Asegurarse de tener la cantidad adecuada de ingredientes a mano es el primer paso para hacer un pastel. Sin duda, su pastel tendrá un sabor un poco desagradable si le falta un huevo o tiene una pequeña escasez de azúcar. Se aplican principios similares a los proyectos grandes: si carece de los recursos necesarios para terminar el proyecto, no saldrá según lo planeado. Utilice el proceso de planificación de la capacidad para asegurarse de tener todos los componentes necesarios (en este caso, miembros del equipo, habilidades y herramientas) cuando los necesite. Explicaremos la planificación de recursos, ágil y capacidad de Jira en esta publicación, junto con sus respectivas herramientas.
¿Qué es la planificación de la capacidad (CP)?
Durante un proceso de planificación de capacidad, se determina la cantidad de capacidad de producción necesaria para satisfacer la demanda cambiante del consumidor. En CP, la "capacidad de diseño" se refiere a la capacidad máxima de una organización para completar el trabajo dentro de un marco de tiempo específico.
Las organizaciones utilizan el proceso de CP para calcular su capacidad de producción para adaptarse a las demandas cambiantes de sus productos. En el contexto de la planificación de la capacidad, una capacidad de diseño es la capacidad máxima de una organización para terminar una cantidad específica de trabajo en un período de tiempo específico.
CP es el proceso de equilibrar los recursos disponibles para satisfacer las demandas de capacidad del proyecto o las demandas de los clientes. La cantidad de trabajo que se puede terminar en un período de tiempo específico se conoce como capacidad en la gestión y producción de proyectos.
El proceso de CP es esencial en áreas de especialización en gestión de proyectos como:
- Gestión de recursos
- Gestión del tiempo
- Gestión de equipos
- Gerencia de trabajo
La planificación de estrategias, proyectos y capacidad de producción van de la mano. La programación de los miembros del equipo es parte del proceso de planificación para garantizar que el trabajo se realice a tiempo. El proceso de gestión de la capacidad es flexible. Los gerentes de proyecto pueden usar una variedad de enfoques de CP porque cada negocio es único y la demanda cambia constantemente.
Estrategias de planificación de capacidad
Puede utilizar tres tipos diferentes de planificación de capacidad para aumentar la capacidad de producción en una variedad de situaciones.
#1. Planificación de capacidad de plomo
El aumento de la capacidad de producción antes de la alta demanda se conoce como "estrategia de capacidad líder" o estrategia líder.
#2. Planificación de la estrategia de retraso
El proceso de aumentar la capacidad de producción mientras se maneja la demanda en tiempo real se conoce como "planificación de la estrategia de retraso".
#3. Planificación de la estrategia de partido
La planificación de la capacidad de liderazgo y la planificación de la estrategia de retraso se combinan en la planificación de la estrategia de coincidencia. Es necesario aumentar gradualmente la capacidad en incrementos modestos hasta que alcance la utilización de recursos necesaria durante la fase de diseño de la estrategia de coincidencia.
Proceso de planificación de capacidad
Aunque el proceso de CP puede diferir de una empresa a otra, hay algunos pasos fundamentales que se siguen en cada proceso:
#1. Proyecta tu demanda esperada.
Haga una estimación informada del trabajo que debe realizarse para los nuevos proyectos si sabe que se avecinan. Puede comparar esto con la capacidad que tiene actualmente para tener una idea de cuánta capacidad necesitará para terminar el trabajo.
#2. Identificar la capacidad necesaria.
Calcula la capacidad que necesitarás para terminar la tarea que proyectaste en la fase anterior según tus estimaciones iniciales. Considere utilizar una unidad de medida estándar, como la hora, o una herramienta de estimación de proyectos, como el tamaño de una camiseta.
#3. Calcule la capacidad de recursos de su equipo actual.
Asegúrese de que su equipo pueda manejar la carga de trabajo adicional antes de agregar otro proyecto para evitar el agotamiento. Si una persona puede trabajar un promedio de 30 horas por semana y ahora está trabajando en proyectos, puede calcular cuántas horas puede trabajar en una semana restando su carga de trabajo actual del promedio.
#4. Medir la brecha de capacidad
Mida la brecha entre sus recursos actuales y la demanda esperada en función de la capacidad requerida del proyecto.
#5. Alinear la capacidad con la demanda.
