Rara vez recibimos una advertencia anticipada de que se avecina una tragedia. Incluso con mucha previsión, varias cosas pueden salir mal; cada ocurrencia es única y se desarrolla de maneras imprevistas.
Aquí es donde resulta útil contar con una estrategia de continuidad del negocio. Para ofrecer a su organización la mejor oportunidad de éxito durante un humanitaria, poner un plan actual en manos de todas las personas que serán responsables de llevar a cabo cualquier aspecto de ese plan. Generalmente, la ausencia de un plan no solo implica que su empresa tardará más de lo necesario en recuperarse de un desastre o crisis. Es posible que deba cerrar sus puertas de forma permanente. Veamos cómo desarrollar una estrategia efectiva de continuidad del negocio y qué debe incluir el plan.
¿Qué es la continuidad del negocio?
La continuidad comercial (BC) se refiere a preservar o reanudar rápidamente las funciones comerciales en el caso de una interrupción catastrófica, como un incendio, una inundación o un ataque cibernético malicioso. Un plan de continuidad del negocio define los métodos e instrucciones que una organización debe seguir en caso de una crisis. Incluye información sobre procesos comerciales, activos, recursos humanos, socios comerciales y otros temas.
¿Hay algún método para obtener recursos humanos, producción, ventas, y soporte funcionalmente en funcionamiento para que la empresa pueda continuar produciendo dinero inmediatamente después de un desastre? Por ejemplo, ¿sabe cómo gestionaría su personal de servicio al cliente las llamadas de los clientes si el edificio donde trabajan fuera destruido por un tornado? ¿Trabajarán desde casa u otro lugar temporalmente? Este tipo de problemas deben incluirse en el plan de BC.
El plan de continuidad del negocio también debe incluir un análisis de impacto comercial (BIA). A análisis de impacto empresarial (BIA) determina el impacto de una pérdida repentina de las funciones comerciales, que suele ser en términos de dinero. Además, este tipo de análisis también lo ayuda a determinar si debe subcontratar funciones secundarias en su estrategia de continuidad comercial. Sin embargo, podría venir con su propio conjunto de peligros. El BIA simplemente lo ayuda a evaluar la importancia de los procedimientos de su organización.
¿Por qué es importante un plan de continuidad comercial?
La continuidad del negocio es crucial en un momento en que el tiempo de inactividad es inaceptable. El tiempo de inactividad puede provenir de una multitud de lugares. Algunos peligros, como los ataques cibernéticos y el clima extremo, parecen estar empeorando. Es fundamental contar con un plan de BC que tenga en cuenta cualquier posible interrupción de las operaciones.
Durante una humanitaria, la estrategia debe permitir que la organización funcione como mínimo. La continuidad del negocio ayuda a la resiliencia de una organización al permitirle responder rápidamente a una interrupción. Strong BC ahorra dinero, tiempo y la reputación de la empresa. Una interrupción prolongada representa un peligro financiero, personal y de reputación.
La continuidad del negocio requiere que una empresa se mire a sí misma, analice las posibles áreas de debilidad y recopile información esencial, como listas de contactos y diagramas técnicos del sistema, que puede ser beneficiosa fuera de los escenarios de catástrofe. Una organización puede fortalecer su la comunicación, tecnología y resiliencia mediante la implementación de la planificación de la continuidad del negocio.
También puede necesitar un plan BC por razones legales o reglamentarias. Es fundamental comprender qué regulaciones se aplican a una organización específica, especialmente en una era de regulación creciente.
Elementos esenciales de un plan de continuidad comercial
Una estrategia de continuidad del negocio consta de tres componentes principales: resiliencia, recuperación y contingencia.
#1. Resiliencia
Puede aumentar la resiliencia de una organización mediante el diseño de servicios e infraestructuras vitales teniendo en cuenta múltiples escenarios de desastres, como rotaciones de personal, redundancia de datos y mantenimiento de un excedente de capacidad. Asegurar la resiliencia frente a diversas eventualidades también puede ayudar a las empresas a mantener servicios clave en el sitio y fuera del sitio sin interrupción.
#2. Recuperación
Es fundamental recuperarse rápidamente después de un desastre para poder reanudar las funciones de la empresa. Establecer objetivos de tiempo de recuperación para varios sistemas, redes o aplicaciones podría ayudar a priorizar qué partes deben recuperarse primero. Otro tácticas de recuperación incluyen inventarios de recursos, acuerdos con terceros para asumir la actividad corporativa y el uso de locales adaptados para funciones de misión crítica.
#3. contingencia
Un plan de contingencia incluye procedimientos para una serie de eventos externos, así como una cadena de mando que distribuye las funciones dentro de la empresa. Estas obligaciones pueden incluir el reemplazo de hardware, el arrendamiento de espacio de oficina de emergencia, la evaluación de daños y la contratación de proveedores externos para obtener asistencia.
Recuperación ante desastres frente a continuidad empresarial
La planificación de la recuperación ante desastres, al igual que la planificación de la continuidad del negocio, define las tácticas planificadas de una organización para los procesos posteriores a una falla. Un plan de recuperación ante desastres, por otro lado, es simplemente un subconjunto de la planificación de la continuidad del negocio.
