Mejorar los niveles de productividad de los empleados en una organización debe estar en la lista de todos los gerentes, y una de las múltiples formas de lograrlo es practicando la gestión de ausencias.
La introducción de un sistema de gestión de ausencias eficiente para frenar el ausentismo beneficiará a la organización, especialmente si los empleadores establecen su política de gestión de ausencias para ayudar a los empleados a ausentarse del trabajo cuando su salud lo exija y permitirles regresar cuando puedan.
Entonces, ¿qué más implica la gestión de ausencias? Exploremos la gestión de ausencias, sus políticas, beneficios y sistemas.
¿Qué es la Gestión de Ausencias?
La gestión de ausencias es una parte vital de la productividad de una fuerza laboral. Los empleadores utilizan políticas, procedimientos o programas para reducir las ausencias de los empleados, evitar que los trabajadores se interpongan entre sí y aumentar la productividad de los empleados.
Además, implica lograr un equilibrio entre apoyar a los trabajadores que faltan al trabajo por enfermedad, lesión o situaciones inevitables y sancionar a aquellos cuyas ausencias son sospechosas o excesivas.
¿Qué es la Política de Gestión de Ausencias?
Las empresas deben tener políticas sencillas que informen a los empleados sobre sus derechos y responsabilidades cuando no están en el trabajo. Esta política también debe respaldar los objetivos comerciales y la cultura de la empresa.
Los empleadores están obligados por ley a informar a sus trabajadores sobre cualquier regla sobre estar enfermo o lesionado y no poder trabajar, incluidas las reglas sobre el pago por enfermedad.
La política debe incluir lo siguiente:
- Detalles específicos sobre las condiciones de la paga por enfermedad contractual y cómo se relacionan con la paga por enfermedad legal.
- A quién y cuándo deben contactar los empleados si no pueden presentarse a trabajar.
- Los plazos para que los empleados completen el formulario de autocertificación.
- Información sobre cuándo los empleados deben presentar la carta de ajuste de su médico.
- Cuántos sistemas de revisión o puntos de activación puede estar usando el empleador en el trabajo
- Una entrevista de regreso al trabajo.
- Información a los empleados sobre qué cambios podrían ser necesarios para ayudarlos a regresar al trabajo lo antes posible.
¿Cuáles son los componentes de la gestión de ausencias?
La gestión de ausencias es crucial para la gestión de recursos humanos de una organización, centrándose en reducir el ausentismo de los empleados, evitar la interrupción de la fuerza laboral y maximizar la productividad.
Los componentes y las mejores prácticas involucradas en la gestión efectiva de ausencias son:
#1. Política de ausencia
Una política de ausencias bien definida es esencial para aclarar las expectativas de los empleadores y los empleados con respecto al tiempo libre en el trabajo.
La política debe incluir los tipos de ausencias permitidas, el método para solicitar tiempo libre, el proceso de aprobación y las medidas disciplinarias por ausencias o tardanzas injustificadas frecuentes.
# 2. Comunicación
La comunicación frecuente con los empleados sobre las políticas de gestión de ausencias ayuda a gestionar las ausencias de los empleados de forma más eficaz.
Compartir las políticas de solicitud de tiempo libre durante la incorporación de los empleados y reforzar regularmente las pautas puede crear conciencia y minimizar el ausentismo.
#3. Formación Gerencial
Educar a los gerentes sobre las políticas de la empresa y las regulaciones federales y estatales les permite abordar las solicitudes de licencia de los empleados de manera consistente y precisa.
Esta capacitación debe incluir requisitos de cumplimiento y obligaciones de mantenimiento de registros.
#4. Capacidades de seguimiento mejoradas
El uso de software de gestión de ausencias o una solución de recursos humanos subcontratada integrada con la nómina puede ayudar a rastrear las solicitudes de licencia de los empleados de manera más eficiente que los procesos manuales.
El software de administración de la fuerza laboral también puede administrar las solicitudes de tiempo libre de los empleados, rastrear las tendencias de asistencia y permitir intervenciones oportunas.
#5. Herramientas de autoservicio
Empoderar a los empleados con herramientas de autoservicio para solicitar licencias, ver su calendario de licencias, verificar la protección del trabajo y administrar su licencia actual puede respaldar los esfuerzos de cumplimiento y mejorar la experiencia de los empleados.
#6. Iniciativas de bienestar
La implementación de programas de bienestar, servicios médicos internos y entornos de trabajo flexibles puede ayudar a reducir el ausentismo y mejorar el compromiso, la productividad y el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.
Al implementar estos componentes, las organizaciones pueden administrar mejor su fuerza laboral, mejorar la experiencia de los empleados y mantener el cumplimiento de las reglamentaciones pertinentes.
¿Cuál es el objetivo de la gestión de ausencias?
El objetivo de la gestión de ausencias es gobernar el ausentismo de los empleados dentro de una organización, apoyar el cumplimiento de las leyes federales y estatales de permisos de ausencia y mantener un ambiente de trabajo productivo y eficiente mientras se asegura el bienestar de los empleados.
