Cuando no está en el trabajo, los mensajes de fuera de la oficina son respuestas de correo electrónico automáticas que se envían a clientes, clientes y compañeros de trabajo. Informan a los demás cuándo pueden anticipar una respuesta a su correo electrónico y cuándo estará disponible. Es posible que deba incluir cierta información en su mensaje según la razón por la que estará ausente de la oficina. En esta publicación, definimos los mensajes de correo electrónico de fuera de la oficina, damos ejemplos y discutimos cuándo puede usar un mensaje de fuera de la oficina.
Mensaje de fuera de la oficina
Cuando no pueda leer o responder correos electrónicos durante un período de tiempo predeterminado, puede usar un mensaje de fuera de la oficina, también conocido como mensaje "OOO" o un mensaje de correo electrónico de respuesta automática. Explican a tus contactos el motivo de la demora en tu respuesta y cómo pueden obtener la información o los servicios que requieren mientras estás fuera.
¿Cuándo se utiliza un mensaje de fuera de la oficina?
Los compañeros de trabajo, los clientes y los suscriptores con frecuencia desean respuestas rápidas a sus consultas y soluciones a sus problemas, especialmente de aquellos en puestos de servicio al cliente, marketing y comunicaciones. Un mensaje de fuera de la oficina brinda a los clientes una justificación cortés, sucinta y experta de por qué no puede reaccionar de inmediato. Por lo tanto, si se ausentará por un día, una semana o varios meses, puede dejar un mensaje "OOO". Las siguientes son algunas razones para enviar un mensaje de fuera de la oficina:
- Haciendo planes de viaje
- Asistir a una conferencia, taller o reunión de negocios
- Tomar un año sabático, una licencia por enfermedad o una licencia parental
- Tener un día libre
- Visitar el consultorio de un médico
Qué incluir en un correo electrónico enviado desde fuera de la oficina
Los detalles clave en los avisos de fuera de la oficina podrían incluir:
- ¿Porqué te fuiste?
- ¿Cuanto tiempo estaras lejos?
- La hora en que volverás
- A quién llamar para asistencia instantánea o en caso de emergencia.
Según sus responsabilidades profesionales y la información que crea que sus contactos necesitarán mientras usted no esté, puede dar más detalles. Por lo tanto, puede establecer dos mensajes OOO simultáneamente, uno para compañeros de trabajo internos y otro para contactos comerciales externos, en la mayoría de los sistemas de correo electrónico profesionales.
Qué evitar en un mensaje de fuera de la oficina
Las notificaciones de fuera de la oficina deben ser realistas y profesionales en todo momento. Deberías pensar en evitar:
- Dar demasiada información: Las respuestas simples y directas deben proporcionarse automáticamente. No incluya ninguna información superflua en el correo electrónico.
- Indicando que responderá tan pronto como regrese: Cuando regrese al trabajo, ponerse al día con los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y los proyectos puede llevar algún tiempo. Debe evitarse la expectativa de que pueda responder a un mensaje perdido inmediatamente después de su devolución.
- Solicitar la ayuda de un compañero de trabajo sin permiso: Incluya la información de contacto de un colega en caso de que surja una situación urgente mientras está fuera. Antes de incluir la información de su colega, debe obtener su consentimiento.
Ver también: Correo electrónico de confirmación de la entrevista: cómo escribir uno (+Plantillas)
Ejemplos de mensajes de fuera de la oficina
Si su empresa requiere tiempos de respuesta más largos, no tiene que dejar un mensaje de fuera de la oficina cuando vaya a una cita rápida, pero debe usar uno cada vez que tome unas vacaciones largas, una licencia por enfermedad u otro tipo de licencia. de ausencia Estos son ejemplos de un mensaje de fuera de la oficina.
#1. Interno
Este es uno de los ejemplos de un mensaje de fuera de la oficina. Aquí, puede incluir detalles particulares de los proyectos en los que está trabajando si está tratando de configurar un mensaje "OOO" para uso exclusivo dentro de su empresa o departamento. Dependiendo de la cultura de su empresa, también podría utilizar un tono menos profesional. Por ejemplo
Hola
No volveré a la oficina hasta el 9 de enero, pero responderé a los correos electrónicos entonces. He subido duplicados de los planos del proyecto Apex Architecture al servidor en la carpeta Proyecto actual en caso de que los necesite. Póngase en contacto con Stephanie si necesita asistencia urgente.
Gracias,
Jeff
# 2. Vacaciones
Aquí, hágales saber con precisión cuándo estará fuera para que puedan hacer arreglos alternativos o esperar su respuesta.
Hola!
