente importante buscar un software BPA que ofrezca un análisis en profundidad de sus procesos, incluido el tiempo de ciclo, los cuellos de botella y el cumplimiento. Para ayudarlo a encontrar oportunidades de mejora y agilizar sus flujos de trabajo, el software debería permitirle crear informes y paneles que sean completamente personalizables.
#3. Soporte y Capacitación
Seleccione un software de BPA que brinde un soporte completo al cliente, como materiales de capacitación, manuales de usuario y un equipo de soporte especializado. Para mantenerse al día con las tendencias y mejores prácticas más recientes del mercado, el software también debe ofrecer actualizaciones frecuentes y nuevas funciones.
#4. Integraciones
Idealmente, su software BPA se integrará con otras aplicaciones que ya utiliza, como gestión de proyectos, CRM y ERP.
Los siguientes son algunos de los mejores software de automatización empresarial:
#1. Wrike
Una herramienta de BPA llamada Wrike proporciona funciones para la colaboración, la automatización del flujo de trabajo y la gestión de proyectos. Ofrece informes en tiempo real, flujos de trabajo adaptables e integraciones de sistemas con diferentes aplicaciones.
#2. Creador de Zoho
Una plataforma de código bajo llamada Zoho Creator permite a las empresas crear aplicaciones web y móviles únicas, automatizar flujos de trabajo y administrar datos.
#3. Automatización de energía de Microsoft
Una plataforma de automatización basada en la nube llamada Microsoft Power Automate (anteriormente conocida como Microsoft Flow) permite a las empresas crear flujos de trabajo automatizados e integrarlos con otros productos de Microsoft.
#4. Zapier
Con la ayuda de la plataforma de automatización basada en la nube Zapier, las empresas pueden optimizar los procesos y conectarse a otro software.
#5. Automatización de IBM
Una plataforma de automatización basada en la nube llamada IBM Automation permite a las empresas automatizar sus flujos de trabajo e integrarlos con otras aplicaciones de IBM.
¿Cuáles son los diferentes tipos de automatización empresarial?
- Automatización de procesos
- Automatización de Integración
- Automatización básica
- Inteligencia artificial
- Automatización de procesos robóticos
¿Cuáles son las 4 fases de la automatización de procesos de negocio?
Hay cuatro etapas para automatizar los procesos de negocios: análisis, implementación, integración y mantenimiento y soporte.
¿Cuáles son tres ejemplos de automatización de procesos de negocios?
- Servicio al Cliente
- Entrada de datos
- Elaboración
¿Por qué las pequeñas empresas deberían automatizar?
Esto facilitará el registro de cada interacción con el cliente y puede mejorar el servicio al cliente. Puede crear y organizar informes de ventas y clientes potenciales mediante la automatización de su CRM. También facilita el seguimiento de los programas de fidelización de clientes, las facturas y las calificaciones de satisfacción del cliente.
¿Qué partes de una empresa se pueden automatizar?
- Entrada de datos
- procesando orden
- Servicio al Cliente
- Marketing
- Ventas
- Contabilidad
- Elaboración
- Cadena de suministro y venta al por menor
- Recursos humanos
Conclusión
Las empresas en una variedad de sectores utilizan la automatización de procesos comerciales (BPA) para mejorar la eficiencia y estimular la expansión. Por lo tanto, la automatización de procesos comerciales se utiliza en todas las industrias para mejorar la eficiencia, reducir los gastos y aumentar la productividad.
Por lo tanto, al seleccionar el mejor software de BPA, es importante tener en cuenta las necesidades, las finanzas y el nivel de experiencia técnica de su empresa. Lo que debe buscar es un software con un generador de flujo de trabajo fácil de usar, funciones efectivas de administración de tareas, informes y análisis en tiempo real, integraciones con otras herramientas de software, escalabilidad y soporte y capacitación completos. Las empresas pueden concentrarse en actividades de alto valor que estimulan el crecimiento y la innovación mediante la automatización de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo.
En resumen, encontrar los procesos apropiados para automatizar, seleccionar las mejores herramientas de BPM y garantizar que toda la organización apoye la iniciativa de automatización son las claves para una implementación exitosa de BPA. Las empresas pueden utilizar el poder de BPA para transformar sus operaciones y mantener la competitividad en el dinámico entorno empresarial actual mediante la planificación, implementación y supervisión cuidadosas.
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Referencias
