Establecer un horario diario con tareas priorizadas es crucial para mantener el equilibrio en tu vida profesional y personal. Ayuda a lograr objetivos a largo plazo trabajando regularmente para alcanzarlos. Administrar tareas y mantener el flujo de trabajo es esencial para organizar una programación exitosa. Este artículo explica cómo crear un cronograma, su creación, consejos y herramientas útiles, y proporciona ejemplos.
¿Qué es un horario?
Un cronograma es un cronograma que describe tareas o actividades para diversos contextos, como el trabajo, la educación y la vida personal. Además, ayuda a las personas y organizaciones a administrar su tiempo de manera efectiva al contener detalles como la fecha, la hora, la duración y cualquier dependencia.
Además, los cronogramas se pueden crear utilizando herramientas como hojas de cálculo, software de gestión de proyectos y software de programación especializado. Aseguran la finalización oportuna, priorizan el trabajo, administran los recursos de manera efectiva e identifican posibles conflictos o demoras. En general, los horarios son una herramienta valiosa para alcanzando objetivos y administrar el tiempo y los recursos.
¿Por qué es importante un horario diario?
Un horario diario le brinda un marco que promueve su productividad y le permite priorizar de manera eficiente sus necesidades y deseos. La importancia de un horario diario es que:
- Tómese el tiempo para completar todos sus objetivos diarios.
- Aumenta la producción
- Reduce la procrastinación
- Forma hábitos saludables.
- Proporciona un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.
¿Qué hace un buen horario?
Numerosos buenos horarios comparten algunas características distintas. ¡Los cinco primeros se enumeran aquí!
#1. Simplemente se explica.
El cronograma debe ser claro para quienes están realizando el trabajo. Por lo tanto, no debe usar un diagrama de método de ruta crítica (CPM) como su método de programación si nadie en su equipo ha visto uno. En términos generales, los horarios que se presentan gráficamente se entienden más fácilmente.
#2. Es adaptable.
Los horarios pueden variar. La realidad de la vida del proyecto es que, digas o hagas lo que hagas, una parte importante de tu agenda cambiará. Por lo tanto, estos horarios sin duda cambiarán a pesar de sus mejores esfuerzos para evitar que lo hagan por cometer errores.
#3. El equipo del proyecto está dedicado a ello.
Si le informa a un miembro del equipo que una tarea debe completarse antes del martes, ese miembro del equipo debe aceptar terminarla para esa fecha y confiar en que la tarea se puede completar dentro de ese plazo. De lo contrario, el miembro del equipo no se sentirá obligado a cumplir con el programa y es posible que no lo haga.
#4. Deja muy claras las conexiones entre las diversas tareas.
Las tareas nunca se completan en el vacío; más bien, con frecuencia dependen de datos o resultados de tareas relacionadas que se completaron simultáneamente o con anterioridad. Además, debe describir cómo estas tareas se relacionan con su horario.
#5. Se prepara usando tiempo calendario en lugar de días hábiles.
Trate de adivinar el día o dos que son 60 días hábiles a partir de ahora para demostrar este punto. Mira cuánto más simple es calcular la fecha que ocurrirá 60 calendario días a partir de ahora. Por lo tanto, use el tiempo del calendario cuando cree sus horarios, porque así es como todos piensan.
¿Cómo se crea un horario de trabajo?
Para crear un horario de trabajo efectivo para su equipo, siga estos cuatro pasos:
#1. Analice los tiempos de turno requeridos:
Los gerentes pueden estimar cuándo necesitarán contratar personal para la empresa. Considere los horarios de apertura, los tiempos de instalación o preparación y los horarios de cierre de la empresa como parte de esta fase de planificación. Por lo tanto, para ayudar a los empleados a terminar sus turnos a tiempo y evitar posibles horas extra o exceso de trabajo, también debe tener en cuenta cómo los empleados perciben el tiempo y las formas de optimizar el flujo de trabajo.
#2. Cree una lista de empleados y sus necesidades:
Compile una lista completa de empleados y un calendario para el próximo período. Muchos gerentes prefieren turnos quincenales o mensuales, revisando el horario regularmente. Por lo tanto, debe considerar las necesidades de los empleados, incluidas las horas mínimas, el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y la flexibilidad en torno a las obligaciones externas, como el cuidado de los niños.
