Los rastreadores de gastos comerciales son una de las tendencias más populares en los últimos tiempos porque muchas empresas usan estas aplicaciones y software para realizar un seguimiento de sus gastos comerciales. Aunque el rastreador es utilizado principalmente por pequeñas empresas, otras categorías comerciales también pueden usarlo. Actualmente, hay muchos de estos rastreadores en línea listos para usar. Mientras que algunos son gratuitos, otros no lo son. Sin embargo, normalmente puede obtener la mejor aplicación de seguimiento de gastos comerciales para su negocio, como Excel. Descubramos más!!!
Rastreador de gastos comerciales
Antes de profundizar en los detalles, un rastreador de gastos comerciales es un programa que permite a los empleadores realizar un seguimiento de los registros financieros y que sus empleados informen los gastos comerciales con facilidad. Operar un negocio, en general, es una tarea. Y también, la contabilidad financiera del negocio es otro estrés para los dueños de negocios, por lo que generalmente se sumergen en cualquier forma fácil de mejorar sus negocios. Un rastreador de gastos comerciales es una de las formas más fáciles para que los dueños de negocios carguen sus recibos o reciban un reembolso de manera ordenada sin estresarse.
En los últimos tiempos, todo el mundo está de acuerdo en que los dueños de negocios, especialmente las pequeñas empresas, necesitan un rastreador que sea simple. Para que puedan escanear sus recibos comerciales fácilmente y aprobar gastos sin prisas. Además, su pequeña empresa generalmente necesita un software de seguimiento de gastos que no entre en conflicto con su software de contabilidad ya existente porque al contador de su equipo le resultará difícil rastrear su reclamo de impuestos comerciales si contrasta.
Comprender el rastreador de gastos comerciales
La compra de un software de seguimiento de gastos depende del tamaño de su empresa. También varía en precio según otros factores como la complejidad de los informes, la estructura del departamento, las categorías y la funcionalidad. Enumeraríamos en esta publicación nuestras principales recomendaciones para un rastreador de gastos para su negocio. Después de una serie de investigaciones, este software ocupó un lugar destacado en los últimos tiempos. Sin embargo, hay bastantes de ellos que ofrecen pruebas gratuitas, por lo que normalmente puede probarlos antes de comprarlos.
Por lo general, un gasto comercial va más allá de las bebidas y los fines de semana a las convenciones. Porque en una situación en la que su pequeña empresa tiene un presupuesto reducido. Es solo el seguimiento y la aprobación de sus gastos lo que podrá cambiar el valor de decenas de miles de dólares en su presupuesto anual. Un rastreador de gastos comerciales también puede reducir el tiempo perdido en el papeleo y también reducir el estrés de los empleados al no tener que pasar por tanto estrés para recibir un reembolso.
Seguimiento de gastos de pequeñas empresas
El rastreador de gastos se adapta mejor a las pequeñas empresas para una contabilidad adecuada porque cada gasto relacionado con su negocio es automáticamente un gasto comercial. Si bien hay gastos que son inevitables y comunes, en las categorías comerciales, cualquier gasto asociado con su negocio es un gasto comercial legítimo. Aquí hay una lista de algunos gastos comerciales comunes que debe saber;
- Publicidad
- comisiones bancarias
- Comisiones
- Tarifa de consulta
- Contrato laboral
- Cuotas y suscripciones
- Millaje
- Material de oficina
- Franqueo y entrega
- Impresión y copia
- Salarios
- Software
- Viajar
- Departamento de Servicios Públicos
Sin embargo, hay varias formas de realizar un seguimiento manual de los gastos de su negocio. Sin embargo, solo es aconsejable si tiene algunos gastos comerciales para rastrear y controlar. La mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio es utilizar el software de contabilidad para pequeñas empresas, que facilita el seguimiento de sus gastos. Así como organizarlos correctamente, y tener actualizada la información financiera de tu negocio.
La importancia más común de usar un rastreador comercial para rastrear su pequeña empresa es a efectos fiscales. Dado que definitivamente desea obtener las deducciones de gastos más bajas que pueda obtener. Por lo general, puede encontrar los mejores gastos comerciales que se adapten perfectamente a su pequeña empresa. Esto es para que pueda administrar su negocio correctamente, realizar un seguimiento de los gastos y contabilizar sus gastos correctamente. Esto es básicamente lo que haría un buen rastreador para su pequeña empresa.