Optimice la capacidad actual y disponible para que se equilibren en función de la brecha de capacidad anterior. Agregue nuevos miembros del equipo en breve para completar el proyecto si su equipo está actualmente al máximo de su capacidad y no puede asumir trabajo adicional. Considere agregar un segundo proyecto si tiene la capacidad adicional para utilizar completamente sus recursos.
Herramientas de planificación de capacidad
Mediante el seguimiento de las capacidades de sus empleados actuales y la predicción de lo que sucedería si contratara a más trabajadores, las herramientas de planificación de capacidades ayudan a las empresas a desarrollar planes comerciales estratégicos y realistas. Las empresas pueden hacer mejores juicios sobre sus objetivos, producción y, lo que es más importante, su gente, mediante la gestión eficaz de su fuerza laboral.
El esfuerzo de seleccionar una herramienta de planificación de la capacidad de entre las miles de herramientas que existen actualmente en el mercado puede parecer difícil, pero es crucial iniciar el proceso sabiendo exactamente lo que necesita. Afortunadamente, investigamos y buscamos en la web las mejores herramientas de planificación de capacidad disponibles en este momento. Mire esta selección de recursos bien elegidos para comenzar a estimar la carga de trabajo de su equipo de inmediato.
#1. hacer clic
ClickUp, los equipos de cualquier tamaño pueden administrar proyectos, colaborar de manera más efectiva y consolidar todo su trabajo desde varias aplicaciones en un solo centro. Además, ClickUp es el mejor software de CP para monitorear cargas de trabajo, administrar recursos de manera efectiva y aumentar la eficiencia general porque tiene cientos de opciones personalizables.
#2. ERP de fabricación DELIMAWorks
DELIMAWorks Manufacturing ERP (Enterprise Resource Planning), anteriormente conocido como IQMS, es una herramienta de CP para grandes empresas en los sectores de embalaje, automotriz y otros sectores de fabricación discreta.
Esta solución permite el seguimiento, la supervisión y el seguimiento de toda la cadena de suministro de los datos iniciales y la actividad de fabricación.
#3. Mosaico
Mosaic es una solución de gestión de recursos y CP que lo hace todo. Ayuda a la unidad del equipo y garantiza que los proyectos se programen correctamente. Para tareas como el control del tiempo, la elaboración de presupuestos, la generación de informes, la generación de hojas de tiempo y la programación de proyectos, ofrece una variedad de herramientas en tiempo real. También puede usarlo para priorizar recursos y administrar mejor la planificación de recursos.
#4. Pronóstico
Para planificar, administrar y comparar proyectos entre sí, use Forecast, una herramienta de planificación de capacidad de recursos y proyectos impulsada por IA. Su interfaz de usuario altamente visible y codificada por colores simplifica la evaluación del estado de su proyecto y el avance logrado por cada miembro del equipo. Cuando se trata de administrar su recurso más valioso, su gente, ¡Forecast sobresale!
#5. correr
Runn es una herramienta de CP muy apreciada que proporciona la información necesaria para que los propietarios de empresas, los directores de proyectos y los equipos de gestión planifiquen y anticipen proyectos complicados en tiempo real. Este programa también incluye una hoja de tiempo incorporada para realizar un seguimiento del progreso de sus tareas y contrastar su horario con las horas dedicadas.
Planificación de capacidad de recursos
El proceso de definir la cantidad de trabajo que los recursos de una empresa pueden realizar e identificar las actividades y proyectos que pueden realizar esos recursos, y hacer coincidir el trabajo que debe realizarse con los recursos que están ahora disponibles para satisfacer las demandas actuales y futuras. se conoce como planificación de capacidad de recursos.
Papel de la planificación de la capacidad de recursos en la gestión de proyectos
Un modelo para la planificación de la capacidad de recursos es esencial para la gestión de proyectos. La planificación y la anticipación de oportunidades en curso ayudan a alinear las ventas y la entrega. El gerente de proyecto calcula las necesidades de recursos e inicia el proceso de solicitud una vez que un proyecto de canalización alcanza una etapa de probabilidad específica.
El administrador de recursos asociado luego comienza el proceso de planificación de cumplimiento. Pero primero, él o ella debe determinar si hay suficientes recursos para comenzar el proyecto. El administrador de recursos evalúa la capacidad de los recursos disponibles para satisfacer las demandas del proyecto desde una variedad de ángulos, incluidos el rol, el departamento, el equipo, las habilidades y más.
