Elegir el software de automatización de procesos comerciales (BPA) correcto es fundamental para su empresa. Las organizaciones buscan constantemente herramientas tecnológicas que las ayuden a ejecutar sus operaciones comerciales de manera eficiente en la carrera de digitalización actual. En esta guía, clasificamos y revisamos el mejor software de automatización de procesos comerciales, junto con algunos conocimientos adicionales sobre las empresas de automatización de procesos robóticos y algunos ejemplos que puede necesitar.
¿Qué es la automatización de procesos empresariales?
La automatización de procesos comerciales (BPA) emplea tecnología para automatizar una variedad de funciones administrativas con el fin de optimizar sus operaciones comerciales.
En lugar de depender de las personas para realizar trabajos mundanos y simples, su empresa ahora depende de la tecnología para hacerlo. La tecnología es más eficiente y rentable, y acelera el proceso.
Las empresas que adoptan la automatización de procesos comerciales mejoran no solo sus operaciones digitales, sino también su proceso comercial general.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La automatización robótica de procesos (RPA) es un tipo de tecnología de automatización de procesos comerciales que automatiza el trabajo servil repetitivo realizado por humanos mediante el uso de robots de software (bots) o inteligencia artificial (AI).
La automatización robótica de procesos ayuda a las empresas a realizar procedimientos de gran volumen y priorizar rápidamente los trabajos más complicados, eliminando la necesidad de personal humano.
Este tipo de automatización ofrece un alto ROI y acelera las iniciativas de transformación digital de cualquier organización.
Automatización de Procesos de Negocios vs. Automatización de Procesos Robóticos
De acuerdo con las definiciones anteriores, tanto BPA como RPA tienen el mismo objetivo: ejecutar de manera efectiva las funciones comerciales en una empresa.
BPA fue el primero en ingresar a la industria tecnológica y también puede aplicar eficientemente RPA dentro de su sistema.
¿Qué es el software de automatización de procesos comerciales?
El software Business Process Automation realiza procedimientos que logran un determinado objetivo comercial mediante el uso de reglas comerciales y tareas automatizadas. Permitir que un empleado solicite vacaciones es un objetivo sencillo; construir un nuevo producto es más desafiante. Todas las operaciones asociadas con estos procesos son monitoreadas y analizadas para verificar su eficiencia.
¿Cuál es el significado de esto? En pocas palabras, debido a que el software no puede pensar por sí mismo, los humanos cometen errores y son los principales impulsores de la innovación en todas las empresas. Esto significa que cuando sus empleados dedican tiempo a procesos repetitivos en lugar de pensar en formas de construir su empresa, corre el riesgo de cometer errores manuales (que requieren un esfuerzo adicional para repararlos) por una recompensa mínima. Como resultado, la automatización de procesos reduce los errores y libera el tiempo y la energía de sus empleados.
¿Cómo se utiliza el software de automatización de procesos comerciales?
El tipo de proceso empresarial que desea automatizar determinará cómo utiliza el software BPA. No existe un software milagroso único que pueda manejar todos los procedimientos comerciales de una organización.
Su software de automatización de redes sociales, por ejemplo, no se puede utilizar para optimizar otros procedimientos corporativos. Debe realizar un estudio para encontrar el mejor instrumento para el trabajo. Aquí hay algunas aplicaciones para el software BPA.
Ejemplos de procesos de automatización de procesos comerciales que se pueden automatizar
Hay numerosos ejemplos, pero aquí hay algunos:
#1. Jefe de operaciones
Automatice todo el componente logístico del proceso para realizar un seguimiento de quién, qué y cuándo en su negocio.
# 2. Gestión de proyectos
Utilice software de gestión de proyectos o tareas para evitar errores de comunicación de correos electrónicos, archivos de información o listas de tareas pendientes.
#3. Atención al cliente
Utilice el software de atención al cliente para automatizar algunas respuestas y ahorrarle a su personal de soporte la molestia de responder a cientos o miles de quejas sobre un problema.
