Cuando una empresa administra bien su tiempo, puede cumplir con éxito los plazos, mantenerse dentro del presupuesto y tener éxito. Debe poder mantener registros correctos para lograr esto. Debido a esto, las hojas de tiempo son cruciales para cualquier negocio rentable. ¿Quiere saber qué puede lograr una plantilla de parte de horas para su empresa? Aquí está todo lo que necesitas para empezar.
Hojas de horas
Un empleador puede realizar un seguimiento de las horas que un empleado específico trabajó durante un período de tiempo específico utilizando una hoja de tiempo, que es una tabla de datos. Las hojas de tiempo se han registrado utilizando una variedad de técnicas, que incluyen papel, software de hoja de cálculo y herramientas de seguimiento de tiempo de Internet. Las hojas de tiempo digitales han reemplazado a las de papel en los últimos años.
Aplicaciones para Hojas de Horas
Las aplicaciones para las hojas de tiempo incluyen:
#1. Procesamiento de nómina
Los empleadores pueden procesar la nómina mediante el uso de hojas de tiempo para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, el tiempo de vacaciones, las acumulaciones y los cambios. Los empleadores pueden realizar un seguimiento de un flujo de trabajo para la aprobación de la nómina con el uso de sistemas de software de hojas de tiempo. Los problemas de nómina suelen ser causados por una entrada de datos inexacta.
#2. Hojas de tiempo para bufetes de abogados
Es fundamental que los bufetes de abogados mantengan registros precisos de las horas de los clientes y la información sobre los servicios que brindan a los clientes. Las hojas de tiempo ayudan a las firmas legales a realizar un seguimiento de las facturas según las horas de servicio al cliente.
#3. Hojas de tiempo para autónomos
Para los contratistas independientes, el tiempo es dinero. Dado que muchos contratistas independientes facturan a los clientes por hora, es esencial mantener registros de tiempo meticulosos. Conocer el tiempo dedicado a los proyectos se convierte en un desafío para las personas que trabajan en un lugar separado de sus clientes.
#4. Hojas de tiempo para contadores
La eficiencia con la que los empleados utilizan su tiempo con los clientes determina la rentabilidad de las empresas de contabilidad. Las altas ganancias son el resultado de una alta utilización y facturación. Las empresas de contabilidad pueden realizar un seguimiento tanto de su tiempo como de sus facturas con la ayuda de hojas de tiempo y software de seguimiento de tiempo.
Ventajas de las hojas de tiempo
Los siguientes son los beneficios de las hojas de tiempo:
#1. Minimice el tiempo perdido
Las hojas de tiempo pueden mostrarle dónde está desperdiciando mano de obra. Lo ayudan a determinar qué tareas toman más tiempo del debido y cómo aprovechar al máximo su trabajo.
#2. Facturar con sinceridad
Puede facturar adecuadamente a los clientes con el uso de hojas de tiempo. Sirven como un medio para demostrar a sus clientes que administra sus proyectos de manera efectiva y que no desperdicia su dinero. Las hojas de tiempo harán que sus clientes no tengan que seguir revisando el estado de sus proyectos.
#3. Automatice su facturación.
Las empresas utilizan hojas de tiempo para facturar a los clientes por los servicios prestados en función de las horas facturables. Al automatizar la facturación y la facturación, puede reducir sus costos. Los ingresos también pueden aumentar como resultado de la facturación automatizada.
#4. Mejore la gestión de proyectos
Las hojas de tiempo son herramientas de gestión de proyectos sorprendentemente cruciales de las siguientes maneras:
- Al realizar un seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto, ayudan a determinar si una persona está calificada para un nuevo proyecto, rol o trabajo en función del desempeño.
- Ayudan a identificar lugares donde un trabajador usa más tiempo del asignado y necesita capacitación adicional.
- Son útiles para medir la efectividad general de su esfuerzo.
- Facilitan la asignación de la carga de trabajo entre los miembros del grupo al ayudar a determinar la disponibilidad de los trabajadores asignados a un proyecto.
- Hacen posible que los gerentes de proyectos realicen un seguimiento del desarrollo y prevean retrasos.
#5. Ahorre dinero para su empresa.