Los planes de recuperación ante desastres se centran principalmente en los datos, centrándose en almacenar datos en una forma que permita un acceso más rápido después de un desastre. La continuidad del negocio considera esto, pero también se enfoca en la gestión de riesgos, la supervisión y la planificación necesarias para que una marca siga funcionando durante una interrupción.
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Proceso de Continuidad del Negocio
Comenzar el proyecto de planificación es el primer paso para asegurar la continuidad del negocio. Los pasos del análisis de impacto comercial (BIA) y también su evaluación de riesgos son fundamentales para adquirir información para el plan.
Un BIA puede exponer cualquier falla potencial, así como los efectos de una calamidad en muchos departamentos. El informe BIA le dice a una empresa las funciones y sistemas más importantes para priorizar en un plan de continuidad comercial.
Una evaluación de riesgos detecta amenazas potenciales para una empresa, como desastres naturales, ataques cibernéticos o fallas tecnológicas. Los riesgos pueden tener un impacto en los empleados, los clientes, las operaciones de construcción y la marca de la empresa. La evaluación también especifica quién o qué riesgo podría lastimar, así como la probabilidad de los peligros.
El BIA y la evaluación de riesgos son inseparables. El BIA brinda información sobre las probables consecuencias de las interrupciones identificadas en la evaluación de riesgos. Podemos resumir el proceso anterior en cuatro, a saber;
#1. Evaluación
#2. Recuperación de Negocios
#3. Recuperación de TI
#4. Gestión de crisis
Gestión de la Continuidad del Negocio
Es fundamental identificar quién estará a cargo de la continuidad del negocio. Podría ser una persona en el caso de una pequeña empresa, o podría ser un equipo completo en el caso de una organización más grande. El software para la gestión de la continuidad del negocio es otra alternativa. El software, ya sea local o en la nube, ayuda en la realización de BIA, la creación y actualización de planes y la identificación de áreas de riesgo.
La continuidad del negocio es una actividad viva que respira. Como resultado, el plan de BC de una empresa no debe dejarse en el estante. El contenido de la organización debe comunicarse a tantas personas como sea posible. Implementar la continuidad del negocio no es solo para tiempos de crisis; la corporación debe realizar ejercicios de capacitación para que el personal sepa qué hacer en caso de una interrupción real.
La importancia de las pruebas de BC es enorme. Es difícil determinar si un plan tendrá éxito si no ha sido probado. Una prueba de continuidad del negocio puede ser tan básica como un ejercicio de simulación en el que los empleados analizan lo que sucedería en caso de una emergencia. Se incluye una simulación de emergencia completa en las pruebas más estrictas de la estrategia de continuidad del negocio. Para simular mejor una crisis, una empresa puede organizar la prueba con anticipación o hacerlo en el momento.
Cuando una organización completa una prueba, debe examinar los resultados y revisar el plan según sea necesario. Se espera que algunas partes de la estrategia funcionen bien, pero es posible que sea necesario modificar otras actividades. Un programa regular de pruebas es beneficioso, especialmente si las actividades y el personal de la empresa cambian con frecuencia. La continuidad integral del negocio se prueba, revisa y actualiza periódicamente.
¿Qué incluye un Plan de Continuidad de Negocio?
BC aborda la planificación y la preparación necesarias para asegurar la capacidad de una organización para realizar importantes servicios comerciales durante la ocurrencia de desastres. El plan de continuidad del negocio incluye, identifica, planifica y/o genera lo siguiente:
- Cómo comunicarse con consumidores, proveedores y otros terceros para proporcionar información y apoyo precisos.
- Cómo garantizar que los clientes puedan continuar recibiendo servicios o productos.
- La secuencia y el tiempo necesarios para restablecer los procesos de negocio.
- Cómo brindar asistencia a los empleados en caso de una emergencia.
- La tecnología necesaria para respaldar los procesos comerciales (recuperación ante desastres, o DR, aplicará soluciones de recuperación de tecnología).
- Cuando la tecnología no esté disponible, aplique procesos alternativos. En caso de que las ubicaciones comerciales se interrumpan o no estén disponibles, ¿dónde y cómo se deben reubicar las personas y los procesos?
- Los equipos y organizaciones que serán necesarios para gestionar situaciones de emergencia.
- Dependencias en los procesos comerciales (de qué o de quién depende cada proceso comercial para realizar su trabajo).
- Ejercicios regulares para asegurar que los planes y acciones cumplan con los estándares y funcionen en caso de un incidente real.
- Asegúrese de que la cantidad de personal sea adecuada para las necesidades externas e internas durante un evento.
- Documentación de los procesos y acciones a tomar durante un evento para completar los elementos enumerados anteriormente.
El Equipo de Gestión de la Continuidad del Negocio
Un sólido programa de continuidad del negocio comienza con un equipo de Gestión de la Continuidad del Negocio (BCM). El equipo de BCM está dirigido por las personas de la lista a continuación. Están a cargo de hacer cumplir las políticas y dirigir las actividades de BCM en toda la organización.
La persona de la alta gerencia que tiene la responsabilidad general y la rendición de cuentas del programa BCM se conoce como patrocinador.