Los gerentes deben establecer un sistema de gestión de ausencias que funcione bien y sea fácil de usar para reducir el ausentismo y evitar que suceda tanto como sea posible.
Para lograr este objetivo, la gestión de ausencias implica lo siguiente:
- Crear políticas y procedimientos claros y bien comunicados
- Brindar capacitación gerencial para ayudar a los gerentes a abordar las licencias de los empleados.
- Mejore las capacidades de seguimiento a través del software para simplificar la recopilación y el análisis de datos.
- Implemente herramientas de autoservicio que permitan a los empleados administrar y rastrear su ausencia.
- Fomentar la comunicación entre jefes y empleados.
- Realice un seguimiento y controle regularmente las ausencias, realice registros y aborde cualquier problema subyacente que contribuya a las ausencias de los empleados.
¿Cuáles son los beneficios de gestionar las ausencias?
La gestión de las ausencias de los empleados es crucial para que las organizaciones mantengan la productividad, garanticen operaciones fluidas y respalden el bienestar de los empleados.
Algunos de los beneficios de administrar las ausencias incluyen los siguientes:
#1. Absentismo Reducido
Las políticas y procedimientos efectivos de gestión de ausencias pueden ayudar a reducir las ausencias no autorizadas y no planificadas, asegurando una mejor planificación de la fuerza laboral y minimizando las interrupciones en las operaciones diarias.
#2. Mejora de la moral y el compromiso de los empleados
Cuando las organizaciones apoyan y valoran a sus empleados, es más probable que participen y se comprometan con su trabajo y es probable que no tomen licencias no planificadas.
#3. Mejor gestión de la carga de trabajo
La gestión proactiva de las ausencias permite una mejor planificación y distribución de las cargas de trabajo entre los miembros del equipo, lo que reduce el riesgo de agotamiento y mantiene los niveles de productividad.
#4. Cumplimiento mejorado
La gestión eficaz de las ausencias puede ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, como la Ley de licencia médica y familiar (FMLA) de los Estados Unidos.
# 5. Ahorro de costes
Al reducir el ausentismo y mejorar la productividad, las organizaciones pueden ahorrar en los costos asociados con las ausencias de los empleados, como la pérdida de productividad, el pago de horas extra y la contratación de personal temporal.
#6. Procesos optimizados
Un sistema de gestión de ausencias puede ayudar a automatizar y agilizar los procesos relacionados con las ausencias, ahorrando tiempo y reduciendo las cargas administrativas para los equipos de recursos humanos.
#7. Toma de decisiones basada en datos
El software de gestión de ausencias puede proporcionar información y datos valiosos sobre tendencias y patrones de ausencias, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas, identificar problemas potenciales y desarrollar estrategias para abordarlos.
Tipos de Sistemas de Gestión de Ausencias
- Gestión de ausencias educativas de primera línea (AESOP)
- Gestión de ausencias del director
- Gestión de ausencias de matriz
¿Qué es la gestión de ausencias de Frontline Education?
Frontline Education Absence Management, que solía llamarse AESOP, es el mejor sistema automatizado para administrar las ausencias y encontrar maestros sustitutos en los Estados Unidos. Más de 4,000 distritos escolares lo usan.
Además, como software como servicio (SaaS), Aesop no requiere hardware, software ni líneas telefónicas dentro del distrito para la gestión de ausencias. En cambio, todos los empleados pueden acceder al servicio por teléfono o Internet en cualquier momento y en cualquier lugar.
Frontline Education Absence Management (anteriormente AESOP) recopila una gran cantidad de datos que se pueden usar para administrar mejor las ausencias de los empleados y ahorra mucho tiempo en subllamadas manuales. Además, Aesop reduce el tiempo dedicado a ingresar datos al integrarse con otros programas.
Frontline Education Absence Management (anteriormente AESOP) proporciona:
- Encontrar sustitutos calificados
- Identificar tendencias para mejorar la asistencia de los empleados
- Fácil integración de datos con otros proveedores de software
- Gestión de la programación de sustitutos
Frontline Absence Management (AESOP) también ofrece una aplicación móvil con varias funcionalidades para administradores, suplentes y empleados.
¿Cómo creo una ausencia en Frontline?
Para crear una ausencia en Frontline, puede usar la aplicación móvil Frontline, que está disponible para los clientes de Frontline Absence & Time que usan la funcionalidad mejorada de Frontline Insights Platform.
Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo crear una ausencia usando la aplicación móvil:
Puede crear una nueva ausencia a través de una de las dos opciones dentro de la aplicación. Haga clic en "Ausencias hoy" en la página de inicio, acceda al menú y seleccione la opción "Ausencias". Desde esta página, presione el botón “+”.
#2. Pasos de creación de ausencias
Esta selección abre el Paso 2 del proceso de creación de ausencias. Desde aquí, seleccionará un motivo de ausencia y luego presionará la flecha en la esquina inferior derecha para continuar.