Es beneficioso anticipar cualquier escasez o exceso. Por lo tanto, los gerentes pueden usar técnicas efectivas de obtención de recursos para cerrar esta brecha, como contratar una fuerza laboral permanente o eventual.
¿Cuáles son los beneficios comerciales de la planificación de la capacidad de recursos?
La planificación de la capacidad de los recursos permite a las empresas pronosticar proyectos y preparar a su personal para el futuro frente a la inestabilidad del mercado. Los siguientes son algunos beneficios de la planificación de capacidad de recursos para su empresa:
- Reduzca los costos de los recursos del proyecto en toda la organización.
- Maximizar el uso efectivo de cada recurso.
- Asegúrese de asignar recursos calificados para la finalización exitosa de un proyecto.
- Identificar y cerrar la brecha de habilidades.
- Alinee las ventas y la entrega a través de la previsión de oportunidades en curso.
Mejores prácticas de planificación de capacidad de recursos
La planificación de la capacidad de los recursos se está volviendo cada vez más importante en la gestión de proyectos si una empresa quiere reducir los costos de recursos y ser más receptiva al mercado. Como resultado, la idea de la gestión de la capacidad ha evolucionado más allá de los fundamentos de comparar la demanda con la capacidad.
Aquí hay algunas tácticas esenciales para implementar efectivamente la planificación de la capacidad en su empresa: –
- Pronostique la capacidad frente a la demanda y cree un plan avanzado de recursos del proyecto.
- Seguimiento y análisis de la matriz de competencias en tiempo real
- Gestionar eficientemente la cartera de proyectos.
- Mejore el consumo general de recursos pronosticándolo.
- Anticipe las aperturas de proyectos y el personal de banco.
¿Cómo debo seleccionar el mejor enfoque de planificación de capacidad de recursos?
El CP y los recursos son esenciales para que las empresas modernas aumenten el rendimiento. Es crucial buscar una solución que vaya más allá de las capacidades de las hojas de cálculo actuales. Una empresa debe asegurarse de que su software de CP sea confiable y capaz de ofrecer lo siguiente:
- Debería ser posible escalar, personalizar y expandir el sistema.
- Debe proyectar rentabilidad y producción.
- El sistema debe ofrecer análisis de BI en tiempo real.
- Necesita encontrar una manera de manejar la complejidad de una organización matricial.
- Debería funcionar con otros programas.
La planificación de la capacidad de recursos es un componente esencial de la gestión de recursos del proyecto. Las empresas pueden usar sus recursos de manera más eficiente al utilizar las funciones de herramientas sofisticadas de planificación de capacidad.
Planificación ágil de la capacidad
La planificación ágil de la capacidad implica calcular la capacidad de su equipo de scrum para un sprint específico antes de estimar la cantidad de la acumulación de productos que puede esperar terminar. A veces se denomina "planificación de sprint basada en compromiso" o "planificación de sprint basada en capacidad".
El objetivo de la planificación ágil de la capacidad es mantener los recursos comprometidos de manera óptima para entregar su mejor trabajo, de modo que puedan producir una funcionalidad que satisfaga a sus clientes y usuarios, no solo para saber cuánta capacidad tiene, sino también cuánto puede comprometerse a entregar de manera realista dentro del plazo. .
Beneficios de la planificación de capacidad ágil
#1. Previsibilidad y previsión mejoradas
Tiene sentido que los líderes de scrum adopten los datos que brinda la planificación ágil de la capacidad porque el objetivo principal del enfoque Agile es la capacidad de evaluar el rendimiento y extraer lecciones del pasado.
#2. Seguridad psicológica, satisfacción y retención de los empleados
Mantiene a su personal utilizado de manera óptima sin sobrecarga de trabajo. Otra ventaja de la planificación ágil de la capacidad es controlar la carga de trabajo de su equipo para mejorar la productividad y limitar el peligro de agotamiento.
#3. Capacidad mejorada para retroceder y priorizar
La planificación ágil de la capacidad establece expectativas basadas en evidencia de lo que su equipo puede hacer. El 42 % de los encuestados en el Informe sobre el estado del marketing ágil de Agile Sherpa citan dificultades para gestionar el trabajo no planificado.
Desafíos de la planificación ágil de la capacidad
es común prometer demasiado y entregar menos sin CP. A pesar de las ventajas de CP, el método podría presentar los siguientes desafíos típicos:
- Entrega variable
- Ausencia de límites de sprint
- Prioridades mal establecidas
- Difícil de escalar
Planificación de la capacidad de Jira
La planificación de la capacidad de los recursos en Jira es una tarea interminable porque difiere de una empresa a otra y siempre será única debido a las diversas funciones que se tienen en cuenta para la configuración necesaria de Jira.