#3. Revise un estilo de presentación para su horario:
Existen numerosas opciones de horarios de empleados, incluidas aplicaciones móviles y hojas de cálculo. Por lo tanto, debe colaborar con la gerencia y las preferencias del equipo para determinar el formato más adecuado. Finalmente, evalúe el costo total por empleado y la facilidad de uso para actualizaciones y cambios.
#4. Seguir valorando los horarios a lo largo del año:
Debe evaluar el proceso de programación anualmente o periódicamente para garantizar la facilidad de uso y mejorar la moral y la rotación de los empleados. Esto fomenta la colaboración dentro del equipo, lo que permite los cambios necesarios y crea un sistema completo.
¿Cómo hago un horario semanal?
Puedes usar Canva para hacer un horario semanal siguiendo el proceso:
#1. Abrir Canva
Para comenzar a crear su diseño, inicie Canva y escriba "Horario semanal" en la barra de búsqueda.
#2. Seleccione una plantilla.
Explore las plantillas de programación semanal de Canvas buscando palabras clave específicas y haciendo clic en la plantilla deseada.
#3. Explora varias características.
Explore la biblioteca de Canva de gráficos diseñados profesionalmente, cambie el tamaño y reorganice los cuadros de texto, y use la función de arrastrar y soltar para mover fácilmente los elementos.
#4. Hazlo aún más distintivo.
Personalice el horario semanal alterando el diseño de la plantilla, agregando arte y seleccionando el fondo, el esquema de colores y el estilo de fuente.
#5. Publicar y compartir
Comparta el diseño del horario semanal con amigos y colegas usando la herramienta de colaboración, o imprímalo para una fácil referencia.
¿Cómo hago un horario mensual?
Aquí hay una hoja de instrucciones paso a paso para ayudarlo a hacer un programa mensual eficiente:
#1. Identifique sus tareas:
Haz una lista de todas las cosas que tienes que hacer este mes para empezar. Esto puede aplicarse a tareas de trabajo, mandados individuales, reuniones sociales y más. En este punto, solo tenlo todo escrito en papel o en un documento digital sin preocuparte por la organización.
#2. Ordena tus tareas
Cree categorías para sus tareas después de haber creado una lista completa. Estas divisiones pueden hacerse por la urgencia, el propósito de las tareas (como trabajo, personal, etc.), o cualquier otro factor que tenga sentido para usted.
#3. Determinar el tiempo necesario para cada tarea.
Estime la cantidad de tiempo necesario para completar cada tarea. Esto lo ayudará a hacer un plan detallado que pueda seguir y a identificar las tareas que podrían necesitar más tiempo o recursos.
#4. Establezca prioridades para su trabajo:
Prioriza las tareas según su importancia y fechas de vencimiento después de agruparlas y estimar la cantidad de tiempo necesario para cada una. Al hacer esto, puede distribuir su tiempo de manera más inteligente y asegurarse de que las tareas urgentes se terminen primero.
#5. Asignar tiempo para cada tarea
Asigne tiempos específicos para tareas en un programa mensual teniendo en cuenta la duración, los plazos y las dependencias. Esto ayuda con la priorización, la gestión del tiempo y evita el compromiso excesivo. Tenga en cuenta que un horario bien asignado aumenta la productividad, logra objetivos y conduce a un éxito repetible.
#6. Revise y ajuste su horario
Revise su cronograma para asegurarse de que sea realista y alcanzable. Ajústelo para evitar sobrecargar o descuidar tareas importantes. Si sientes que has trabajado todo el día y no has hecho nada, arréglalo y evita el problema.
Además, considere contratar a un asistente ejecutivo si tiene demasiado trabajo y poco tiempo.
¿Cómo organizo mis planificadores semanales y mensuales?
#1. Hazlo simple y atractivo.
Para hacer que su planificador sea visualmente atractivo, agregue pegatinas o diseños de cinta washi a lo largo de los bordes para una fácil referencia. Además, utiliza diferentes colores para cada tipo de tarea, como el azul para las asignaciones de trabajo y el verde para los mandados personales, para diferenciarlos sin tener que leer cada entrada individualmente. Para los planificadores virtuales, codifique el texto con colores, use el modo de enfoque, bloquee la decoración o resalte el texto para mejorar la experiencia del usuario.
