El envío de faxes existe desde hace muchas décadas. Tradicionalmente, las máquinas de fax se usaban para enviar correspondencia comercial, incluidos memorandos y cartas de oficina. En ese momento, se preferían las máquinas porque eran más rápidas que el correo postal. Pero en el mundo digital actual, las empresas han reemplazado los procesos tradicionales de envío de faxes por faxes en línea.
Los avances tecnológicos ahora permiten negocios para enviar y recibir faxes por correo electrónico. Ha mejorado el envío de fax empresarial y lo ha hecho más privado y seguro. Aunque han surgido múltiples canales de comunicación como mensajes de texto, llamadas telefónicas y mensajes de redes sociales que permiten a las empresas conectarse directamente con los clientes, el fax ha mantenido su efectividad.
Pero la mayoría de las empresas aún no han integrado el fax en sus procesos comerciales, un desafío que ha llevado a la utilización de los procesos de fax modernos.
Si es dueño de un negocio, aquí hay cinco prácticas que pueden ayudarlo a optimizar los procesos comerciales de envío de faxes en su empresa:
#1. Adoptar firmas electrónicas
Una forma efectiva de agilizar el envío de faxes es adoptar firmas electrónicas en sus procesos comerciales. Los faxes en línea permiten a las empresas crear firmas digitales siempre que sea necesario enviar archivos confidenciales. Dado que las imágenes de la firma tienen un aspecto profesional, facilitan la demostración de credibilidad y confiabilidad.
El uso de firmas electrónicas en eFax permite a las empresas ahorrar tiempo. Tradicionalmente, las empresas tenían que imprimir cualquier documento que se les enviaba antes de firmarlo, escanearlo y volver a enviarlo. Los faxes en línea han cambiado todo esto.
El uso de servidores de fax permite a las empresas firmar documentos sin imprimirlos. Las personas que están siempre en movimiento encontrarán esta solución muy conveniente, principalmente porque pueden realizar todo el proceso en sus teléfonos.
Las firmas electrónicas también ofrecen mayor seguridad para documentos confidenciales y altamente sensibles que los documentos impresos convencionales.
#2. Utilizar aplicaciones de servicio de fax
Una de las prácticas que puede simplificar en el proceso de envío de faxes de su empresa son las aplicaciones de servicio de envío de faxes que permiten a su equipo operar el sistema de envío de faxes desde sus formularios. Las aplicaciones de servicio de fax permiten a los usuarios enviar y recibir faxes en sus teléfonos antes de pasarlos a la máquina de fax.
Las empresas que adoptan el uso de aplicaciones de servicio de fax pueden ahorrar tiempo en el proceso de envío de fax. Se elimina la necesidad de escanear un documento completo, cargarlo en línea y luego enviarlo por correo electrónico. En cambio, el servicio transmite los documentos instantáneamente una vez recibidos en el alimentador de documentos y se ingresa el número de fax del receptor.
Cuando sea necesario adjuntar archivos de gran tamaño, las empresas deberían considerar cargar los documentos enviados o recibidos en los que se trate de archivos de gran tamaño. Significa que si su empresa integra el envío de faxes en línea en su comunicación, podría explorar el uso de servicios basados en la nube que permitan la transmisión de archivos PDF o de imágenes.
#3. Capacite a su personal
Como tecnología sin papel, el envío de faxes en línea es una inversión necesaria para cualquier negocio. Para ejecutarlo correctamente, las empresas deben elaborar un plan de ejecución claro para guiar la transición de una oficina basada en papel a una sin papel.
Además de adquirir el equipo necesario, un buen plan de ejecución debe contemplar la capacitación de los empleados. La participación de los empleados es fundamental para agilizar el proceso de envío de faxes de su empresa. Pero solo pueden adoptar la tecnología de fax en línea si se sienten capacitados para usarla. Sus empleados deben estar bien capacitados y sensibilizados sobre la necesidad de adoptar la práctica.
Considere desarrollar un programa de capacitación para ayudarlos a comprender los fundamentos del fax electrónico y cómo utilizar correctamente las herramientas de apoyo para su utilización. Considere mostrarles cómo faxes en línea trabajo. También puede configurar sus teléfonos y correos electrónicos para permitirles enviar y recibir faxes.
Capacitar a su personal para que use el fax en línea le permite a su empresa reunir a todos detrás de la tecnología con una buena comprensión de por qué la empresa está transitando hacia la tecnología sin papel.
#4. Agregar una portada a los faxes en línea
Incluso con los avances tecnológicos en el mundo actual, sus mensajes de fax deben mantener su profesionalismo. Los faxes en línea se envían y reciben por correo electrónico. Aunque los correos electrónicos pueden pasar como formas profesionales de comunicación, la transferencia de documentos a través de este canal deja poca o ninguna impresión en el destinatario.
Puede diferenciar los mensajes que envía por fax en línea al incluir una portada en los documentos que envía su empresa. Garantiza que su comunicación deje una impresión inicial positiva en quienes la reciben. También les brinda detalles esenciales sobre su empresa, incluido el nombre de la empresa, el número de teléfono y la dirección.
#5. Invierta en una buena conexión a Internet
Internet permite a los usuarios transmitir documentos de forma cómoda y segura desde cualquier parte del mundo. Las empresas deben tener una buena conexión a Internet para culminar el proceso de transmisión para enviar y recibir faxes en línea.
Sin una conexión estable, las empresas no pueden acceder a los servicios de fax basados en la web ni adjuntar documentos a los correos electrónicos. Aunque es posible enviar un fax urgente a través de una conexión a Internet débil, su empresa necesita una conexión estable para transmitir archivos entrantes y salientes pesados.
#6. Archivar archivos de fax en la nube
Uno de los beneficios que los faxes en línea ofrecen a las empresas es que reduce o elimina la impresión de documentos. Pero incluso con la transmisión de documentos digitales, las empresas aún necesitan archivarlos para referencia futura. La mejor manera de archivar archivos de eFax es almacenarlos en un espacio de almacenamiento basado en la nube. El uso de almacenamiento basado en la nube tiene numerosos beneficios para las empresas.
Estos incluyen dar acceso a los empleados a los documentos archivados en cualquier momento y desde cualquier lugar. También les permite buscar en el archivo y recuperar información cuando surge la necesidad. El almacenamiento en la nube también facilita que las empresas envíen y reciban archivos grandes que no se pueden enviar por correo electrónico.
Consideraciones Finales:
El envío de faxes de negocios ha ganado popularidad debido a la comodidad que ofrece a las empresas. A diferencia de los faxes tradicionales, el envío de faxes en línea permite a los empleados recibir y enviar documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Elimina efectivamente la necesidad de esperar hasta que regrese a la oficina para enviar o recibir documentos. Estos aspectos hacen que sea fundamental para las empresas mejorar sus procesos de envío de faxes y hacerlos más eficientes. Si busca mejorar el proceso de envío de faxes de su empresa, aplique las seis prácticas mencionadas anteriormente.