Haré un viaje del 5 al 15 de abril y no revisaré el correo electrónico durante ese período. Si su comunicación puede esperar, me pondré en contacto con usted de inmediato. Póngase en contacto con el coordinador de recursos humanos, Han Weedin, para problemas urgentes en [email protected] o al 946-555-6319.
Atentamente,
Gerente de Recursos Humanos Lucky Lee
#3. Conferencia
Este es también uno de los ejemplos de un mensaje de fuera de la oficina. Cree un mensaje de fuera de la oficina si asiste a una conferencia de negocios para que otros asistentes sepan que está disponible para las posibilidades de establecer contactos. Además, esta es una oportunidad para que demuestres a los demás tu compromiso con el crecimiento profesional.
Hola,
Agradezco tu mensaje. No estoy en el trabajo porque estoy en Denver, Colorado, para la reunión anual de la Asociación de Profesionales de la Ingeniería. Si necesita asistencia de emergencia, comuníquese con mi asistente, Cliff Cord, al [email protected] o 934-555-1940. Estaré revisando el correo electrónico con frecuencia.
¡Me encantaría conectarme contigo si también estás en Denver esta semana! Visítame en el stand 618 o llámame al (934) 555-1059 a un celular.
Mejor, Jake, Han
#4. Corto plazo
Es posible que sea necesario configurar los mensajes "OOO" cada vez que un profesional que se espera que se comunique y revise el correo electrónico sale de la oficina con frecuencia durante unas horas. Si tiene que salir para una cita pero no regresará hasta más tarde en el día o si tiene que viajar a una reunión, este tipo de comunicación puede ser útil.
Hola,
Agradezco tu mensaje. Hoy, 7 de marzo, de 11 am a 3 pm, estaré fuera de mi escritorio en una reunión. Como no tendré mucho tiempo para revisar mi correo electrónico, si tiene una solicitud urgente, comuníquese con Stacey Moden al [email protected] o 938-555-2819. Responderé a su correo electrónico tan pronto como regrese a la oficina si puede esperar.
Gracias,
Representante de ventas Mei Wang
#5. Fuera de la oficina pero revisando correos electrónicos
Mientras están fuera del lugar de trabajo, algunos profesionales vigilan los correos electrónicos e incluso los responden. Permita que los remitentes sepan que pueden anticipar una respuesta, pero que podría retrasarse, si tiene la intención de revisar su correo electrónico con regularidad.
Hola
Agradezco tu mensaje. Del 1 al 4 de diciembre me veré dirigiendo un taller mientras estoy fuera de la oficina. Supervisaré mi bandeja de entrada durante todo el día y haré todo lo posible para comunicarme con todos (marque los mensajes urgentes como de gran importancia). Sin embargo, si necesita ayuda en este momento, comuníquese con Johnny Woo al 465-555-1098 o [email protected].
Aprecio tu paciencia.
García, Daniel
#6. Día festivo
Este es también uno de los ejemplos de un mensaje de fuera de la oficina que tiene diferentes procedimientos de vacaciones. Hágales saber a sus contactos qué tan accesible estará en los días previos y posteriores a las vacaciones, aunque es posible que no anticipen que estará en la oficina. Por ejemplo
¡Saludos!
Durante la semana del 21 al 25 de diciembre, nuestras oficinas estarán cerradas. Cuando regrese a mi escritorio el lunes 28 de diciembre, responderé a su mensaje. Sin embargo, puede llamar a mi celular al 829-555-1958 para comunicarse conmigo en caso de una emergencia.
Saludos para las fiestas,
spencer bronceado
#7. Licencia de Maternidad o Paternidad
Dependiendo de dónde viva y trabaje, la licencia de maternidad puede durar desde menos de 10 semanas hasta seis meses o más. Debe señalar a las personas en la dirección del trabajador que asumirá sus funciones.
Hola,
Del 24 de febrero al 18 de mayo estaré ausente por licencia de maternidad. Patrick Heiner, nuestro talentoso diseñador gráfico principal, cuidará de mis cuentas durante este tiempo. Al 958-555-8265 o [email protected], puedes ponerte en contacto con él.
Saludos,
Director de arte Alex Backer
#8. Licencia de Salud
Para asegurarse de que sus contactos respeten su espacio y tiempo mientras se recupera, es posible que desee incluir esta información en su mensaje de fuera de la oficina si se somete a una cirugía o se enfrenta a una afección que requiere un tratamiento prolongado o recuperación.
Hola,
Agradezco tu mensaje. Del 2 al 27 de marzo estaré de baja médica. Mientras tanto, si tiene alguna necesidad de consultoría, comuníquese con Amy Dunn al 395-555-9981 ([email protected]). Estaré revisando regularmente el correo electrónico.