#2. Establecer plazos para cada tarea.
Los plazos brindan a las personas un sentido de urgencia e impulso para completar las tareas. Es crucial ser realista al establecer plazos en cuanto a cuánto tiempo tienes. Considere cualquier obligación o responsabilidad adicional a la que pueda ser necesario darle mayor prioridad.
#3. Revisa y reflexiona sobre el cronograma.
Convierte en una rutina evaluar y considerar tus logros de la semana anterior. Esto facilitará la determinación de lo que salió bien y lo que no, de modo que se puedan hacer cambios para la próxima semana.
#4. Se Flexible.
Adapte y cambie los planes según sea necesario para gestionar eventos o tareas inesperados. Use un planificador semanal para mantenerse organizado, mantenerse enfocado y lograr metas. Por lo tanto, manténgalo simple, establezca plazos, revise y reflexione, y sea flexible para una semana más productiva y menos estresante.
#5. Divide las tareas en partes más pequeñas.
Divide las tareas desafiantes en partes más pequeñas y manejables. Esto disminuirá la sensación de agobio y hará que sea más sencillo establecer prioridades y completar la tarea actual.
#6. Establecer recordatorios.
Establezca recordatorios para fechas límite o tareas importantes. Esto se puede hacer configurando una alarma en el teléfono o un recordatorio en el calendario, o incluso escribiendo la tarea más de una vez en el planificador.
#7. Manténgalo accesible.
Asegúrese de que su planificador sea de fácil acceso, ya sea en un escritorio o en un bolso o cartera. Los planificadores digitales ofrecen comodidad con una computadora portátil o un teléfono inteligente, siempre que tengan una batería cargada.
¿Cómo se escribe un horario simple?
Puede utilizar los pasos enumerados a continuación para crear un programa básico:
1. Identifique las tareas: Compile una lista que incluya todas las tareas que se deben realizar. Sea tan específico como pueda y divida las tareas más difíciles en tareas más pequeñas y manejables. La recopilación de datos, la redacción de un resumen y la revisión del informe, por ejemplo, podrían subdividirse en "Informe completo del proyecto".
2. Calcula cuánto durará cada actividad: Calcula cuánto tiempo crees que llevará cada tarea. Sea razonable y considere cualquier posible problema o interrupción que pueda ocurrir.
3. Establece las horas de inicio y finalización de cada actividad: Establece las horas de inicio y finalización de cada actividad. Tenga en cuenta las dependencias o limitaciones, como los plazos o la disponibilidad de recursos, que puedan tener un impacto en el tiempo de cada actividad.
4. Establezca el cronograma: haga el cronograma usando un calendario u otro software de programación. Enumere cada actividad junto con sus horas de inicio y finalización en orden cronológico. Para que el cronograma sea fácil de leer y comprender, use códigos de colores u otras señales visuales.
5. Examine y modifique el cronograma: verifique el cronograma para asegurarse de que todas las actividades estén incluidas y que las horas de inicio y la duración de cada actividad sean razonables. Realice los cambios necesarios en el cronograma para asegurarse de que se pueda cumplir.
6. Comparta el cronograma: informe a los miembros del equipo y otras partes interesadas que necesiten saberlo. Asegúrese de que todos conozcan el horario y sus responsabilidades.
Finalmente, un cronograma simple involucra identificar actividades, determinar tiempos y duraciones, y crear un cronograma claro y conciso para fácil comprensión y seguimiento.
¿Cómo planifico diariamente y semanalmente?
#1. Toma nota de tus 3 principales objetivos diarios:
Para crear un plan semanal efectivo, prioriza tus tareas. Sobrecargar su lista de tareas pendientes puede afectar negativamente la ejecución y dar lugar a tareas inconclusas. Por lo tanto, comience con tres tareas principales y gane impulso a medida que avanza. Por ejemplo, un gerente de proyecto debe enfocarse en crear un cronograma para los clientes, asignar resúmenes y reunirse con los clientes para actualizar sus calendarios. Una vez que se completan los objetivos diarios, agregue más tareas según sea necesario.