#4. Manejo de redes sociales
Para ahorrar tiempo, use las herramientas de automatización de redes sociales para programar sus publicaciones durante el día, la semana o el mes que elija.
La ventaja de adoptar el software BPA es que agiliza el trabajo. Mejora la experiencia del cliente al tiempo que proporciona información sobre las áreas de su organización que requieren mejoras.
Lo más importante es que garantiza un mayor retorno de la inversión.
¿Su empresa necesita un software de automatización de procesos comerciales?
Existe una asociación sustancial entre las empresas que utilizan software BPA y un rendimiento mejorado. Si desea maximizar la eficiencia y el rendimiento, debe automatizar los procedimientos de su empresa.
Preguntas que hacer para decidir si su empresa necesita este software
Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta al decidir si adoptar un software de automatización de procesos comerciales.
#1. ¿Luchas con demasiadas reuniones?
La mayoría de las empresas se ocupan de numerosas reuniones consecutivas que consumen mucho tiempo. Utilice el software BPA para automatizar este procedimiento.
Este programa reducirá significativamente el tiempo necesario para resolver problemas, tomar decisiones más rápidas y agilizar las colaboraciones, todo sin que su personal tenga que asistir físicamente a una reunión en alguna oficina.
#2. ¿Tu empresa tiene demasiados procesos manuales?
La creación de informes diarios y la compilación manual de datos es una actividad laboriosa que requiere mucho tiempo y que también puede generar errores costosos.
Reemplace los informes manuales con software de automatización de procesos comerciales en su empresa.
#3. ¿El proceso de revisión de documentos está ralentizando su negocio?
Pueden ocurrir retrasos cuando su equipo espera la aprobación o revisión del documento por parte del gerente o supervisor antes de comenzar a trabajar.
¿Qué pasa si el jefe o supervisor está de licencia o no está disponible? Esto puede desviar a su equipo y posiblemente dañar la moral.
#4. ¿Cree que los procesos simplificados mejorarán el rendimiento de los empleados?
Sí. La principal ventaja del software de automatización de procesos comerciales es que automatiza los procedimientos más rápidamente, lo que permite que el personal trabaje de manera más productiva.
Los equipos no tienen que perder el tiempo esperando aprobaciones o revisiones porque suceden instantáneamente.
Ejemplos de uso de software de automatización de procesos comerciales
Aquí hay algunos ejemplos de casos de uso de software BPA interesantes para ayudarlo a comprender mejor el software de automatización de procesos comerciales.
#1. Incorporación de empleados
La contratación de personal es un procedimiento que requiere mucho tiempo y mano de obra. Esto se debe a la cantidad de papeleo involucrado en el proceso de contratación, que incluye la documentación esencial, la creación de cuentas bancarias, la organización de sesiones de capacitación, la configuración de reuniones de inducción, el llenado de formularios de información de los empleados y más.
Este proceso de empleo se vuelve irregular, desestructurado y desconectado sin el uso del software BPA, e incluso puede resultar en:
- Baja productividad.
- Insatisfacción de los empleados.
- Perder algunas tareas cruciales.
- Papeleo de contratación interminable.
El procedimiento automatizado de incorporación de personal garantiza una transición fluida de una tarea a la siguiente.
#2. Ordenes de compra
Las órdenes de compra son una tarea recurrente del día a día en la mayoría de las empresas que requiere una cantidad significativa de papeleo.
Los empleados completan un formulario y lo envían al personal de compras. Se prepara una orden de compra y se entrega una copia al proveedor y al equipo de inventario después de que haya sido revisada y autorizada por la autoridad correspondiente.
Podrían surgir varias preocupaciones si este proceso comercial no está automatizado, incluidos (entre otros):
- Errores al recibir los suministros.
- Errores en la orden de compra.
- Registros incompletos.
- Productividad impactada.
- Retraso en la aprobación de la orden de compra.
Pros y contras del software BPA
Cada pieza de software tiene ventajas y desventajas. El software BPA no es diferente.