Agradezco su cooperación.
Kiplinger, Harper
#9. Promoción
Este es también uno de los ejemplos de mensajes de fuera de la oficina. Incluso mientras están en el extranjero, los profesionales de marketing y ventas también pueden querer anunciar su blog, sitio web o servicios. En sus mensajes OOO, pueden agregar enlaces a recursos o elementos.
Hola
Agradezco tu mensaje. No volveré a la oficina hasta el 20 de julio, pero cuando lo haga, responderé a su correo electrónico. Mientras tanto, aproveche un extracto gratuito de nuestro nuevo libro electrónico, "10 pasos para el éxito del marketing". Si disfruta lo que está leyendo, visite 10stepstouccess.com para comprar y descargar el libro completo. David Tapper, nuestro asistente de marketing, puede ser contactado en [email protected] o 420-555-2933 para asuntos urgentes.
Atentamente,
Lisa Lopez
Gerente de Marca Digital
¿Qué es un buen mensaje para fuera de la oficina?
Agradezco su correo electrónico. Estaré ausente del lugar de trabajo hasta [fecha de regreso] debido a [causa]. Cuando vuelva, estaré encantado de responder a su mensaje. Póngase en contacto con [nombre del colega + título del trabajo] en [correo electrónico, teléfono, etc.] si necesita ayuda mientras tanto.
¿Qué dices en un correo electrónico de respuesta automática?
Las respuestas simples y directas deben proporcionarse automáticamente. No incluya ninguna información superflua en el correo electrónico. indicando que responderá tan pronto como regrese. Cuando regrese al trabajo, ponerse al día con los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y los proyectos puede llevar algún tiempo.
¿Cómo configuro el estado Fuera de la oficina?
Eligiendo Establecer mensaje de estado > Programar fuera de la oficina desde su imagen de perfil o yendo a Configuración > General > Fuera de la oficina. Seleccione el botón Guardar después de desactivar el interruptor junto a Activar respuestas automáticas.
¿Debo establecer un mensaje de fuera de la oficina?
Configurar una respuesta fuera de la oficina es una etiqueta de cortesía siempre que no pueda leer los correos electrónicos durante el horario comercial habitual. Además, un mensaje "OOO" es aceptable ya sea que esté tomando unas vacaciones de varias semanas, un viaje de un día a un evento de la industria o una reunión fuera del sitio.
¿Cómo escribo una plantilla de correo electrónico de fuera de la oficina?
Agradezco su correo electrónico. Tendré acceso intermitente al correo electrónico mientras esté fuera de la oficina desde (día/mes) hasta (día/mes). Póngase en contacto con [Nombre] en [correo electrónico] o [teléfono] si tiene alguna consulta urgente. Trataré de responder a su correo electrónico lo más rápido que pueda.
¿Cómo inicio una respuesta automática?
Crear una respuesta automática:
- Se debe seleccionar Archivo > Respuestas automáticas.
- Seleccione Enviar respuestas automáticas en el cuadro Respuestas automáticas.
- Escriba la respuesta que desea enviar a sus compañeros de trabajo o equipo cuando esté fuera de la oficina en la pestaña Dentro de mi organización.
- Para guardar su configuración, haga clic en Aceptar.
¿Cómo se configura un ejemplo de respuesta automática?
Las siguientes plantillas se pueden usar para crear respuestas automatizadas eficientes para personas dentro y fuera de su empresa:
- “Agradezco su correo electrónico. No estaré en la oficina del 8 al 12 de agosto.
- “Del 25 al 29 de julio estaré fuera. Puede ponerse en contacto con mi colega Marilyn Morales para inquietudes urgentes en [correo electrónico y número de teléfono]”.
- “Agradezco su correo electrónico.
¿Qué debo escribir dentro y fuera de la respuesta automática de la oficina?
Un excelente mensaje de fuera de la oficina contiene específicamente los siguientes tres datos:
- Los días en que estarás fuera.
- Una breve justificación de su ausencia.
- Punto(s) de contacto para ayuda adicional en caso de que la situación lo requiera; si tiene múltiples puntos de contacto, especifique cuál(es) debe(n) contactarse con respecto a qué situación(es).
¿Cómo me pongo fuera de la oficina en Whatsapp Business?
- Usando mensajes de distancia
- Inicie WhatsApp para empresas.
- Seleccione Herramientas comerciales > Mensaje de ausencia en Más posibilidades.
- En el interruptor Enviar mensaje.
- Toque el mensaje debajo de "Mensaje de ausencia" para editarlo, luego toque "Aceptar".
- Clic en Guardar.
Referencias
- prowriteaid.com
- indeed.com
- support.google.com
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