Muchos equipos ágiles utilizan las funciones avanzadas de planificación de la capacidad de la hoja de ruta de Jira durante el proceso de desarrollo del producto y para la planificación de sprints, pero Jira también es adecuado para equipos no técnicos, ya que se adapta a las necesidades de equipos de diferentes tipos y tamaños. La planificación de la capacidad de Jira es crucial para la gestión de proyectos, ya que garantiza que los proyectos reciban los recursos que necesitan para lograr sus objetivos.
¿Cómo se hace la planificación de la capacidad de Jira?
Jira se puede utilizar como una herramienta de gestión de proyectos o como un sistema de emisión de tickets para organizar sus actividades, pero hay algunas consideraciones importantes que debe tener en cuenta antes de comenzar el proceso de planificación de la capacidad de Jira.
- Crear proyectos y formar equipos.
- Asegúrese de que los PM y sus equipos permanezcan en la misma página.
- Cree una visualización distinta.
Debilidades de la planificación de la capacidad en Jira
Debe tener en cuenta los siguientes aspectos antes de realizar la planificación de la capacidad en Jira, ya que aún se pueden mejorar con esta herramienta de gestión de proyectos.
- Inadecuada gestión del tiempo y de los recursos.
- Mala fidelidad visual
- Carece de funciones financieras integradas
Beneficios de la planificación de la capacidad
Las empresas que implementan una metodología de CP para aumentar la eficiencia y satisfacer la demanda pueden disfrutar de alguna o todas las siguientes ventajas:
#1. Limite los desabastecimientos
A los clientes no les gusta esperar, y estar "fuera" de un producto o servicio solo hará que pasen a la siguiente compañía que pueda satisfacer su demanda. Afortunadamente, una de las ventajas de CP es que puede reducir los desabastecimientos e incluso evitarlos por completo.
#2. Determina las áreas de ineficiencia en los procesos de tu empresa.
Independientemente de lo que esté buscando (ya sean productos, personas, equipos o recursos), sabrá qué variables pueden limitar la capacidad y cómo evitarlas para garantizar que siempre tenga lo que necesita. Conocer su capacidad mínima y máxima de recursos es otra ventaja de CP.
#3. Aumentar la capacidad de entrega.
CP es una excelente manera de evaluar su capacidad de entrega para que sepa que tiene los trabajadores disponibles para entregar sus productos tan pronto como se compran, lo que lo convierte en un competidor entre la competencia del mercado. Los clientes de hoy quieren sus productos inmediatamente. Los tiempos de respuesta rápidos para las entregas pueden significar el éxito para una empresa, mientras que los tiempos de entrega más lentos pueden hacer perder el negocio.
#4. Verificar accesibilidad
Antes de firmar un nuevo contrato o enviar una nueva propuesta a un cliente potencial, CP le permite estar seguro de que tiene la fuerza laboral y los recursos necesarios para manejar sus nuevos clientes, proyectos y más.
¿Cuáles son los cuatro tipos de planificación de la capacidad?
- PC del producto
- PC de la fuerza laboral
- Herramienta PC
¿Cuáles son los factores de la planificación de la capacidad?
Evaluar los elementos de la demanda del servicio que pueden afectar la capacidad, como el proceso: capacidades, cantidad y calidad, para ayudar a satisfacer la demanda.
¿Qué herramienta se aplica para la planificación de la capacidad?
Con los datos proporcionados por Runn, una conocida herramienta de CP, los propietarios de empresas, los directores de proyectos y los equipos de gestión pueden planificar y pronosticar proyectos complejos en tiempo real.
¿Cuáles son los 8 determinantes de la planificación de la capacidad?
Las instalaciones, los factores de productos y servicios, los factores humanos, los factores de procesos, los factores de operaciones, los factores de políticas, los factores de la cadena de suministro y las variables externas son los siguientes factores que determinan la capacidad efectiva.
¿Cuáles son los principios de planificación de la capacidad?
Específicamente, "capacidad" se refiere a la cantidad máxima de trabajo que se puede completar en un período determinado. CP es el proceso a través del cual las organizaciones determinan cuánto trabajo pueden completar dada su cantidad total de empleados y las próximas limitaciones de tiempo.
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Referencias