Gracias a las hojas de tiempo, puede averiguar exactamente en qué está trabajando su personal. Por el contrario, la cantidad de tiempo que dedican los empleados en comparación con los resultados que crean puede usarse para monitorear la productividad de los empleados.
¿Por qué se utilizan las hojas de tiempo?
Las hojas de tiempo se utilizan por las siguientes razones:
#1. Proporcione una nómina precisa
Calcular la nómina precisa es la aplicación más fundamental de las hojas de tiempo de los empleados. Para hacerlo, multiplique el número total de horas trabajadas durante una semana por el salario por hora del empleado.
#2. Examinar calificaciones
Para controlar el desempeño de su personal, puede utilizar hojas de horas que rastrean las tareas dentro de un proyecto (también conocido como gestión de proyectos). Esto lo ayuda a determinar si una determinada persona está calificada para una nueva tarea, puesto o trabajo.
#3. Priorizar calificaciones
En la gestión de proyectos, las hojas de horas también pueden mostrar si un empleado está adquiriendo competencia en un campo que podría ser útil para los próximos proyectos.
#4. Enviar facturas de clientes
Una de las razones más importantes para usar hojas de tiempo es decirles a los clientes que usan sus servicios cuántas horas trabajó y, por extensión, cuánto dinero ganó.
#5. Evaluar las necesidades de capacitación
Las hojas de horas a menudo muestran cuando un empleado está tardando más de lo esperado o asignado para realizar una determinada tarea. Con esa información, puede ofrecer instrucción donde se requiera.
#6. Organizar cargas de trabajo
Puede ver dónde se esfuerzan más sus empleados mirando sus hojas de tiempo completadas. Al hacer esto, puede distribuir la carga de trabajo de manera más justa y aumentar la productividad.
#7. Evaluar la efectividad
Las hojas de tiempo son una excelente manera de averiguar cuáles de sus tareas son menos productivas que otras. Con esa información en la mano, puede concentrarse en ajustar y mejorar sus procedimientos.
#8. Crear una base de datos de historial
Las hojas de tiempo brindan números exactos para tareas comunes que se pueden usar como guía para proyectos futuros. Por ejemplo, en los últimos tres proyectos, las pruebas le llevaron a su personal un promedio de cuatro días. Posteriormente, puede utilizar ese conocimiento para mejorar las comunicaciones con los clientes.
Cómo controlar las hojas de tiempo de los empleados
El siguiente proceso son pasos sobre cómo controlar la hoja de tiempo de los empleados
#1. Describir la importancia de las hojas de tiempo.
Su empresa no puede funcionar sin hojas de tiempo. Su personal necesita entender lo cruciales que son. La siguiente es una lista de las preguntas más comunes que recibimos de nuestros clientes.
#2. Establecer pautas y restricciones
No confíe en el azar o en la noción de que el proceso se resolverá solo. Proporcione reglas y pautas claras para que los trabajadores sepan cómo completar sus hojas de tiempo de principio a fin. Cuando se trata de estas reglas y regulaciones, es mejor ser demasiado cuidadoso que no lo suficientemente cuidadoso.
#3. Enseña a tu equipo
Después de haberles dicho a sus empleados por qué las hojas de tiempo son importantes y establecer las reglas y pautas, tómese el tiempo para enseñarles cómo usarlas. Nuevamente, es mejor comenzar lo antes posible, así que piense en integrar un tutorial de hoja de tiempo en su procedimiento de incorporación.
#4. ordenar el tiempo
En algunas empresas, el cronometraje implica algo más que marcar la entrada y la salida al principio y al final de la jornada laboral. Dentro del mayor lapso de tiempo que es su jornada laboral o turno típico, es posible que su personal necesite realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que dedicaron a trabajar en diversas tareas.
#5. Automatice las hojas de tiempo.
Aunque categorizar el tiempo de su equipo es un paso crucial en el procedimiento de nómina, también agrega otro nivel de complejidad.
Si hay demasiadas categorías, los miembros de su personal pueden confundirse acerca de cómo nombrar cada bloque de tiempo, o pueden olvidarse de hacerlo.
#6. Recordatorios por correo electrónico para hojas de tiempo
Incluso si su personal hace un gran trabajo al realizar un seguimiento y categorizar su tiempo, si se olvidan de entregar sus hojas de tiempo antes de la fecha de vencimiento, podría ralentizar seriamente el proceso de nómina.