#3. Fecha
Seleccione una fecha (o rango de fechas) del calendario y presione la flecha en la parte inferior derecha para continuar.
#4. Duración
Elija de una lista de marcos de tiempo que incluyen "Día completo", "Medio día AM", "Medio día PM" y/o "Personalizado". Si selecciona la opción "Personalizado", puede seleccionar el icono de lápiz junto a las horas de inicio y finalización para indicar el período de tiempo alternativo.
#5. Sustituto
Verá un mensaje para identificar si se requiere un sustituto. Seleccione la opción "Sí" o "No" según los requisitos de su puesto y presione la flecha derecha para continuar.
#6. Página de resumen
La página de resumen final proporciona una descripción general de las selecciones que realizó. Estos detalles incluyen la ubicación, el motivo de la ausencia, el plazo y la confirmación de si se requiere un sustituto. También puede incluir una nota personal para el administrador antes de enviar la ausencia.
Una vez que esté listo, presione "Enviar ausencia" para crear la solicitud de ausencia. La aplicación mostrará los detalles de la ausencia si selecciona la opción "Ver ausencia".
Revise estos detalles según sea necesario y presione "Editar" (en la esquina superior izquierda) si es necesario realizar algún ajuste. De lo contrario, presione el botón "Inicio" en la parte inferior para volver a la página de inicio.
¿Cómo inicio sesión en Educación de primera línea?
Para iniciar sesión en Frontline Education, puede seguir estos pasos:
- Visite la página de inicio de sesión de Frontline Education en login.frontlineeducation.com.
- Si tiene una identificación de primera línea, ingrese su nombre de usuario y contraseña, luego haga clic en "Iniciar sesión". Si ha olvidado su nombre de usuario o contraseña, haga clic en "Olvidé mi nombre de usuario" o "Olvidé mi contraseña" para recuperar sus credenciales.
- Alternativamente, si su organización utiliza el inicio de sesión único (SSO), haga clic en "Iniciar sesión con el SSO de la organización" y siga las indicaciones para ingresar las credenciales de su organización.
Frontline Education ofrece diferentes productos y servicios, y el proceso de inicio de sesión puede variar ligeramente según el producto específico que esté utilizando.
¿Cómo se escribe un mensaje de ausencia?
Para escribir un mensaje de ausencia convincente, también conocido como mensaje de fuera de la oficina (OOO), debe incluir los siguientes componentes:
- Saludo profesional: Comience su mensaje con un saludo cortés y profesional.
- Razón de la ausencia: Opcionalmente, puede mencionar su ausencia. Sea conciso y evite compartir demasiada información personal.
- Fechas de Ausencia: Indique claramente las fechas en que estará fuera, incluso cuándo regresará.
- Acceso de correo electrónico: informe al remitente si tendrá acceso limitado o nulo al correo electrónico durante su ausencia.
- Tiempo de respuesta estimado: Proporcione una fecha estimada en la que el remitente puede esperar su respuesta.
- Contacto alternativo: Ofrecer un punto de contacto para solicitudes o asistencia urgente.
¿Cómo escribo un formulario de ausencia?
Para escribir un formulario de ausencia o una carta de permiso de ausencia, siga estos pasos:
- Escriba su dirección en la esquina superior derecha de la página o en la esquina superior izquierda.
- Incluya la fecha debajo del membrete. Si su solicitud es por correo electrónico, puede omitir esta parte.
- Si envía su solicitud por correo electrónico, use un nombre de asunto adecuado, como "Solicitud de permiso de ausencia".
- Agregue la dirección de su empresa unas pocas líneas debajo de la fecha. Si es por correo electrónico, omita este paso.
- Diríjase a su jefe correctamente en una carta formal, por ejemplo, "Estimado Henry" o "Estimada Sra. Hanna".
- Indique el motivo de su solicitud y las fechas en que estará sin trabajo.
- Sea transparente y explique por qué necesita los días libres especificados. Esto minimizará cualquier conflicto potencial con su gerente y lo ayudará a comprender su solicitud.
- En su párrafo final, explique cómo se cubrirá su trabajo en su ausencia, cómo planea hacer que su partida sea lo más fácil posible y cómo se le puede contactar en caso de emergencia.
- Cierre su carta con un aprecio por su trabajo y empresa, y agradezca a su jefe por su consideración.
- Si vas a entregar una carta impresa, agrega una firma manuscrita. Si está enviando un correo electrónico, simplemente escriba su nombre.
- Entregue una copia de su solicitud al departamento de recursos humanos, ya que necesitarán esta información para sus registros personales.
- Por último, revise su solicitud antes de enviarla para asegurarse de que la información sea correcta y los puntos claros.
- POLÍTICA DE LICENCIA: Todo lo que necesita saber
- CÓMO LLAMAR A FUERA DEL TRABAJO: Solicitud de permiso de ausencia
- GESTIÓN DE LA FUERZA LABORAL (WFM): definición y funcionamiento
Referencias