#1. El Gerente de Continuidad del Negocio: Esta es la persona a cargo del programa BCM.
#2. Subgerente de Continuidad de Negocios: El respaldo del Business Continuity Manager. Este podría ser un puesto con título o un puesto que le haya sido asignado.
#3. Ayudante Administrativo: La persona encargada de asistir al equipo de BCM. Este suele ser un asistente administrativo de la oficina de Continuidad del negocio, si existe, u otro miembro del equipo de asistentes administrativos.
Además de este personal, se deben incluir representantes de las unidades de negocio y de TI para retroalimentar la creación de estrategias de recuperación aceptables para las actividades comerciales y tecnológicas. Los miembros del personal que no sean de BCM llevarán a cabo el trabajo de preparación para la recuperación, mientras que el equipo de BCM brindará asesoramiento y asistencia.
¿Cómo me aseguro de que mis empleados estén preparados para una interrupción del negocio?
La capacitación y la educación son clave para garantizar que sus empleados estén preparados para una interrupción del negocio. Asegúrese de educarlos sobre el plan de continuidad comercial y los procedimientos que deben seguir en caso de una interrupción.
¿Cómo mantengo la confidencialidad de mi plan de continuidad comercial?
La confidencialidad es importante para los planes de continuidad comercial para garantizar que la información crítica no se filtre en caso de una interrupción. Asegúrese de asegurar las copias físicas y digitales del plan y limite el acceso a él solo a quienes lo necesiten.
¿Cómo me comunico con mis empleados, clientes y partes interesadas durante una interrupción del negocio?
Tener un plan de comunicación claro y eficaz es fundamental durante una interrupción del negocio. Asegúrese de tener un plan establecido sobre cómo se comunicará con sus empleados, clientes y partes interesadas, y asegúrese de actualizarlos regularmente sobre el estado de la interrupción y los esfuerzos de recuperación.
¿Cómo mantengo mi negocio en funcionamiento durante una interrupción del negocio?
Tener un plan sólido de continuidad comercial y asegurarse de que sus empleados estén capacitados en él es clave para mantener su negocio en funcionamiento durante una interrupción. Considere el uso de soluciones tecnológicas, como sistemas basados en la nube, para respaldar las operaciones comerciales durante una interrupción.
¿Cómo me recupero de una interrupción del negocio?
La recuperación de una interrupción comercial es un proceso que implica varios pasos, incluida la evaluación del alcance de la interrupción, la protección del área afectada, la restauración de sistemas y procesos críticos y la reanudación de las operaciones comerciales normales.
Conclusión
Puede parecer desalentador al principio, pero la identificación de procesos y aplicaciones importantes, así como la adopción de métodos y planes de recuperación fundamentales, es una necesidad para cualquier estrategia de continuidad empresarial funcional y eficaz. Su plan debe incluir una estructura organizativa básica para su equipo, así como los consejos y listas de verificación esenciales para sus unidades de negocio, departamento de TI y equipo de gestión, lo que permite una respuesta y acción rápidas.
Incluso si no puede poner sus ideas en práctica, contar con un plan básico le brindará una estructura muy necesaria en caso de una emergencia. Recuerda que es más necesario tener algo en su lugar que tener perfección; en caso de emergencia, la estructura será más vital que perfecta. Recuerda que algo es preferible a nada; lo perfecto es enemigo de la excelencia.
Preguntas frecuentes sobre la continuidad del negocio
¿Cuál es el ejemplo de continuidad del negocio?
Un plan de continuidad del negocio (BCP) es un documento que describe cómo una empresa continuará operando durante una interrupción no planificada en el servicio. Los planes pueden proporcionar estrategias detalladas sobre cómo se pueden mantener las operaciones comerciales para interrupciones tanto a corto como a largo plazo.
¿Propósito de la continuidad del negocio?
¿Cuál es el propósito principal? Un plan de continuidad comercial (BCP) es un proceso que describe el impacto potencial de las situaciones de desastre en las operaciones comerciales. Crea políticas que responden a diversas situaciones para garantizar que una empresa pueda recuperarse rápidamente después de una crisis. El objetivo principal de un BCP es para proteger a las personas, la propiedad y los activos.
¿Cómo escribo un informe BCP?
Esto implica seis pasos generales:
- En primer lugar, identifique el alcance del plan.
- En segundo lugar, identifique las áreas comerciales clave.
- En tercer lugar, identifique las funciones críticas.
- En cuarto lugar, identifique las dependencias entre varias áreas y funciones comerciales.
- En quinto lugar, determine el tiempo de inactividad aceptable para cada función crítica.
- Luego, finalmente, cree un plan para mantener las operaciones.
¿Cómo se escriben los objetivos de continuidad del negocio?
Principales objetivos del plan de continuidad comercial
- Guiar a los equipos de recuperación ante desastres de la empresa. …
- Identificar al personal de recuperación ante desastres.
- Evaluar los riesgos y el impacto. …
- Proporcionar los protocolos paso a paso.
- Identificar la ubicación de los datos y activos críticos. …
- Priorizar las comunicaciones de emergencia.
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