Para Agencias y Operadores
- Mejora la eficiencia
- Aumenta la escalabilidad
- aumenta la adaptabilidad
- Aumenta la adaptabilidad
Desventajas
- desalojo de empleados
- Invertir en automatización es costoso.
- Capacidad limitada de las máquinas
- Preocupaciones sobre la seguridad
El mejor software de automatización de procesos comerciales
Muchas empresas reconocen la necesidad de automatizar los procedimientos comerciales. Como resultado, ha habido un aumento inesperado en la demanda de software BPA.
Los ejemplos de las principales herramientas de automatización de procesos comerciales incluyen:
# 1. Hoja inteligente
Smartsheet es un espacio de trabajo dinámico que permite a los equipos administrar proyectos, automatizar flujos de trabajo y crear rápidamente nuevas soluciones utilizando las herramientas sin código que disfrutan, todo mientras brinda la protección que requiere TI.
Este software BPA es una solución asombrosamente adaptable y fácil de usar que ha mejorado la visibilidad organizacional, la comunicación y la mejora de procesos y ha alterado la forma en que funcionan las empresas.
#2. flujo de besos
El atractivo de Kissflow es lo rápido y simple que es utilizarlo para cualquier persona que desee automatizar los procesos de su empresa. Este software BPA ofrece una plataforma sencilla, óptima y eficiente para administrar y rastrear todas sus actividades.
Lo libera de los procedimientos comerciales repetitivos basados en reglas y los automatiza con facilidad, precisión y flexibilidad integral. Kissflow es el software de automatización de procesos comerciales más sencillo.
#3. Ficha láser
Laserfiche lo ayuda a administrar procesos de misión crítica en su empresa mediante el uso de informes personalizables y fáciles de usar para evaluar el éxito del proceso comercial. Es simple de aprender pero difícil de dominar.
Mediante paneles y visualizaciones, este software BPA evalúa las cargas de trabajo de los empleados. Esta es la herramienta de automatización de procesos que debe utilizar si desea aumentar la eficiencia y la precisión.
#4. Rastreador de comindware
Comindware es un software de procesos comerciales que aumenta la productividad del equipo y reduce los gastos de mano de obra a través de procesos optimizados.
Este software BPA hace que sea increíblemente simple reemplazar varios archivos de Excel y procesos complejos con una única solución integrada que requiere una participación mínima del personal de TI.
# 5. Hootsuite
Hootsuite es una conocida plataforma de automatización de gestión de redes sociales en el mercado actual. Con más de 150 aplicaciones en la tienda Hootsuite App Discovery, tiene la selección más completa de conectores de redes sociales. También incluye una interfaz de usuario fácil de usar para una incorporación rápida. Puede vincular rápidamente varias cuentas, incluida YouTube. Hootsuite es una excelente solución de administración de redes sociales para empresas que se conectan a través de múltiples redes sociales.
# 6. Campamento base
Basecamp es una plataforma de colaboración en línea utilizada por las empresas. Es adaptable ya que permite una amplia gama de integraciones. Las características principales de Basecamp incluyen fechas límite, archivos, tareas, anuncios y seguimiento de conversaciones. Considere crear un centro virtual para los equipos de la empresa, lo que puede ser ventajoso en un entorno de trabajo remoto. Basecamp es el centro de trabajo más adaptable y sólido.
#7. ásana
Asana es una plataforma de gestión de proyectos con funcionalidad tanto para gerentes como para trabajadores. Su sencilla interfaz de usuario simplifica la gestión de proyectos al tiempo que fomenta el uso y la participación. En lo que respecta a la seguridad, Asana proporciona SSO, 2FA y permisos granulares sofisticados. Asana ofrece plantillas predefinidas, un calendario de equipo compartido, un planificador de tareas, priorización de tareas y automatización de trabajos repetitivos para la gestión y la planificación.
#8. Administrar ConnectWise
El software de automatización comercial ConnectWise Manage le brinda control sobre sus procesos comerciales al monitorearlos, administrarlos y respaldarlos de manera proactiva. Es el instrumento más eficaz para ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos.