#2. Elige un día para comenzar tu plan semanal:
Elija su día de planificación semanal, ya sea su día libre o su día más productivo. La mayoría de las personas elaboran estrategias los fines de semana o los domingos, lo que hace que los lunes sean más productivos y enfocados. La planificación ayuda a empezar la semana con el pie derecho.
#3. Usa tu calendario para programar
Las aplicaciones de calendario son esenciales para planificar, manejar eventos y reuniones, y notificar a las personas sobre los plazos. Google Calendar ofrece un calendario que lo ayuda a planificar tareas de manera efectiva sin cambiar entre aplicaciones. Le permite crear nuevos eventos, administrar los existentes y extraer tareas de otras plataformas a través de integraciones.
#4. Crea una lista de verificación semanal.
Cree una lista semanal de tareas pendientes según la urgencia y la importancia para administrar de manera eficiente los objetivos a corto y largo plazo. Esto ayuda a evitar distracciones y pérdidas de tiempo y afecta el enfoque y la eficiencia del trabajo.
#5. Deje espacio para eventos no planificados.
Tener suficiente tiempo entre eventos es crucial para la adaptabilidad, las situaciones imprevistas y la autorreflexión. Por lo tanto, cree un plan flexible con descansos y posibles cambios de última hora para garantizar una transición sin problemas y mantener el enfoque.
#6. Asegúrese de que su plan sea realista.
Las metas poco realistas pueden obstaculizar la productividad y la esencia de la planificación. En su lugar, establezca objetivos más pequeños y alcanzables, siga los pasos y determine si se pueden lograr en una semana o si requieren más tiempo.
¿Cómo organizo mis planes diarios?
#1. Establece una rutina matutina
Una rutina matutina sólida es crucial para organizar la vida diaria. Comience por diseñar su plan para el día, tomándose de 10 a 15 minutos para hacerlo. Una rutina estructurada potencia las habilidades organizativas y promueve hábitos saludables. Además, establece el tono del día, incluidas las actividades que lo energizan, como trotar, leer o meditar. Una rutina personalizada se alinea con sus prioridades, asegurando un día exitoso por delante.
#2. Prioriza tus tareas
Priorice su lista de tareas diarias para aumentar la productividad y reducir el estrés. Además, divida su lista en tareas manejables, enfocándose en las más importantes. Las herramientas digitales, como aplicaciones y plataformas en línea, pueden ayudar con la gestión de tareas, la creación de contenido, la libertad financiera y las listas de compras.
#3. Hacer uso de una aplicación de planificador diario
En la era digital, las aplicaciones como los calendarios digitales, los planificadores de vida en línea y los administradores de tareas pueden ayudarlo a administrar su vida diaria y su agenda. Estas herramientas consolidan tareas y horarios, promoviendo una mejor gestión del tiempo.
Por lo tanto, elija una aplicación que se adapte a su estilo de vida, como calendarios en línea que se sincronizan con dispositivos digitales, para agilizar sus tareas diarias y reducir la carga mental de estar al tanto de todo. Explore diferentes aplicaciones para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades.
#4. Aprenda a delegar
La delegación es esencial para la organización de la vida diaria, la reducción de la carga de trabajo y el empoderamiento de los demás. Implica confiar tareas a otros, como tareas domésticas o asignaciones de trabajo, y utilizar los recursos disponibles para completar las tareas de manera eficiente. Además, aprender a delegar implica reconocer el poder del trabajo en equipo y optimizar los recursos para una vida diaria más equilibrada.
#5. Crear un espacio de trabajo dedicado
Un espacio de trabajo dedicado es crucial para aumentar la concentración y la eficiencia. Un entorno ordenado, como una oficina en casa o un dormitorio, puede mejorar el enfoque y la productividad. Además, mantener el espacio de trabajo limpio, organizado y libre de distracciones aumenta la creatividad y el enfoque, lo que lleva a un día más organizado y productivo.
#6. Limite las distracciones
Limite las distracciones para aumentar la productividad y el enfoque. Identifique las distracciones comunes y cree un plan para limitarlas. Esto puede implicar establecer tiempos específicos, usar auriculares con cancelación de ruido o crear un espacio de trabajo tranquilo. El minimalismo conduce a mejores opciones y un mejor enfoque. Al adoptar el minimalismo, puede mejorar la organización general de su vida y los niveles de productividad.