Envíe recordatorios de hojas de tiempo unos días antes de la fecha de vencimiento para evitar que esto se convierta en un problema importante. El correo electrónico, los mensajes de texto y las notificaciones automáticas son los métodos más populares para hacerlo.
#7. Aceptar las hojas de tiempo
Incluso con las soluciones informáticas actuales, podría ser difícil para los empleados completar sus hojas de tiempo. Se equivocarán. O agregarán accidentalmente más tiempo del que deberían, o no mencionarán el tiempo que realmente trabajaron.
Plantilla de hojas de tiempo
Cualquier empresa puede utilizar una plantilla de hojas de tiempo, ya sea digital o en papel, para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de su personal. El uso de una plantilla es un enfoque excelente para asegurarse de recopilar los datos correctos para cada período de pago. Muchas empresas optan por utilizar una plantilla de hojas de tiempo en lugar de un software de cronometraje o un servicio de terceros.
Cómo usar plantillas de hojas de tiempo
La facilidad de uso y la facilidad de uso de las plantillas de hojas de tiempo son prioridades. Comience a realizar un seguimiento de las horas de trabajo utilizando una plantilla de hojas de horas haciendo lo siguiente:
#1. Decidir sobre una plantilla
Elija primero el tipo de plantilla que mejor se adapte a sus necesidades. Piense en cosas como la duración de sus períodos de pago, la cantidad de detalles que necesita y el tipo de empleo que está registrando.
#2. Crear una Agenda.
Elija un día u hora determinados en los que usted u otros empleados completarán sus hojas de tiempo. Muchas empresas piden a sus empleados que completen su plantilla de hojas de tiempo todos los días cuando llegan al trabajo y cuando se van.
#3. Verifique los detalles.
Verifique que haya escrito su información en el área adecuada al completar su plantilla de hoja de tiempo como empleado. Ser preciso al completar la plantilla de su hoja de tiempo puede ayudarlo a evitar tener que cometer errores más adelante. Este tipo de hoja de tiempo se usa con mayor frecuencia para realizar un seguimiento del tiempo de los trabajadores asalariados que trabajan la semana laboral estándar de 9 a 5. Este tipo de hoja de tiempo se usa con mayor frecuencia para realizar un seguimiento del tiempo de los trabajadores asalariados que trabajan la semana laboral estándar de 9 a 5.
#4. Plantilla de hojas de horas semanales
El número de horas trabajadas durante una semana se registra en una hoja de tiempo semanal. Este tipo de plantilla suele ser utilizada por trabajadores por turnos con horarios impredecibles o contratistas independientes que trabajan para una amplia gama de clientes.
¿Puedo usar Excel para hojas de tiempo?
Sí, uno puede usar Excel para hojas de tiempo. Para crear una hoja de tiempo en Excel, siga estos pasos:
- Paso 1: formatea tu hoja de cálculo.
- Paso 2: agregue el título de la hoja de tiempo
- Paso 3: Agrega las etiquetas necesarias
- Paso 4: Agrega etiquetas para el tiempo
- Paso 5: Agrega los toques finales
¿Qué debe incluir una hoja de tiempo?
Una hoja de tiempo estándar, ya sea en papel o en software, emplea una cuadrícula para mostrar cuánto tiempo se dedicó a varias tareas y/o proyectos cada día. En general, las hojas de tiempo incluyen los siguientes detalles:
- Nombre del trabajador
- Pagado
- fecha trabajada
- Horas diarias trabajadas
- Total de horas de trabajo semanales
Pero también puede solicitar a los miembros del personal que envíen otra información, como su número de identificación (si corresponde), tarifa por hora, horas extra, pausas para el almuerzo, millaje, tiempo de vacaciones y más.
Conclusión
Dirigir un negocio de manera efectiva requiere realizar un seguimiento de cuántas horas trabaja cada persona durante un período de pago. Una plantilla de hoja de tiempo puede ayudarlo a configurar la nómina de una manera consistente y fácil de usar. Los trabajadores a los que se les paga por hora con frecuencia se basan en sus hojas de tiempo para realizar un seguimiento de sus ganancias. Es útil saber qué son las hojas de tiempo y cómo utilizarlas, ya sea un trabajador por horas, un especialista en nóminas en un departamento de recursos humanos o ambos.
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