#9. bonitasoft
El software de automatización de procesos comerciales de Bonitasoft ayuda en la transformación de su corporación. Automatiza los procesos corporativos al involucrar a personas de múltiples departamentos y luego rastrear su efectividad a lo largo del tiempo.
# 10. Wrike
Wrike es posiblemente la mejor aplicación de automatización de procesos comerciales, con una gran cantidad de capacidades que aumentan el rendimiento, aceleran el crecimiento y mejoran la experiencia del cliente.
Este software BPA es ideal para la forma en que operan las empresas. Es lo suficientemente flexible para que todos en su equipo vean el panorama general y hagan las cosas.
#11. quixy
Quixy es un programa de desarrollo de aplicaciones sin código en comparación con otras herramientas de automatización de procesos comerciales. Facilita el desarrollo de aplicaciones personalizadas para ayudar a los procesos comerciales de la empresa.
Para obtener un valor óptimo, nuestra arquitectura de software BPA automatiza, supervisa y mejora los procesos comerciales y los flujos de trabajo.
#12. Calle del proceso
Process Street es una sencilla aplicación de automatización de procesos empresariales. También es el enfoque más efectivo para realizar un seguimiento de las listas de verificación y los procedimientos recurrentes de su equipo.
La reducción de clics y la facilidad de uso de este programa BPA demuestran cuánta atención se dedicó a su desarrollo. Process Street es el método más simple para que su equipo maneje flujos de trabajo recurrentes. Es una herramienta de lista de verificación simple pero efectiva.
¿Qué es un software de automatización de procesos?
El uso de software y tecnologías para automatizar los procesos y operaciones comerciales con el fin de lograr objetivos organizacionales específicos, como crear un producto, contratar e incorporar a un empleado o brindar servicio al cliente, se conoce como automatización de procesos.
¿Qué herramienta RPA es la mejor?
UIPath es la mejor solución de RPA porque proporciona una amplia gama de funciones robóticas fáciles de usar, incluida la inteligencia artificial, y escala de acuerdo con las necesidades de su negocio.
¿Cuáles son los tipos de automatización de procesos?
Entre los varios tipos de automatización de procesos se encuentran:
- Automatización de front-end.
- Automatización de back-end.
- Acciones nativas.
- Automatización Inteligente.
¿Cuáles son los cinco tipos de procesos básicos?
La mayoría de los entornos de producción pertenecen a uno de cinco grandes grupos. Procesos repetitivos, discretos, de taller, por lotes y continuos.
¿Qué es la automatización básica de procesos?
La automatización básica automatiza operaciones simples y fundamentales. Las tecnologías de automatización básicas digitalizan procesos repetitivos con poca o ninguna codificación, lo que reduce los errores y acelera el trabajo transaccional. Esta automatización básica incluye la gestión de procesos empresariales (BPM) y la automatización de procesos robóticos (RPA).
¿Cuáles son las tres formas de automatizar un proceso?
Sin embargo, el término "automatización" es en sí mismo ambiguo, e incluye una amplia gama de tecnologías con diferentes capacidades y casos de uso. Dentro de este conglomerado de ideas, se deben considerar tres tecnologías principales: macros, automatización de procesos de TI (ITPA) y automatización de procesos robóticos (RPA).
¿La automatización de procesos requiere codificación?
No necesitará ninguna experiencia o habilidad en programación para llevar a cabo los procedimientos básicos de automatización, incluso si nunca antes los ha hecho. Las soluciones RPA facilitan mucho la automatización de las operaciones, haciendo que el proceso sea más rápido y eficiente.
En conclusión
Las organizaciones pueden usar una solución de automatización de procesos comerciales para eliminar el error humano mientras automatizan las operaciones manuales y repetitivas. También puede obtener datos en tiempo real desde una consola central. Esta guía tiene todo lo que necesitas para tomar la mejor decisión.
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Referencias