Cómo usar un rastreador de negocios para rastrear su pequeña empresa
Así es como puede realizar un seguimiento de los gastos de su negocio con cualquier software que funcione para usted;
- Abrir una cuenta bancaria empresarial
- Elegir el sistema de contabilidad apropiado
- Elija entre contabilidad de caja o de devengo
- Vincular instituciones financieras
- Empieza a gestionar correctamente los recibos
- Registre todos los gastos con precisión
- Considere usar una aplicación de gastos
La mejor aplicación de seguimiento de gastos comerciales
El objetivo de usar la mejor aplicación de seguimiento de gastos comerciales es garantizar cuidadosamente que las finanzas de su negocio sean precisas y estén en orden. Además, usar el mejor rastreador de gastos para su negocio le permitirá ver cómo le está yendo realmente a su negocio financieramente durante un período de tiempo. Por lo general, esto le brinda la información que puede necesitar en cualquier momento para tomar decisiones financieras para su negocio cuando sea necesario.
Ejemplos de la mejor aplicación de seguimiento comercial para empresas
Los siguientes son nuestros siete mejores programas de seguimiento de gastos recomendados o incluso una aplicación que lo ayudará a realizar un seguimiento y categorizar los gastos de su empresa. Incluyen;
1. Rastreador de BizXpense (BXT)
Este rastreador de gastos suele ser adecuado para los propietarios de pequeñas empresas porque cubre los gastos generales de la empresa, además de organizar y ahorrar el fondo de la empresa. Este rastreador de gastos también permite la creación de informes en PDF y CSV e importarlos a Excel. Y lo más importante, esta aplicación es precisa en el seguimiento del tiempo y de los gastos. También se puede utilizar para personalizar las tarifas por hora, por día o por visita. Esta aplicación simplifica el cálculo de las horas extra.
2. Concur móvil
Este tipo de negocio de seguimiento de gastos es el mejor para realizar un seguimiento de los gastos de viaje en una empresa. Esta aplicación de seguimiento es adecuada para la creación rápida y precisa de informes de gastos, lo cual es una necesidad para el propietario de una pequeña empresa. Concur Mobile también le permite integrar gastos y capturar los gastos de su empresa. Además, esta aplicación organiza los procedimientos de informes, lo que facilita el seguimiento de los gastos de viaje o el reembolso de los trabajadores.
3. Expensificar
Expensify es una aplicación de seguimiento de gastos que captura mejor los recibos. Esta aplicación ofrece la mejor manera de administrar y guardar recibos comerciales, así como registrar gastos. La aplicación de seguimiento de gastos Expensify también permite la sincronización de sus tarjetas de crédito para que los gastos de la empresa normalmente se puedan extraer.
Con la ayuda de esta aplicación, puede enviar sus recibos comerciales directamente a los gerentes comerciales o al contador de la empresa. También hace posible la aprobación o el rechazo inmediato de gastos desde la aplicación. También hay una función de reembolso al día siguiente en la aplicación que permite reembolsar rápidamente a los empleados. Aunque esta aplicación de seguimiento de gastos gratuita solo acepta una cantidad específica de escaneos complementarios para cada mes.
4. Buen presupuesto
La aplicación de seguimiento Goodbudget es la mejor para principiantes. Comienza en casa y está diseñado con ese propósito en mente. Goodbudget es una de las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos. Porque se sincroniza entre los dispositivos móviles y la web, lo que automáticamente permite a los usuarios planificar los gastos de su hogar utilizando el método del sobre.
Este método implica la asignación de una cantidad específica de ingresos en muchas categorías de gastos con un monto particular adeudado cada mes. Esto incluye alquiler/hipoteca, comestibles, cuidado de niños, transporte y liquidación de deudas. Porque esta aplicación se desarrolló con la intención de ayudar a sus usuarios a cumplir con los límites del presupuesto sin tener que colocar efectivo real en sobres reales. La aplicación con este método envía automáticamente una notificación al usuario una vez que su presupuesto es bajo.
5. Criajo
Normalmente recomiendo a Wally para Millennials. Porque esta aplicación está diseñada teniendo en cuenta la sensibilidad de los millennials. La aplicación también está construida con gráficos atractivos y funciones sociales que centralizan las cuentas del usuario para proporcionar una comprensión más clara de sus hábitos de gasto. Por lo general, logra este propósito al sincronizar sus cuentas financieras y luego usar inteligencia artificial para concentrarse en sus gastos.
