Debido a la generación diaria de cientos de órdenes de trabajo, las empresas pueden verse abrumadas y perder de vista sus objetivos operativos generales. Puede solucionar este problema utilizando cualquiera de los mejores software de órdenes de trabajo, que está cubierto por CMMS y software de gestión de servicios de campo. Las órdenes de trabajo se definirán en esta publicación, junto con la forma en que pueden afectar el trabajo de campo.
Software de órdenes de trabajo
Al realizar tareas de plomería, electricidad, HVAC, instalaciones y otras tareas de mantenimiento, los contratistas y el personal de campo pueden usar el software de órdenes de trabajo como un gestión de servicios de campo herramienta. Las operaciones de servicio de campo y mantenimiento se simplifican, desde la aceptación de consultas de los clientes hasta la finalización de las tareas. Este software permite a los contratistas asignar, administrar y realizar un seguimiento eficiente de las órdenes de trabajo en tiempo real. Seleccione el mejor software de órdenes de trabajo para su empresa entre las opciones gratuitas y de pago.
Razones para usar el software de órdenes de trabajo
Para las operaciones de campo, el software de órdenes de trabajo ofrece las siguientes ventajas:
#1. Seguimiento de trabajos en una ubicación
En primer lugar, tener la plataforma adecuada simplifica la entrega de órdenes de trabajo. Con el software de órdenes de trabajo, puede asignar y enviar fácilmente a los trabajadores adecuados a órdenes de trabajo particulares en el campo. Además, permite a los técnicos de campo registrar las horas de inicio y finalización de las tareas y enviar informes de progreso del trabajo en tiempo real. Puede beneficiarse de tiempos de respuesta de tareas más rápidos con esta capacidad.
#2. Reduzca el tiempo de papeleo
En segundo lugar, las presentaciones en papel tradicionales en el campo a menudo requieren mucha preparación y tiempo. Un excelente sustituto de este enfoque es el software de órdenes de trabajo. Además, puede usar esta herramienta para crear formularios de órdenes de trabajo e informes en línea usando plantillas personalizadas, ahorrando tiempo y esfuerzo al digitalizar estos formularios, lo que hace que sea más fácil y efectivo capturar información sobre los trabajos que se realizan en el campo, brindándole más tiempo para completar tareas importantes.
#3. Coloque los datos en una base de datos centralizada.
Los sistemas basados en papel con frecuencia almacenan papeles en cajas que, si no se manejan adecuadamente, pueden resultar en pérdida o destrucción. Al almacenar todos sus documentos en una sola base de datos, el software de órdenes de trabajo resuelve este problema. No tendrá que preocuparse por perder sus datos porque se guardarán automáticamente en línea.
El software de órdenes de trabajo va un paso más allá en esto. Puede localizar rápidamente el documento que necesita utilizando la capacidad de filtrar y ordenar la información por tamaño, estado, fechas y personas asignadas.
#4. Visualice y realice un seguimiento del rendimiento de las órdenes de trabajo
Más allá de completar una orden de trabajo y facturar al cliente, el software de órdenes de trabajo tiene otras funciones. Según el tamaño de la organización y la cantidad de técnicos de campo, le permite realizar un seguimiento de la cantidad de órdenes de trabajo ejecutadas durante un período de tiempo específico (semanal, mensual, trimestral o anual). Este software también muestra la proporción de órdenes de trabajo que se completaron, lo que le permite monitorear y evaluar su desempeño durante un cierto período de tiempo.
#5. Hable con los técnicos de campo
Por último, pero no menos importante, el software de órdenes de trabajo le permite comunicarse de inmediato con expertos de campo cuando una orden de trabajo tiene dificultades técnicas. Por ejemplo, puede transmitir sin esfuerzo nuevas instrucciones de un cliente. Pueden enviar fotos etiquetadas para resaltar los lugares que deben corregirse mediante el uso de este programa. Además, le permite integrar sus calendarios digitales para detener la doble reserva y dar más trabajo a los trabajadores de campo que ya están sobrecargados de trabajo.