#8. Revise y actualice regularmente sus planes
Revise y ajuste regularmente sus planes de organización de la vida diaria para asegurarse de que se mantengan encaminados. Tómese unos minutos cada semana para revisar sus hábitos e identificar las tareas pendientes. Comprometerse demasiado puede provocar estrés y desorganización. Conozca sus límites y diga 'no' cuando esté al máximo de su capacidad.
Por lo tanto, use un planificador de vida en línea para registrar las actividades diarias, actualizar las listas de tareas pendientes y usar herramientas de productividad para automatizar tareas, liberando tiempo para otras actividades importantes.
#9. Establecer metas realistas.
Establezca metas realistas para aumentar el éxito en la vida diaria. Desglose los objetivos generales en tareas manejables, como ahorrar dinero a diario. Además, divida las tareas abrumadoras en partes más pequeñas y manejables, haciéndolas menos abrumadoras y más fáciles de comenzar. Además, incorporar el cuidado personal en las rutinas diarias contribuye al bienestar general y mejora la energía y el enfoque para las tareas diarias.
¿Cómo creo un horario mensual en Excel?
Puede crear un cronograma mensual en Excel siguiendo las instrucciones provistas.
1. En la hoja de Excel, haga clic en el ícono Menú en la esquina superior izquierda.
2. Elija Nuevo después de hacer clic en el ícono Menú.
3. Ingrese “horario mensual” en el campo de búsqueda de la siguiente pantalla.
4. Se mostrarían varios calendarios mensuales de Excel ya creados. Para comenzar a trabajar en uno de esos horarios, elija cualquiera de ellos.
5. Después de seleccionar un horario, puede editarlo para adaptarlo a sus necesidades ingresando datos en él.
Cómo crear un cronograma en MS Project
1. Enumere TODAS las actividades que se requerirán para su proyecto. Asegúrese de que cada actividad tenga una identidad distinta propia. Para el trabajo que debe realizarse en cada actividad, se debe incluir un verbo y un sustantivo en la descripción. (Si olvida alguno, agréguelo a medida que obtenga más información).
2. Calcular el tiempo necesario para cada tarea de acuerdo con el alcance y la experiencia del grupo que trabaja en ella. Mantenga todas las duraciones por debajo o igual a un ciclo de informes, con algunas excepciones. Mantenga sus duraciones por debajo de 5 días si informa su progreso una vez por semana.
3. Si asigna un costo a las actividades, establezca un límite sobre cuánto puede costar cada actividad. No puede exceder $5,000 para un proyecto de software y $10,000 para un proyecto de construcción.
4. Asigne recursos a cada actividad, junto con la cantidad de tiempo y esfuerzo que dedicará cada recurso. Decidir el número de horas que puede durar cualquier actividad. Esto hará que sea más fácil estimar cada actividad con mayor precisión.
5. Conecta las actividades de forma lógica. Excepto por la primera tarea (comenzar el proyecto) y la última actividad, asegúrese de que CADA actividad esté conectada con al menos un predecesor y un sucesor (terminar el proyecto).
6. Verifique que no haya sobreutilizado sus recursos. Si es así, reduzca la asignación excesiva.
7. Una vez finalizado el plan (o cronograma), haga un cronograma de referencia para evaluar su desempeño con respecto a su plan original.
8. Identificar informes de proyectos para comunicar información, determinar las metas del equipo y satisfacer las necesidades de gestión. Use la Biblia de comunicaciones de gestión de proyectos para elegir los informes apropiados en diferentes etapas y garantizar una comunicación oportuna con las partes interesadas.
9. Establezca una fecha de estado para cada vez que se informe el progreso (ingrese datos reales para las horas de inicio y finalización o el porcentaje de horas completas trabajadas). Con la opción HERRAMIENTAS > SEGUIMIENTO > ACTUALIZAR PROYECTO > Reprogramar trabajo incompleto para comenzar después de la opción Fecha de estado en Microsoft Project, puede lograrlo. La frecuencia típica para un proyecto de software es una vez por semana. La frecuencia típica para un proyecto de construcción es una vez al mes.
10. Una vez que haya comenzado a informar sobre el progreso de su proyecto y agregue o elimine actividades, asegúrese de agregar o eliminar las actividades de su cronograma de referencia.