Ahora, la parte divertida de Wally es que puede iniciar grupos entre familiares y amigos y hacer un presupuesto, y realizar un seguimiento diario de sus gastos. También pueden sincronizarse para alcanzar objetivos compartidos.
6. QuickBooks en línea
Este es otro mejor libro rápido de seguimiento de gastos comerciales que generalmente es adecuado para la gestión financiera integral y es uno de los programas de gestión financiera más completos del mercado para pequeñas empresas. Una de las características principales de la aplicación es su capacidad para cargar recibos con una foto, lo que permite que una aplicación haga coincidir automáticamente el recibo con los gastos existentes o incluso cree otros nuevos.
Además, para importar y categorizar sus gastos, Quickbooks tiene la capacidad de crear facturas, rastrear su inventario y recibir pagos. Además, también está QuickBooks Capital, que es una función que le permite acceder a su puntaje de crédito comercial mediante la recopilación de información de los bancos. Además de proveedores, uso de tarjetas de crédito comerciales y otras fuentes de terceros.
7. Everlanza
Por último, Everlance es mejor para el reembolso y el kilometraje. Es una aplicación popular entre las empresas que trabajan por cuenta propia porque ofrece consejos sobre cómo realizar un seguimiento de sus gastos comerciales. Esta aplicación le permite realizar un seguimiento del kilometraje, los gastos y los recibos y sincronizar sus tarjetas de crédito y cuentas bancarias para realizar un seguimiento de los gastos. La aplicación de gastos Everlance también realiza un seguimiento de los ingresos, incluidos los ingresos de muchas fuentes que utilizan la tecnología GPS.
8. Gasto
Además de la lista, también está Spenmo. Un software todo en uno perfecto para empresas que desean realizar un seguimiento de sus gastos en tiempo real, automatiza los pagos de facturas, consolida tarjetas corporativas, funciones reembolso de gastos de empleados a las reclamaciones de gastos de los empleados y muchos más. Este software es perfecto si desea tener visibilidad sobre sus gastos.
Rastreador de negocios de gastos gratis
La mayor parte de este software de seguimiento comercial permite una prueba gratuita para los usuarios, lo que automáticamente lo ayuda a tomar la mejor decisión adecuada para su negocio. Aunque ha habido una amplia gama de este software en los últimos tiempos, hay una característica común que debe tener en cuenta en el software antes de decidir usarlo.
Características principales de un rastreador de gastos comerciales
Las siguientes características que debe buscar en su aplicación de seguimiento de gastos comerciales son:
- Cumplimiento
- Fácil de usar
- -Amigable móvil
- buena sincronización
- Sistema operativo móvil
- Análisis
¿Puedo usar Excel para realizar un seguimiento de los gastos comerciales?
Debe hacer una hoja de cálculo e ingresar los datos necesarios si desea realizar un seguimiento de los gastos comerciales en Excel. Es probable que Fecha, Descripción, Categoría y Cantidad sean las columnas más significativas.
¿Cómo controlan los gastos los trabajadores autónomos?
Un libro mayor de trabajo por cuenta propia, a menudo conocido como "libro mayor de impuestos", es simplemente un término elegante para el lugar donde registra todas las ganancias y gastos de su negocio. Puede registrar información en un libro de "libro mayor" escrito a mano, una hoja de cálculo en línea o un software de contabilidad.
¿Qué es la regla del presupuesto 50-30 20?
La regla 50/30/20 es uno de los presupuestos basados en porcentajes más populares. Gastar el 50% de su dinero en necesidades, el 30% en necesidades y el 20% en ahorros es un principio general. Obtenga más información sobre la regla presupuestaria 50/30/20 y decida si se aplica a usted.
¿Cómo registro mis gastos diarios?
En un diario de gastos, registra todos sus gastos para cada día de la semana. Una excelente estrategia para controlar sus gastos es llevar un diario de gastos. Gastar menos es solo una de las muchas ventajas de llevar un diario de gastos.
¿Puedo llevar la contabilidad usando Excel?
Excel incluye una serie de características y funcionalidades beneficiosas que pueden ayudarlo a desarrollar un sistema de contabilidad exitoso para una pequeña empresa. A través de Excel, puede ingresar y categorizar transacciones, crear diferentes plantillas de contabilidad, realizar un seguimiento de las facturas y hacer mucho más.
¿Microsoft tiene una aplicación de seguimiento de gastos?
Spending Tracker es la aplicación de finanzas personales más sencilla y fácil de usar disponible. ¡La mejor parte es que es gratis! La simple verdad es que hacer un seguimiento de sus gastos puede ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto y, en última instancia, a ahorrar dinero.
¿Cuál es el dinero de la regla 70 20 10?
Divide el dinero que lleva a casa en tres categorías según un porcentaje específico utilizando el método de presupuesto 70/20/10. Sus gastos mensuales y gastos regulares ocuparán el 70% de sus ingresos, el 20% se gastará en ahorros e inversiones y el 10% se utilizará para pagar deudas o hacer donaciones.
Rastreador gratuito de gastos para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas son las que más usan el rastreador de gastos porque ayuda a rastrear sus gastos comerciales diarios. Sin embargo, la mayoría de estas pequeñas empresas a menudo optan por un rastreador de gastos gratuito para su negocio a fin de reducir los costos y aún así administrar su negocio de manera efectiva.
Algunos de los programas no libres ofrecen pruebas gratuitas durante un mes. Sin embargo, al final del período de prueba, debe pagar un precio específico para continuar usando el software. Los precios de estas aplicaciones pueden variar según el tipo de negocio y las características y funciones de la aplicación.
Ejemplos de seguimiento de gastos gratuito para empresas
Algunas de estas aplicaciones que ejecutan un rastreador de gastos totalmente gratuito para pequeñas empresas incluyen;
Mint
Este es un rastreador de gastos personales popular y una herramienta simple para empresas más pequeñas. También es adecuado para que los autónomos realicen un seguimiento de adónde va su dinero. Además de ayudarlo a crear presupuestos y metas para su negocio en la aplicación. Mint hace posible rastrear el puntaje crediticio de su negocio.
Mint facilita la configuración de alertas para recordatorios de facturas, compras grandes, etc. Funciona de manera efectiva en Android, iPhone y plataformas de navegador web.
Excel
Las hojas de cálculo de Excel son el software básico y más antiguo para el seguimiento de su negocio de gastos. Todo lo que necesita hacer es encontrar una buena plantilla de contabilidad de Excel e ingresar todos sus gastos al menos una vez a la semana. Hay varias formas de estas plantillas en línea que le permiten elegir la mejor para su tipo de negocio.
Una de las cosas buenas de Excel es que inmediatamente ingresa todas sus transacciones, normalmente puede generar informes y comenzar a obtener información sobre lo que significan esos números. Este software funciona en una plataforma de escritorio porque en su mayoría ya viene instalado en la mayoría de las computadoras y también es totalmente gratuito. Las dos mencionadas anteriormente son las principales aplicaciones que ofrecen un seguimiento de gastos totalmente gratuito en forma de un rastreador para pequeñas empresas.
MileIQ
Lo mejor para las empresas de transporte y es gratis hasta 40 unidades cada mes para usuarios individuales. Mientras que Teams recibe precios basados en cotizaciones y descuentos por volumen, así como capacitación personalizada.
Gastos de Zoho
Zoho Expense es otra opción de bajo costo que ofrece el mejor conjunto de funciones al menor costo. Su plan gratuito ofrece hasta tres usuarios y también se integra con varios programas, incluidos QuickBooks, G Suite, Slack, Evernote y Dropbox.
Viajes Concur
Esta aplicación es otro rastreador de gastos gratuito para empresas con muchas funciones relacionadas con los viajes. Es una aplicación de precios basada en cotizaciones que llega a los usuarios para una consulta gratuita. La aplicación también ofrece una gama de diferentes productos de seguimiento de gastos.
Aplicaciones de prueba gratuitas para Business Expense Tracker
Sin embargo, hay aplicaciones que ofrecen una prueba gratuita antes de los pagos y he enumerado algunas a continuación para su negocio:
QuickBooks: Esta aplicación administra los gastos para el negocio con conocimientos de contabilidad.
FreshBooks: FreshBooks realiza un seguimiento de los gastos comerciales para el emprendedor minimalista.
Expensify: Una aplicación de seguimiento de gastos adecuada para viajeros de negocios.
Banco: un rastreador de gastos para una pequeña empresa, especialmente para el seguimiento de gastos y la contabilidad sin intervención.
Rastreador de gastos comerciales Excel
Es muy esencial como dueño de un negocio tener un procedimiento o sistema para monitorear su salud financiera. Los sectores de la salud financiera de su negocio incluyen gastos, ingresos y presupuestos. Mientras tanto, usar Excel como un rastreador de los gastos de su negocio, para asegurarse de que su negocio se mueve y funciona sin problemas, es una buena idea.
En una situación en la que desee configurar un rastreador de gastos comerciales en Excel, primero deberá crear una hoja de cálculo y luego completar correctamente la información necesaria. Las columnas que son mayores de gran importancia incluyen; “fecha”, “descripción”, “categoría” y “cantidad”. Sin embargo, si surge la necesidad, también puede agregar columnas adicionales como "número de vehículo" que se usa para rastrear los gastos del automóvil.
Si ya está familiarizado con Microsoft Excel, normalmente puede diseñar una plantilla de seguimiento de gastos de Excel para su negocio utilizando los pasos y fórmulas correctos.
Pasos para configurar un rastreador para sus gastos comerciales en Excel
Voy a enumerar los tres pasos principales a seguir para usar fácilmente Excel para su propósito de seguimiento de gastos comerciales. Incluyen:
Categorizando
Este es el primer paso porque la categoría de columnas de la hoja de cálculo que utilice determinará cómo desglosará los métodos en los que su empresa gastará dinero. Entonces, para evitar cualquier problema con el Servicio de Impuestos Internos, es mejor usar las categorías en su formulario de impuestos del Anexo C. Las categorías incluyen suministros, costo de bienes vendidos, alquiler, depreciación y servicios públicos.
Crear la hoja de cálculo
Si su hoja de cálculo normalmente puede realizar un seguimiento de los gastos, también puede servir como un libro mayor para su negocio. Siga estos sencillos pasos para crear una hoja de cálculo para su empresa;
- La primera fila de las columnas es para las categorías.
- Columnas del extremo izquierdo para la fecha y las siguientes para el nombre del proveedor.
- Escriba el monto de cada gasto en las columnas que se conectan a su categoría.
- Calcule la gran cantidad que su empresa gasta en cada una de las categorías agregando normalmente la fórmula correcta.
En caso de que uses un diario escrito a mano para este mismo propósito, usa la calculadora para obtener el total. Es posible usar una hoja de cálculo para resumir sus gastos y también para comparar sus gastos durante un período de tiempo. Muchas empresas usan hojas de cálculo para capturar una visión de su negocio. Esto se debe a que les ayuda a comprender completa y rápidamente cómo difieren sus gastos en cada categoría de un mes a otro.
Conclusión
No solo los propietarios de pequeñas empresas necesitan un rastreador de gastos. Todos los propietarios de negocios, tanto pequeños como grandes, necesitan un registro de gastos comerciales, así que conéctese hoy mismo y consulte los gratuitos y gratuitos que mejor se adapten a su negocio. Para los principiantes que apenas están conociendo el rastreador de gastos comerciales, les sugiero que primero exploren Excel antes de sumergirse en otras aplicaciones y software para este propósito.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo hago un seguimiento de mi pequeña empresa?
7 pasos para realizar un seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas
- Abrir una cuenta bancaria empresarial
- Use una tarjeta de crédito comercial dedicada
- Elija contabilidad de caja o de devengo
- Elija un software de contabilidad para automatizar el mantenimiento de registros y realizar un seguimiento de los gastos en un solo lugar
- Digitalice recibos con un escáner de recibos
¿Cómo llevan las empresas un registro de los recibos?
7 consejos para mantener organizados los recibos para propietarios de pequeñas empresas
- Guarde todos los recibos
- Tome notas en los recibos sobre su propósito comercial
- Escanea los recibos y guárdalos durante al menos seis años.
- Tome una foto de los recibos con su teléfono inteligente
- Pida que le envíen sus recibos por correo electrónico, si se lo ofrecen.
¿Cuál es la mejor aplicación para el seguimiento de gastos?
Las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos para 2023
- Lo mejor en general: menta
- Lo mejor para las pequeñas empresas: Contabilidad de QuickBooks
- Especialmente para Inversionistas: Capital Personal
- Perfecto para guardar recibos: Expensify
- Lo mejor para reembolso y millaje: Everlance
- Mejor opción gratuita: NerdWallet
¿Puedo escanear recibos a efectos fiscales?
Escanee o fotografíe sus documentos
Si tiendes a perder papeles, aquí tienes una buena noticia: el IRS aceptará recibos escaneados y/o digitales para propósitos de impuestos. Eso significa que puede tomar fotos de sus recibos sueltos con su teléfono inteligente
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