Selección de la plataforma adecuada
Al manejar las órdenes de reparación, los contratistas y los técnicos de campo son conscientes de la importancia de la puntualidad y la coordinación eficiente. La tarea se simplifica significativamente si se dispone de los instrumentos adecuados. El objetivo del software de órdenes de trabajo es agilizar los procesos de tareas desde el envío de solicitudes hasta el cierre, aunque los servicios varían según la industria.
Aquí hay algunos aspectos que debe tener en cuenta al elegir el software de órdenes de trabajo para su empresa para ayudarlo a lograr este objetivo:
- Facilidad de uso: ¿Qué tan fácil de usar es el software? ¿Pueden los técnicos de campo usar esta herramienta para completar tareas de manera efectiva?
- Capacidades de programación: ¿Cómo puede delegar trabajos a los técnicos de campo con esta herramienta? Para atención preventiva y tareas similares, ¿puede esta aplicación organizar horarios repetitivos?
- Alertas y recordatorios: ¿Este programa envía mensajes sobre el estado de la orden de trabajo automáticamente?
- ¿Cómo puede realizar un seguimiento del paradero y las condiciones de su personal de campo?
- ¿Esta plataforma proporciona comunicación en tiempo real con los técnicos de campo, estén donde estén?
- Realización de informes detallados ¿Qué información contiene el informe de órdenes de trabajo?
- Disponibilidad para el personal de campo: ¿Pueden los contratistas y técnicos de campo usar este software en un dispositivo portátil (como un teléfono o una tableta)?
El mejor software de órdenes de trabajo
#1. Cultura de seguridad
Para equipos de todos los tamaños y en todos los sectores, existe una plataforma digital llamada cultura de seguridad. Permite que el personal de campo y los contratistas designen, envíen y realicen un seguimiento de las órdenes de trabajo en el campo. Más aún, cree formularios digitales detallados a partir de su papel documentación que sus técnicos de campo pueden completar y firmar rápidamente usando sus dispositivos móviles. Utilice esta herramienta para agregar una firma digital y luego envíe a los clientes una copia del informe de la orden de trabajo finalizada.
Características:
- Asignación automática de órdenes de trabajo a los técnicos de campo adecuados
- Flujos de trabajo para servicio y mantenimiento
- Heads up notificaciones, conversaciones y alertas de órdenes de trabajo
- Medidas correctivas y preventivas para dificultades tecnológicas en sitio
- Plantillas de órdenes de trabajo que se pueden modificar desde la Biblioteca Pública
- Informes con gran detalle con fotos y videos.
- Generación de informes electrónicos de clientes en formatos Word, PDF y Web
- Interacción perfecta de QuickBooks con el software de contabilidad y facturación
- Potente panel de análisis para ver el estado de las órdenes de trabajo
- Capacidades de geoetiquetado para el seguimiento del personal de campo
#2. Visita a domicilio profesional
Desde la programación y el despliegue hasta la facturación y el cobro de pagos, Housecall Pro optimiza la carga de trabajo de los profesionales de servicios para el hogar. Luego pueden concentrarse en expandir su fuerza laboral para satisfacer las necesidades del consumidor mientras ahorran tiempo en el procesamiento de tareas administrativas. Por lo tanto, esta plataforma es compatible con empresas que brindan HVAC, limpieza, electricidad, plomería y otros. servicios a domicilio.
Características:
- Planificación de arrastrar y soltar
- Despacho instantáneo
- Facturacion electronica
- Estimaciones simples
- Habilidad para gestionar clientes.
- Reserva y pago en línea
- Publicidad por correo electrónico
- Versión no libre
#3. Sincroequipo
Una herramienta de gestión de órdenes de trabajo basada en la nube se llama Synchroteam. Agiliza los procedimientos internos para proporcionar a los clientes órdenes de trabajo rápidas y de alta calidad. Además, esta plataforma web ofrece una variedad de funciones, desde la administración de trabajos hasta la facturación, para ayudar a las organizaciones de servicios pequeñas y medianas a optimizar los gastos y desplegar su personal.
Características:
- Servicio de atención al cliente
- Gestión de puestos de trabajo
- Controles para programar y enviar
- Uso de API Facturación
- Herramientas para medir el tiempo
- Alertas de clientes en tiempo real
- Capacidad ilimitada
- Versión no libre
#4. ServicioComercio
Los proveedores de servicios comerciales pueden optimizar sus operaciones utilizando la plataforma conocida como ServiceTrade. Además, para un flujo de trabajo bien organizado, este programa transforma automáticamente las cotizaciones web en órdenes de trabajo. Luego, use una herramienta de programación basada en mapas y un tablero de despacho para administrar las órdenes de trabajo recurrentes. Además, pueden proporcionar un informe completo de la orden de trabajo y una factura electrónica una vez finalizado el servicio.
Características:
- Programador basado en mapas
- panel de despacho
- Cotizaciones de sitios web
- Alertas en tiempo real sobre eventos inminentes
- Informe posterior al servicio en el portal de servicio
- QuickBooks, Sage Intact y otras integraciones de herramientas
- Transmisión de facturas electrónicas
- Versión no libre
#5. kickserv
Kickserv es un programa de órdenes de trabajo que utiliza una variedad de capacidades convenientes para eliminar los procedimientos basados en papel. Además, utilizando su computadora portátil o dispositivo móvil, puede administrar clientes, horarios, clientes potenciales y técnicos utilizando esta plataforma. Además, permite a los técnicos dar actualizaciones de trabajo, notas y comentarios sobre su área operativa. Por último, use esta aplicación para administrar sus flujos de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Características:
- programación de trabajo
- Mapeo de programación
- Horarios dinámicos
- Recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS
- Herramientas para medir el tiempo
- Facturas y estimaciones
- Integrando la contabilidad
- Servicio de atención al cliente
#6. RazorSync
Las empresas de servicios pueden apoyar a sus equipos desde la oficina hasta el campo utilizando productos de RazorSync. Sin embargo, mediante el uso de los paneles de gestión de campo y trabajo del software, puede programar, enviar y realizar un seguimiento de sus técnicos de campo. A través del portal específico de clientes, este producto también permite a los gestores interactuar y gestionar a los consumidores. Utilice esta herramienta para administrar fácilmente tanto a sus clientes como a su personal de campo.
Características:
- Servicio
- Programación y seguimiento de trabajos
- Cuadros de mando para la gestión
- Portal de Clientes
- Gastos recurrentes
- Alertas de SMS
- Capacidades de la API para presupuestos y facturas
- Versión no libre
#7. corrigo
Para las operaciones, incluidas las reparaciones y el mantenimiento, Corrigo es un sistema de órdenes de trabajo de mantenimiento de instalaciones en línea. Además, utiliza inteligencia artificial e inteligencia comercial para que las empresas puedan completar fácilmente las órdenes de trabajo. Por ejemplo, las órdenes de trabajo se envían automáticamente utilizando datos sobre la ubicación, el comercio, los detalles de los activos y más. Los proveedores de servicios pueden entregar facturas en línea después de completar una orden de trabajo.
Características:
- Automatización del trabajo
- Administración de órdenes de trabajo
- Supervisión de despacho
- Administración de activos y proveedores
- Controles de costos inteligentes
- Paneles e información valiosa
- Portal de Clientes
- Versión no libre
#8. WebDPW
Un sistema de gestión de órdenes de trabajo para servicios públicos, departamentos de obras públicas y gobiernos municipales se llama WebDPW. Más aún, para un procedimiento más eficiente, organiza técnicos de campo, proyectos, activos y órdenes de trabajo. Además, puede utilizar esta aplicación para realizar órdenes de trabajo, generar facturas electrónicas y administrar el personal del sitio.
Características:
- consultas de servicio
- Enviar por correo electrónico o imprimir órdenes de trabajo
- base de datos de clientes
- Capacidades de seguimiento para GIS
- Estimaciones de costos para órdenes de trabajo terminadas
- Alertas de finalización de tareas automatizadas
- facturación electrónica
- Seguimiento de cuentas por cobrar
#9. Conexión de Verizon
Puede manejar órdenes de trabajo con Verizon Connect en una sola ubicación. Con este programa, puede asignar tareas rápidamente usando un calendario que puede arrastrar y soltar, y puede monitorear las actualizaciones de estado en su teléfono inteligente. Además, utilice esta plataforma para reemplazar los formularios en papel con informes digitales como prueba de entrega.
Características:
- Calendario de arrastrar y soltar Sugerencias de programación inteligente
- Notificaciones móviles de ETA que se envían automáticamente
- ordenes de trabajo electronicas
- Reseñas y calificaciones de los clientes por los servicios.
- Versión no libre
#10. CRM-Reparación
Las pequeñas organizaciones de servicios de campo pueden automatizar procesos tediosos en sus operaciones diarias con la ayuda de Repair-CRM. Además, pueden desplegar técnicos de campo usando mapas en vivo, seguimiento de inventarios utilizando códigos de barras y documentar sus órdenes de reparación con archivos adjuntos de fotos gracias a este software de órdenes de trabajo de mantenimiento. El personal de campo puede usar un sistema de correo electrónico automatizado para notificar a los clientes sobre los trabajos terminados y firmar los pedidos con sus firmas.
Características:
- Capacidades sin conexión
- Herramientas para la gestión de las relaciones con los clientes
- Fácil delegación de trabajo y asignación de campo
- Códigos de barras para el seguimiento y la gestión de inventarios
- Imágenes como archivos adjuntos
- Elecciones y autorizaciones del usuario
- Apariencia adaptable (con cargo adicional)
- Sin variación libre
¿Cuáles son los 4 tipos de órdenes de trabajo?
Estos cuatro tipos de órdenes de trabajo están disponibles.
#1. Instalación de HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado)
Para instalar un sistema HVAC correctamente, se requiere mucho conocimiento. HVAC requiere el uso de maquinaria pesada y el trabajo que se realiza detrás de las paredes. También considera factores como la filtración y la calidad del aire.
#2. Mantenimiento de rutina
Mantener los activos en excelente estado operativo y maximizar su precio de adquisición depende de este proceso crucial y continuo. Además, es esencial asegurarse de que funcionen de la manera más segura posible. Por lo tanto, el mantenimiento preventivo es cualquier intervención mecánica o no mecánica destinada a mantener la funcionalidad de los activos.
#3. Inspección de seguridad
Para garantizar un lugar de trabajo seguro, saludable y con aversión al riesgo, la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) ha establecido una serie de leyes. Las órdenes de trabajo para las inspecciones de seguridad pueden especificar el mantenimiento de la señalización, la instalación de barandas o la eliminación de escombros y materiales potencialmente peligrosos.
#4. Una inspección de propiedad
Las leyes locales y los reglamentos comerciales pueden cubrir la iluminación, los sistemas eléctricos, las tuberías de alcantarillado, las características del jardín, las reparaciones de techos y las reparaciones de plomería. Inspecciones de propiedad son con frecuencia un componente clave de acuerdos inmobiliarios o proyectos de construcción.
¿Cómo se crea una orden de trabajo?
Los siguientes son los componentes de cómo crear una orden de trabajo:
- Título y detalles de la tarea.
- Nombre del cliente o empresa que realiza la solicitud de la tarea.
- Nombre e información de contacto del empleado designado
- Duración hasta la finalización.
- Prioridad.
- Herramientas o asistencia requerida para el logro
¿Qué es la orden de trabajo de Sap?
Documento de orden de fabricación por contrato en SAP Supply Network Collaboration (SAP SNC). Un cliente contrata a un proveedor a través de una orden de trabajo para crear una cantidad específica de un producto y entregar esa cantidad al cliente en una fecha/hora específica o un rango de fechas/horas.
¿Qué es una orden de trabajo en Quickbooks?
La orden de trabajo especifica las tareas o proyectos que deben llevarse a cabo y frecuentemente incluye una estimación de costos. También se enumeran las condiciones de pago, los impuestos y los depósitos obligatorios. Considere una orden de trabajo como una estimación certificada. Cuando finaliza un trabajo y finaliza la orden de trabajo, se crea una factura.
¿Sap tiene un sistema de gestión de pedidos?
Lo hace, de hecho. SAP Order Management Foundation ofrece una organización mejorada del sistema y una única fuente de información. Ahorro de costes, mayor agilidad y mayor satisfacción del cliente.
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Referencia