Cómo crear un horario en Google Sheets
1. Abra una plantilla de programación semanal desde la galería de plantillas de Hojas de cálculo de Google seleccionando Nuevo > Google hojas > Desde una plantilla.
2. Elegir el Horarios plantilla.
3. Haga doble clic en la celda C2 e ingrese la fecha de inicio que desea. Aunque la plantilla de programación de Hojas de cálculo de Google comienza el lunes, ¡puede elegir cualquier día de la semana!
4. La siguiente acción es opcional: para modificar el color de fondo de la plantilla, resalte las celdas superior e inferior. A continuación, dé a las celdas de texto (Notas, Tareas pendientes) el mismo tratamiento.
5. Agregue sus elementos programados
6. Al seleccionar Todo debajo de la barra de fórmulas, puede crear reglas de formato condicional para codificar con colores citas, eventos, reuniones y recordatorios.
7. Haga clic derecho en cualquier parte de la hoja > Ver más acciones de celda > Formato condicional
8. Para aplicar cualquier regla, abra el menú desplegable junto a Reglas de formato. A continuación, modifique el estilo deseado en la sección Estilo de formato.
9. Guarde como una nueva plantilla cambiando el nombre de la Hoja a Plantilla.
10. Seleccione el icono Nueva carpeta haciendo clic en el icono de carpeta junto al título de la hoja.
11. Asigne un nombre a la carpeta y seleccione "Guardar" haciendo clic en la marca de verificación.
12. Para guardar la plantilla de programación en la carpeta que creó, haga clic en Mover aquí.
Cómo crear un horario en Google Docs
Paso 1: abre un nuevo documento de Google.
Para usar Google Docs, inicie sesión con su cuenta personal o de Google Workspace. Abra un documento de Google en blanco desde la página de inicio y asígnele el nombre "Calendario mensual". Puede crear calendarios diarios, semanales o anuales siguiendo los mismos pasos. Ingrese el nombre del mes al comienzo del documento, como "marzo".
Paso 2: Insertar una tabla
Cree un calendario mensual con cuadrados de 7 x 6, dividiendo enero de 2021 por seis semanas. Inserte una tabla resaltando cuadrados de 7 x 6 y ajustándolos para los fines de semana.
Paso 3: Agrega las fechas y tareas.
Inserte una tabla de 7 × 1 encima de la tabla para agregar los días de la semana. Abra su calendario e inserte fechas, como enero de 2021. Además, agregue tareas como publicaciones en redes sociales, publicaciones de blog y reuniones de marketing de contenido. Programarlos en consecuencia.
Paso 4: Personaliza tu calendario
Cree un hermoso calendario agregando colores, cambiando fuentes y agregando formato en negrita o cursiva. Ajusta los cuadrados del calendario para añadir espacio y descubre tu creatividad. El calendario se puede cambiar fácilmente más tarde si es necesario.
Paso 5: Cambie la orientación de su documento a horizontal.
Cree un calendario en Google Docs configurando la orientación horizontal para que sea legible y brinde más espacio para los detalles de la tarea. Comparta el calendario con su equipo haciendo clic en el botón Compartir y agregando sus direcciones de correo electrónico. Además, Google Docs ofrece varias plantillas de calendario, incluidos planes de lecciones, calendarios de marketing de contenido y calendarios editoriales, para simplificar el proceso.
Cómo crear un horario en Google Calendar
Los horarios se pueden crear en Google Calendar mediante:
- Haga clic en la flecha izquierda junto a Otros calendarios después de iniciar sesión en Google Calendar. Luego haga clic en + > y, en el menú desplegable, seleccione Crear nuevo calendario.
- Asigne un nombre a su calendario y luego podrá comenzar a agregar eventos agregando una descripción opcional.
- Elija la zona horaria que corresponda al horario comercial.
- Para crear un calendario, haga clic en.
- Para usar el nuevo calendario como programador de turnos, asegúrese de que aparezca en su lista de Mis calendarios.
Horario de empleados: tipos y las 5 mejores aplicaciones de horario de trabajo de empleados
HORARIO FLEXIBLE: Qué es, cómo funciona, ejemplo, ventajas y desventajas
SERVICIOS DIGITALES: Servicios digitales explicados con ejemplos
Referencias:
